基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)分析

儲(chǔ) 華 武夷學(xué)院人事處

高校在發(fā)展過程中，存在眾多的科研成果、教育成果、學(xué)生信息、教師信息等檔案資料，如果不妥善管理，將會(huì)直接影響到高校的后續(xù)管理、教育工作?；诖耍恼率紫柔槍?duì)高校傳統(tǒng)檔案管理工作存在的不足以及“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)做出分析，并視為切入點(diǎn)，了解相應(yīng)的建設(shè)策略，以求提高高校檔案的管理質(zhì)量。

高校檔案涵蓋了師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)、科研、行政、財(cái)務(wù)、基礎(chǔ)建設(shè)等方方面面，是反映高校發(fā)展過程的重要材料和依據(jù)。高校的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)有效服務(wù)于高校主要職能，以創(chuàng)新型管理策略和工作方式，不斷增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性和預(yù)見性[1]。但是，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，以往的高校檔案管理工作理念和模式已無法跟隨現(xiàn)代化的發(fā)展。因此，相關(guān)檔案管理人員必須要在“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息化建設(shè)，實(shí)施現(xiàn)代化管理模式，從而保障檔案資料的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，為高校的健康有序、高效運(yùn)行提供有效保證。

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下建設(shè)高校檔案信息化的主要優(yōu)勢(shì)

節(jié)省時(shí)間并提高效率

在檔案信息化尚未推行時(shí)，所有的高校在管理檔案方面都是采取人工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合、歸檔、儲(chǔ)存的方法。工作人員不僅有著較強(qiáng)的工作量，而且在整理方面也更為復(fù)雜，甚至極有可能發(fā)生錯(cuò)漏、疏漏等現(xiàn)象，從而制約了高校檔案管理工作的開展。通過在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下建設(shè)檔案信息化，不僅可以采取便捷的操作進(jìn)行檔案管理，節(jié)約時(shí)間，還能夠有效地規(guī)整所需要整合的檔案，以避免檔案缺失、損壞的問題發(fā)生，使得檔案管理效率大幅度提升。

人才匹配并發(fā)揮優(yōu)勢(shì)

高校的核心任務(wù)是向社會(huì)各界輸送高素質(zhì)的人才。為了提升人才培養(yǎng)的效率，要求高校在培養(yǎng)人才期間具備針對(duì)性。所謂的針對(duì)性，實(shí)際上，就是發(fā)揮學(xué)生的個(gè)人優(yōu)勢(shì)，揚(yáng)長避短，促使其在某領(lǐng)域中成為優(yōu)秀人才[2]。通過“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下建設(shè)檔案信息化，可以利用信息化技術(shù)對(duì)學(xué)生的個(gè)人差異做出篩選，從而對(duì)其個(gè)人優(yōu)勢(shì)做出針對(duì)性教育，以實(shí)現(xiàn)個(gè)人優(yōu)勢(shì)的充分發(fā)揮，以及整合人才資源的目標(biāo)。

方便使用并提高服務(wù)

過去所采取的紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存模式會(huì)隨著時(shí)間發(fā)生改變，以致削弱檔案的作用。因此，采用紙質(zhì)檔案查找相應(yīng)資料不僅會(huì)造成時(shí)間的浪費(fèi)，同時(shí)也無法充分發(fā)揮檔案的作用[3]。建設(shè)檔案信息化，就能以數(shù)據(jù)的方式對(duì)所有紙質(zhì)檔案做出長期儲(chǔ)存，此種儲(chǔ)存方式也能夠?yàn)楹罄m(xù)的查找和檢索帶來極大的便利性。

高校傳統(tǒng)檔案管理工作存在的不足

缺乏檔案管理意識(shí)

高校檔案是科研成果、教育成果、學(xué)生信息、教師信息的歷史記錄，是對(duì)高校展開教育、科研、學(xué)生管理工作的核心依據(jù)。但是，由于高校檔案管理意識(shí)的匱乏，以及人工在整理相應(yīng)檔案時(shí)不具備精確性以及完善性，這會(huì)直接導(dǎo)致管理檔案的效率與質(zhì)量下降，也無法充分發(fā)揮檔案在高校中的真正作用。

信息安全體系尚未完善

高校的檔案管理工作，不僅需要上傳、儲(chǔ)存檔案資料，同時(shí)還需要對(duì)學(xué)生、教師個(gè)人信息的安全做出保障。保密性高、范圍廣是高校檔案資料的主要特征，如果出現(xiàn)檔案信息泄露的問題，將會(huì)帶來不可預(yù)計(jì)的嚴(yán)重后果。近年來，很多不法分子盜取學(xué)生、教師信息從而實(shí)行電信詐騙，這對(duì)社會(huì)造成了極為嚴(yán)重的影響。因此，大力建設(shè)高校檔案信息化安全保障體系，是提高檔案管理質(zhì)量的核心因素。

高校檔案管理模式滯后

現(xiàn)如今，大部分高校在檔案管理方面，雖然配備了專業(yè)的檔案管理人員，并且建立了相應(yīng)的檔案室，但卻延續(xù)了以往單一、原始的紙質(zhì)管理方式，致使檔案管理工作強(qiáng)度依然較大[4]。此外，由于沒有大力引進(jìn)與采購具備信息化與現(xiàn)代化特點(diǎn)的檔案管理設(shè)備，因此高校檔案現(xiàn)代化管理能力仍舊不高。

