淺談企業(yè)電子文件的安全保密管理

劉晨晨

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，我國的電子化信息產(chǎn)業(yè)不斷完善，目前我國大多數(shù)的企業(yè)都改變了傳統(tǒng)的辦公方式，開始采用以電子化辦公的方式管理公司，尤其是近些年來，企業(yè)普遍采用電子化辦公的現(xiàn)象十分普遍。雖然現(xiàn)代企業(yè)改變了傳統(tǒng)運(yùn)營(yíng)方式中紙質(zhì)化辦公的成本，大大降低了成本，但仍要注重使用電子文件產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，如果企業(yè)對(duì)這些環(huán)節(jié)沒有做到足夠的重視，不能做好保密工作，就會(huì)使企業(yè)的運(yùn)行在某一個(gè)環(huán)節(jié)內(nèi)出現(xiàn)問題，進(jìn)而使企業(yè)發(fā)生不可預(yù)知的風(fēng)險(xiǎn)事故，在某種程度上給企業(yè)帶來無法彌補(bǔ)的財(cái)產(chǎn)損失。

關(guān)鍵詞：電子文件;安全問題;保密與管理

在遵守國家保密法規(guī)，嚴(yán)格保守國家秘密的同時(shí)，各級(jí)管理人員應(yīng)該注重保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密。尤其是近些年來，隨著外包業(yè)務(wù)的發(fā)展，企業(yè)在選擇外包業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)該更加謹(jǐn)慎，在最大程度上保護(hù)企業(yè)大量的電子文件安全，明白企業(yè)電子文件保密管理的重要性，并且采取科學(xué)有效的相關(guān)措施保護(hù)企業(yè)的良好發(fā)展，保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密安全，減少某種程度上給企業(yè)所帶來的財(cái)產(chǎn)損失。

一、企業(yè)電子文件保密管理的定義

保密工作對(duì)于一個(gè)企業(yè)來說是非常重要的，尤其是對(duì)于電子文件來說，企業(yè)只有做好保密工作，才可以使企業(yè)達(dá)到穩(wěn)定安全，進(jìn)而使企業(yè)保持良好的運(yùn)營(yíng)態(tài)勢(shì)。目前很多企業(yè)也認(rèn)識(shí)到了穩(wěn)定，安全和準(zhǔn)確的電子文件對(duì)于企業(yè)發(fā)展前進(jìn)的重要性，也積極的采取了相應(yīng)的措施，加強(qiáng)企業(yè)的保密管理工作，但是由于電子文件本身會(huì)受到各種因素的影響，會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生，因此不可避免的會(huì)出現(xiàn)一些文件質(zhì)量問題，為企業(yè)帶來其他方面的一些損失，所以企業(yè)近些年來更加注重電子文件的保密管理工作，希望可以為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展保駕護(hù)航。

企業(yè)的電子文件保密管理工作，其實(shí)就是要求企業(yè)的管理人員對(duì)電子文件中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，識(shí)別出一些風(fēng)險(xiǎn)比較大且頻率高的事故之后，采取科學(xué)且合理有效的方法和技術(shù)，對(duì)電子文件的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，把電子文件存在的風(fēng)險(xiǎn)性降到最低，達(dá)到預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)電子文件進(jìn)行保密的目的，進(jìn)而使企業(yè)花費(fèi)最小的成本達(dá)到最好的效果，將電子文件可能存在的風(fēng)險(xiǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)所帶來的損失降到最低，這就是企業(yè)對(duì)電子文件保密管理的重要性和什么是電子保密管理工作。

二、企業(yè)對(duì)電子文件進(jìn)行保密管理的原因

2.1企業(yè)信息建設(shè)的對(duì)外機(jī)制

目前大多數(shù)企業(yè)都注重加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的管理工作，但是在實(shí)際操作過程中，會(huì)受到很多因素的制約，要考慮的因素很多，因此，大多數(shù)企業(yè)為了減少工作量和成本，把企業(yè)的信息化建設(shè)對(duì)外進(jìn)行承包，尤其是近些年來，眾多企業(yè)實(shí)行外包機(jī)制促進(jìn)了信息建設(shè)外包公司的不斷發(fā)展和壯大。對(duì)于企業(yè)的對(duì)外承包來說，其實(shí)就是將企業(yè)的信息工作委托給第三方，由第三方人員對(duì)企業(yè)系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)和維護(hù)進(jìn)行管理，保證企業(yè)的順利進(jìn)行。大多數(shù)情況下，對(duì)外承包制更適用于項(xiàng)目多任務(wù)重的企業(yè)，這一類企業(yè)實(shí)行對(duì)外承包制可以大大降低企業(yè)的成本，提高企業(yè)的運(yùn)行效率，但是企業(yè)將信息對(duì)外進(jìn)行承包也有不利的方面，首先會(huì)影響企業(yè)的信息保密程度，造成企業(yè)大量的核心信息外流，使產(chǎn)權(quán)在轉(zhuǎn)移過程當(dāng)中出現(xiàn)不徹底性，會(huì)在一定程度上受制于第三方，因此，面對(duì)這種情況就需要企業(yè)做好保密管理工作，將企業(yè)的各種電子文件保管妥當(dāng)，避免造成信息外流的嚴(yán)重后果。

