探索機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理

摘要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理涉及到人事檔案管理、工作資料管理以及各種重要文件管理，這項(xiàng)工作長(zhǎng)期以來對(duì)機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展至關(guān)重要。如今，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)去大數(shù)據(jù)時(shí)代，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)也創(chuàng)新性的研究出各種應(yīng)用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案采用信息化的管理方式是大勢(shì)所趨。隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)量逐漸增加，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適用于當(dāng)代的快節(jié)奏生活和高效率工作。鑒于此，急需對(duì)電子檔案管理技術(shù)進(jìn)行深入研究，探索機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的新模式和新方法。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;電子檔案;管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的電子化變革能夠顯著提升辦公效率，提升電子檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)量，同時(shí)也能提高檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理主要是由詳細(xì)的登統(tǒng)計(jì)和大量檔案文件的實(shí)體保管形式開展，工作量非常大，并且容易出現(xiàn)登統(tǒng)計(jì)漏洞。電子檔案管理方式相比于傳統(tǒng)檔案管理方式相比有諸多優(yōu)勢(shì)，電子檔案因其技術(shù)優(yōu)勢(shì)可以簡(jiǎn)單的實(shí)現(xiàn)保存、修改、查詢和傳輸功能，這不僅為檔案管理提供更多的選擇性和功能性，還能夠節(jié)省大量的管理成本，是未來檔案管理的主要發(fā)展方向。

一、傳統(tǒng)檔案管理的弊端

機(jī)關(guān)事業(yè)單位各類檔案是開展日常工作的基本依據(jù)，傳統(tǒng)檔案管理方式在長(zhǎng)久以來暴露出較多問題，進(jìn)行檔案管理的電子化改革迫在眉睫。以往進(jìn)行檔案管理通常以紙質(zhì)材料為文字記錄載體，這就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位分配部分人員開展檔案工作，不僅占用人力資源，又沒有有效的方法提高傳統(tǒng)檔案管理工作效率。

以機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案查閱流程為例，在進(jìn)行檔案調(diào)取查閱時(shí)首先要填寫查閱單，需要各負(fù)責(zé)單位審批后方可進(jìn)行查閱，經(jīng)過上述流程檔案的查閱已經(jīng)不具備時(shí)效性。傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)文件為主要載體，長(zhǎng)期保存紙質(zhì)文件的難度較大，加之紙張?jiān)诙啻畏喓髸?huì)出現(xiàn)破損，不容易修復(fù)，部分重要的信息會(huì)因紙張破損而丟失。從傳統(tǒng)檔案的留存條件考慮，保密程度高、濕度小的檔案室條件不易滿足，這就導(dǎo)致基層單位在開展傳統(tǒng)檔案管理工作時(shí)暴露出較多矛盾問題。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.提高檔案查閱效率

機(jī)關(guān)事業(yè)單位采用電子檔案方式進(jìn)行檔案管理工作能夠顯著提升工作效率，與傳統(tǒng)檔案查詢形成了鮮明的反差。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案查詢時(shí)首先要準(zhǔn)確掌握檔案的年月日期，按照具體的時(shí)間段進(jìn)行查找，如果提供的查閱信息有誤，不僅會(huì)浪費(fèi)大量的查閱時(shí)間，而且會(huì)做大量的無用工作，查閱檔案的準(zhǔn)確率無法保證。電子檔案可以提供精確查找和模糊查找功能，查找方式非常人性化，還可以搜索關(guān)鍵詞以便于快速定位電子文檔，這種技術(shù)上的更新?lián)Q代使高效率的檔案管理工作開展成為可能。

