基于會計信息化的高校財務(wù)內(nèi)部控制分析

作者簡介：姚小嫻（1992—），女，碩士，初級會計師，研究方向為財務(wù)管理。

摘要：為明晰基于會計信息化的高校財務(wù)內(nèi)部控制，文該文介紹了高校會計信息化的建設(shè)歷程，論述了基于高校會計信息化的高校財務(wù)內(nèi)部控制壓力，并從細(xì)化職能權(quán)責(zé)分配、落實(shí)多部門協(xié)作體系、完善監(jiān)督控制機(jī)制幾個方面，對基于會計信息化的高校財務(wù)內(nèi)部控制方案進(jìn)行了簡單的分析。在國家“推動高校信息化建設(shè)”的指揮棒下，各大高校對校園信息化建設(shè)的需求持續(xù)增加，會計信息化是高校近期信息化建設(shè)的熱點(diǎn)之一。

關(guān)鍵詞：會計信息化 ?高校 ?財務(wù) ?內(nèi)部控制

中圖分類號：F23 ??文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ??文章編號：1672-3791（2021）12（c）-0000-00

Absrtact： In order to clarify the university financial internal control based on the accounting informationization， this paper introduces the construction process of the university accounting informationization， and discusses the pressure of the university financial internal control based on the university accounting informationization， this paper also makes a simple analysis of the financial internal control scheme based on the accounting informationization from the following aspects：The detailed distribution of functions and responsibilities， the implementation of multi-department cooperation system， and the perfection of the supervision and control mechanism.

Key Words： Accounting Informationization; University; Finance; Internal control

在國家“推動高校信息化建設(shè)”的指揮棒下，各大高校對校園信息化建設(shè)的需求持續(xù)增加，會計信息化是高校近期信息化建設(shè)的熱點(diǎn)之一。在會計信息化建設(shè)過程中，作為業(yè)務(wù)復(fù)雜的事業(yè)單位，高校財務(wù)內(nèi)部控制涉及職能部門工作流程更加多樣，對信息化系統(tǒng)的配合協(xié)調(diào)度也面臨著更高的要求。因此，從內(nèi)部控制視角入手，分析基于會計信息化的高校財務(wù)管理策略非常必要。

1高校會計信息化的建設(shè)歷程

1.1會計電算化

高等院校會計信息化的發(fā)展起始于20世紀(jì)90年代初的會計電算化，源于財政部《關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見》《會計電算化管理辦法》。在會計電算化階段，固定資產(chǎn)核算、財務(wù)處理、報表系統(tǒng)、往來賬款核算、財務(wù)分析等單機(jī)版核算軟件代替了手工作業(yè)，為會計核算工作準(zhǔn)確性、高效性的提高提供了支持[1]。但是，在會計電算化階段仍未構(gòu)建預(yù)算管理模塊，預(yù)算、決算、核算等模塊也處于獨(dú)立分割狀態(tài)。

1.2財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化

在CERNET教育科研網(wǎng)全方位普及進(jìn)程中，高等院校會計信息化出現(xiàn)質(zhì)的飛躍，涵蓋基礎(chǔ)設(shè)施、財務(wù)信息系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通的建設(shè)工程成為重點(diǎn)，正式進(jìn)入財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化階段[2]。在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化階段，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)由初期的局域網(wǎng)構(gòu)建延伸到互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建，財務(wù)信息系統(tǒng)也由預(yù)算+決算+核算+財務(wù)分析的整體系統(tǒng)代替單機(jī)版會計核算軟件，為院校內(nèi)部信息資源的聯(lián)通、共享提供了充足支持。

2基于會計信息化的高校財務(wù)內(nèi)部控制壓力

2.1職能權(quán)責(zé)不夠清晰

在會計信息化持續(xù)發(fā)展進(jìn)程中，高等院校的內(nèi)部控制重點(diǎn)發(fā)生了變化，計算機(jī)信息處理代替會計記賬，線上報表制作代替線下賬簿管理，會計信息輸出控制、財務(wù)原始數(shù)據(jù)審查、信息化系統(tǒng)程序制約成為內(nèi)部控制重點(diǎn)。在內(nèi)部控制重點(diǎn)轉(zhuǎn)移的情況下，多數(shù)高校并沒有對現(xiàn)有崗位職能權(quán)責(zé)進(jìn)行調(diào)整。過于模糊的相關(guān)崗位職能權(quán)責(zé)設(shè)置模式，給高校財務(wù)內(nèi)部控制帶來了極大的壓力。

