會計原始憑證電子化發(fā)展的探索與思考

貢佳星

摘 要：隨著電子商務(wù)，電子政務(wù)的快速發(fā)展， 2015年起國家開始實行電子會計憑證的試點工作。在2020年的3月財政部，國家檔案局發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）規(guī)定，其中包括對電子會計憑證的界定，法律效力，歸檔條件等等，對會計制度進行了規(guī)范，推進了會計憑證電子化的發(fā)展。作為對企業(yè)核算重要依據(jù)的電子化會計憑證，本文從電子會計憑證實施對企業(yè)帶來的優(yōu)勢出發(fā)，闡述了電子憑證發(fā)展存在的風險并且給出相應(yīng)的建議措施。

關(guān)鍵詞：電子會計憑證;電子政務(wù);歸檔;監(jiān)控

會計憑證電子化的發(fā)展，是在會計信息化和智能化背景下的必然趨勢。隨著電子商務(wù)和電子政務(wù)的發(fā)展和推進，電子發(fā)票，電子票據(jù)，電子客票，電子行程單，電子海關(guān)繳款書，銀行電子匯款單等電子會計憑證的應(yīng)用逐漸普及。在企業(yè)推進電子會計憑證體系的發(fā)展時，需要面對電子會計憑證合法性和真實性的鑒別，傳輸和存儲過程中安全可靠性保障以及進行電子憑證歸檔，如何在電子化信息平臺解決這些問題是企業(yè)發(fā)展電子會計憑證體系進程中亟待解決的問題。

一、實施電子會計憑證對企業(yè)的意義及優(yōu)勢分析

（一）減少企業(yè)的人力物力財力

電子會計憑證的到來會大大縮減會計人員的工作時間，使工作流程更加智能化，便利化，一站式完成發(fā)票的錄入，歸集，報銷，審核，審批和歸檔，讓財務(wù)人員可以從繁雜的工作中脫離出來，將精力投放附加價值更高的工作比如財務(wù)分析，戰(zhàn)略管理，決策支持方面。從審計人員的角度來說，信息技術(shù)節(jié)約了審計的時間，提高了效率，可以將工作重心放在更高風險的領(lǐng)域。

其次，原始憑證的電子化減少了紙張的使用，可以記錄在磁盤上，對環(huán)保起到了很好的作用。通過計算機，可以完成極短時間內(nèi)的數(shù)據(jù)分享和傳遞。而且彌補了紙張憑證的缺陷，比如減少了占用的儲存空間，云平臺和大數(shù)據(jù)技術(shù)就可以存儲相當多的文件和數(shù)據(jù)，查找起來也更加方便;存儲過程中不會因為天氣原因而變得發(fā)霉損壞或者丟失;也可以解決在同一時間內(nèi)多人借閱查看的問題。

（二）發(fā)票得到更好的監(jiān)控，便捷內(nèi)外部監(jiān)管

實行發(fā)票電子化后，有發(fā)票的號碼作為標識，想要開具假發(fā)票更是難上加難。工作中，財務(wù)人員只要在報賬系統(tǒng)中輸入號碼就能夠防止業(yè)務(wù)經(jīng)手人重復報銷，套取企業(yè)資金的情況，在一定程度上加強了內(nèi)部控制的作用。審計人員在檢查的時候打破以往只能選取抽查的方式，利用人工智能技術(shù)協(xié)助審計工作，使得審計的過程更加完整，結(jié)果更加準確。稅務(wù)稽查也可以由線下轉(zhuǎn)為線上，由過去的抽查方式轉(zhuǎn)變?yōu)槿鏅z查方式，對發(fā)票以及企業(yè)的經(jīng)營活動起到更好的監(jiān)督作用。

二、電子會計憑證發(fā)展中的尚待解決的問題

（一）電子憑證的合法性和真實性

相對于紙質(zhì)發(fā)票而言，電子發(fā)票更加的環(huán)保，沒有紙質(zhì)的載體，不需要擔心遺失，補辦的風險，而且發(fā)票可以及時上傳到稅務(wù)機關(guān)，對發(fā)票進行更好的監(jiān)控，同時，會計人員也不需要等待發(fā)票就可以及時的進行做賬。但實際操作中，電子發(fā)票比如油費，餐券的是可以進行重復打印的，相應(yīng)的帶來了重復入賬的風險，因為電子發(fā)票不需要加蓋公章，而且在打印時也一些員工會利用電子技術(shù)對發(fā)票進行修改，進行發(fā)票的篡改和偽造。會計人員不是專業(yè)的打假專家，要承擔對發(fā)票真實性的辨別和審核的責任，反而增加了會計人員的工作的難度和責任度。

（二）電子憑證傳輸及存儲安全可靠性

電子憑證的來源廣泛，費用報銷所涵蓋的電子憑證來源也是五花八門，覆蓋面較為廣闊，因為電子憑證不僅僅存在于電子政務(wù)，電子商務(wù)平臺，企業(yè)與企業(yè)之間，個人與企業(yè)之間交易更加頻繁。由于電子憑證的載體有不穩(wěn)定性的特征，在電子憑證的流轉(zhuǎn)以及傳輸過程之中，可能出現(xiàn)被篡改或者偽造的現(xiàn)象。而且電子憑證被篡改后不會像紙質(zhì)版文件留下紅色字體的類似痕跡。在憑證存儲方面，一般都是采用硬件設(shè)備的方式對會計憑證信息進行儲備，在出現(xiàn)意外情況下，如果沒有備份，電子會計憑證的完整性不能得到保證。其次，如果企業(yè)的財務(wù)信息系統(tǒng)安全維護不夠，經(jīng)常出現(xiàn)風險漏洞，遭到惡意破壞，計算機感染病毒，對信息存儲的安全性可靠性也是極大的考驗。

