農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理現(xiàn)狀及改進方法初探

劉江平+劉嘉盈

[摘 要] 通過對農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理隊伍現(xiàn)狀的分析，找出了制約農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理隊伍建設(shè)的關(guān)鍵問題，并針對這些問題提出了改進建議。

[關(guān)鍵詞] 農(nóng)業(yè)科研；檔案管理；現(xiàn)狀；建議

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 090

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0171- 03

檔案是一種重要的知識信息資源， 對國民經(jīng)濟和社會發(fā)展具有重要的意義，單位的檔案是反映單位的工作活動、科學(xué)技術(shù)研究的真實記錄，是重要的信息資源，是國家寶貴財富，也是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的重要條件。本文著重以筆者所在的單位（中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院南亞熱帶作物研究所，以下簡稱南亞所）為例闡述檔案工作中的問題及解決方案。南亞所成立于1954年1月，是我國從事南亞熱帶作物研究的科研機構(gòu)之一，主要以菠蘿、芒果、澳洲堅果等南亞熱帶果樹，劍麻和甘蔗等熱帶纖維和糖能作物等南亞熱帶作物為研究對象，開展種質(zhì)資源與遺傳育種、作物栽培、采后貯運與保鮮、農(nóng)業(yè)資源高效利用與良好環(huán)境生態(tài)建設(shè)等基礎(chǔ)、應(yīng)用基礎(chǔ)和共性關(guān)鍵技術(shù)等研究工作。

南亞所成立至今已有60多年的歷史，目前管理的檔案可以分為科研檔案、文書檔案、會計檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、人事檔案、聲像檔案、出版物檔案和實物檔案等。這些檔案正在為科研工作提供第一手資料和研究背景，為我所土地規(guī)劃和編制來源提供依據(jù)，為職代會召開等現(xiàn)在工作提供參考，保存和記錄一代代農(nóng)業(yè)科研人員的辛勤工作并為職工辦理退休等手續(xù)提供檔案依據(jù)。

檔案在我們這種農(nóng)業(yè)科研單位是如此重要，然而，由于農(nóng)業(yè)科研單位不是專門的檔案管理機構(gòu)，缺乏專業(yè)的檔案工作的指導(dǎo)，單位對檔案管理工作的重要性認識不夠及人員編制等諸多因素的影響還存在很多問題，不利于檔案的充分利用。下面以該所為例重點闡述。

1 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理隊伍的現(xiàn)狀

1.1.1 缺乏專職的檔案管理人員

農(nóng)業(yè)科研單位原來由于對檔案工作的重視程度不夠，后面由于體制改革，對管理人員進行了精簡，很少有單位設(shè)置專職的檔案管理人員。就中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院而言，除了我院在海南儋州檔案館有專職檔案管理人員以外，其他所都沒有專職的檔案管理人員，多數(shù)是兼職人員，且身兼數(shù)職。南亞所以前沒有專門的檔案室，各個辦公室分別負責(zé)本部門檔案，直到2008年單位逐漸重視檔案工作，成立了檔案室，并讓科研辦負責(zé)科研檔案的人員兼管檔案室工作，隨著檔案管理員的退休，我所檔案室在無人管理的情況下交給人事部門管理。由于兼職檔案管理者往往被繁雜的行政和科研事務(wù)纏身，在工作時間上難以保證檔案管理過程的連續(xù)性，在管理質(zhì)量上僅能保證交上來的檔案不丟失，完成基本的查閱利用都需要工作之余完成，使檔案管理工作上檔升級和檔案開發(fā)利用就相當困難了。

1.1.2 檔案管理人員的專業(yè)知識有待更新

農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理人員由于大多數(shù)是兼職人員，很少有時間進行專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，隨著檔案管理法規(guī)的不斷更新，兼職檔案管理人員的專業(yè)知識更新速度跟不上新要求，特別是缺少現(xiàn)代化手段的檔案管理知識。

