建筑施工企業(yè)工程項目檔案收集工作中存在的問題與對策分析

劉燦輝

一、引言

眾所周知，工程項目檔案是工程項目建設(shè)工作的重要組成部分，具有原始性、真實性、可靠性和權(quán)威性，真實地反映了工程項目建設(shè)的全過程，是整個工程項目建設(shè)的歷史見證與真實記錄，是工程項目不可或缺的可追溯性信息，是建筑施工企業(yè)進行項目管理決策分析、評定工程項目質(zhì)量、處理工程項目施工及使用過程出現(xiàn)的各種問題、建設(shè)其他類似工程項目、衡量施工企業(yè)資質(zhì)等級及信譽的參考和依據(jù)，是施工企業(yè)本身立于不敗之地的無形資產(chǎn)。因此，做好工程項目的檔案收集工作，對于施工企業(yè)具有極其重要的意義。

二、工程項目檔案收集工作的特點

（一）收集種類和數(shù)量多

隨著我國工程建設(shè)項目管理體制改革的不斷深化，工程建設(shè)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不斷完善，建設(shè)方對工程項目的質(zhì)量要求越來越高，工程建設(shè)過程中形成的文件材料的種類和數(shù)量也越來越多，要求收集的檔案種類和數(shù)量也同步增加。

（二）收集時間跨度大

由于大部分建設(shè)工程的規(guī)模龐大、工程結(jié)構(gòu)與工藝技術(shù)復(fù)雜，工程項目的建設(shè)周期較長，因此文件材料的形成、收集、整理、歸檔的時間也相應(yīng)較長，大型工程建設(shè)項目從文件材料收集到歸檔完成通過檔案驗收，有的要經(jīng)歷幾年甚至數(shù)年時間，檔案收集時間跨度大。

（三）載體形式發(fā)生了變化

隨著計算機信息技術(shù)及辦公自動化的飛速發(fā)展，使得長期以來作為信息主要承載形式的檔案存儲介質(zhì)也發(fā)生了巨大的變化，主要表現(xiàn)在以傳統(tǒng)紙質(zhì)為介質(zhì)的紙質(zhì)文件逐步轉(zhuǎn)向以磁盤、光盤等為介質(zhì)電子文件，檔案載體形式多樣化。

三、工程項目檔案收集工作中存在的問題

（一）施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強

對于施工企業(yè)來說，工程質(zhì)量是決定企業(yè)生命的根本，因此很多施工企業(yè)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)對項目檔案管理工作不夠重視，甚至有部分領(lǐng)導(dǎo)對項目檔案管理工作抱有某種偏見，他們認為項目檔案管理工作不重要，且無任何技術(shù)含量，無非就是整理一下文件，裝訂一下材料而已，誰都能做，誰都會做，導(dǎo)致項目檔案管理工作人員無論付出多少努力，都無法得到項目領(lǐng)導(dǎo)對其工作的認可與肯定，其工資待遇也無法與工程技術(shù)人員相比。久而久之，項目檔案管理工作人員心理失落感增強，感覺項目檔案檔案管理工作不受人重視，沒有任何發(fā)展前途，因此沒有人安心從事項目檔案工作，更談不上去認真鉆研項目檔案工作業(yè)務(wù)，努力提高自身專業(yè)素養(yǎng)，一有合適的機會就轉(zhuǎn)行或跳槽，導(dǎo)致項目檔案工作人員更換頻繁，項目檔案管理工作缺乏連續(xù)性，項目檔案管理處于失控狀態(tài)，一些應(yīng)收集歸檔的施工過程文件資料因項目檔案管理工作失控而丟失，文件材料一旦丟失，基本無法補救。

（二）工程項目檔案收集工作前端控制缺失

施工企業(yè)受利潤最大化的影響，普遍存在重施工進度、輕檔案管理的現(xiàn)象。為了節(jié)約成本，縮減開支，對于施工規(guī)模較小的項目，施工企業(yè)根本就不考慮配備檔案工作人員，而對于施工規(guī)模大的項目，施工企業(yè)為了節(jié)約人力成本，也只會在工程后期配備少量的檔案工作人員，導(dǎo)致施工過程中缺少檔案工作人員的全過程“干預(yù)”，即檔案收集工作前端控制缺失，再加之工程項目的技術(shù)人員沒有經(jīng)過專門的檔案管理培訓(xùn)，缺乏檔案管理方面的基本常識，導(dǎo)致施工過程中應(yīng)該形成的文件材料沒有形成，應(yīng)該收集的文件材料沒有收集，而且收集到的文件材料中還有一部分存在文字圖表不清晰、填寫不規(guī)范、缺頁漏頁、內(nèi)容隨意修改、日期邏輯錯誤、文件污損等不符合檔案要求的問題。以上問題，基本上可以通過檔案人員進行全過程“干預(yù)”，避免其發(fā)生。

