高校圖書館研討室自助預(yù)約系統(tǒng)的實踐與思考

莊卉卉，魏 靜，覃顯晶

(西安電子科技大學(xué) 圖書館，陜西 西安 710071)

圖書館作為高校重要學(xué)習(xí)場所，近年來在傳統(tǒng)信息服務(wù)工作基礎(chǔ)上，積極改變服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容，樹立“空間即服務(wù)”的理念，改變以藏書借閱為主的傳統(tǒng)空間模式，轉(zhuǎn)型升級為知識交流的學(xué)習(xí)空間[1]。通過技術(shù)升級、投入資金進行新館建設(shè)及舊館改造，打造滿足讀者需求的學(xué)習(xí)空間，開展多種發(fā)揮圖書館功能的空間服務(wù)，如多媒體空間、研討室、信息共享空間等，積極努力為讀者提供空間延伸服務(wù)。

研討室又稱研修間(包括個人學(xué)習(xí)室、小組學(xué)習(xí)室、小組研討室)，以獨立實體空間為主要特征，配有基本桌椅設(shè)施、投影儀等，是圖書館為支持讀者進行科研學(xué)習(xí)、小組討論提供的相對獨立的學(xué)習(xí)空間。如何提高圖書館學(xué)習(xí)空間利用，圖書館公共資源如何得到更合理的利用成為十分重要的課題[2]。目前不少國內(nèi)高校圖書館建立了研討室，并借助于各信息化技術(shù)手段，不斷推進信息化建設(shè)，實現(xiàn)智能化、智慧化管理。筆者以西安電子科技大學(xué)圖書館研討室自助預(yù)約系統(tǒng)為例，展示該系統(tǒng)設(shè)計思路與功能實現(xiàn)，結(jié)合試運行期內(nèi)的使用情況思考其存在問題，探討空間預(yù)約系統(tǒng)科學(xué)管理模式，從技術(shù)優(yōu)化、策略設(shè)置、管理規(guī)則進行分析，為建立相對完善的研修間服務(wù)模式提供參考。

1 高校圖書館空間預(yù)約系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀

目前，全國42所雙一流高校館中，面向師生讀者開展研討室等空間設(shè)施服務(wù)占85.7%[3]，提供不同大小和類型的學(xué)習(xí)討論空間，配備基本設(shè)備設(shè)施，應(yīng)用管理系統(tǒng)智能化程度不一，采用不同預(yù)約方式。傳統(tǒng)的研討室采取人工操作，如現(xiàn)場登記、電話、郵件預(yù)約，容易出現(xiàn)漏洞與失誤，以及違規(guī)行為難以監(jiān)管的問題。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展以及移動終端的普及，網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)智能化提高，越來越多的高校開始使用在線預(yù)約系統(tǒng)，大大提高研討室的管理效率。

清華大學(xué)于2011年4月開通了研修間預(yù)約網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，讀者身份在系統(tǒng)中自動進行審核，讀者自行選擇房間預(yù)約，預(yù)約完成后系統(tǒng)即刻提示預(yù)約結(jié)果。學(xué)生使用校園卡，在約定時間點到約定房間刷卡開門[4]。2012年中國人民大學(xué)研修間實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化自助管理，其中個人學(xué)習(xí)室和小組學(xué)習(xí)室更換門禁系統(tǒng)后實現(xiàn)全自助網(wǎng)絡(luò)管理，研討室為半人工化管理，讀者需要領(lǐng)取門卡開門[5]。

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)和通信技術(shù)發(fā)展日新月異，高速的數(shù)據(jù)服務(wù)使移動終端可以不受時間、地點約束給人們帶來便利，越來越多的讀者更傾向于使用移動端來獲取圖書館的信息和服務(wù)。沈陽師范大學(xué)圖書館學(xué)習(xí)共享空間包括討論區(qū)、研討區(qū)、學(xué)習(xí)區(qū)等部分，均可以從預(yù)約系統(tǒng)中查詢并預(yù)約共享空間，并支持通過手機掃描二維碼進行預(yù)約[6]。相比傳統(tǒng)App，微信公眾號具有免安裝、易開發(fā)、易推廣等優(yōu)勢，擁有廣泛的使用群體。因此，針對以往基于App服務(wù)使用率不高的現(xiàn)象，本館在實現(xiàn)自助空間預(yù)約方面推行微信公眾號作為移動入口，方便讀者隨時隨地進行預(yù)約和使用。