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下建設(shè)高校檔案信息化的相關(guān)策略

轉(zhuǎn)變觀念并改進(jìn)管理方式

要想實(shí)現(xiàn)建設(shè)高校檔案信息化的目標(biāo)，首先就必須轉(zhuǎn)變現(xiàn)有傳統(tǒng)觀念，這便需要檔案管理者盡快適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的時(shí)代發(fā)展，充分認(rèn)識(shí)新時(shí)期“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)對(duì)檔案管理起到的影響。在實(shí)際的工作中，需要充分發(fā)揮對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)，確保其能夠真正地服務(wù)于檔案管理。其次，檔案管理工作者在觀念轉(zhuǎn)變的同時(shí)，也要逐漸推進(jìn)檔案信息化的建設(shè)，以完善檔案信息化管理系統(tǒng)的建立[5]。最后，檔案管理工作者在管理期間，必須不斷學(xué)習(xí)全新的信息化技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)自身能力的提升。

加大投資并建立現(xiàn)代化設(shè)備

推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)，最為關(guān)鍵的一步在于投資。首先，必須要配備專業(yè)的信息化設(shè)施，換言之，檔案信息化管理工作的基礎(chǔ)條件便是信息化設(shè)施，絕大多數(shù)的信息化設(shè)施其實(shí)就是依托于計(jì)算機(jī)的一種技術(shù)設(shè)施。在開展信息化檔案管理工作期間，還極有可能應(yīng)用到掃描儀等具備識(shí)別功能的設(shè)施[6]。其次，在現(xiàn)代化設(shè)施中，主要包含信息化安全保障系統(tǒng)的建設(shè)。在建設(shè)高校檔案信息化期間，對(duì)檔案資料數(shù)據(jù)的安全作出保證，同樣也是不可忽略的關(guān)鍵因素。因此，加大投資建立現(xiàn)代化設(shè)備，可以保證高效的信息化安全保障系統(tǒng)的建設(shè)。

首先，內(nèi)部措施。所謂的內(nèi)部措施，具體指的是強(qiáng)化系統(tǒng)應(yīng)用管理，換言之，就是及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)在應(yīng)用期間可能會(huì)出現(xiàn)的漏洞，攔截可能會(huì)發(fā)生的危機(jī)、隱患。針對(duì)內(nèi)部保護(hù)措施而言，最好引入人臉識(shí)別系統(tǒng)，在使用者進(jìn)入系統(tǒng)展開檔案查找工作的期間，為了防止他人通過非法手段冒充使用者進(jìn)入系統(tǒng)，指紋識(shí)別系統(tǒng)、人臉識(shí)別系統(tǒng)的設(shè)置是至關(guān)重要的。另外，內(nèi)部中的硬件設(shè)備也非常關(guān)鍵，儲(chǔ)存信息的重要載體便是硬件，如果硬盤有問題發(fā)生，儲(chǔ)存的大量信息將極有可能會(huì)出現(xiàn)丟失的狀況。其次，外部措施。針對(duì)于外部措施而言，具體指的是防火墻的建立。通過外部將隔離網(wǎng)建立，實(shí)現(xiàn)不良信息的隔斷，從而保障運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)的安全。不管是外部的維護(hù)還是內(nèi)部的維護(hù)，都與現(xiàn)代化的設(shè)施支撐密不可分。

打造高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)

高校檔案的信息化建設(shè)同管理工作者密不可分。因此，創(chuàng)建具備高專業(yè)素養(yǎng)、高專業(yè)水平的檔案管理隊(duì)伍是非常關(guān)鍵的。針對(duì)隊(duì)伍的創(chuàng)建，要求檔案管理者能夠適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，熟悉基礎(chǔ)的操作技能。同時(shí)應(yīng)該對(duì)進(jìn)步快、管理水平強(qiáng)的檔案管理者重點(diǎn)培養(yǎng)。在隊(duì)伍建設(shè)期間，必須要格外注意優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，從而合理匹配人才。此外，還可以聘請(qǐng)更多具備專業(yè)水平的檔案管理者。

保證物理環(huán)境的安全

物理環(huán)境是保障設(shè)施能夠長時(shí)間穩(wěn)定、正常使用的關(guān)鍵，檔案信息化的建設(shè)，會(huì)大量運(yùn)用電子設(shè)施，而維護(hù)電子設(shè)施的條件是十分嚴(yán)格的，必須要對(duì)防潮、防水格外注意。由此可見，高校在檔案信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，必須要選取適宜存放設(shè)施的環(huán)境，以保障設(shè)施正常運(yùn)行。

定期維護(hù)

在應(yīng)用電子設(shè)施期間，難免會(huì)發(fā)生損耗的問題，而損耗問題極有可能造成漏洞的出現(xiàn)。為了預(yù)防漏洞現(xiàn)象的發(fā)生，相關(guān)的檔案管理人員必須要對(duì)這些電子設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)，以提升其安全性。在對(duì)電子設(shè)施定期檢查時(shí)，需要格外注意硬盤的狀態(tài)，了解硬盤儲(chǔ)存是否有問題存在，最關(guān)鍵的還是在于備份這些檔案資料[7]。除此以外，還需要細(xì)致檢查對(duì)電子設(shè)施外部防護(hù)措施是否落實(shí)到位，了解其是否能夠?qū)θ肭值牟涣夹畔⒆龀稣r截，這些都是定期檢查期間必須要注意的關(guān)鍵點(diǎn)。

綜上所述，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”的視域，大力開展建設(shè)高校檔案信息化工作，能夠有效提升采集、整合、儲(chǔ)存、出借、歸還等檔案管理工作的效率，進(jìn)而對(duì)高校檔案的完整性、精確性作出保障，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、智能化、信息化發(fā)展。與此同時(shí)還可減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，減少檔案缺失、破損問題的發(fā)生，以推動(dòng)高校檔案管理工作的長遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展。