淺析大數(shù)據(jù)時代下檔案管理人才應(yīng)具備的能力

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的來臨，為檔案管理提高質(zhì)量增效，創(chuàng)造了良好的載體平臺和技術(shù)工具，促進檔案管理信息的發(fā)展。檔案管理者可以基于數(shù)據(jù)時代的多種方式來依托，這是以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的便利所在，管理期間不但應(yīng)具備較高的信息素養(yǎng)水平、扎實的知識儲備以及較強的綜合應(yīng)用能力，還應(yīng)發(fā)揮核心才能，不斷培養(yǎng)自身自主學習與協(xié)調(diào)溝通能力。由此看出，檔案數(shù)據(jù)管理期間引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以保證高效性與便捷性。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;能力

大數(shù)據(jù)表明，信息的需求增加，信息的管理也出現(xiàn)了更多，相關(guān)信息的管理者也應(yīng)具備較高的信息處理水平。先進的檔案管理方式應(yīng)遵循時代的發(fā)展特征，根據(jù)具體工作要求，在日常管理過程中有效引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)則是基于現(xiàn)有的檔案管理。

一、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作現(xiàn)狀

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，要想跟上時代的腳步，檔案管理人員應(yīng)創(chuàng)新管理模式，改變以往的管理理念，以更好地適應(yīng)時代的發(fā)展需求。大數(shù)據(jù)應(yīng)用現(xiàn)狀下，檔案管理工作存在較多機遇與挑戰(zhàn)，其中最為關(guān)鍵的則是檔案信息的安全管理問題，檔案信息保密效果差，且管理人員的綜合素質(zhì)水平較低，需要不斷學習適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的背景。據(jù)了解，雖然在大數(shù)據(jù)時代，但是大部分檔案管理人員依然使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，對大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理技術(shù)還不夠熟悉，業(yè)務(wù)學習水平還沒有達到，尤其是對計算機技術(shù)的掌握還不夠深刻[1]。以往傳統(tǒng)的檔案管理工作中，工作人員接受新事物的速度較慢，檔案管理工作無法緊跟時代發(fā)展潮流，檔案資源也得不到充分合理應(yīng)用。但是對于大數(shù)據(jù)時代，帶給檔案管理人員的既有機挑戰(zhàn)也有機遇，大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來了很多的是便利。

（一）大數(shù)據(jù)時代下可以減少檔案毀損風險

紙質(zhì)材料屬于傳統(tǒng)檔案管理工作的主要介質(zhì)與載體，但紙質(zhì)材料的抗風險能力較差，要求較高的儲存環(huán)境，很容易出現(xiàn)差錯。因此，一旦檔案保存地區(qū)出現(xiàn)特殊情況，紙質(zhì)材料很容易受到影響，最壞的結(jié)果可能會導致檔案的缺失和損害。由于紙質(zhì)檔案受環(huán)境因素的影響，長時間保存時，文檔資料也會出現(xiàn)字跡不清問題，無法清晰辨別紙質(zhì)文字，降低了檔案的應(yīng)用效果。光碟等其他電子數(shù)據(jù)保存方式來保存檔案也可能會因為環(huán)境和時間的變化導致信息的缺失，造成經(jīng)濟財產(chǎn)上的損失。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)中進行管理，會大大減少傳統(tǒng)保存方式帶來的隱患。為了避免發(fā)生上述問題，檔案管理期間應(yīng)有效引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升檔案保存質(zhì)量，降低存放空間，延長保存時間[2]。

（二）大數(shù)據(jù)時代下可以降低檔案管理的成本

在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理不僅可以實現(xiàn)高效的儲存，還可以大大降低檔案管理的成本。首先，從某種角度來看，可以降低經(jīng)濟成本。傳統(tǒng)光碟管理與紙質(zhì)管理模式對存儲環(huán)境與運營資金的要求較高，在經(jīng)過一段時間存儲后，工作人員還應(yīng)及時處理與修復，耗費大量的人力、物力及財力資源。而在檔案保存與管理過程中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以降低檔案信息的存儲成本，保證維護效果。除此之外，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用還可以節(jié)省空間成本，以往光碟管理與紙質(zhì)管理過程中，檔案資料需要一定的存儲空間，部分檔案管理集中場甚至需要為檔案存儲工作合理安排孔家，增大了工作量。而在檔案數(shù)據(jù)管理期間引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以有效減少信息載體的存儲空間，提高資料容量。