2 西安電子科技大學(xué)圖書館研討室自助預(yù)約系統(tǒng)

2.1 系統(tǒng)設(shè)計目標及主要功能模塊

西安電子科技大學(xué)圖書館研討室主要供讀者進行課題研究、學(xué)術(shù)討論、案例教學(xué)等用途，共設(shè)立21間全部為團隊研討室，向3人及3人以上小組開放預(yù)約。系統(tǒng)設(shè)計原則是簡化預(yù)約流程，提供可操作的友好界面和較完善功能，系統(tǒng)24h開放，不受時間、地點限制，讀者可通過Web頁面、移動端、現(xiàn)場預(yù)約機3種方式進行研討室的預(yù)約。Web界面兼容主流瀏覽器；移動端對接圖書館微信公眾號，預(yù)約完成后微信上收到預(yù)約成功的消息提醒；現(xiàn)場預(yù)約方便已到館的讀者現(xiàn)約現(xiàn)用。實現(xiàn)自助化預(yù)約，取消人工審核環(huán)節(jié)，讀者使用校園卡或者微信掃碼簽到并刷開門；實現(xiàn)智能化管理，逢節(jié)假日或閉館時可選擇性的開放和關(guān)閉系統(tǒng)。部署本地預(yù)約系統(tǒng)服務(wù)器，將預(yù)約系統(tǒng)和管理研討室門禁的交換機連接起來，門禁臨時存儲預(yù)約信息，支持脫機認證。

系統(tǒng)主要包括兩個子系統(tǒng)：預(yù)約子系統(tǒng)和后臺管理子系統(tǒng)。預(yù)約子系統(tǒng)為前臺界面，包括用戶登錄模塊、預(yù)約模塊和個人信息模塊。用戶登錄模塊調(diào)用學(xué)校身份驗證的API接口判斷讀者身份并進行驗證。登錄后進入預(yù)約模塊，系統(tǒng)首頁上查看一周內(nèi)各研討室狀態(tài)，包括空閑時段、地點、容納人數(shù)、設(shè)備環(huán)境圖片，以便讀者按其偏好進行選擇。預(yù)約界面給出提示信息，預(yù)約人填寫每位參與人的學(xué)號和研討主題，操作完成時顯示預(yù)約結(jié)果。個人信息模塊中可查詢預(yù)約記錄和違約記錄，可對已經(jīng)預(yù)約記錄進行查看、修改、刪除操作。后臺管理模塊可添加不同權(quán)限的管理員，管理員可進行預(yù)約策略設(shè)定、空間管理、數(shù)據(jù)分析，能夠獲取讀者預(yù)約數(shù)量、使用時長、讀者信息等動態(tài)數(shù)據(jù)。

圖1 空間預(yù)約系統(tǒng)組成功能模塊

2.2 系統(tǒng)使用效果與改進

目前，該系統(tǒng)試運行一學(xué)期，統(tǒng)計從2019年9月系統(tǒng)上線到2020年1月的使用情況，21間研討室共預(yù)約1 604次，預(yù)約總時長4 891h，單間研討室最多使用198次。12月為考試季使用次數(shù)顯著增加，研討室主題詞最多為學(xué)習(xí)討論、小組討論、期末復(fù)習(xí)等，表示讀者使用研討室的主要用途。

綜合讀者和工作人員使用及管理情況反饋，該系統(tǒng)在以下兩方面有待改進：①門禁系統(tǒng)暫無法感應(yīng)房間是否閑置，而系統(tǒng)只能釋放失約未簽到的研討室，若讀者簽到后提前離開，會使房間空置造成浪費，不利于資源的合理利用。 ②存在唯一管理員權(quán)限的弊端，賦予管理員賬號用戶管理權(quán)限后，可進行用戶記錄的查看和修改，具有易遭到網(wǎng)絡(luò)攻擊、管理員密碼泄露或蓄意篡改黑名單記錄的風(fēng)險。

圖2 研討室使用情況

3 管理研討室與空間預(yù)約系統(tǒng)的優(yōu)化

理想的空間預(yù)約管理系統(tǒng)是讀者可及時查詢圖書館提供的各類共享空間的詳細情況，包括設(shè)備設(shè)施、使用狀況、使用規(guī)則以及所要申請空間的即時預(yù)約狀態(tài)等信息，以方便讀者自行安排時間，進行快速預(yù)約。這既與系統(tǒng)的技術(shù)功能預(yù)期有關(guān)，也與管理規(guī)則相關(guān)，例如，懲罰機制、預(yù)約策略、宣傳培訓(xùn)。根據(jù)本館系統(tǒng)實際使用結(jié)果可在以下幾方面進行完善和改進。