1.2 農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作缺乏全局性和統(tǒng)一性

1.2.1 沒有建立統(tǒng)一的檔案室或者檔案室條件不符合規(guī)定

農(nóng)業(yè)科研單位由于歷史原因，很多研究所都沒有設(shè)立專門的檔案室，有部分單位如南亞所逐步認識到檔案工作的重要性，成立了檔案室。但檔案室無論是軟件還是硬件都不像是一個檔案室，只是一個存放檔案的地方。一是缺少相關(guān)的管理制度，去年雖然聘用了一名編制外職工負責(zé)檔案管理工作，但還沒有理清思路沒有出臺相關(guān)管理辦法，沒有建立完善的檔案管理機制，檔案管理還是采取多頭管理各負各責(zé)的管理形式。二是檔案室的硬件配備條件有限，達不到檔案保存的溫濕度要求，更沒有實現(xiàn)檔案信息化管理所需要的軟件支持和電腦、打印機和復(fù)印機、照相機等材料。

1.2.2 對檔案管理工作不夠重視，檔案管理者工作積極性不高

農(nóng)業(yè)科研單位以科研為主，領(lǐng)導(dǎo)把主要精力大都放在了科研工作和事業(yè)發(fā)展上，沒有太多的精力顧及檔案管理，有的認為檔案管理工作做到存放不丟失即可，對檔案管理工作的搜集、整理、編研、開發(fā)和利用等一整套工作方法缺乏了解，導(dǎo)致對檔案室必備的設(shè)施建設(shè)一般投入不足，或者說重視程度不夠，這就導(dǎo)致了檔案管理人員對搞好檔案管理工作缺乏信心。

1.3 科研單位規(guī)范管理前期工作任務(wù)艱巨

1.3.1 培養(yǎng)和養(yǎng)成檔案積累和整理的習(xí)慣比較難

農(nóng)業(yè)科研單位由于長期以來對檔案管理的重視程度不夠，缺乏專門的檔案管理人員和檔案管理辦法，很多科研工作人員更是對檔案管理要求知之甚少，沒有建立科研檔案的意識和自覺保存相關(guān)科研資料的習(xí)慣。因此，檔案管理工作者首先要投入大量的時間和精力去研究相關(guān)管理辦法，努力提高科研人員檔案保管意識和自覺學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理知識，為今后科研檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

1.3.2 檔案室的前期檔案整理工作任務(wù)艱巨

由于檔案工作長期處于沒有專人管理的狀態(tài)，以前不算標準的檔案室里堆滿的檔案未進行整理，只是簡單的堆放在檔案室。為加強檔案的管理和利用，檔案工作人員必須對檔案區(qū)分是否應(yīng)歸檔材料、分類、劃分保管期限、裝訂、排列、編寫頁號、蓋歸檔章、編寫件號、編制目錄、裝盒等手續(xù)。由于前期檔案室堆放的檔案較多，各種文書檔案、科研檔案、基建檔案、音像檔案等都有，要將這幾十年的檔案材料整理好是個非常艱巨的任務(wù)。

2 關(guān)于做好農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的幾點建議

2.1 對于加強農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理隊伍建設(shè)的幾點建議

2.1.1 抓好檔案管理工作，關(guān)鍵是領(lǐng)導(dǎo)重視

要想搞好檔案管理工作，首先要從思想上重視檔案工作，由所領(lǐng)導(dǎo)親自抓，將大家的思想認識統(tǒng)一起來，思想認識在很大程度上會影響到1 個單位檔案管理工作質(zhì)量的好壞。檔案管理人員應(yīng)認真學(xué)習(xí)《檔案法》，建立比較完善的檔案管理制度，促進單位檔案管理工作的上檔升級。單位領(lǐng)導(dǎo)要積極支持檔案工作，調(diào)動專兼職檔案管理人員的工作積極性，對提高檔案管理水平具有巨大的促進作用。

