電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

唐萌

摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)成為了人們生活中必不可少的一部分。其中，電子文件檔案管理因其自身的優(yōu)勢(shì)在國(guó)家機(jī)構(gòu)和企業(yè)單位中被廣泛應(yīng)用。這就使得電子文件檔案管理的信息化成為我國(guó)各檔案管理系統(tǒng)部門的重要研究?jī)?nèi)容。為此本文對(duì)電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了探究，希望能夠更快的適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求，對(duì)檔案管理的工作帶來幫助。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案;管理系統(tǒng);設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

引言：

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)著社會(huì)的信息化，各行各業(yè)為了追上時(shí)代的腳步，開始將自身產(chǎn)業(yè)全面信息化?；谶@個(gè)背景下，電子文件檔案應(yīng)運(yùn)而生，被政府和企業(yè)高度重視。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，電子文件檔案的保密性和安全性更強(qiáng)，并且也在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)更好的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一.電子文件檔案管理系統(tǒng)研究的背景

信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用不僅對(duì)電子文件檔案管理工作的有效進(jìn)行產(chǎn)生了重要的影響，它對(duì)電子文件檔案管理工作的準(zhǔn)確性和有效性也提出了新的要求。目前的電子文件檔案管理工作主要有兩種類型，一種是以紙質(zhì)，聲音，圖片，視頻的形式存在;一種是用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理并產(chǎn)生的電子文件檔案。就目前的發(fā)展來看，第一種形式的文件檔案管理工作已經(jīng)逐漸向第二種類型演變?，F(xiàn)如今，政府與企業(yè)也逐漸的加強(qiáng)了對(duì)于電子文件檔案管理的重視，作為政府與企業(yè)信息管理的重要部分，形成安全高效的電子文件檔案已經(jīng)是亟需解決的問題，同時(shí)也是促進(jìn)電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵。

二.電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用趨勢(shì)分析

電子文件檔案管理主要是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工作，主要內(nèi)容是對(duì)管理工作的主要內(nèi)容進(jìn)行歸檔，收集，儲(chǔ)存電子文件。與傳統(tǒng)的文件檔案管理相比，電子文件檔案管理比傳統(tǒng)的文件檔案管理?yè)碛懈嗟氖占椒?，并且電子文件檔案管理更具多樣性與全面性，在電子文件檔案管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用中，主要出現(xiàn)了以下幾點(diǎn)趨勢(shì)：

（一）電子文件檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化應(yīng)用趨勢(shì)分析

在電子文件檔案管理系統(tǒng)中，最重要的就是文件檔案的安全性和完整性和高效性。只有將電子文件檔案的核心內(nèi)容發(fā)揮好，才能促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。但是就電子文件檔案收集的多樣性來說，這又是一件極具挑戰(zhàn)性的工作，因此，如果想要更好的促進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展，就必須不斷規(guī)范電子文件檔案管理系統(tǒng)，使其文件檔案更加的完整，全面，可靠。只有才能對(duì)政府與企業(yè)的工作有幫助，有參考價(jià)值。

（二）電子文件檔案管理系統(tǒng)的一體化應(yīng)用趨勢(shì)分析。

隨著經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的一體化應(yīng)用越來越廣泛。對(duì)于電子文件檔案來說，實(shí)現(xiàn)一體化的管理是適應(yīng)電子文件檔案管理發(fā)展的必然要求。所謂一體化的管理，就是將電子文件檔案的所有工作全部整合為一個(gè)系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一的控制與管理。在電子文件產(chǎn)生后，文件的設(shè)計(jì)，歸檔，整理，鑒定，生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理工作都需要在文件的生成階段進(jìn)行，所以電子文件檔案必須進(jìn)行一體化。并且電子文件檔案管理系統(tǒng)的一體化管理不僅能夠保障電子文件檔案安全性也能夠保障電子文件的真實(shí)性。

三.電子文件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)探討

在電子文件檔案管理的系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，要對(duì)電子文件檔案管理的設(shè)計(jì)有一個(gè)新的目標(biāo)。要根據(jù)不同的目標(biāo)設(shè)計(jì)一個(gè)不同的工作計(jì)劃，并且在電子文件檔案的系統(tǒng)設(shè)計(jì)中必須要立足與發(fā)展的實(shí)際需求，根據(jù)文件檔案的特征進(jìn)行管理，優(yōu)化設(shè)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)高質(zhì)的設(shè)計(jì)。

（一）電子文檔管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)探討

在電子文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)過程中，必須要按照規(guī)定的制度流程進(jìn)行設(shè)計(jì)。電子文件檔案管理作為一個(gè)獨(dú)立的管理系統(tǒng)，主要的作用就是為了保證文檔的執(zhí)行力，在電子文檔的設(shè)計(jì)中，一定要加強(qiáng)對(duì)于區(qū)分文檔草稿和定稿的工作，保證文檔的合格率。也要設(shè)計(jì)一個(gè)規(guī)范的流程，自動(dòng)的檢查文檔中錯(cuò)誤并進(jìn)行修正，以此來確保文檔的可靠性。

（二）管理流程設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)探討

管理流程的設(shè)計(jì)是電子文件檔案管理的重要設(shè)計(jì)內(nèi)容，管理流程的設(shè)計(jì)主要是流程的規(guī)則設(shè)計(jì)和系統(tǒng)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。首先是流程的規(guī)則設(shè)計(jì)，在進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候，要根據(jù)不同的工作要求，設(shè)計(jì)出不同的電子文件檔案管理功能。其次是在進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)時(shí)，要規(guī)定電子文件檔案管理系統(tǒng)的活動(dòng)要素，對(duì)檔案管理工作的流程進(jìn)行合理的先后順序的設(shè)計(jì)。在考慮檔案的可靠性和安全性的設(shè)計(jì)過程中，要有計(jì)劃的運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)來預(yù)測(cè)文檔的安全和可靠性，再對(duì)文檔的內(nèi)容進(jìn)行分析，以此來保障電子文件檔案的效用。

（三）業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)探討

在電子文件檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，要注重對(duì)于業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)以此來實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)的真正價(jià)值。首先，對(duì)文件進(jìn)行收集和歸檔，再利用相關(guān)的技術(shù)鑒定，確定每個(gè)電子文件的屬性，以此來進(jìn)行分類。其次，要評(píng)判電子文件的價(jià)值，可以通過調(diào)查，詢問的方法確定電子文件的保管或者是銷毀。最后在電子文件的整理過程中，管理部門的工作人員要對(duì)文件的不同價(jià)值，屬性，所要出儲(chǔ)存的時(shí)長(zhǎng)進(jìn)行分組，為后續(xù)的工作提供資料支持。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，電子文件檔案管理系統(tǒng)對(duì)政府和企業(yè)都有著非常重要的作用。同時(shí)，加強(qiáng)電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，也是保障檔案資料安全可靠性的重要手段。在今后的電子文件檔案發(fā)展過程中，相關(guān)的工作人員也要與時(shí)俱進(jìn)不斷更新優(yōu)化管理系統(tǒng)，為了自身產(chǎn)業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展而不斷努力。

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（黑龍江省綏化市慶安縣人民醫(yī)院?152400）