2.2部門操作獨(dú)立割裂

當(dāng)前，在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化階段的高校各職能部門操作處于獨(dú)立割裂狀態(tài)，各職能部門信息不對稱情況較為顯著，加之宏觀頂層設(shè)計的缺失，埋下了高成本建設(shè)、重復(fù)建設(shè)隱患。而過低的職能部門信息共享程度，不僅無法滿足高等院校領(lǐng)導(dǎo)層策略決議的需求，而且導(dǎo)致院校財務(wù)業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)性缺失，引發(fā)財務(wù)業(yè)務(wù)操作違背操作規(guī)程、財務(wù)信息庫被惡意入侵等問題[3]。

2.3監(jiān)控機(jī)制形同虛設(shè)

目前，高校內(nèi)部控制工作的正常開展需要內(nèi)部監(jiān)督、外部監(jiān)督力量的共同保障，內(nèi)部監(jiān)督主體為內(nèi)部審計機(jī)構(gòu)，配合院校紀(jì)檢監(jiān)察的輔助;外部監(jiān)督主體為教育主管部門與行政主管部門，以審計機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察巡視為支撐。在上述監(jiān)控機(jī)制運(yùn)行過程中，沒有將監(jiān)控工作覆蓋到全部部門，也沒有嚴(yán)格執(zhí)行財務(wù)審批機(jī)制，導(dǎo)致內(nèi)部監(jiān)控機(jī)制形同虛設(shè)，增加了財務(wù)違紀(jì)風(fēng)險。

3基于會計信息化的高校財務(wù)內(nèi)部控制方案

3.1細(xì)化職能權(quán)責(zé)分配

在會計信息化進(jìn)程中，大量計算機(jī)信息系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工活動，促使高等院校內(nèi)部控制模式、內(nèi)容均發(fā)生了偏移。因此，高等院校應(yīng)組織協(xié)調(diào)構(gòu)建完善的內(nèi)部控制與會計信息化辦公組織，由專門的組織進(jìn)行校內(nèi)部控制體系健全、經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險防范、內(nèi)部控制報告編報、業(yè)務(wù)流程梳理，以及信息系統(tǒng)軟硬件維護(hù)、財務(wù)信息系統(tǒng)更新、系統(tǒng)前端應(yīng)用指導(dǎo)咨詢、新后臺數(shù)據(jù)庫維護(hù)等[4]。同時，辦公組織還需要協(xié)助財務(wù)部門內(nèi)部、其他業(yè)務(wù)部門的批量數(shù)據(jù)進(jìn)行財務(wù)部資產(chǎn)的日常管理，并與校內(nèi)相關(guān)部門、校外單位財務(wù)信息系統(tǒng)對接，為微信公眾號、財務(wù)部網(wǎng)站的運(yùn)行提供技術(shù)支持。

除專門組織以外，采購業(yè)務(wù)部門應(yīng)圍繞本部門工作職責(zé)，進(jìn)行崗位業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)組織，協(xié)調(diào)解決該部門與財務(wù)部門工作銜接問題，并積極根據(jù)內(nèi)部控制建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)要求，參與會計信息化背景下的學(xué)校內(nèi)部控制體系建設(shè)工作;科研業(yè)務(wù)部門應(yīng)通過部門科研系統(tǒng)，及時更新科研項目信息與預(yù)算信息，定期接受財務(wù)系統(tǒng)會計核算、經(jīng)費(fèi)入賬、發(fā)票開具等反饋內(nèi)容，為科研項目經(jīng)費(fèi)從立項到結(jié)題整個生命周期內(nèi)的數(shù)據(jù)控制奠定基礎(chǔ);信息系統(tǒng)崗位應(yīng)在維護(hù)會計信息化體系網(wǎng)絡(luò)、硬軟件設(shè)備的基礎(chǔ)上，維護(hù)會計信息化平臺客戶端，并為師生用戶提供客戶端操作指導(dǎo)。在這個基礎(chǔ)上，信息系統(tǒng)崗位應(yīng)進(jìn)行會計信息化設(shè)備耗材的采購、等級、更換，以及網(wǎng)上收費(fèi)技術(shù)管理，如資金監(jiān)控系統(tǒng)維護(hù)、應(yīng)收數(shù)據(jù)設(shè)置等，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展財務(wù)資產(chǎn)的日常管理;內(nèi)部控制崗位需要進(jìn)行校年度內(nèi)部控制報告的編報，并協(xié)助只制定學(xué)校內(nèi)部控制制度，防控經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險。同時，逐步梳理校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程、模塊，在識別、監(jiān)控、預(yù)防、控制業(yè)務(wù)風(fēng)險的同時，對財務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)完善提供建議。

