信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)電子檔案的管理與使用

摘要：全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃明確提出，要實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。隨著信息化快速發(fā)展，電子發(fā)票等電子會(huì)計(jì)憑證的普及、財(cái)務(wù)共享中心的發(fā)展等，電子檔案在會(huì)計(jì)檔案的分量越來越重。目前很多企業(yè)對電子檔案仍未引起足夠的重視，甚至對這種電子化保存檔案的方式尚未接納。文章將從會(huì)計(jì)電子檔案的特點(diǎn)出發(fā)，探討目前仍存在的問題，提出信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)電子檔案體系完善化的一些對策，期待為會(huì)計(jì)檔案的管理更加高效便捷。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;會(huì)計(jì)電子檔案;管理與使用

引言

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子發(fā)票、電子行程單等電子會(huì)計(jì)憑證的逐漸普及，使得電子會(huì)計(jì)檔案保管扮演了越來越重要的角色。電子會(huì)計(jì)憑證作為會(huì)計(jì)檔案的新生形式，檔案保存的安全性、檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性以及檔案數(shù)據(jù)的保密性等一系列問題需要未能引起足夠的重視，并采取完善的措施。

一、實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義

一是有利于單位各項(xiàng)事業(yè)的開展。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式相對落后，已經(jīng)對會(huì)計(jì)檔案管理工作產(chǎn)生不利影響。而實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理，則可以通過對電子會(huì)計(jì)檔案的分析研究，為單位提供更加準(zhǔn)確、真實(shí)、詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息，從而為單位決策提供重要參考標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，進(jìn)而為單位的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供有力支撐，促進(jìn)單位的快速健康發(fā)展。二是有利于節(jié)約資源，節(jié)省財(cái)政支出。會(huì)計(jì)工作本身涉及大量的財(cái)務(wù)報(bào)表、報(bào)銷憑證之類的內(nèi)容，部分工作會(huì)有月報(bào)、季報(bào)、半年報(bào)、年報(bào)之類的，會(huì)產(chǎn)生大量的會(huì)計(jì)檔案，打印各類會(huì)計(jì)檔案不僅僅需要浪費(fèi)大量的紙張，還需要消耗大量的打印機(jī)耗材、電等，浪費(fèi)大量的資源和經(jīng)費(fèi)開支，同時(shí)還會(huì)造成環(huán)境污染。實(shí)行電子會(huì)計(jì)檔案管理，則可以有效避免打印過量的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，既環(huán)保，還能有效地為單位節(jié)約各種資源，節(jié)省財(cái)政開支。

二、信息化時(shí)代下會(huì)計(jì)電子檔案的管理與使用

2.1 完善賬務(wù)系統(tǒng)

隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，電子商務(wù)不斷推進(jìn)，各單位應(yīng)加強(qiáng)自身信息化建設(shè)，根據(jù)當(dāng)前電子會(huì)計(jì)憑證入賬需要，完善賬務(wù)系統(tǒng)。對于電子發(fā)票真?zhèn)?，可與國稅局發(fā)票驗(yàn)真平臺(tái)進(jìn)行系統(tǒng)對接，并通過發(fā)票要素對比進(jìn)行驗(yàn)真，確保發(fā)票的真實(shí)性，同時(shí)系統(tǒng)要對發(fā)票編碼等關(guān)鍵要素進(jìn)行記錄儲(chǔ)存對比，便于對重復(fù)報(bào)銷電子會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行預(yù)警。

2.2 建立并完善電子檔案系統(tǒng)

