農(nóng)業(yè)科研檔案管理探討

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農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研人員在各種農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中所形成的文字材料、影像、電子文檔等的總稱，主要包括科研項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)、執(zhí)行、總結(jié)、結(jié)題以及成果鑒定等一系列過(guò)程中所形成的各種檔案材料。農(nóng)業(yè)科研檔案是重要的農(nóng)業(yè)科研、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)的數(shù)據(jù)資源，我國(guó)農(nóng)業(yè)科研人員數(shù)量多，每年產(chǎn)生許多重大農(nóng)業(yè)科研成果，不少科研成果屬于世界領(lǐng)先地位，但是這些科研成果分散于全國(guó)各地，隸屬于不同層面的科研機(jī)構(gòu)，無(wú)法發(fā)揮集成效應(yīng)，給資源帶來(lái)浪費(fèi)。如何開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案，推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研成果的轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化，提升科技創(chuàng)新水平，是當(dāng)今農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重點(diǎn)。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案的特征

農(nóng)業(yè)科研檔案具有信息量大、時(shí)間跨度長(zhǎng)、專業(yè)性強(qiáng)、具有一定的參考性等特點(diǎn)。

1.信息量大

農(nóng)業(yè)科學(xué)研究涉及的領(lǐng)域?qū)?，農(nóng)、林、牧、副、漁，涉及的環(huán)節(jié)多，生產(chǎn)、加工、銷售、病蟲害防控等等，農(nóng)業(yè)科研工作的復(fù)雜性決定了農(nóng)業(yè)科研檔案信息量大的特征。

2.時(shí)間跨度長(zhǎng)

農(nóng)業(yè)科學(xué)研究，從科研項(xiàng)目的申報(bào)到成果的鑒定，時(shí)間跨度非常長(zhǎng)，在熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)研究上表現(xiàn)更加特別，例如一個(gè)品種的選育，時(shí)間上有可能是幾年、十幾年、甚至幾十年等等，因此農(nóng)業(yè)科研檔案所記錄的信息時(shí)間跨度長(zhǎng)。

3.專業(yè)性強(qiáng)

農(nóng)業(yè)科研檔案主要記錄的是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程，其反映的主要是農(nóng)業(yè)科學(xué)研究過(guò)程中、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)中所發(fā)現(xiàn)的相關(guān)信息，所采集到的相關(guān)數(shù)據(jù)等等，這些信息或數(shù)據(jù)，具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

4.具有一定的參考性

農(nóng)業(yè)科研檔案所記載的信息反映了農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的全過(guò)程，可以為相關(guān)類型的科研項(xiàng)目申報(bào)、成果鑒定、成果轉(zhuǎn)移等提供參考，特別是在策劃重大科研項(xiàng)目、申報(bào)重大科研成果時(shí)，需要參考大量的科研檔案，農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科技工作者重要的資料來(lái)源。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案的價(jià)值

農(nóng)業(yè)科研檔案來(lái)源于科研，記錄著科研活動(dòng)的全過(guò)程，是支撐科技成果的主要依據(jù)，也服務(wù)于科技創(chuàng)新活動(dòng)。

1.農(nóng)業(yè)科研檔案來(lái)源于科研生產(chǎn)一線

農(nóng)業(yè)科研檔案記錄著農(nóng)業(yè)科研人員從事農(nóng)業(yè)科學(xué)研究的全過(guò)程，農(nóng)業(yè)科研人員領(lǐng)域廣、研究對(duì)象多，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案種類多、數(shù)量大。例如中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院，科研檔案記載就涵蓋了熱帶糧食作物、熱帶經(jīng)濟(jì)作物、熱帶畜牧、南繁種業(yè)、熱帶海洋生物資源、冬季瓜菜等領(lǐng)域，每一領(lǐng)域所涉及的研究對(duì)象就很多，且同一種研究對(duì)象的科研檔案除記錄該品種的選育過(guò)程、栽培管理措施、大田表現(xiàn)、病蟲害防控手段外，還會(huì)包含有基因編輯、基因型數(shù)據(jù)等分子生物學(xué)的內(nèi)容，甚至還會(huì)把生產(chǎn)成本效益、儲(chǔ)存加工手段等都記錄在農(nóng)業(yè)科技檔案中，農(nóng)業(yè)科研檔案來(lái)源于田間地頭、實(shí)驗(yàn)室，涵蓋了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過(guò)程的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.農(nóng)業(yè)科研檔案是農(nóng)業(yè)科研工作的核心

農(nóng)業(yè)科研檔案的意義在于它可以再現(xiàn)農(nóng)業(yè)科學(xué)研究過(guò)程，支撐整個(gè)農(nóng)業(yè)科學(xué)研究過(guò)程， 每一個(gè)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、每一個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)的信息，都是科研工作者付出的辛勤努力，科研檔案的管理就是將農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)過(guò)程中的相關(guān)信息原封不動(dòng)、不做任何加工的保存下來(lái)。同時(shí)農(nóng)業(yè)科研檔案也是農(nóng)業(yè)科研工作時(shí)間跨度長(zhǎng)、信息量大、專業(yè)性強(qiáng)的有力證明。

3.農(nóng)業(yè)科研檔案知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)鍵

農(nóng)業(yè)科學(xué)研究過(guò)程中很容易有人“搭便車”，非常容易導(dǎo)致侵權(quán)行為的發(fā)生，而一旦發(fā)生侵權(quán)行為，相關(guān)的調(diào)查、取證、辨別工作、維權(quán)工作等都非常困難，鑒定起來(lái)過(guò)程復(fù)雜且時(shí)間長(zhǎng)。農(nóng)業(yè)科研檔案作為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究全過(guò)程相關(guān)信息、數(shù)據(jù)的真實(shí)記錄，將是知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的關(guān)鍵。