此外，根據(jù)高等院校公共資源有限性特點(diǎn)，院?？梢栽趦?nèi)部各職能部門構(gòu)建專門的預(yù)算編制委員會，獨(dú)立于財務(wù)部門，將預(yù)算決策、執(zhí)行權(quán)力分割[5]。委員會需要根據(jù)年度學(xué)校整體戰(zhàn)略方向，進(jìn)行年度業(yè)務(wù)預(yù)算目標(biāo)的明確以及分析，并進(jìn)行各部門預(yù)算的審核以及結(jié)果公開。同時，依據(jù)會計信息化體系中的核準(zhǔn)信息，對預(yù)算計劃、執(zhí)行情況進(jìn)行比對分析，確定兩者差異，為下年度預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整提供依據(jù)。

3.2落實(shí)多部門協(xié)作體系

在會計信息化建設(shè)背景下，為了落實(shí)多部門協(xié)作體系，高等院?？梢砸劳鞋F(xiàn)有財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)架構(gòu)，將師生用戶系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)子系統(tǒng)之間、校園卡系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行逐一連接。對于師生用戶系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)，高等院?？梢愿鶕?jù)師生用戶要求，摒棄以往師生利用原始憑證（發(fā)票等）進(jìn)行多環(huán)節(jié)報賬、審批的方式，而是從網(wǎng)上填報、財務(wù)審核、網(wǎng)銀結(jié)算幾個環(huán)節(jié)，執(zhí)行線上分級審批、24 h自動投遞、無現(xiàn)金結(jié)算模式，節(jié)省內(nèi)部財務(wù)活動耗時，為會計信息化的順利推進(jìn)提供支持。

對于采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)，根據(jù)高校耗材、低值品、小型設(shè)備采購具有交易數(shù)量大、單位價值低的特點(diǎn)，以往市場采購后再通過發(fā)票報銷的方式，過程較為繁瑣，不利于部門間內(nèi)部控制，此時，可以依托網(wǎng)絡(luò)采購平臺，聯(lián)結(jié)采購平臺、財務(wù)系統(tǒng)[5]。隨后校內(nèi)師生可以通過網(wǎng)絡(luò)采購平臺發(fā)起采購，選擇項目、商品后發(fā)送訂單，網(wǎng)絡(luò)采購平臺可以直接生成采購訂單并凍結(jié)提交資金，訂單生效后，商城根據(jù)商品清單送貨，由采購發(fā)起方驗收，驗收完畢后，在校財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行定期批量集中結(jié)算。整個過程中，采購業(yè)務(wù)辦理為線上，不需師生單獨(dú)保障，集中結(jié)算系統(tǒng)可以在與財務(wù)核算系統(tǒng)無縫銜接的基礎(chǔ)上，高效率運(yùn)行，并智能生成憑證，為業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門協(xié)同合作提供依據(jù)。

對于財務(wù)子系統(tǒng)之間，可以借助閉環(huán)式預(yù)算管理思維，將預(yù)算、決算、核算、分析模塊逐一聯(lián)結(jié)，為預(yù)算崗位、核算崗位、決算崗位與分析崗位協(xié)同合作提供支持。在子系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)連接后，預(yù)算崗位可以通過預(yù)算子系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算申報，并根據(jù)財務(wù)部門下達(dá)的預(yù)算額度將預(yù)算控制信息填寫到核算子系統(tǒng)。而用戶則可以通過提交網(wǎng)絡(luò)匯報單，由財務(wù)部門在核算子系統(tǒng)進(jìn)行復(fù)核、審核、結(jié)算、稽核、記賬、反饋，并在年末根據(jù)核算子系統(tǒng)年度基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行決策類信息的整理，生成決策分析報告，為決策優(yōu)化提供依據(jù)。

對于校園卡系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)，高等院?？梢愿鶕?jù)消費(fèi)、充值、入賬、報賬自動化需求，校園卡用戶可以通過支付寶、銀行卡、微信、現(xiàn)金等方式充值，存入統(tǒng)一的校園卡系統(tǒng)銀行賬戶，或者在學(xué)校自助打印復(fù)印、食堂等收費(fèi)終端刷卡消費(fèi)，經(jīng)終端轉(zhuǎn)出到學(xué)校結(jié)算賬戶，與校財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)算模塊相聯(lián)系，由校財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)算模塊直接劃賬報收，轉(zhuǎn)入經(jīng)費(fèi)卡。

