企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)分析

劉博

摘 要：信息化時代市場經(jīng)濟的發(fā)展趨向于多元化，同時也帶動著企業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展，使企業(yè)內(nèi)部信息資源更加豐富，在企業(yè)管理中，檔案管理的規(guī)范起著至關(guān)重要的作用，必須要把管理檔案做到規(guī)范有序，有利于企業(yè)的健康發(fā)展，同時還能夠有效地保證企業(yè)的核心利益，所以一定要認識到企業(yè)檔案管理的重要性。本文主要針對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對策進行分析和討論。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;企業(yè)管理;信息化;建設(shè)對策

一、檔案信息化建設(shè)內(nèi)容

檔案信息化，從字面上來解釋這個名詞，它的意思就是把檔案按照信息記錄的方式進行整理，便于對檔案的利用?？傮w來說，檔案信息化可以分為整體和細節(jié)兩類。從整體來看，就是一面很復(fù)雜的檔案信息關(guān)系網(wǎng)，那么檔案信息化就是要捋清這個關(guān)系網(wǎng)之間的聯(lián)系，然后進行信息化歸納整理，把我國所有的信息都歸納整理好之后，然后在各個行業(yè)之間進行融合，檔案信息化以公開透明的方式呈現(xiàn)在管理人員的眼前，便于檔案的融合和管理人員的利用。從細節(jié)上看，就是檔案信息內(nèi)部的事情，檔案就像檔案信息的毛細血管，是整體檔案的分支，各司其職的同時又相互聯(lián)系。隨著我國科技的發(fā)展，檔案信息整理也有了很大的進步，檔案信息更加細致、全面，便于查找，同時也可以在檔案中尋找到更加符合實際的檔案信息，為人們所利用。所以，在檔案信息化建設(shè)中，只有從整體和細節(jié)兩個方面共同入手，才可以建設(shè)出更好的檔案信息化，才可以讓檔案信息化在現(xiàn)代社會快速發(fā)展，為人們提供便利，為社會作出貢獻。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析

1、管理水平落后

在企業(yè)發(fā)展過程中，開始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)。傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法無法滿足時代發(fā)展要求，也與企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展相背離。首先，在檔案管理信息化建設(shè)期間，軟件開發(fā)商沒有深入分析企業(yè)的發(fā)展規(guī)律、個性需求和管理流程，從而導(dǎo)致軟件開發(fā)缺乏針對性，沒有深入考量和分析企業(yè)信息化建設(shè)需求。企業(yè)在應(yīng)用軟件開展信息化管理時，沒有立足于自身實際情況進行二次開發(fā)，從而導(dǎo)致檔案信息化管理系統(tǒng)無法發(fā)揮出優(yōu)勢作用。其次，企業(yè)所聘用的檔案管理人員非專業(yè)人員，不具備專業(yè)的管理能力和水平。當管理人員素質(zhì)能力較低時，將會影響檔案管理工作的信息化建設(shè)，還會導(dǎo)致企業(yè)流失人力資源。

2、信息化建設(shè)缺乏長遠規(guī)劃

在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，我們必須具備有效的策略，并建立起完善的現(xiàn)代化企業(yè)管理制度，并對企業(yè)自身的發(fā)展戰(zhàn)略有足夠深刻的意識。這直接關(guān)系到企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)的實施效果，所以國有企業(yè)應(yīng)當充分利用時間，高效率地去制定一個總體規(guī)劃，這將有助于企業(yè)的長久發(fā)展，保證企業(yè)的最大效益。

3、安全性管理缺乏

在信息時代發(fā)展下，信息系統(tǒng)的安全對于企業(yè)來說顯得尤為重要，一定要確保企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的安全性，檔案數(shù)據(jù)一旦泄露，這會給企業(yè)造成不可避免的經(jīng)濟損失，企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全性主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上的電子文件，包括一些電子文檔的安全使用，如果在這些方面信息沒有得到充分保障，或者是由一些人為因素等產(chǎn)生的一系列問題，都會給企業(yè)造成無法彌補的經(jīng)濟損失，也會影響到企業(yè)形象，對企業(yè)在市場經(jīng)濟中的發(fā)展有一定的阻礙作用，由此可見，檔案管理信息化的安全性對一個企業(yè)起著至關(guān)重要的作用。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)對策

1、提高工作人員的專業(yè)技能

信息化社會在不斷發(fā)展的同時，對檔案管理人員的相關(guān)素質(zhì)也提出了更高的要求，以往的檔案管理只需要每天重復(fù)同樣的工作，做到細心即可，但引入信息技術(shù)后，需要工作人員懂得計算機的操作技能，并及時對信息進行科學(xué)合理的整合和歸納，根據(jù)類別進行分類，從而提供給查閱者更好的服務(wù)。對此單位應(yīng)加強對工作人員的培訓(xùn)，使他們的計算機水平符合相關(guān)要求，因檔案管理這一工作在實際操作中會受到很多因素的影響，因此工作人員應(yīng)根據(jù)實際情況改變自己的工作模式，并熟練操作計算機，提升服務(wù)質(zhì)量，進而實現(xiàn)檔案管理信息化。

2、推進檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)

建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。按照“簡化整理、深化著錄”的原則，將著錄作為檔案整理的重要任務(wù)，在檔案管理系統(tǒng)平臺上，完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。整合檔案資源。建立集中統(tǒng)一管理的檔案資源管理架構(gòu)，推進檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化。對檔案資源信息進行分類，形成各類專題數(shù)據(jù)庫，提供多樣化、個性化、常態(tài)化的檔案資源服務(wù)。推動檔案數(shù)據(jù)資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)平臺，建立檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，在確保檔案信息安全的前提下，加大檔案開放力度，為檔案利用提供服務(wù)，提高檔案查全率和查準率。

3、強化檔案信息化安全管理

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完善過程中，注重優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，引入專業(yè)管理人才和設(shè)備，不斷優(yōu)化完善網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。采用信息化方式和技術(shù)，大力建設(shè)檔案信息化平臺，從根本上提升檔案管理效益。在企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須注重安全管理問題。為了提升檔案開發(fā)利用率，必須加大檔案信息安全保護等級。通過檔案管理的各項安全要求，基于信息安全要求和分析進行分類，確定不同等級的安全保護要求和標準，科學(xué)評估信息管理系統(tǒng)的安全性。此外，企業(yè)還需要建立檔案安全管理機制，實現(xiàn)常態(tài)化安全管理，對安全管理操作流程和程序進行規(guī)范，充分發(fā)揮出安全管理機制在檔案管理中的作用。企業(yè)還應(yīng)當引進安全管理設(shè)施，設(shè)置保密功能和安全查閱權(quán)限，聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)硬件系統(tǒng)，全面確保檔案管理的完整性和安全性。

結(jié)束語

企業(yè)積極的進行檔案信息化的建設(shè)是整個時代發(fā)展的必然要求，隨著社會的發(fā)展、時間的沉淀，會出現(xiàn)質(zhì)的改變，改變之后的檔案信息化就是檔案信息越來越透明，檔案信息每條都會有詳細的記載，而且隨著時間的推進，管理人員的技術(shù)也會越來越嫻熟，檔案信息化做的越來越好，間接地促進檔案管理的發(fā)展。

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