新形勢下如何做好企業(yè)檔案的管理工作

劉云

摘要：在企業(yè)發(fā)展中，檔案管理除了對以往和現(xiàn)在的發(fā)展情況進(jìn)行了記錄，同時(shí)也為企業(yè)今后的發(fā)展提供了重要參考，更多的是傳遞信息和資料，其實(shí)質(zhì)上具有一定的政治性和科學(xué)性，同時(shí)也是一個企業(yè)長時(shí)間發(fā)展中必須落到實(shí)處的可持續(xù)性工作。對從事檔案管理人員自身的專業(yè)意識要求較高，其應(yīng)充分意識到積極革新企業(yè)檔案管理工作有利于提升企業(yè)競爭力，并在時(shí)代發(fā)展中始終占據(jù)優(yōu)勢地位。

關(guān)鍵詞：新形勢;企業(yè)檔案管理;對策

引言

隨著時(shí)代的發(fā)展，社會的各個領(lǐng)域都與之前有些很大的不同，企業(yè)的管理手段也增加了許多，檔案方面也增加了幾項(xiàng)新的。目前企業(yè)的檔案管理還存在著許多問題，但是企業(yè)無法更好的運(yùn)營和發(fā)展，只有找到檔案管理存在的問題，并就問題進(jìn)行解決，提出相應(yīng)的對策，才能將企業(yè)更好的發(fā)展下去。目前企業(yè)增加的頻率越快越快，有一部分的企業(yè)直接忽視了檔案管理這一環(huán)節(jié)，這對企業(yè)的發(fā)展會帶來不好的影響。

一、檔案管理工作的重要性

企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量在一定程度上反映了企業(yè)的管理水平。企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中會基于具體事項(xiàng)的需求記錄一些歷史資料，比如企業(yè)發(fā)展中會對業(yè)績進(jìn)行記錄，所以相關(guān)的業(yè)績資料會留存在檔案中，為了在后期能夠快速有效地調(diào)取資料，就要做好檔案管理工作。在日常工作中，快速調(diào)取資料了解公司發(fā)展?fàn)顩r，有利于促進(jìn)企業(yè)未來持續(xù)健康發(fā)展。在當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢下，要在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新管理理念，引進(jìn)新的管理方式，保證檔案的完整性、真實(shí)性。除此之外，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的各項(xiàng)具體活動，管理人員根據(jù)檔案記錄資料可以及時(shí)對工作進(jìn)行總結(jié)，了解過去發(fā)展中的不足，在進(jìn)一步發(fā)展中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，制定更科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃。

二、企業(yè)檔案管理目前存在的問題

（一）高層沒有對企業(yè)檔案管理有足夠的重視

高層是否重視企業(yè)的檔案管理，對企業(yè)本身能否重視這一項(xiàng)管理有著很大的影響。高層往往認(rèn)為，檔案管理只不過是一些文字類的東西，有或者沒有都是無所謂的，但是這些所謂的“文字類的”東西卻和市場經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展等息息相關(guān)。企業(yè)高層沒有給予企業(yè)相應(yīng)的重視，導(dǎo)致企業(yè)人員對檔案管理這個環(huán)節(jié)有所忽略，或者在進(jìn)行檔案管理時(shí)沒有正確的手段，導(dǎo)致無法為需要的顧客提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)，這也有可能是檔案保管不當(dāng)導(dǎo)致的。高層的忽略直接導(dǎo)致了企業(yè)下員工的不在乎，他們也會順其自然的認(rèn)為檔案只是“文字”，不會對企業(yè)有著什么樣的影響。高層領(lǐng)導(dǎo)者往往只追求更遠(yuǎn)更好的發(fā)展，卻經(jīng)常忽略掉最基礎(chǔ)層面的工作，高層領(lǐng)導(dǎo)者的疏忽會直接影響到手下員工的辦事效率和工作方向，高層領(lǐng)導(dǎo)者的工作意識也會間接的傳達(dá)給手下員工，而且事實(shí)證明，檔案全的企業(yè)發(fā)展的更好，更容易抓住時(shí)代，更容易在競爭者當(dāng)中領(lǐng)先一步。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

