基于電子商城的學(xué)校資產(chǎn)管理新模式

陳曉筠

[摘? ? 要] 學(xué)校資產(chǎn)是學(xué)校從事教育教學(xué)工作必備的軟硬件資源和基本條件，隨著國(guó)家對(duì)教育的不斷重視和投入，學(xué)校的資產(chǎn)越來(lái)越豐富，數(shù)量和質(zhì)量有了大幅度的提高。重資產(chǎn)、輕資產(chǎn)和低價(jià)值易耗品的采購(gòu)、入庫(kù)、領(lǐng)用、借用、盤(pán)點(diǎn)等日常管理對(duì)管理員提出了更高的要求。如果管理不到位，會(huì)造成資產(chǎn)的閑置、重復(fù)購(gòu)置以及流失等問(wèn)題。隨著電子商務(wù)的興起，越來(lái)越多的人選擇在網(wǎng)上購(gòu)物，我們可以嘗試用電子商務(wù)的手段管理學(xué)校資產(chǎn)，使學(xué)校資產(chǎn)管理可視化，提高管理水平。

[關(guān)鍵詞] 學(xué)校資產(chǎn)管理;電子商城;新模式

1? ? ? 學(xué)校資產(chǎn)管理的必要性

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及國(guó)家對(duì)教育的重視，政府部門(mén)對(duì)教育的投入大幅增加，家庭對(duì)子女的教育越發(fā)重視，導(dǎo)致我國(guó)整體教育資源投入規(guī)模逐年擴(kuò)大。由于發(fā)展速度迅猛，傳統(tǒng)的學(xué)校資產(chǎn)的管理方式已無(wú)法讓學(xué)校資產(chǎn)真正發(fā)揮作用，對(duì)學(xué)校資產(chǎn)的使用形成了限制，占用了大量的空間和資源。因此如何真正利用好學(xué)校不斷投入的資產(chǎn)，給學(xué)校、政府和社會(huì)帶來(lái)效益是當(dāng)前學(xué)校資產(chǎn)管理面臨的首要問(wèn)題。

我校占地20公頃，設(shè)有6個(gè)教學(xué)系部，建有各類教室實(shí)訓(xùn)室近200余間，師生5 000余名，近年來(lái)學(xué)校不斷推進(jìn)教育改革工作，大力改善辦學(xué)條件和信息化水平，各類教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、圖書(shū)資源得到了明顯的提升，新老固定資產(chǎn)規(guī)模急劇增加，原有的管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足學(xué)校資產(chǎn)“爆炸”式的發(fā)展。比如目前學(xué)校淘汰的臺(tái)式電腦、多媒體投影儀、功放、圖書(shū)等資產(chǎn)已堆積如山，盤(pán)點(diǎn)這些資產(chǎn)的工作量非常大。例如選用的一些教學(xué)設(shè)備，使用年限參差不齊，管理員很難說(shuō)清楚這些資產(chǎn)的具體數(shù)量、分布位置和使用年限，對(duì)后期新設(shè)備的采購(gòu)很難按照實(shí)際需求排出采購(gòu)計(jì)劃，往往都是當(dāng)設(shè)備損壞或者不能滿足教學(xué)條件時(shí)才被動(dòng)地進(jìn)行采購(gòu)和替換，這期間往往會(huì)影響現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)。

2? ? ? 學(xué)校資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀

2.1? ?制度不完善，管理效率不高

由于學(xué)校資產(chǎn)都是由財(cái)政撥款購(gòu)買(mǎi)，學(xué)校在購(gòu)買(mǎi)資產(chǎn)的時(shí)候比較注重購(gòu)買(mǎi)的過(guò)程，但資產(chǎn)購(gòu)置完成后的管理就比較松散，造成了學(xué)?？倓?wù)部門(mén)對(duì)資產(chǎn)管理的意識(shí)比較薄弱，沒(méi)有一套完整的管理制度和方法。一方面資產(chǎn)管理的部分具體工作由學(xué)校實(shí)施，很多學(xué)校并沒(méi)有配備專門(mén)的資產(chǎn)管理員，由學(xué)?？倓?wù)部門(mén)人員兼職入庫(kù)、登記領(lǐng)用工作，采購(gòu)報(bào)廢又由其他人員負(fù)責(zé)，沒(méi)有專業(yè)的資產(chǎn)管理人員監(jiān)督和管理。兼職人員由于平時(shí)還要忙于教學(xué)或者其他工作，很少會(huì)有時(shí)間和精力來(lái)優(yōu)化調(diào)整資產(chǎn)管理。使得資產(chǎn)的賬目混亂，庫(kù)存數(shù)量模糊，領(lǐng)用記錄缺失，從而影響資產(chǎn)的需求與采購(gòu)。另一方面，學(xué)校資產(chǎn)不需要核算成本，不需要折舊，資產(chǎn)的購(gòu)入、報(bào)廢手續(xù)凌亂，導(dǎo)致資產(chǎn)賬本與實(shí)際物品不符。