（三）電子會計憑證的歸檔

電子會計憑證的流轉(zhuǎn)涉及到很多個系統(tǒng)，比如業(yè)務(wù)系統(tǒng)，報賬系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)等等，在每個系統(tǒng)流轉(zhuǎn)時對于系統(tǒng)的管理不明確，最終由誰負責電子會計憑證的歸檔，是否需要在每個環(huán)節(jié)都進行歸檔尚沒有制定出詳細的管理制度。另外，在接收電子發(fā)票數(shù)據(jù)時，對于紙質(zhì)版本的是否要進行同步歸檔，在自動錄入電子發(fā)票時，系統(tǒng)自動識別電子發(fā)票的程度，做到對電子會計憑證識別與統(tǒng)計的不重復，不遺漏。

三、完善電子會計憑證發(fā)展中解決措施

（一）利用信息化手段鑒別發(fā)票真?zhèn)?，實現(xiàn)與各系統(tǒng)之間的高度集成

發(fā)票號碼有其唯一性的特征，電子發(fā)票可以以發(fā)票號碼作為標識，在電子信息化的報賬平臺里加入電子發(fā)票號碼的字段，如果出現(xiàn)重復的號碼就會進行提醒，降低重復錄入的風險。同時增加電子發(fā)票校驗和鑒偽功能，幫助會計人員鑒別發(fā)票的真?zhèn)涡院椭貜托?，在一定程度上減輕會計人員的工作量。系統(tǒng)對電子憑證的修改能夠被及時的發(fā)現(xiàn)，并且設(shè)置嚴格信息系統(tǒng)運行規(guī)則，對篡改或電子憑證進行告警處理。企業(yè)也應(yīng)建立相應(yīng)的內(nèi)部控制措施，加強對員工素質(zhì)的綜合培養(yǎng)和提升，營造良好的財務(wù)氛圍。對于內(nèi)部員工出現(xiàn)舞弊或者違反行為時，實施懲戒機制，從制度上去規(guī)范員工的行為。國家層面也可以配合出具相關(guān)的法律法規(guī)，更加完善和健全誠信體系和失信懲戒。

其次，想要提高財務(wù)效率，重點在于如何實現(xiàn)多來源，跨系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合。除了可以在報銷系統(tǒng)中使用，還可以和企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動，實現(xiàn)由費用報銷、財務(wù)管理以及稅務(wù)處理端的電子發(fā)票綜合應(yīng)用體系和解決方案，實現(xiàn)業(yè)務(wù)、財務(wù)、稅務(wù)三者的自動化管理、集中化處理，提高內(nèi)部運轉(zhuǎn)效率。

（二）紙質(zhì)與電子并存，完善企業(yè)電子會計信息憑證歸檔體制

《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會[2020]6號）強調(diào)使用電子會計憑證的的紙質(zhì)打印件作為報銷的入賬歸檔憑證的，紙質(zhì)版的會計憑證原件也應(yīng)做到同時保存。由于時代發(fā)展進度的原因，紙質(zhì)版是不可能完全消失的，未來很長一段時間會存在電子化和紙質(zhì)版并存的現(xiàn)象，與此同時，紙質(zhì)版和電子版歸檔的同步管理值得完善。財務(wù)部門進行牽頭，其他業(yè)務(wù)部門進行配合，制定關(guān)于電子會計信息憑證和紙質(zhì)憑證的歸檔，移交的方式，從源頭上解決歸檔不及時，不到位，無人負責的現(xiàn)象。與此同時要建立檔案的存檔的表格，對電子和紙質(zhì)的會計憑證進行一一對應(yīng)，方便后期的查找與整理。

（三）提升電子會計憑證存儲安全可靠性

企業(yè)對于存儲會計憑證，不僅是為方便后期企業(yè)會計信息的管理，查找，核對，也要面對外部監(jiān)督單位的檢查。利用大數(shù)據(jù)，云服務(wù)，區(qū)塊鏈，5G等技術(shù)，電子化的會計憑證存儲可以在云平臺進行實現(xiàn)，解決了數(shù)據(jù)獲取，檢查，認證的問題。在后續(xù)管理方面，實時更新的加速，加密機制確保了電子票據(jù)管理的便利性和安全性，解決了日常存儲空間不夠，安全和可靠性不能得到保證的痛點。在面對外部監(jiān)督時，信息化會計系統(tǒng)可以將憑證按照國家財政局和檔案總局的相關(guān)管理規(guī)定完成檔案的采集，保持，查詢等一系列操作，方便面對外部機構(gòu)的監(jiān)管。

四、結(jié)語

未來，在企業(yè)的支持和政府的不斷推進下，會計憑證的電子化進程不斷加快和完善。企業(yè)要加強對政策的宣傳工作，推進電子發(fā)票報銷入賬歸檔工作，保障會計電子憑證的安全性可靠性。國家制定出臺相應(yīng)的法律法規(guī)和實施細則，引導會計信息化的穩(wěn)步發(fā)展。

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