新時期單位檔案管理現(xiàn)狀與解決對策

郭靜

摘要：檔案作為歷史真實的記錄，是非常重要的信息資源。無論對單位自身還是社會發(fā)展都有著重要的意義。而在單位改革和發(fā)展的過程中，因檔案管理涉及到的內(nèi)容比較繁雜，同時又對單位各項工作的開展具有重要作用。所以，想要保證單位工作水平的有效提升，加強檔案管理工作是十分必要的。鑒于此，文章首先對當前單位內(nèi)部檔案管理工作現(xiàn)狀進行了分析，然后提出了據(jù)有針對性的應對策略，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;問題分析;完善策略

分類號：G270.7

一、新時期單位檔案管理現(xiàn)狀工作現(xiàn)狀分析

1.檔案管理制度有待完善

俗話說，無規(guī)矩不成方圓，檔案管理部門必須有一套健全的管理制度與準則才能確保檔案管理的規(guī)范化與科學化。目前，大多數(shù)單位出臺了檔案管理制度，但奉行形式主義，這些制度形同虛設，工作人員往往不按規(guī)則辦事，從而導致檔案管理局面混亂。這從客觀上體現(xiàn)出單位對檔案管理的重視度不足。另外，單位內(nèi)部各部門間缺乏有效的溝通機制，相互協(xié)作能力低下，也在一定程度上降低了檔案管理制度的執(zhí)行力，從而影響到檔案的規(guī)范化管理。

2.信息化水平有待提高

隨著網(wǎng)絡信息時代的到來，大多數(shù)單位已進行信息化管理時代。但是仍有一些單位由于資金投入較少，采用的是陳舊落后的硬件設施，運用手工檢索方式。另有部分單位沒有配備電腦，或者檔案盒偏少，從而造成檔案歸類隨意，從而增大了檔案查找的難度。有的未按照檔案管理規(guī)范要求建設檔案室，也未做好檔案室的防火、防澇、防蟲等措施。雖然檔案管理已基本實現(xiàn)信息化，但因為管理制度方面的落后，電子檔案管理人才的匱乏，阻礙了檔案管理與信息技術的有效結合，因此，檔案管理質(zhì)量未獲得實質(zhì)性的提升。

二、單位檔案管理優(yōu)化策略研究

1.促進事業(yè)單位檔案管理的體系變革

首先，要立足于事業(yè)單位的自身特點和人事工作的基本情況，針對檔案管理工作的體系問題構建其具有領導職能和調(diào)控功能的管理系統(tǒng)和功能部門，針對事業(yè)單位檔案管理工作的實際明確相關的內(nèi)容、要求和標準，標定事業(yè)單位檔案管理的范圍、義務、權力和責任，強化評價、獎懲、反饋等事業(yè)單位檔案管理的各項重要活動，在明確事業(yè)單位檔案管理規(guī)定的基礎上，為創(chuàng)新體系提供變革的組織化、功能化、結構化前提。其次，要建立檔案管理的規(guī)范體系，重點集中調(diào)控檔案管理的進程、效果、方法、標準的關鍵環(huán)節(jié)，在細節(jié)上確保檔案管理的效果和目標，幫助檔案管理工作進一步建立起相關的制度體系、考核機制、方法系統(tǒng)，整合檔案管理內(nèi)外的關系，在最大范圍和空間內(nèi)建立起科學性、可操作性的檔案管理新措施。最后，體系的變革要結合事業(yè)單位的實際情況和發(fā)展趨勢，采取階段性、針對性的方式不斷促進檔案管理體系的創(chuàng)新，加速檔案管理工作的進步，打造適應事業(yè)單位人事工作的新體系，讓更多的主體能夠認識到事業(yè)單位檔案管理工作的價值，更好地創(chuàng)造事業(yè)單位檔案管理內(nèi)在價值和外部影響，為推進事業(yè)單位人事工作的系統(tǒng)創(chuàng)新和持續(xù)改革提供堅實的檔案管理基礎。

2.增加資金投入，完善基礎設施

長期以來，事業(yè)單位在檔案管理工作中主要為紙質(zhì)文件，并通過人工方式對檔案進行整理與歸納，不僅非常繁瑣，也難順利完成日益沉重的檔案管理工作任務。為了解決這個問題，事業(yè)單位要在檔案管理方面投入更多的資金，將檔案設備配置齊全，讓檔案管理可以有效進行。同時，事業(yè)單位要加快信息化建設步伐，跟上時代發(fā)展的腳步，讓檔案管理的規(guī)范性與保密性得到提升，消除檔案管理過程中出現(xiàn)的各種風險。事業(yè)單位要大力建設檔案管理多媒體平臺，發(fā)揮多媒體網(wǎng)絡平臺的作用，這樣可以更好地管理檔案資料與數(shù)據(jù)信息，便于檔案管理人員輕松、高效開展檔案資料管理工作，檔案利用者也能快速查找到所需資料。

3.加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力直接影響檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理人員的業(yè)務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員較好地掌握技能，提高業(yè)務素質(zhì)和工作能力，加大檔案業(yè)務培訓工作開展的力度，需做到如下三點：一是要積極參加地方檔案管理部門和檔案學會舉辦的專業(yè)培訓班和繼續(xù)再教育培訓班。二是要給檔案人員創(chuàng)造機會到檔案管理先進單位認真觀摩學習，使檔案人員走出去把先進的工作模式帶回來，推陳更新使檔案管理工作達到更科學化、標準化、規(guī)范化。三是調(diào)動檔案人員的工作熱情，建立工作激勵機制，打破干好干壞、干多干少都一樣的工作模式。提高檔案人員業(yè)務素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、使命感，促進檔案管理工作水平。

4.建立電子檔案，提升檔案管理信息化程度

在事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理過程中，需要盡快完善相關管理體系，從而更好適用于內(nèi)部的檔案管理。這需要事業(yè)單位從電子化、信息化入手，加大對檔案信息管理軟件的應用力度，對檔案信息進行批量化處理，保證檔案管理效率的提升，也為檔案信息安全性與快速傳遞提供有力支持。事業(yè)單位要注重電子信息化管理，重新審視檔案管理工作目標，有針對性開展管理體系與內(nèi)部組織結構的架構工作，這樣檔案管理的規(guī)范化、標準化和信息化水平才能實現(xiàn)提升。事業(yè)單位要引入先進管理方法與理念，發(fā)揮出專業(yè)軟件系統(tǒng)的作用，打造適用于內(nèi)部的檔案信息存儲系統(tǒng)，同時在全國范圍內(nèi)實現(xiàn)信息聯(lián)動。事業(yè)單位要積極應用辦公自動化系統(tǒng)，結合實際檔案管理工作需求，有針對性更新與調(diào)整軟件與系統(tǒng)，保證其功能得到拓展，如文書處理、文件管理及檔案管理等，讓后續(xù)檔案信息整理與利用有可靠條件。

結語

綜上所述，檔案管理工作對于單位的發(fā)展發(fā)揮著至關重要的作用，單位的檔案資料記錄了該單位各項工作及活動開展的情況，是人們了解歷史客觀情況最重要的證據(jù)，對該單位今后各項工作的開展具有指導價值，同時，還能促進該單位的有序發(fā)展。因此，單位管理人員必須轉(zhuǎn)變思想認識，改善工作中存在的不足，盡全力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案資料真正發(fā)揮出應有的作用。

參考文獻

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