2.2? ?監(jiān)管不到位，盤(pán)點(diǎn)困難大

學(xué)校資產(chǎn)管理人員上崗前沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和定期培訓(xùn)，各學(xué)校對(duì)資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)、劃分、管理方法不盡相同，給監(jiān)管帶來(lái)很大障礙。加上管理人員一般年紀(jì)較大，喜歡使用傳統(tǒng)的手工記錄，書(shū)寫(xiě)格式筆跡不容易辨認(rèn)，并且學(xué)校資產(chǎn)管理崗位人員變動(dòng)頻繁，因此在交接過(guò)程中容易出現(xiàn)失誤、差錯(cuò)、統(tǒng)計(jì)不完整等情況，所以傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理準(zhǔn)確性差，錯(cuò)誤率高，且不方便統(tǒng)計(jì)和整理。

近年來(lái)，一些學(xué)校開(kāi)始運(yùn)用電子表格或者專業(yè)財(cái)務(wù)管理軟件對(duì)學(xué)校固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，由于軟件的專業(yè)性強(qiáng)，各種問(wèn)題依然存在，手工錄入數(shù)據(jù)依然會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，盤(pán)點(diǎn)資產(chǎn)時(shí)需要一一核對(duì)，耗費(fèi)大量人力和時(shí)間的同時(shí)還不一定能準(zhǔn)確地反映資產(chǎn)的使用和損耗情況，在每次徹底清查后才會(huì)發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)缺失、使用率低、重復(fù)購(gòu)買(mǎi)等資產(chǎn)管理工作中存在的一些嚴(yán)重的問(wèn)題。落后的管理方法給國(guó)家和學(xué)校帶來(lái)了損失，使國(guó)家的資產(chǎn)沒(méi)有得到有效利用。

2.3? ?資產(chǎn)信息化管理技術(shù)不足

目前學(xué)校資產(chǎn)管理普遍存在信息化管理平臺(tái)缺失，管理人員使用信息化管理平臺(tái)意識(shí)薄弱，資產(chǎn)采購(gòu)人員、管理人員和使用人員信息不準(zhǔn)確、不對(duì)稱等問(wèn)題。另外市面上各類企業(yè)資產(chǎn)管理平臺(tái)眾多，能滿足學(xué)校使用需求的平臺(tái)卻比較少，往往功能過(guò)于復(fù)雜，需要配合的部門(mén)和人員比較多，很難在學(xué)校范圍內(nèi)推廣和應(yīng)用。

3? ? ? 學(xué)校資產(chǎn)管理的新模式

3.1? ?管理責(zé)任制

總務(wù)部門(mén)需明確資產(chǎn)管理負(fù)責(zé)人，并確定資產(chǎn)管理專員，并經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)取得相應(yīng)資格證書(shū)方能上崗，規(guī)模比較大的學(xué)?？梢詫ｉT(mén)成立資產(chǎn)管理部門(mén)，將資產(chǎn)的全壽命周期一路跟蹤到底，對(duì)資產(chǎn)的庫(kù)存、外借、損耗、報(bào)廢情況了如指掌。采購(gòu)人員和管理人員實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，采購(gòu)人時(shí)刻掌握現(xiàn)有資產(chǎn)存量、消耗量和借用等情況，以便在采購(gòu)時(shí)提供依據(jù)和參考。

3.2? ?采用電子商城的運(yùn)營(yíng)模式

由于學(xué)校資產(chǎn)品目繁多，產(chǎn)品性質(zhì)、適用場(chǎng)合也比較多樣化，市面上通用的一些財(cái)務(wù)管理軟件很難適應(yīng)學(xué)校的應(yīng)用，使用不當(dāng)反而給資產(chǎn)管理帶來(lái)比較大的問(wèn)題。比如系部根據(jù)自身發(fā)展需求提出的一些采購(gòu)需求，由總務(wù)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)后，資產(chǎn)會(huì)交由系部進(jìn)行使用和管理，在具體使用中系部又有可能將資產(chǎn)出借給教師或者其他部門(mén)共享使用，這就可能使資產(chǎn)管理產(chǎn)生一定的盲區(qū)，最后導(dǎo)致管理部門(mén)無(wú)法對(duì)資產(chǎn)精確定位，從而帶來(lái)管理上的漏洞，更有可能給學(xué)校帶來(lái)?yè)p失。