一些個別單位或企業(yè)中的檔案管理人員對于自身的工作素養(yǎng)沒有更高的要求，單位或者企業(yè)中的檔案管理工作人員也經(jīng)常性的發(fā)生變化，新的工作人員還要不斷地去適應(yīng)這份工作，這對于檔案管理工作的深入發(fā)展具有一定的阻礙作用。新時(shí)代背景下，對檔案管理人員的要求越來越高，過去傳統(tǒng)的檔案管理形式已不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求了。因而，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平也需及時(shí)提升，如今，新的科學(xué)技術(shù)層出不窮，先進(jìn)的管理理念也不斷影響著檔案管理工作。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，各種病毒、木馬、黑客肆意入侵企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，會使得企業(yè)內(nèi)部檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)大大增加，從而給企業(yè)帶來很大的安全隱患。

三、新時(shí)期加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

（一）高度重視檔案管理工作

現(xiàn)階段，檔案工作不再只是簡單地用電子版和紙介兩種文檔形式保管的事務(wù)性工作，其具有政治特點(diǎn)和政治屬性。企業(yè)要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，首先必須將檔案保存和利用好，與新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的需要相適應(yīng)，更好地為企業(yè)建設(shè)服務(wù)，這是所有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視的一大重要任務(wù)。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的大力支持和高度重視是順利開展檔案管理工作的重要前提，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展過程中需要檔案提供諸多企業(yè)、國家發(fā)展走勢脈絡(luò)的文件資料和組織實(shí)施過程的痕跡資料等。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作引起高度重視，重視隊(duì)伍建設(shè)、軟件配套和硬件達(dá)標(biāo)等方面，創(chuàng)設(shè)促進(jìn)此項(xiàng)工作水平提高的環(huán)境。

（二）加大專業(yè)化培訓(xùn)力度，培育高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

新形勢下，做好企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)加大專業(yè)化培訓(xùn)力度，培育高素質(zhì)的人才隊(duì)伍。首先，隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制改革的深入發(fā)展，市場競爭越來越激烈，這對企業(yè)檔案管理員工也提出了更高的要求。因此，在企業(yè)檔案管理工作過程中，應(yīng)將企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)與人才培養(yǎng)計(jì)劃緊密結(jié)合，充分發(fā)揮出企業(yè)人力資源部門在人才培養(yǎng)方面的作用，對員工的性格特點(diǎn)和具體能力加以分析，制定針對性和個性化的檔案管理人才培訓(xùn)方案。同時(shí)，還應(yīng)讓員工明確好個人的發(fā)展目標(biāo)，做好職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，最大限度地調(diào)動起員工學(xué)習(xí)的積極性和主動性，從而培養(yǎng)一支創(chuàng)新能力較強(qiáng)、結(jié)構(gòu)合理的高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍。

（三）制定和完善管理制度

管理工作需要管理體制和制度進(jìn)行規(guī)范。在檔案管理工作實(shí)踐中，需要企業(yè)制定的完善管理機(jī)制，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況建立相應(yīng)的檔案管理制度。企業(yè)管理制度的制定需要從企業(yè)性質(zhì)方面考慮，必須保證一致性。對于企業(yè)而言，檔案管理人員處理信息時(shí)必須關(guān)注經(jīng)濟(jì)利益，這樣才能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。對于事業(yè)單位而言，建立相應(yīng)的制度和機(jī)制更為重要。檔案管理人員在工作中必須保證信息的全面性、真實(shí)性，日常以服務(wù)為重點(diǎn)。除此之外，利用制度加強(qiáng)管理，保證管理工作嚴(yán)格按照流程進(jìn)行。

結(jié)束語：

新形勢下，各個領(lǐng)域均得到顯著發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理觀念已經(jīng)和企業(yè)的發(fā)展需求不適應(yīng)，在企業(yè)管理中檔案管理所發(fā)揮的作用日益顯著。因此，企業(yè)要對檔案管理工作引起重視，充分認(rèn)識其重要性。同時(shí)，在檔案管理工作中積極革新管理方式和觀念，建立健全管理制度，運(yùn)用現(xiàn)代化手段促進(jìn)檔案管理工作效率有效提高，進(jìn)而為企業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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