加強(qiáng)高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的路徑探究

孫佩雯

（上海政法學(xué)院，上海 201701）

隨著高等教育事業(yè)的飛速發(fā)展，高校在培育人才的同時(shí)，還承擔(dān)著科研、交流等多項(xiàng)任務(wù)，檔案工作量急劇增加，雖然高等院校的檔案材料由《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27 號(hào)）進(jìn)行了詳細(xì)的分類，但是要科學(xué)規(guī)范化地做好高校各職能、教學(xué)部門的歸檔工作，不僅需要檔案部門的專職檔案員，還需要各部門及其工作人員的積極配合。在27 號(hào)令第十條中規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)為高校檔案機(jī)構(gòu)配備專職檔案工作人員?！币虼?，高校檔案員隊(duì)伍一般就形成了檔案部門的專職檔案員與各部門的兼職檔案員的組合隊(duì)伍。要想完成每年各部門所有的歸檔工作是離不開兼職檔案員的積極配合的，但是就目前來看，初任兼職檔案員的多是部門行政人員或部門新人，檔案工作中往往會(huì)出現(xiàn)材料收集難、 部門立卷存在不規(guī)范等現(xiàn)象，如何做好兼職檔案員的培養(yǎng)，做好高校檔案收集工作，做好高校檔案保管工作，為全校師生提供更好的檔案利用服務(wù)，這是一個(gè)亟待解決的問題。

1 高校兼職檔案員隊(duì)伍現(xiàn)狀

1.1 高校兼職檔案員存在的必然性

做好檔案工作最主要的在于檔案材料的收集，高校檔案存在種類繁多、材料流轉(zhuǎn)過多等特點(diǎn)，如何全面、完整地、規(guī)范化地收集各部門的檔案材料，關(guān)鍵在于各部門的兼職檔案員。檔案部門的專職檔案員對(duì)各部門每年的實(shí)際工作、 活動(dòng)等并沒有詳細(xì)了解，無法時(shí)刻掌握歸檔材料的情況，而兼職檔案員是各部門的實(shí)際工作人員，直接參與部門的工作，對(duì)部門的工作情況都有更為直接和全面的了解，對(duì)于檔案材料的形成與收集有著更為便捷有利的條件。

高校職能教學(xué)部門眾多、 所形成的檔案門類較多，數(shù)量巨大。檔案工作的基礎(chǔ)是檔案收集，沒有完整的檔案材料的收集，檔案的服務(wù)利用、檔案的價(jià)值體現(xiàn)也無從談起。檔案館藏是由各職能部門產(chǎn)生的，是由兼職檔案員大量工作的匯總?？梢哉f，高校的兼職檔案員往往是各部門的內(nèi)勤行政人員，他們直接參與了文件合同的起草、流轉(zhuǎn)，掌握著大量的一手資料，兼職檔案員在日常工作中對(duì)這些文件材料的收集與整理直接影響了年度的歸檔工作。專兼職檔案人員彼此相互促進(jìn)、 相互合作才能保證學(xué)校檔案材料收集的完整性、系統(tǒng)化和規(guī)范化，才能更好地為各部門提供查檔利用服務(wù)。

1.2 高校兼職檔案員的現(xiàn)狀

檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管與利用等多方面，需要檔案員具備相應(yīng)的基本素質(zhì)。再加上檔案工作的特殊性，也要求檔案工作人員在從事檔案的過程中需要具備堅(jiān)定的思想政治立場(chǎng)、良好的職業(yè)道德素質(zhì)、全面的知識(shí)儲(chǔ)備、較強(qiáng)的能力素質(zhì)以及與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新能力[1]。

作為一名檔案工作者應(yīng)當(dāng)自覺遵守黨和國家有關(guān)檔案工作的法律政策，時(shí)刻謹(jǐn)記作為檔案人的職業(yè)道德，熟練掌握檔案業(yè)務(wù)與部門各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，協(xié)調(diào)好檔案部門與各部門之間的銜接，從實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，尋求檔案工作的新突破?，F(xiàn)階段，高校各部門的兼職檔案員多是部門內(nèi)勤行政人員，他們主要在基層崗位上，雖參與部門各項(xiàng)行政工作，但也是身兼數(shù)職。目前也沒有法律法規(guī)對(duì)兼職檔案員的崗位職責(zé)、工作規(guī)范、晉升激勵(lì)等進(jìn)行明確的規(guī)定，因此在兼職檔案員隊(duì)伍的建設(shè)中還是存在一定的問題。

2 高校兼職檔案員隊(duì)伍存在的問題

2.1 人員流動(dòng)性大，兼職隊(duì)伍不穩(wěn)定

兼職檔案員往往具有流動(dòng)性大的特點(diǎn)，這主要是由于以下幾方面的原因：（1）合同性質(zhì)的問題。為了維持高校工作的正常運(yùn)作，除了體制內(nèi)的在編工作人員外，還有許多派遣制工作人員，這些工作人員并不直接與高校簽訂合同，是由第三方派遣機(jī)構(gòu)進(jìn)行合同簽訂，這也就是平時(shí)俗稱的非編人員，他們往往都承擔(dān)著較多的部門行政工作，人員缺少歸屬感，工作繁多，從而造成了人才的流失。（2）由于部門崗位的調(diào)動(dòng)造成的人員流動(dòng)。一般高校行政、教學(xué)部門有幾十個(gè)之多，部門之間的人員調(diào)動(dòng)較為頻繁，再加上部門調(diào)整、增加，這些都會(huì)使得工作人員出現(xiàn)變動(dòng)，從而加大了兼職檔案員隊(duì)伍的不穩(wěn)定性。（3）由于人員的退休、晉升，使得兼職檔案員一直不停出現(xiàn)更換。各部門檔案工作往往都是兼職為主，一旦教職工原本的工作崗位、職稱職位發(fā)生了變動(dòng)，對(duì)其兼職的業(yè)務(wù)也會(huì)產(chǎn)生影響。而檔案員的頻繁更替會(huì)造成歸檔工作無法銜接，影響正常的檔案工作。