資產(chǎn)的外放管理。如今以淘寶、京東、蘇寧為代表的B2C電子商務(wù)模式在國(guó)內(nèi)已經(jīng)非常普及，大部分人都有在這些平臺(tái)購(gòu)物的經(jīng)驗(yàn)，在B2C模式下，數(shù)以億計(jì)的商品在這些平臺(tái)上流通。學(xué)校資產(chǎn)好比B2C平臺(tái)中B（商家）的性質(zhì)，使用者好比B2C平臺(tái)中C（用戶）的性質(zhì)，我們通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)以租用、領(lǐng)用、借用等方式正確使用學(xué)校資產(chǎn)，管理員通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)對(duì)流出的資產(chǎn)進(jìn)行跟蹤和定位，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)歸檔（參見(jiàn)圖1）。舉個(gè)例子，有一名教師想領(lǐng)用一盒水筆，傳統(tǒng)的做法是教師去倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用后手工記錄，倉(cāng)庫(kù)管理員通過(guò)記錄后發(fā)放，學(xué)期末進(jìn)行統(tǒng)計(jì)?，F(xiàn)在的做法是教師通過(guò)B2C購(gòu)物商城登錄自己的賬號(hào)，在商城中選擇一盒水筆提交購(gòu)物申請(qǐng)，管理員收到購(gòu)物申請(qǐng)后準(zhǔn)備貨品并發(fā)貨，教師上門(mén)領(lǐng)取或接收送貨后確認(rèn)收貨，即可完成一次物品領(lǐng)用流程。這樣做的好處就是極大簡(jiǎn)化了原來(lái)手工登記的過(guò)程，精確記錄了本次物品領(lǐng)用的全過(guò)程。對(duì)于管理員而言，數(shù)據(jù)更為精確和方便統(tǒng)計(jì)，不會(huì)因?yàn)槭止び涗洉?shū)寫(xiě)等問(wèn)題出現(xiàn)差錯(cuò);對(duì)于教師而言，能清楚地知道倉(cāng)庫(kù)里有哪些產(chǎn)品是自己需要的，不會(huì)因?yàn)樾畔⒉粚?duì)稱而空走一趟，使得資產(chǎn)數(shù)據(jù)更有說(shuō)服力，也為后期采購(gòu)提供一定的數(shù)據(jù)參考。

資產(chǎn)的庫(kù)存管理。電子商務(wù)平臺(tái)的庫(kù)存管理可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校資產(chǎn)的入庫(kù)，通過(guò)監(jiān)視庫(kù)存管理，可以讓學(xué)校資產(chǎn)管理員第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)的使用情況，不足時(shí)可以進(jìn)入采購(gòu)入庫(kù)環(huán)節(jié)，輕松地解決了資產(chǎn)數(shù)量統(tǒng)計(jì)不全的問(wèn)題。

資產(chǎn)的回收管理。通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)銷(xiāo)售情況可以輕松了解資產(chǎn)的歸屬情況，輕松實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)工作。如果使用者歸還資產(chǎn)可以相當(dāng)于退貨，將商品歸還后庫(kù)存也可以實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的變化。例如，有教師想借用學(xué)校的筆記本電腦，他就可以在學(xué)校B2C商城中查找滿足需求的筆記本電腦型號(hào)配置，并下單“購(gòu)買(mǎi)”，當(dāng)使用完畢后他可在B2C商城訂單中找到這個(gè)記錄，進(jìn)行“退貨”，管理員收到歸還的筆記本電腦后確認(rèn)收貨即可實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的重新入庫(kù)。有了這個(gè)操作后通過(guò)訂單信息可以實(shí)時(shí)了解貴重資產(chǎn)的外借情況和數(shù)量，有特殊需要時(shí)可及時(shí)查詢并通知?dú)w還，免去了以往全靠記錄表查找及借后不還的尷尬。

資產(chǎn)的價(jià)值管理。在電子商務(wù)平臺(tái)，每件資產(chǎn)都有實(shí)際價(jià)格，可以很輕松地盤(pán)點(diǎn)資產(chǎn)的總價(jià)值以及外放資產(chǎn)的價(jià)值，讓資產(chǎn)管理部門(mén)真實(shí)了解資產(chǎn)的整體情況。

資產(chǎn)的盤(pán)點(diǎn)管理。通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)中買(mǎi)賣(mài)雙方交易記錄盤(pán)點(diǎn)資產(chǎn)的流動(dòng)情況，反映資產(chǎn)的使用效率和外放率，有利于提高總務(wù)部門(mén)對(duì)資產(chǎn)產(chǎn)生的效果做出正確的評(píng)估。

4? ? ? 結(jié)? ? 語(yǔ)

學(xué)校資產(chǎn)管理還有很長(zhǎng)的路要走，管理方法、管理手段的落后，使得學(xué)校資產(chǎn)管理體系不健全，對(duì)學(xué)校資產(chǎn)管理的要求也不夠嚴(yán)格，甚至造成國(guó)有資產(chǎn)流失，得不到很好利用，使得教育投資發(fā)揮不了應(yīng)有的效果。針對(duì)這些普遍的問(wèn)題，教育主管部門(mén)與學(xué)校應(yīng)該積極制定嚴(yán)格的管理制度和監(jiān)管體系，利用先進(jìn)的、創(chuàng)新的管理手段與管理平臺(tái)積極建立固定資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，包括資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、用途、屬性、采購(gòu)時(shí)間、使用年限等，并制定統(tǒng)一的編碼方式，追蹤資產(chǎn)的全壽命周期，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)資產(chǎn)的使用狀態(tài)，提高設(shè)備的使用效率，并通過(guò)報(bào)表評(píng)估當(dāng)前資產(chǎn)調(diào)配是否合理，從而確保學(xué)校資產(chǎn)真正發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為教育教學(xué)保駕護(hù)航。

主要參考文獻(xiàn)

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