三、農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案管理邊緣化

農(nóng)業(yè)科研單位往往對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理邊緣化，主要表現(xiàn)在這幾個(gè)方面：一是沒(méi)有專門從事檔案管理的專業(yè)人才，筆者調(diào)研過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，很多農(nóng)業(yè)科研院所檔案管理部門的人員所學(xué)專業(yè)多是與農(nóng)業(yè)不相關(guān)、與檔案學(xué)不相關(guān)的專業(yè);二是沒(méi)有專門的工作經(jīng)費(fèi)，檔案管理是一種純公益的業(yè)務(wù)，在經(jīng)費(fèi)投入上，一般的科研院所都不注重這塊;三是缺乏專門的辦公場(chǎng)所，條件相對(duì)好的科研院所有1-2間辦公室，而有些科研院所檔案管理與辦公室等部門混合在一起。

2.檔案收錄不完整

農(nóng)業(yè)科研單位考核都是重成果，輕過(guò)程，導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研人員在實(shí)施科研項(xiàng)目時(shí)往往忽視了科研過(guò)程中原始數(shù)據(jù)、材料的記錄與移交，并且項(xiàng)目延續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，參與人員多，或者參與人員有變化等，極易造成科研檔案移交不充分、不全面的現(xiàn)象，不利于保證科研檔案的完整性與系統(tǒng)性。

3.檔案保護(hù)不到位

農(nóng)業(yè)科研檔案的管理與保護(hù)是一項(xiàng)重要的工作，很多農(nóng)業(yè)科研院所對(duì)檔案的儲(chǔ)存、保管、借閱未形成一系列的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，特別是在檔案信息化管理方面，有些科研院所檔案信息化管理暫未起步，同時(shí)對(duì)于檔案保存的載體，也未開展專業(yè)性的防護(hù)，嚴(yán)重影響了檔案的保存年限。

4.檔案利用效率低

農(nóng)業(yè)科研檔案管理中“重收集、輕應(yīng)用”是普遍現(xiàn)象，檔案管理人員只是注重將相關(guān)的科研檔案通過(guò)一定的手段收集起來(lái)，但是檔案館中有什么檔案，科研人員一般不知道，雙方之間存在信息不對(duì)稱，不能有效地為科研人員提供相關(guān)科研檔案查詢服務(wù)，同時(shí)由于檔案管理人員工作手段落后、信息檢索條件差，很多科研檔案收集起來(lái)后都是束之高閣，未能有效地支撐科研延續(xù)服務(wù)，導(dǎo)致很多科研工作在重復(fù)做，也造成了科研經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。

四、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的對(duì)策

1.提升科研院所對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重視程度

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作要順利開展，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的開展，首先要讓領(lǐng)導(dǎo)重視起來(lái)，重視檔案管理人才的配備、重視檔案管理資金的投入、重視檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、重視檔案管理制度體系和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定等，也只有這樣，農(nóng)業(yè)科研檔案才會(huì)真正管理好。

2.提升科研院所對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的規(guī)范程度

農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作要順利開展，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是基礎(chǔ)。其次要制定一系列的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，主要包括收集整理制度、查閱制度和移交制度等。收集整理制度主要包括：收集的內(nèi)容、收集的標(biāo)準(zhǔn)、整理的原則、保存的方法和保存的期限等方面;查閱制度應(yīng)包括：查閱檔案的許可條件、查閱檔案的名稱、查閱人的姓名與職稱、查閱的目的、查閱的時(shí)間、歸還日期、領(lǐng)導(dǎo)批示等;移交制度應(yīng)包括：檔案的數(shù)量成分、交接的時(shí)間地點(diǎn)、見證人等。

3.提升科研院所對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的保護(hù)水平

一是農(nóng)業(yè)科研院所應(yīng)該建立獨(dú)立的檔案館，配備必要的控溫、控濕、防蟲、防霉、防塵等基礎(chǔ)設(shè)施;二是盡量選取先進(jìn)與科學(xué)的復(fù)印、掃描方式，對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案進(jìn)行復(fù)制、拷貝等，減少對(duì)紙質(zhì)材料的損傷;三是提倡專人負(fù)責(zé)，非專業(yè)人士不得進(jìn)入檔案館，不得翻閱或復(fù)制相關(guān)檔案。

4.提升科研院所農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

農(nóng)業(yè)科研院所檔案學(xué)專業(yè)的人才相對(duì)缺乏，因此應(yīng)該結(jié)合農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作實(shí)際，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提升其檔案管理工作的技能，強(qiáng)化其農(nóng)業(yè)科研檔案管理服務(wù)于農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新的理念，方便快捷、高效地提供查閱服務(wù)。

5.提升科研院所農(nóng)業(yè)科研檔案管理的信息化水平

提升農(nóng)業(yè)科研檔案服務(wù)水平，信息化管理是保障。農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)量多，信息量大，傳統(tǒng)手工是無(wú)法完成的，因此需要努力提升農(nóng)業(yè)科研檔案管理的信息化水平。科研院所農(nóng)業(yè)科研檔案保存要堅(jiān)持兩條腿走路，傳統(tǒng)紙質(zhì)保存和數(shù)字化保存并舉。搭建農(nóng)業(yè)科研檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研檔案目錄數(shù)字化、全文數(shù)字化，帶動(dòng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的手段現(xiàn)代化和技術(shù)現(xiàn)代化。

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基金項(xiàng)目：熱帶作物科學(xué)數(shù)據(jù)分中心數(shù)據(jù)資源建設(shè)與共享服務(wù)

作者單位：中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技信息研究所