（三）大數(shù)據(jù)時代下可以提高有價值檔案挖掘效率

檔案管理工作中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效提升檔案的挖掘價值，保證了檔案管理效率。通過引入大數(shù)據(jù)存儲模式，檔案數(shù)據(jù)采用分布存儲方法，消除了傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端，尤其在檔案資料應(yīng)用期間引入大數(shù)據(jù)以及云計算等技術(shù)，可以幫助管理人員在海量檔案資源中挖掘價值水平較高的檔案信息，節(jié)省了搜索時間，提高了工作效率，由根本上提高了檔案資料的使用價值。

（四）大數(shù)據(jù)時代下可以實現(xiàn)檔案資源共享

引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以保證檔案資料的共享效果。檔案資源管理期間引入先進大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以整合不同區(qū)域、不同領(lǐng)域的檔案信息，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)資源共享，為檔案信息管理工作提供新的發(fā)展平臺[3]。在面對大量檔案數(shù)據(jù)時，為了找出價值較高的信息，檔案管理人員應(yīng)建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，切實提高檔案資料的應(yīng)用價值。

二、檔案管理人員需要具備的素質(zhì)

檔案管理工作中最為關(guān)鍵的因素便是“人才”，也是做好檔案工作的主要動力源泉。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作環(huán)境及對人才的需求均發(fā)生了較大變化。

根據(jù)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，為了保證檔案管理工作的順利開展，工作人員應(yīng)有效掌握大數(shù)據(jù)的應(yīng)用方法，不但應(yīng)學習專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)知識，還應(yīng)掌握云計算等信息技術(shù)，提高應(yīng)用實踐、自主學習以及溝通協(xié)調(diào)等方面的能力。具體來講，大數(shù)據(jù)時代檔案管理人才應(yīng)該具有更強的學習能力和素養(yǎng)來適應(yīng)時代發(fā)展的需要，具體表現(xiàn)在：

（一）良好的道德品質(zhì)，較高的信息素養(yǎng)

檔案信息管理是個包羅萬象的專業(yè)，檔案管理人員需要具備良好的道德品質(zhì)，時刻嚴格規(guī)范自己的言行舉止，嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行，不得向外泄露檔案信息，嚴格遵循保密制度。信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源，大數(shù)據(jù)時代的到來更是使得檔案的信息量逐漸爆發(fā)式增加。檔案管理工作的運行環(huán)境也變得更為復雜，增大了檔案資料信息的獲取難度。尤其檔案信息管理人員，不但屬于信息的管理者，還屬于信息的使用者。檔案管理工作中，工作人員應(yīng)正確認識與把握檔案信息的性質(zhì)與基本特征，全面分析用戶的基本信息需求，以有效甄別、評估檔案材料的基本價值，在此基礎(chǔ)上深加工檔案信息，完成傳遞與重組工作。為了在海量的檔案信息中，準確發(fā)現(xiàn)符合用戶需求，且有價值的檔案資料，最大程度地滿足用戶的檔案信息需求，管理人員應(yīng)具備高水平的管理水平與信息素養(yǎng)，全方位學習檔案信息管理知識，掌握更多先進技術(shù)模式，提高自身綜合素質(zhì)。

（二）過硬的業(yè)務(wù)水平

檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力主要體現(xiàn)在兩方面，一是可以熟練處理各種檔案信息資料，信息應(yīng)用水平高;二是具備良好的信息應(yīng)用意識。不同于其他專業(yè)，檔案學專業(yè)基礎(chǔ)知識更具獨立性，具有完善的知識體系，專業(yè)性更強。大數(shù)據(jù)時代下，為了保證檔案管理工作的順利進行，工作人員不但應(yīng)系統(tǒng)掌握檔案管理模式與信息技術(shù)，還應(yīng)形成獨立研究的精神，不斷創(chuàng)新檔案管理方法。具體而言，大數(shù)據(jù)時代下，新型檔案管理人才應(yīng)熟練掌握以下幾方面知識：了解國內(nèi)外檔案管理的成就與前沿知識;掌握檔案學基本理論;檔案基本理論知識;檔案實際操作技能與知識;檔案工作相關(guān)的政策、法律法規(guī)及方針等。

