電力工程項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理探究

朱明正

摘 要：隨著電力工業(yè)的迅速發(fā)展，包括檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)管理日趣規(guī)范和完善，特別是達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工程，更是將檔案達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)納入整體創(chuàng)優(yōu)工作范疇，對(duì)檔案管理提出了更高更多的要求。電力檔案形成于電力建設(shè)全過(guò)程，涵蓋工程建設(shè)的方方面面，數(shù)量多內(nèi)容復(fù)雜，因此要做好檔案全過(guò)程管理，就必須要求技術(shù)、質(zhì)量、物資采購(gòu)和檔案管理等部門(mén)彼此合作，通力配合，共同做好工程項(xiàng)目檔案編制報(bào)審、收集、整理等工作，全力確保電力工程檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確規(guī)范，及時(shí)有效。本文通過(guò)對(duì)電力工程建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程管理進(jìn)行全面分析，希望可以為相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：電力;工程項(xiàng)目;檔案;全過(guò)程管理

0引言

檔案工作“三納入四同步”，電力企業(yè)的迅速發(fā)展，極大地推動(dòng)電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理持續(xù)提升，日益完善規(guī)范。電力工程項(xiàng)目檔案管理是整個(gè)工程建設(shè)中不可或缺的重要環(huán)節(jié)之一，也是整個(gè)電力工程資料的歸集所在。項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理，就要求相關(guān)人員對(duì)電力發(fā)展的活動(dòng)軌跡進(jìn)行全面客觀記錄，確保各類記錄客觀真實(shí)、形式規(guī)范、及時(shí)有效。新時(shí)代，新變化，新要求，隨著電力工業(yè)外部環(huán)境變化，電力工程檔案管理任務(wù)更重，要求更多，需要檔案從業(yè)人員積極開(kāi)拓創(chuàng)新、務(wù)實(shí)求真，善于學(xué)習(xí)、勤于做事。在具體的工程建設(shè)檔案管理過(guò)程中，需要工作人員按照工程的實(shí)際情況，對(duì)施工中的一系列內(nèi)容進(jìn)行有效記錄，例如審批、采購(gòu)、施工等等。只有這樣才能夠使電力工程項(xiàng)目建設(shè)的檔案質(zhì)量得到有效保障。

1項(xiàng)目工程項(xiàng)目前期準(zhǔn)備

任何工作都離不開(kāi)人，檔案管理工作要持續(xù)發(fā)展，首先要持續(xù)提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。檔案管理是輔助性工作，相對(duì)于經(jīng)營(yíng)、技術(shù)等部門(mén)，檔案管理部門(mén)責(zé)重權(quán)輕，受關(guān)注度低，因此檔案人員需要始終保持平常心，要甘于寂寞，甘守平淡，要高調(diào)做事，低調(diào)做人，加大對(duì)自身的要求。懂檔案，也要懂工程，檔案人員要努力提高管理水平，既要鉆研檔案業(yè)務(wù)，也要適當(dāng)了解工程建設(shè)的大致脈絡(luò)，要邊學(xué)習(xí)，邊實(shí)踐，從而使檔案管理不斷躍上新臺(tái)階。對(duì)于工程項(xiàng)目檔案管理人員而言，要想做好檔案管理工作就一定要對(duì)各個(gè)方面的基礎(chǔ)知識(shí)進(jìn)行全方位的把控，例如工程設(shè)計(jì)、施工管理等等。同時(shí)還需要對(duì)項(xiàng)目建設(shè)中的各項(xiàng)內(nèi)容以及具體的流程進(jìn)行全方位掌握;其次，要結(jié)合施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際條件，建立起檔案收集臺(tái)賬以及存放專柜。要根據(jù)工程的實(shí)際規(guī)模按需配備打印機(jī)、掃描儀、空調(diào)、除濕器等檔案設(shè)施，也可定制專門(mén)的資料柜等管理類工具和耗材;最后，要結(jié)合工程建設(shè)的實(shí)際變化，對(duì)已有的檔案收集工作機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化。通過(guò)具體規(guī)范的措施將歸檔機(jī)制的具體規(guī)定滲透到每一項(xiàng)管理工作當(dāng)中，努力提升工作的實(shí)際效果。檔案管理要重策劃、重落實(shí)、重過(guò)程控制，重檢查后的整改落實(shí)。工程開(kāi)工之初，要根據(jù)工作實(shí)際情況建立起相應(yīng)的檔案管理程序制度，對(duì)竣工資料的收集、整理以及移交過(guò)程管理要素進(jìn)行必要明確，并且將該程序納入到工程質(zhì)量考核工作中。同時(shí)可以采取多項(xiàng)控制措施以及有效方式，落實(shí)程序制度，優(yōu)化管理流程。讓每一次查閱以及借閱檔案都能夠記錄在案，從而讓檔案的全面性得到有效保障。除此之外，相關(guān)部門(mén)還需要結(jié)合實(shí)際情況建立檔案管理考核機(jī)制，將考核內(nèi)容融入到檔案全過(guò)程管理工作當(dāng)中，并根據(jù)考核條文對(duì)檔案管理人員的階段性工作，進(jìn)行適當(dāng)評(píng)估，幫助檔案人員有則改之，使得全過(guò)程管理工作落實(shí)到位。

2工程事項(xiàng)事中控制

2.1明確職責(zé)