3.1 技術(shù)功能優(yōu)化

3.1.1 增加感應(yīng)技術(shù)判斷空間使用狀態(tài)。 目前，各類傳感器的應(yīng)用已比較成熟，如利用力學(xué)傳感器判斷是否有人而進行座位預(yù)約，門禁系統(tǒng)通過紅外線體溫測量技術(shù)自動開門，采用無線傳感技術(shù)實時監(jiān)控農(nóng)業(yè)種植等，都是通過相應(yīng)的感應(yīng)技術(shù)實時感應(yīng)狀態(tài)。在研討室等學(xué)習(xí)空間中增加檢測感應(yīng)模塊，比如溫度傳感器，實時監(jiān)測用戶使用各空間的情況，結(jié)合當前用戶預(yù)約情況，將空間狀態(tài)反饋到系統(tǒng)中，若該房間空置后會自動釋放供他人預(yù)約使用。提高了圖書館學(xué)習(xí)空間的使用效率，最終實現(xiàn)圖書館空間分配的合理化、快捷化與智能化。

3.1.2 提供多樣化的預(yù)約方式和識別技術(shù) 通過調(diào)研相關(guān)研究文獻，目前部分高校圖書館學(xué)習(xí)空間采用了自助預(yù)約，逐步取代現(xiàn)場、電話、郵件等傳統(tǒng)的人工預(yù)約管理方式。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展、移動終端應(yīng)用的普及，采用網(wǎng)絡(luò)預(yù)約系統(tǒng)、預(yù)約終端機、微信平臺等多種方式并行進行空間預(yù)約，給讀者提供便利，提高管理效率。尤其是利用移動端和圖書館的服務(wù)相結(jié)合的方式，給圖書館的服務(wù)帶來諸多便捷和改進。李偉超等人曾面向部分高校學(xué)生進行用戶調(diào)查，結(jié)果顯示87%的學(xué)生更希望通過移動客戶端來申請、查看、修改預(yù)約信息[5]。根據(jù)本館實際觀察到大多數(shù)讀者也更傾向使用手機進行研討室預(yù)約，預(yù)約系統(tǒng)與圖書館微信公眾平臺接口對接，預(yù)約成功后微信公眾號推送消息提醒。

空間預(yù)約成功后，讀者在使用前自行刷卡簽到并開門，通過刷校園一卡通、微信掃二維碼或在刷卡觸摸屏上直接輸學(xué)號密碼任意一種方式，為了防止違規(guī)替代他人預(yù)約研討室或借用他人賬號的情況，可考慮后續(xù)對預(yù)約系統(tǒng)進行升級，設(shè)計基于人臉或指紋識別等生物特征識別技術(shù)加入空間預(yù)約系統(tǒng)的訪問控制模塊。

3.1.3 建立必要的懲罰機制和賬號管理系統(tǒng)。由于圖書館設(shè)立的學(xué)習(xí)空間數(shù)量有限，為避免資源的浪費和濫用，需設(shè)立必要的懲罰制度，對于有多次預(yù)約后不赴約、簽到人數(shù)不足、占用研討室從事與研究和學(xué)習(xí)無關(guān)的事、喧嘩或破壞公物等違約行為的用戶，將被列入黑名單數(shù)據(jù)庫，禁止一段時間內(nèi)的預(yù)約操作。也有處罰較嚴厲的高校圖書館，如哈爾濱工程大學(xué)圖書館，對違規(guī)使用者將永久取消預(yù)約資格。目前各高校圖書館針對黑名單用戶只限制其空間服務(wù)，未限制其他圖書館服務(wù)的使用。系統(tǒng)管理員也可對其他違約行為手動添加違約記錄，被列入黑名單的用戶，只能等待系統(tǒng)設(shè)定的解禁時間結(jié)束或向管理員申訴進行解禁。但若管理員賬號密碼泄露，用戶信息、預(yù)約記錄以及黑名單都有篡改攻擊的風(fēng)險。目前區(qū)塊鏈技術(shù)在個人信息管理、權(quán)限管理方面有廣泛應(yīng)用，能夠有效解決數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)泄露和數(shù)據(jù)濫用的問題。將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于設(shè)計黑名單數(shù)據(jù)庫，設(shè)置多名管理員共同參與記錄數(shù)據(jù)和管理黑名單，而單獨管理員不能夠修改已記錄黑名單，且可抵御外來針對用戶信息的篡改攻擊。