（三）較強的信息處理能力

大數(shù)據(jù)時代還要求檔案管理人員具有較強的信息處理能力，要求檔案管理人員能夠?qū)n案信息進行收集、判別以及發(fā)掘價值的能力。信息收集能力不但要求檔案管理人員充分收集相關(guān)信息，甄別價值信息，還應(yīng)在此基礎(chǔ)上歸檔信息類別，利用更為現(xiàn)代化的模式完成信息歸集工作。比如工作人員應(yīng)利用計算機技術(shù)整合檔案資料及信息，完善管理系統(tǒng)。檔案信息甄別能力主要指的是應(yīng)該仔細分析檔案信息資源，以理性眼光科學判斷檔案的價值信息，做好歸檔整理工作。檔案管理人員還應(yīng)充分挖掘信息價值這要求工作人員十分熟悉信息材料，對資源敏感性較高，在科學挖掘檔案價值的基礎(chǔ)上，科學評估，并根據(jù)不同用戶的需求，提供價值型的檔案信息，保證管理效果。

（四）愛崗敬業(yè)的精神

不同于其他工作崗位人員，檔案管理人員只可以在背后默默無聞工作，但也應(yīng)愛崗敬業(yè)，做到盡職盡責，在其位謀其政。檔案管理人員應(yīng)發(fā)自內(nèi)心熱愛自己的崗位，時刻保持服務(wù)用戶的精神，真正根據(jù)用戶的實際需求整理檔案資料，在肯定中激發(fā)工作積極性。同時，檔案管理人員也應(yīng)具備較強的榮譽感與責任感，為工作負責，提高管理質(zhì)量。

（五）良好的服務(wù)意識和進取心

檔案管理工作內(nèi)容單一，整體較為乏味，但可以為檔案需求人員帶來更多價值信息。在實際工作中，檔案管理人員應(yīng)時刻具備良好的服務(wù)意識，切實體會用戶的基本需求，在解決疑惑的基礎(chǔ)上，為其提供更多有價值的信息。在檔案服務(wù)過程中，管理人員應(yīng)與用戶和諧溝通交流，針對談話內(nèi)容抓住信息需求點，在快速整合檔案信息的基礎(chǔ)上，增強用戶的體驗感。為了保證服務(wù)的針對性與高效性，檔案管理人員還應(yīng)根據(jù)社會及時代的發(fā)展方向，豐富自身知識體系，不斷學習，始終保持上進心，在工作中不斷規(guī)范調(diào)整自身學習行為，全方位提高檔案業(yè)務(wù)的管理水平[4]。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理人才能力提升的重要性

隨著社會的快速發(fā)展，社會逐漸進入大數(shù)據(jù)時代，為檔案管理工作帶來了全新的發(fā)展模式，但也存在更多亟待解決的問題，情況更為復雜多變。作為檔案管理人員，應(yīng)熟練應(yīng)用各種大數(shù)據(jù)技術(shù)，真正改變當前的檔案管理現(xiàn)狀。具體管理過程中，管理人員應(yīng)重視檔案信息的安全性，積極培養(yǎng)高素質(zhì)水平的高端管理人才。同時，還應(yīng)不斷拓展檔案管理的知識領(lǐng)域，引入科學管理理念，確保公民使用檔案信息的基本權(quán)利，全面發(fā)揮檔案資源的社會功能價值。大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作開展的關(guān)鍵在于培育更多的新型檔案管理人才，做好保護與開發(fā)創(chuàng)新工作。管理人員需要不斷拓寬檔案管理工作的內(nèi)容及領(lǐng)域，豐富完善檔案實踐信息，在此基礎(chǔ)上切實解決檔案管理工作中存在的現(xiàn)實問題，推進檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。由此可見，檔案管理工作為了更好滿足時代的發(fā)展需求，應(yīng)充分重視人才的培養(yǎng)工作，并給予更多資源支持。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下，檔案管理人員應(yīng)掌握更多的信息技術(shù)處理能力，始終保持上進心，做到愛崗敬業(yè)，不斷保持進步，在做好分內(nèi)之事的基礎(chǔ)上，為他人提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)內(nèi)容。實際工作中，管理人員還應(yīng)具備強烈的榮譽感與責任感，提供更具價值的檔案信息，并在工作與學習中不斷進步。

參考文獻：

[1]王洪濤.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理研究[A].“決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學術(shù)研討會”論文集（上）[C].2017.

[2]佟永利.簡析大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理工作[J].科技風，2019（12）：218.

[3]彭峻松.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].科技資訊，2019（20）：253-254.

[4]王鑫穎.淺析新時期檔案信息化人才培養(yǎng)[J].人才資源開發(fā)，2017（04）：135.

作者簡介：陳愛華（1983— ），女，漢族，廣東東莞人，本科，助理館員，研究方向：檔案數(shù)據(jù)管理。