各單位應(yīng)建立電子檔案系統(tǒng)，便于電子檔案的歸檔與保管。應(yīng)構(gòu)建安全體系，通過權(quán)限控制機(jī)制，對不同數(shù)據(jù)設(shè)立不同權(quán)限等級(jí)，提高監(jiān)督和核實(shí)效用;電子檔案數(shù)據(jù)由專人保管，專人負(fù)責(zé)，會(huì)計(jì)電子檔案生成的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及借閱設(shè)為只可讀不可修改格式，只有管理員才有權(quán)限進(jìn)行管理。會(huì)計(jì)檔案電子化管理，還需要注意檔案數(shù)據(jù)的保密性，對于需要保密的檔案資料，要注意與互聯(lián)網(wǎng)隔斷，防止互聯(lián)網(wǎng)黑客入侵以及互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，以免造成檔案數(shù)據(jù)被盜取。對接入互聯(lián)網(wǎng)的電子會(huì)計(jì)檔案，要安裝防火墻、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)設(shè)備等方式提升會(huì)計(jì)檔案安全，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊，以保障電子會(huì)計(jì)檔案正常管理與使用。電子會(huì)計(jì)檔案因有兼容性、通用性、易識(shí)別性，保證在不同時(shí)期數(shù)據(jù)兼容性以及使用的便捷性。同時(shí)應(yīng)做好電子檔案的備份工作，防止檔案因介質(zhì)消磁數(shù)據(jù)無法讀取或人為破壞等情況。

2.3 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，增加在電子會(huì)計(jì)檔案管理經(jīng)費(fèi)投入

會(huì)計(jì)檔案的重要性決定了會(huì)計(jì)檔案工作理應(yīng)受到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，各單位領(lǐng)導(dǎo)要提高對電子會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度，不斷強(qiáng)化檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案電子化管理的重要性，從而加大對電子會(huì)計(jì)檔案管理的資金投入，為電子會(huì)計(jì)檔案管理提供必要的設(shè)施設(shè)備，加大在電子會(huì)計(jì)檔案技術(shù)方面的經(jīng)費(fèi)支持。

2.4 健全管理制度，加強(qiáng)安全防范

在云會(huì)計(jì)環(huán)境下，電子會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)和關(guān)鍵在于建立健全管理制度。首先，相關(guān)單位需要努力健全會(huì)計(jì)檔案電子化管理的內(nèi)控制度，做好電子會(huì)計(jì)資料的保管、借閱、接收、備案等工作。同時(shí)，還要周期性地對管理系統(tǒng)內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份，防止資料丟失，提高企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控能力。其次，相關(guān)單位需要周期性地對財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和病毒檢測，警惕惡意攻擊。例如，檢查電子會(huì)計(jì)憑證中電子簽名的準(zhǔn)確性。最后，相關(guān)單位要完善安全監(jiān)察機(jī)制，定期核查和監(jiān)管，必要時(shí)提前制定應(yīng)急措施，確保突發(fā)情況下公司有所準(zhǔn)備，加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力。

2.5 強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，加大宣傳力度

在云會(huì)計(jì)背景下，針對管理層和檔案管理專職人員職責(zé)缺失問題，需要從以下兩方面抓起。一方面，通過獎(jiǎng)懲方式強(qiáng)化管理者和電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，使其主動(dòng)改善原有管理理念和管理方式，不拘泥于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理模式，通過互相監(jiān)督有效落實(shí)電子會(huì)計(jì)檔案管理工作。另一方面，通過新媒體平臺(tái)推廣相關(guān)信息，同時(shí)加強(qiáng)電子會(huì)計(jì)檔案管理人員的專項(xiàng)職業(yè)技能培訓(xùn)，加大宣傳力度，提高管理層和檔案管理人員對會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作的關(guān)注度，確保檔案管理人員切實(shí)做好電子文件歸檔、存儲(chǔ)和后續(xù)管理工作，提高會(huì)計(jì)檔案電子化管理的效率和質(zhì)量。

結(jié)束語

社會(huì)的迅速發(fā)展、科技的不斷更新，大數(shù)據(jù)時(shí)代會(huì)計(jì)行業(yè)步入信息化進(jìn)程，會(huì)計(jì)電子檔案的管理也應(yīng)該向更好更快方向發(fā)展。發(fā)展會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)程中，也應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題，完善管理制度，從而使會(huì)計(jì)檔案在確保質(zhì)量的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化電子手段來提升檔案利用率，為企業(yè)決策提供科學(xué)依據(jù)，減少企業(yè)對會(huì)計(jì)檔案管理的開支，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力支撐。

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作者簡介：

袁升凱（1973—），現(xiàn)任南沙國際金融島（廣州）有限公司財(cái)務(wù)經(jīng)理，注冊會(huì)計(jì)師、注冊資產(chǎn)評估師。

葛洲壩集團(tuán)南沙國際金融島工作組南沙國際金融島（廣州）有限公司? 袁升凱