3.2 制訂合理的管理規(guī)則

在空間預(yù)約系統(tǒng)投入使用之后，也需重視相應(yīng)管理制度的建立與執(zhí)行。通常根據(jù)實際使用情況及讀者意見，各條預(yù)約策略需要不斷完善和修改，如單次預(yù)約時長、遲到失約時間設(shè)置、提前多久簽到等。比如最初系統(tǒng)單位預(yù)約時長為1h，若用戶臨時討論問題使用了十幾分鐘便離開，有限的研討室很快就不敷使用，因此縮小單位預(yù)約時長，讀者按需預(yù)約，學(xué)習(xí)空間才能發(fā)揮最大功效。待系統(tǒng)運行成熟后，應(yīng)在圖書館“規(guī)章制度”中增加詳細的“研討室使用管理辦法”，包括研討室介紹和分布、預(yù)約方式、設(shè)備設(shè)施、違規(guī)處罰等內(nèi)容，并公布在預(yù)約系統(tǒng)入口，設(shè)置預(yù)約須知按鈕，讀者閱讀完成后才能進行后續(xù)操作。讓每一位讀者都能夠知悉圖書館學(xué)習(xí)空間規(guī)章制度，同時促進圖書館服務(wù)水平的提高。

3.3 重視宣傳和培訓(xùn)

目前，高校圖書館開展自助服務(wù)已成一種趨勢，然而仍有讀者對其知之甚少，若新系統(tǒng)操作煩瑣，讀者不會使用或是由于操作不熟練而產(chǎn)生抵觸心理，降低了學(xué)習(xí)空間的使用率。因此一項新的自助服務(wù)要提高利用率需要注重宣傳推廣，增進讀者對圖書館自助服務(wù)的認識。同時，積極了解用戶行為特征、信息需求也有助于宣傳工作的開展。

自助空間預(yù)約服務(wù)是圖書館網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)的新模式，可在圖書館網(wǎng)站首頁醒目位置空間預(yù)約鏈接，圖文并茂的發(fā)布關(guān)于新系統(tǒng)的介紹推文，也可以在圖書館大數(shù)據(jù)展示屏上實時顯示各學(xué)習(xí)空間使用情況，以便讀者掌握圖書館空間信息，選擇性地避開高峰期，提前安排進館學(xué)習(xí)時間。另一方面還要加強館員的培訓(xùn)，尤其是系統(tǒng)管理員扮演著信息和網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航員的角色，需要其盡快熟悉各設(shè)備的操作以及基本維護方法，時刻關(guān)注空間預(yù)約系統(tǒng)的穩(wěn)定性，在自助設(shè)備出現(xiàn)故障或網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定時能第一時間排查問題反饋給技術(shù)人員，最終促進自助服務(wù)的推廣。

3.4 注重用戶反饋、豐富更多細節(jié)

為了提高讀者使用研討室的積極性，改善圖書館的服務(wù)質(zhì)量，也可考慮多渠道收集用戶意見和建議，在用戶中定期開展空間預(yù)約系統(tǒng)使用問卷調(diào)查，根據(jù)師生的實際需要和反饋情況繼續(xù)完善系統(tǒng)。比如在系統(tǒng)中添加VR實景圖，用地圖指示等方式清晰地展示各空間的地理方位及使用狀態(tài)，方便初次來館的讀者找到正確的研討室。為了促進圖書館國際化建設(shè)，增加自助設(shè)備的雙語標志和系統(tǒng)的英文界面，既讓本國讀者適應(yīng)多語言環(huán)境，也方便外籍留學(xué)生更好的使用圖書館資源。

4 結(jié)束語

圖書館正在從以書為主體逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐灾R為主體，從以閱覽為主的空間，轉(zhuǎn)變?yōu)閷W(xué)習(xí)交流為特征的知識中心。在各高?？臻g改造案例中，研討室作為一種新型的空間服務(wù)模式，在各高校圖書館發(fā)揮重要作用，筆者探討高校圖書館自助空間預(yù)約系統(tǒng)的科學(xué)管理模式，為建立相對完善的自助空間服務(wù)模式提供參考。