（三）工程項目檔案管理信息化水平低

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化在施工企業(yè)中的應(yīng)用日益普及，實現(xiàn)工程項目檔案管理信息化是必然趨勢。所謂工程項目檔案管理信息化是指采用先進數(shù)字化技術(shù)，在實現(xiàn)工程項目數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，針對傳統(tǒng)意義上的工程項目文件所開展的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及開發(fā)利用等一系列活動。目前，各施工企業(yè)仍處于檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型初期，檔案數(shù)字化主要是借助先進的多媒體手段，利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫原理、高速掃描成像等技術(shù)手段，將紙質(zhì)和圖片檔案等傳統(tǒng)介質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子檔案。檔案管理信息系統(tǒng)主要用于電子檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入、內(nèi)容查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等，信息系統(tǒng)功能單一，各功能模塊之間數(shù)據(jù)相對獨立，沒有實現(xiàn)真正意義上的檔案信息化。再加之施工企業(yè)在信息化方面投入資源較少，信息系統(tǒng)開發(fā)過程緩慢，導(dǎo)致現(xiàn)有信息系統(tǒng)已無法滿足工程項目建設(shè)復(fù)雜多變的實際需求，工程項目檔案的形成、收集、整理等大部分工作仍然需要依靠人力去完成，其工程項目檔案收集質(zhì)量，仍然受檔案收集工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)影響。

四、工程項目檔案管理工作對策分析

（一）增強施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識

眾所周知，對工程建設(shè)項目而言，檔案工作是否落到實處，關(guān)系到建設(shè)工程項目的施工質(zhì)量，同時也影響到相關(guān)施工企業(yè)的整體效益。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認識到檔案工作對工程項目建設(shè)的重要意義，樹立檔案意識，高度重視檔案工作，積極推動企業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，這是提升檔案工作效率的前提。同時企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要拋棄過去落后的檔案工作方式，成立以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)為核心的項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定切實可行的檔案工作制度，確保檔案工作在一定的規(guī)則約束下有序開展。并且有針對性地組織項目領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作人員以及工程技術(shù)人員等開展檔案專題學(xué)習(xí)，形成對檔案工作的正確認識，明確自身在檔案工作中應(yīng)擔(dān)負的責(zé)任，確保出現(xiàn)問題時有專人負責(zé)，及時找到根源，及時解決問題，避免出現(xiàn)互相推諉的情況，讓檔案工作制度真正落到實處，從而提高檔案工作效率。同時，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案人員的關(guān)心和支持也需要真正落到實處，在保障檔案管理所需軟硬件建設(shè)資金的同時，也要給予檔案工作人員應(yīng)有的工資待遇及人文關(guān)懷，采取正向激勵措施，營造良好環(huán)境，保證檔案工作人員隊伍的相對穩(wěn)定。

（二）強化工程項目檔案收集工作的前端控制

檔案收集工作是檔案工作的起點，也是檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，工程項目檔案的形成過程有其特殊性，其施工周期較長，施工環(huán)境欠佳，施工過程涉及專業(yè)多，各專業(yè)之間配合工作多，導(dǎo)致文件材料經(jīng)手的人多，如無檔案工作人員及早介入，進行前端控制，必定會導(dǎo)致工程項目檔案無法收集齊全，而工程項目檔案的收集齊全與否，將直接影響到工程項目檔案工作其他環(huán)節(jié)能否正常開展。因此，對工程項目檔案進行前端控制有著極其重要的意義，強化工程項目檔案管理前端控制主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

其一，工程項目開工之前，施工企業(yè)應(yīng)視工程項目規(guī)模大小配備一定數(shù)量具備檔案專業(yè)知識和技能、掌握一定的工程項目管理和相關(guān)工程技術(shù)專業(yè)知識、了解建設(shè)工程基本程序、經(jīng)過工程項目檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的人員提前介入項目檔案管理工作。有了檔案工作人員，檔案收集工作就有了最基本的保障。檔案工作人員就位后，應(yīng)充分發(fā)揮自己的專業(yè)特長，以檔案法律法規(guī)為基礎(chǔ)，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、合同要求、項目檔案內(nèi)容和形成特點，制定切合實際的檔案管理工作制度，科學(xué)劃分檔案分類類目，明確施工過程中要收集的各種文件材料范圍，讓檔案工作有據(jù)可依，為檔案收集工作打下堅實的基礎(chǔ)。

其二，只有檔案部門或檔案人員參與是無法做好工程項目檔案收集工作的，因為工程項目檔案是施工企業(yè)從事施工活動直接形成的具有保存價值的各種歷史記錄，工程項目檔案是由施工活動過程中產(chǎn)生的各種文件材料經(jīng)過鑒定、整理并歸檔而成的，而文件材料的形成離不開從事施工活動的各種工程技術(shù)人員，只有從事施工活動的各種工程技術(shù)人員掌握了檔案方面的基礎(chǔ)知識，才會有意識地去形成、收集各種符合歸檔要求的、具有保存查考價值的各種文件材料。而工程技術(shù)人員獲取檔案基礎(chǔ)知識的途徑有很多，其中最快捷的方式便是對其進行檔案管理培訓(xùn)，因此工程項目建設(shè)過程中，對從事施工活動的各種工程技術(shù)人員進行檔案培訓(xùn)應(yīng)成為一種常態(tài)，并且最好能作為崗位準(zhǔn)入的必要條件之一。當(dāng)然僅僅做好檔案管理培訓(xùn)是遠遠不夠的，懂得并不意味著就會去做，因此，檔案部門應(yīng)根據(jù)檔案法律法規(guī)，制定檔案工作制度，將檔案收集要求納入工程技術(shù)人員的工作職責(zé)，并定期對其執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保檔案收集工作順利進行。