2.2員工個(gè)人素質(zhì)問題

優(yōu)秀員工對(duì)于企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理來說非常重要，只有員工的素質(zhì)良好，才可以保證企業(yè)的電子文件良好的保密性，才可以使企業(yè)順利的發(fā)展進(jìn)行。電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理與傳統(tǒng)的文件管理相比較而言有了很多的改變，不僅表現(xiàn)在管理技術(shù)方面，而且表現(xiàn)在管理的方法方面，因此，面對(duì)這種情況，企業(yè)應(yīng)該注重人員的素質(zhì)問題，嚴(yán)格要求員工，選擇素質(zhì)較高，專業(yè)技術(shù)較好的人才，選取的人才要必須符合企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，符合企業(yè)的人才需要條件，既從事這個(gè)行業(yè)的相關(guān)人員必須要熟悉本企業(yè)的業(yè)務(wù)流程和科學(xué)技術(shù)運(yùn)用，除此之外，還要掌握良好的計(jì)算機(jī)程序，能夠熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等高科技產(chǎn)品，更重要的是要求從業(yè)人員要對(duì)企業(yè)的內(nèi)部業(yè)務(wù)工作流程，尤其是在電子文件的形成、傳遞方面做到心中有數(shù)，能夠有比較深入的了解，以此來保證企業(yè)的人才需要。但是目前我國企業(yè)在這方面的人才比較匱乏，符合要求的人員很少，急需解決人才短缺問題。

2.3相關(guān)法律法規(guī)不健全

目前對(duì)于企業(yè)的信息系統(tǒng)方面的相關(guān)法律法規(guī)還不健全，很多企業(yè)的信息管理服務(wù)系統(tǒng)容易受到黑客的攻擊，不僅如此，還容易出現(xiàn)內(nèi)部人員作案以及病毒入侵的情況，尤其是商業(yè)銀行，保險(xiǎn)公司等這類的企業(yè)。因此，這類企業(yè)要想保證企業(yè)的順利進(jìn)行，解決企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)因素的存在，國家就必須制定相關(guān)的法律法規(guī)，完善法律環(huán)境，建立科學(xué)有效的法律體系促進(jìn)電子交易行業(yè)的規(guī)范化和制度化，解決法律不健全帶來的各種問題，做到為企業(yè)的良好設(shè)立發(fā)展保駕護(hù)航。

三、加強(qiáng)企業(yè)電子文件保密管理的措施

3.1慎重選擇對(duì)外承包業(yè)務(wù)

企業(yè)在選擇對(duì)外承包業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)該慎重選擇企業(yè)的信息，在承包之前，首先應(yīng)強(qiáng)化黨管保密原則，企業(yè)黨委應(yīng)將此事作為重大議題進(jìn)行前置研究，提出指導(dǎo)意見，明確企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目實(shí)施人的保密責(zé)任;具體執(zhí)行過程中，有關(guān)事項(xiàng)應(yīng)提交董事會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)進(jìn)行討論研究，與會(huì)人員應(yīng)按照黨委的要求，對(duì)涉及商業(yè)秘密的文件安全性進(jìn)行集體研究，要求全體人員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，最后由董事會(huì)作出執(zhí)行決定。只有通過經(jīng)過完整的黨委前置研究、執(zhí)行層面集體研討、形成完善保密責(zé)任體系的承包業(yè)務(wù)才可以委托給第三方，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)的良好運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。

3.2培養(yǎng)優(yōu)秀的保密管理工作人員

優(yōu)秀的保密管理工作人員可以為企業(yè)大大降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)電子文件的信息安全，是企業(yè)成功的必要條件，因此，企業(yè)要想加強(qiáng)電子文件的保密管理工作，就必須培養(yǎng)大量的優(yōu)秀人才，加強(qiáng)企業(yè)的保密管理工作。培養(yǎng)優(yōu)秀人才，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是企業(yè)要建立優(yōu)秀人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，采取各種積極有效的措施來吸引更多優(yōu)秀的人才加入到企業(yè)當(dāng)中，二是要?jiǎng)?chuàng)造良好的企業(yè)氛圍，從到和諧愉快的氛圍和學(xué)習(xí)環(huán)境，為相關(guān)工作人員提供良好的外部環(huán)境，三是要加強(qiáng)對(duì)電子文件保密管理工作人員的技術(shù)訓(xùn)練，加大經(jīng)濟(jì)投入，讓員工可以學(xué)習(xí)更多的理論技術(shù)知識(shí)，為員工的深造打下良好的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)。只有這樣才可以提高企業(yè)的實(shí)力。

3.3完善相關(guān)法律法規(guī)

企業(yè)信息化建設(shè)的良好運(yùn)營(yíng)需要法律環(huán)境來保駕護(hù)航，政府應(yīng)該出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī)政策，對(duì)于違反企業(yè)保密管理政策的人員要加大懲罰力度，防止一些不法分子利用企業(yè)的電子文件獲取相關(guān)利益，欺騙更多的消費(fèi)者。也只有完善相關(guān)法律法規(guī)，才可以提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)質(zhì)量和效率，促進(jìn)企業(yè)的快速平穩(wěn)發(fā)展。尤其是我國目前面臨著重大的企業(yè)信息化發(fā)展阻礙問題，更需要良好的法律環(huán)境保障企業(yè)的順利發(fā)展。

四、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)電子文件的安全保密管理工作需要內(nèi)部環(huán)境的支撐，也需要外部環(huán)境的保障，提高保密管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，完善對(duì)外承包行業(yè)的法律法規(guī)政策，一定可以提高企業(yè)信息的保密程度，提高企業(yè)的運(yùn)行質(zhì)量和效率。

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