2.提高信息存儲(chǔ)能力

機(jī)關(guān)事業(yè)單位傳統(tǒng)文書檔案的傳閱、轉(zhuǎn)發(fā)多數(shù)以復(fù)印為主，而無紙化辦公系統(tǒng)的成功應(yīng)用徹底改變了檔案管理的局面。紙質(zhì)版檔案上的文字內(nèi)容占用硬盤空間非常小，普通的計(jì)算機(jī)硬盤就可以滿足成千上萬份檔案的存儲(chǔ)需求，并且電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)體積也非常小，這樣就節(jié)省了檔案的大部分存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)檔案由于篇幅限制，不能對(duì)大量信息進(jìn)行錄入，而大容量的電子存儲(chǔ)可以滿足資料錄入電子資料庫。電子檔案還有一個(gè)優(yōu)勢(shì)是便于復(fù)制，可以通過簡(jiǎn)單的操作復(fù)制大量電子檔案資料，相比之下紙質(zhì)文檔的復(fù)印、掃描復(fù)制流程復(fù)雜，工作量大。采用電子檔案管理還可以對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止計(jì)算機(jī)硬盤損壞丟失重要資料。

三、電子信息化檔案管理的主要問題及防范措施

1.主要問題

傳輸安全不易保證。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料都非常重要，但互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)拈_放性特點(diǎn)使電子檔案的保密工作不易開展，通過便攜式存儲(chǔ)設(shè)備也能快速竊取大量電子檔案信息，給電子檔案的傳輸安全埋下了巨大隱患。

檔案真實(shí)性不易鑒別。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件需要各級(jí)部門審批方可入檔，相比之下這種檔案的留存方式真實(shí)合法比較容易鑒別。但電子檔案可以通過簡(jiǎn)單的操作進(jìn)行修改與復(fù)制，這就導(dǎo)致電子檔案中的信息很容易被篡改，對(duì)其真實(shí)性鑒別難度也較大。

病毒危害檔案安全。網(wǎng)絡(luò)黑客和不法分子會(huì)不擇手段攻破電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)，竊取重要的檔案資料。電子檔案優(yōu)勢(shì)也有弊端，一旦檔案資料被竊取或篡改會(huì)造成無法挽回的后果，嚴(yán)重威脅機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案安全。

2.電子檔案管理建設(shè)措施

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。要對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行經(jīng)常性的思想教育，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦事人員提高保密意識(shí)，并定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技能培訓(xùn)，全面提升辦事人員的各種底線意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，確保檔案管理安全可靠。

電子檔案管理工作一定要以規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)開展，要建立健全的管理制度，設(shè)置兩層密碼以防止非管理員用戶輕易進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)隨意調(diào)用或更改檔案信息。定期檢查殺毒軟件的版本，確保殺毒軟件病毒庫處于最新版本狀態(tài)。

加強(qiáng)紙質(zhì)檔案配套管理。如今，電子檔案管理與無紙化辦公實(shí)質(zhì)上還處于起步階段，各種技術(shù)和管理制度仍然不完善，尚不能用電子檔案完全替代紙質(zhì)檔案的功能。鑒于此，還要繼續(xù)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的配套管理，其安全性受多種條件制約，目前還不能以電子檔案完全取代紙質(zhì)檔案，因此要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的配套管理，為電子檔案實(shí)現(xiàn)全面應(yīng)用的過渡期建立最后的防線。

四、結(jié)語

電子檔案管理時(shí)我國(guó)信息化建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，我國(guó)電子檔案管理事業(yè)也在蓬勃發(fā)展，這對(duì)于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公效率提升具有重要的意義。但實(shí)際上各事業(yè)單位電子檔案工作建設(shè)有快有慢，有些單位電子檔案管理建設(shè)已經(jīng)達(dá)到比較高的水平，有些單位還沒有開始電子檔案管理建設(shè)，導(dǎo)致各單位之間電子檔案共享不暢通，檔案管理溝通水平無法得到實(shí)質(zhì)性提升。在這種情況下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位一定要針對(duì)本單位檔案管理特點(diǎn)有針對(duì)性的進(jìn)行電子檔案建設(shè)，為檔案管理事業(yè)作出貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：

高軍（1969.11--）;性別：男，民族：漢，籍貫：山東省海陽人，學(xué)歷：本科;現(xiàn)有職稱：中小學(xué)一級(jí)教師;研究方向：檔案管理。

（山東省海陽市綜治中心?山東?海陽?265100）