（三）優(yōu)化工程項目歸檔模式

受經(jīng)濟利益驅(qū)使，大部分施工企業(yè)在工程項目建設(shè)期間基本上不會配備檔案專業(yè)人員，工程項目文件材料的歸檔往往集中在工程項目建設(shè)后期，即工程完工后，即將開始交工驗收前，施工企業(yè)才會集中人力開始收集施工過程資料進行歸檔。這種收集模式下歸檔的工程項目檔案往往質(zhì)量不高，而且這種模式也適應(yīng)不了當(dāng)前工程項目建設(shè)周期長，文件材料種類和數(shù)量多的情況。因此施工企業(yè)應(yīng)根據(jù)工程項目的建設(shè)規(guī)模、建設(shè)周期以及施工進度，合理劃分工程項目的歸檔單元，將工程項目按子項、系統(tǒng)進一步進行細分，并根據(jù)施工進度制定項目檔案的階段性移交計劃，實現(xiàn)工程項目檔案的階段性移交。這種歸檔模式可以及時發(fā)現(xiàn)歸檔文件材料中存在的問題，有效提高工程項目文件材料的收集歸檔質(zhì)量，合理規(guī)避施工過程資料因施工人員流動頻繁而遺失、施工資料簽字手續(xù)不完備、施工過程資料種類不全及問題資料因人員退場而無法整改等一系列問題。

（四）規(guī)范工程項目檔案管理制度

檔案管理制度是工程項目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)，只有制定符合項目管理要求的檔案管理制度，才能對項目檔案工作實施規(guī)范化管理。工程項目開工前，檔案工作人員必須嚴格按照《檔案法》《檔案法實施辦法》《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的要求，結(jié)合工程項目檔案工作特點，制定符合本項目檔案管理要求的檔案管理制度，明確項目檔案管理原則、檔案管理組織機構(gòu)、檔案工作職責(zé)、檔案分類方案、檔案收集范圍、歸檔要求及檔案工作流程。毋庸置疑，制度的生命力在于執(zhí)行，施工企業(yè)應(yīng)對項目檔案管理制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，跟蹤檔案管理制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)項目檔案收集歸檔工作中存在的問題并督促整改。同時施工企業(yè)進行年終綜合評定時，應(yīng)將項目檔案管理制度的執(zhí)行情況納入各級人員的崗位責(zé)任制進行考核，對于不履行崗位職責(zé)范圍內(nèi)檔案收集歸檔工作的、應(yīng)該形成的文件材料未形成的、玩忽職守造成檔案丟失、損毀、泄密等違反檔案管理制度的機構(gòu)和人員，按其造成損失的嚴重程度進行處罰，確保項目檔案管理制度落到實處，推動項目檔案收集歸檔工作有序開展。

（五）推動工程項目檔案信息化建設(shè)

新《檔案法》第三十八條明確規(guī)定：“國家鼓勵和支持檔案館和機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出：“主動融入數(shù)字經(jīng)濟、數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，推動檔案全面納入國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略”等表明檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為國家重要發(fā)展戰(zhàn)略。因此，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式，有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用服務(wù)已成為助力施工企業(yè)工程項目檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的必經(jīng)之路。施工企業(yè)應(yīng)順應(yīng)時代潮流，根據(jù)自身實際情況，在綜合評估本企業(yè)現(xiàn)有數(shù)字化基礎(chǔ)的情況下，制定符合本企業(yè)發(fā)展水平的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，推進檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，并與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相銜接，實現(xiàn)檔案與業(yè)務(wù)的深度融合，建設(shè)一套既能滿足工程項目業(yè)務(wù)管理，又滿足工程項目檔案管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)建設(shè)工程項目文件從生成、流轉(zhuǎn)、生效、收集、整理、編目、歸檔及檢索利用全流程數(shù)字化，打破傳統(tǒng)檔案收集工作受諸多外界因素影響而收集不全的局面。

五、結(jié)束語

毋庸諱言，工程項目檔案只有做到完整、準(zhǔn)確，才能更好地發(fā)揮其在施工企業(yè)正常經(jīng)營、生產(chǎn)、維護、技術(shù)支持等各方面的作用。工程項目檔案是否完整、準(zhǔn)確，其中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就在于工程項目檔案的收集工作。因此，各施工企業(yè)應(yīng)重視檔案收集工作中存在的問題，并積極解決，使檔案收集工作處于受控狀態(tài)。另外，隨著科技的進步，檔案信息化已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢，工程項目檔案收集工作也必然面臨著從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，使工程項目檔案發(fā)揮其高效的功能，是目前工程檔案管理工作者應(yīng)該不斷探索和研究的課題。

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作者單位：中國核工業(yè)二三建設(shè)有限公司