3.3健全內(nèi)部監(jiān)督控制機(jī)制

作為高等院校教育教學(xué)管理工作的核心組成，財務(wù)內(nèi)部控制工作實(shí)效關(guān)乎財務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)程。由我國高等院校性質(zhì)可知，我國高等院校執(zhí)行黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負(fù)責(zé)制，校黨委是高等院校全部經(jīng)濟(jì)活動開展的領(lǐng)導(dǎo)者，分管校領(lǐng)導(dǎo)可作為總會計師與校經(jīng)濟(jì)委員會直接領(lǐng)導(dǎo)院校職能部門、科研機(jī)構(gòu)、教學(xué)單位、直屬單位等部門的全部經(jīng)濟(jì)活動[6]?？紤]到當(dāng)前高等院校全過程績效監(jiān)督管理體系仍然存在缺陷，院校應(yīng)結(jié)合財務(wù)內(nèi)部控制監(jiān)督工作要求，引入關(guān)鍵績效指標(biāo)法，進(jìn)行總體財務(wù)部門與業(yè)務(wù)職能工作、內(nèi)部綜合績效的典型性關(guān)鍵指標(biāo)提煉。在關(guān)鍵指標(biāo)提煉的基礎(chǔ)上，構(gòu)建涵蓋資料檔案庫、標(biāo)準(zhǔn)庫、專家?guī)臁㈨椖繋煸趦?nèi)的預(yù)算績效管理信息系統(tǒng)，從多個方位、多個視角進(jìn)行預(yù)算績效管理，并形成績效監(jiān)控報告，為預(yù)算績效管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制提供依據(jù)。比如，從科學(xué)視角評價預(yù)算，尋找各項教育資源靈活配置節(jié)點(diǎn)，促使教育經(jīng)費(fèi)使用效率向更高的水平發(fā)展。再如，高等院?？梢酝诰駿xcel定位、匯總、排序、查找等菜單功能優(yōu)勢，定期整理銀行存款日記賬、銀行流水明細(xì)表。整理時，可以從財務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)銀系統(tǒng)分別下載Excel格式的銀行存款日記賬、銀行流水賬，將銀行對賬單內(nèi)誤記賬調(diào)整等無效數(shù)據(jù)剔除后，利用銀行支付平臺，經(jīng)公務(wù)卡批量支付報銷業(yè)務(wù)，定期對公務(wù)卡支出內(nèi)容進(jìn)行匯總，以公務(wù)卡支出明細(xì)賬的形式進(jìn)行資金支出監(jiān)督控制[7]。

此外，在財務(wù)網(wǎng)絡(luò)化階段，外部病毒侵入、惡意攻擊對高校財務(wù)系統(tǒng)造成了較大的威脅。因此，高校應(yīng)將內(nèi)部財務(wù)系統(tǒng)與外部關(guān)聯(lián)方系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)結(jié)機(jī)制的構(gòu)建。一方面，高?？梢耘c財政系統(tǒng)互相聯(lián)結(jié)，實(shí)現(xiàn)財政資金支付、電子票據(jù)實(shí)時管理。即摒棄以往分別在校財務(wù)系統(tǒng)、政府財政系統(tǒng)分別錄入財政資金支付信息并根據(jù)獲取的支付憑證號依次錄入校財務(wù)系統(tǒng)、銀行的方式，直接調(diào)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)體系中的標(biāo)準(zhǔn)接口，依托銀行與高校財務(wù)互相聯(lián)結(jié)平臺，將校財務(wù)系統(tǒng)、政府財政系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)進(jìn)行互相連通，進(jìn)行校基本戶與國庫賬戶的直接線上管理，增加監(jiān)督管理廣度，從側(cè)面規(guī)避大量充分作業(yè)引發(fā)的轉(zhuǎn)賬錯誤風(fēng)險[8-9]。

4結(jié)語

綜上所述，基于會計信息化的高校財務(wù)決策信息更加豐富，有利于風(fēng)險量化評測，但內(nèi)部責(zé)任、權(quán)利確認(rèn)難度較大，極易引發(fā)會計信息失真問題。因此，高校應(yīng)立足會計信息化建設(shè)視角，構(gòu)建多部門高效溝通、多部門協(xié)作的體系，配套細(xì)化職能、權(quán)責(zé)分配。并對監(jiān)督控制模式進(jìn)行進(jìn)一步完善，控制關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，保證會計信息化下高校財務(wù)工作的平穩(wěn)、安全推進(jìn)。

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