2.1.2 建立激勵機制，提高檔案管理的工作效率

要建立一套人性化管理與恰當激勵相結(jié)合的體制，從制度上保證檔案管理人員在物質(zhì)與精神各方面的相對平衡，通過建立獎勵機制，充分調(diào)動檔案管理人員的積極性。一是通過申請檔案管理人員編制招聘正式職工管理檔案，提高檔案管理人員的積極性；二是建立激勵機制在獎勵績效方面要考慮檔案專兼職人員的勞動強度的不同，適當向兼職檔案管理人員傾斜，提高兼職檔案管理人員的工作積極性；三是加強檔案室的條件建設(shè)，配齊檔案工作所需要的檔案管理軟件和打印機、照相機、電腦等硬件設(shè)施。

2.1.3 以人為本，提高檔案管理人員的工作積極性

多數(shù)檔案管理人員認為檔案管理工作不重要，是無足輕重的工作，自己被安排管理檔案就是被打入冷宮。因此，要對檔案管理人員進行愛崗敬業(yè)方面的思想教育，讓檔案管理人員充分認識到檔案管理工作的重要性，提高檔案管理人員的工作積極性，使他們樹立畢生奉獻給檔案管理事業(yè)的精神；同時要加強創(chuàng)新意識教育，使檔案管理工作人員要充分利用資源的優(yōu)勢，走出一條檔案管理工作的創(chuàng)新之路，要在鉆研業(yè)務(wù)的過程中找到檔案管理工作的新辦法、新思路。

2.1.4 加強培訓(xùn)工作，提高業(yè)務(wù)水平

只有不斷提高專兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案管理能力才會有相應(yīng)的提高。檔案管理部門要在提高崗位工作要求的同時，兼顧檔案管理人員的現(xiàn)實狀況，把提高專兼職檔案管理人員的個人素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平做為首要事務(wù)來抓。要給所有的檔案管理人員創(chuàng)造接受再教育的機會，要廣泛開辟包括業(yè)務(wù)進修、知識更新和擴展視野等方面的平臺，為檔案管理人員自身價值的體現(xiàn)創(chuàng)造全面發(fā)展的機會，充分發(fā)揮每一個檔案管理人員的智慧和創(chuàng)造力。

2.2 建立和加強檔案信息化管理，提高檔案利用率

應(yīng)積極引進先進的檔案管理手段，充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大、檢索速度快和軟件管理的方便性等優(yōu)勢，大力探索應(yīng)用適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。要建立嚴格的管理制度，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”的整理方法，兩者編為一致的檔號和著錄信息，利于查閱和管理，并做好數(shù)據(jù)備份工作。通過信息化管理，向管理和科研工作提供大規(guī)模、大信息量的數(shù)字信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。信息化管理不僅可以降低管理人員的工作強度，還可大大提高檔案管理的工作效率，方便科學(xué)家查找資料和所研究項目前面的進展情況等，使農(nóng)業(yè)科技檔案更好的為農(nóng)業(yè)技術(shù)進步服務(wù)。

2.3 加強對檔案管理工作的管理，建立健全檔案工作管理制度

目前，該所正在著手制定檔案管理辦法，該辦法主要從以下幾個方面對檔案管理作了要求：檔案管理的組織結(jié)構(gòu)，檔案專兼職人員的工作職責(zé)，各類檔案收集歸檔范圍、歸檔要求、檔案保存年限及到期檔案的處理等，各類檔案收集歸檔時間及歸檔程序，檔案的利用范圍及利用手續(xù)，檔案的整理與歸檔等等。通過該辦法的出臺，使大家對檔案管理有統(tǒng)一認識，能保證及時收集應(yīng)歸檔材料防止重要檔案缺失；通過對檔案的統(tǒng)一整理歸檔方便職工的查找與利用，節(jié)約廣大科研人員檔案海里漫無目的的查找，切實節(jié)省廣大科研人員的時間，提高檔案的利用率，更好的服務(wù)各類事業(yè)的發(fā)展。