在具體的檔案管理過(guò)程中，相關(guān)企業(yè)或部門(mén)需要對(duì)整個(gè)電力工程的實(shí)際情況進(jìn)行全方位把握，明晰各單位（部門(mén)）的檔案職責(zé)，把檔案過(guò)程管理落實(shí)到每個(gè)時(shí)間點(diǎn)，落實(shí)到具體的人，最大程度避免檔案工作職責(zé)模糊、相互推諉、管理滯后，從而確保檔案管理正常有序。檔案管理過(guò)程中，建設(shè)單位、監(jiān)理單位、承包單位既要各司其職，又要緊密配合，建設(shè)單位、監(jiān)理單位要定制度、定責(zé)任、定規(guī)矩，把檔案管理的目標(biāo)和要求講清楚，其他參建單位要根據(jù)業(yè)主監(jiān)理要求，根據(jù)檔案法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范針對(duì)性地開(kāi)展工作，不折不扣地履行檔案職責(zé)，確保檔案管理和工程建設(shè)同步進(jìn)行。

2.2及時(shí)形成檔案資料

在各類電力工程的進(jìn)行過(guò)程中，由于各種因素影響，工程前期策劃不合理或計(jì)劃流于形式等問(wèn)題時(shí)有發(fā)生。這些問(wèn)題的存在可能會(huì)給各部門(mén)管理人員帶來(lái)一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，總認(rèn)為工程資料資料完成時(shí)間尚早，可以再往后拖拖，等忙完了其他手頭工作再說(shuō)，于是工程照片成了風(fēng)景照，施工記錄成了回憶錄，其時(shí)效性大打折扣，工程檔案的滯后延期也成了老大難問(wèn)題，許多時(shí)候，平時(shí)能看到的工程資料很少很少，到了工程后期，大家臨時(shí)抱佛腳，加班加點(diǎn)趕著做資料，這樣的心急火燎之下，檔案的過(guò)程檢查整改、檔案的內(nèi)外在質(zhì)量就很難真正得到保證。為了使這一問(wèn)題得到合理解決，首先要從制度入手，要從各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做起，要強(qiáng)檢查強(qiáng)考核，配合內(nèi)外部各種階段性檢查，用必要的經(jīng)濟(jì)或行政手段，督促相關(guān)人員根據(jù)檔案職責(zé)，根據(jù)工程進(jìn)展，及時(shí)完成檔案編制報(bào)審、收集整理工作，為檔案及時(shí)移交創(chuàng)造必要條件，要對(duì)各類人員的檔案工作考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步細(xì)化，并且形成富有成效的定期檢查。

2.3保證資料整體性

在電力工程實(shí)際施工過(guò)程中，不同項(xiàng)目之間有著非常密切的聯(lián)系。因此對(duì)于檔案管理工作而言，要想使其質(zhì)量得到有效保障應(yīng)該對(duì)不同項(xiàng)目之間的聯(lián)系進(jìn)行清晰把握。例如在對(duì)工程檔案資料進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)該和相關(guān)部門(mén)進(jìn)行有效溝通，具體包括電力工程的施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等全方位。收集參與電力工程建設(shè)的各個(gè)方面的有效信息，并且對(duì)這些資料進(jìn)行全面整理，從而最終形成具有高價(jià)值的檔案。如果不同單位之間在電力工程施工中溝通存在問(wèn)題，那么在對(duì)各類檔案資料進(jìn)行收集時(shí)，很容易出現(xiàn)脫節(jié)、邏輯不合理等各類問(wèn)題。建設(shè)質(zhì)量目標(biāo)之間也存在著或大或小的差異。在檔案日常管理過(guò)程中，建設(shè)單位、監(jiān)理單位要切實(shí)發(fā)揮主導(dǎo)作用，要在做好自身檔案工作的同時(shí)加強(qiáng)對(duì)其他單位的監(jiān)督指導(dǎo)，努力解決過(guò)程中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，堅(jiān)決避免因平時(shí)不作為、少作為而引起的檔案大面積返工修改現(xiàn)象。

3工程項(xiàng)目事后總結(jié)

所謂的事后控制實(shí)際上指電力工程已經(jīng)建設(shè)完成，并且竣工之后的檔案總結(jié)工作。電力工程的各參建單位在工程竣工時(shí)期應(yīng)該以工作報(bào)告的形式對(duì)所在單位的檔案管理情況進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)，積極推廣本單位在解決過(guò)程中產(chǎn)生問(wèn)題的有效方法，從而促進(jìn)今后檔案工作的發(fā)展，并幫助建設(shè)單位認(rèn)真總結(jié)本工程經(jīng)驗(yàn)。各參建單位在對(duì)自身工作進(jìn)行總結(jié)的過(guò)程中，要言之有物，注重用數(shù)據(jù)說(shuō)話，用實(shí)際事例說(shuō)話，少說(shuō)空話套話，要努力講出本工程本單位的特色，努力講出確確實(shí)實(shí)值得借鑒參考的經(jīng)驗(yàn)。要努力總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，努力參與工程達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作，努力尋求更多更高的檔案管理價(jià)值。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，要全面做好電力建設(shè)工程檔案管理的全過(guò)程管理，需要努力把握工程特點(diǎn)，努力把握工作要點(diǎn)，要善于化解被動(dòng)因素。檔案管理人員不但要全面遵守專業(yè)管理的各項(xiàng)原則，還努力將檔案管理工作和電力工程項(xiàng)目實(shí)際情況全面結(jié)合起來(lái)，不斷調(diào)整思路改進(jìn)工作方法。要充分借助信息化系統(tǒng)對(duì)各類電力檔案信息資源進(jìn)行分類整合，提高管理效率，積極促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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