2.2 身兼數(shù)職、難以兼顧檔案工作

各部門各學(xué)院的檔案員往往都是由部門領(lǐng)導(dǎo)指派的，通常情況下都是辦公室秘書、行者流轉(zhuǎn)人員兼任。眾所周知，檔案工作從認(rèn)識(shí)到熟練掌握是需要一定的時(shí)間的沉淀和工作經(jīng)驗(yàn)的積累的[2]。檔案材料的收集與整理需要靜下心來做，要消耗較多的時(shí)間與精力，而這些被指派的兼職檔案員往往本身就已經(jīng)承擔(dān)了相當(dāng)大的工作量，一人多用，身兼數(shù)職，承擔(dān)著許多本職工作，一到每年歸檔的時(shí)候又會(huì)措手不及、無暇應(yīng)接。再加上很多教職工本身并不具備檔案專業(yè)背景，對(duì)高校檔案工作制度沒有足夠的了解，應(yīng)對(duì)每年的歸檔工作相當(dāng)乏力。盡管兼職檔案員也希望能將檔案工作做好，但是由于手頭上的各種事務(wù)，沒有足夠多的時(shí)間和精力將檔案工作完成得更好。

2.3 檔案工作積極性不高，效率不足

兼職檔案員工作積極性不高，一方面，表現(xiàn)為歸檔意識(shí)不夠強(qiáng)。歸檔意識(shí)不強(qiáng)不僅是兼職檔案員存在的問題，更是職能部門存在的問題。各教學(xué)職能部門的教學(xué)、科研任務(wù)都較為繁重，忙于本職工作的時(shí)候常常會(huì)出現(xiàn)，需要查檔的時(shí)候才會(huì)想到歸檔工作，忙起來的時(shí)候就將歸檔工作放到一邊的現(xiàn)象。部門及部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作得不夠重視也會(huì)直接影響兼職檔案員對(duì)待檔案的工作積極性和態(tài)度。另一方面，表現(xiàn)為對(duì)歸檔工作的懈怠。檔案管理工作對(duì)于各部門的檔案員而言是兼職、是暫時(shí)的，相對(duì)于本身的崗位職責(zé)來說，顯得并不那么起眼了，這也就影響了檔案員的工作積極性。也就是說，檔案工作不會(huì)成為兼職檔案員主要的崗位職責(zé)中的一部分內(nèi)容，不會(huì)為其晉升、績(jī)效及考核帶來特別大的影響，因此兼職檔案員就會(huì)對(duì)歸檔工作出現(xiàn)懈怠，對(duì)歸檔的效率造成影響[3]。

3 加強(qiáng)高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的路徑

《中華人民共和國檔案法》（2020年6月修訂）第35 條規(guī)定：“各級(jí)人民政府應(yīng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全?！币虼烁咝n案的信息化建設(shè)刻不容緩，面對(duì)新形勢(shì)下檔案法提出的要求，高校檔案工作還需要在制度建設(shè)、信息化建設(shè)、監(jiān)督利用以及人才培養(yǎng)上不斷加強(qiáng)和完善。但是就目前高校檔案隊(duì)伍建設(shè)的情況來看，專職檔案員普遍較少，檔案收集工作依靠兼職檔案員，尤其是在檔案法對(duì)檔案信息化提出要求后，如何做好檔案資源的電子化工作的同時(shí)要保證檔案的實(shí)體安全與信息安全，這不僅要依靠制度健全同時(shí)也需要人員的保障。但是就目前兼職檔案人員文化知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu)、專業(yè)水平參差不齊，且崗位變動(dòng)過于頻繁，這對(duì)檔案工作的有序開展、檔案信息化進(jìn)度造成一定的影響。因此，有計(jì)劃、有針對(duì)性地培養(yǎng)、建設(shè)一支高素質(zhì)、相對(duì)穩(wěn)定的專兼職檔案人員隊(duì)伍，不僅是學(xué)校發(fā)展所需，更是為檔案法規(guī)定下做好檔案信息化工作打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

3.1 加大檔案宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識(shí)

從兼職檔案員角度而言，兼職檔案員的個(gè)人思想和態(tài)度會(huì)直接影響該部門檔案工作的情況，因此提高兼職檔案員的思想，強(qiáng)化兼職檔案員的歸檔意識(shí)是提高高校檔案服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素。從部門整體角度而言，檔案工作并不是一個(gè)人的事情，做好檔案工作要依靠整個(gè)部門的力量，從部門領(lǐng)導(dǎo)到每個(gè)工作人員都應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案工作與自己息息相關(guān)，都有責(zé)任為做好檔案工作盡一份力。

高校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是學(xué)院、 職能部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識(shí)到高校檔案工作在學(xué)校發(fā)展中所起的繼往開來的作用，把檔案工作列入學(xué)校整體事業(yè)發(fā)展的規(guī)劃之中，為檔案工作的建設(shè)創(chuàng)造良好的工作氛圍，為兼職檔案員樹立好正確的檔案觀念[4]。根本上要轉(zhuǎn)化觀念，強(qiáng)化自己的檔案意識(shí)，把檔案工作當(dāng)作工作的重點(diǎn)，調(diào)動(dòng)全體教職工重視檔案工作。在學(xué)校大環(huán)境中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案宣傳力度，加大對(duì)檔案法等檔案相關(guān)法律規(guī)章制度的宣傳，可以通過展板展示、檔案專題宣傳、知識(shí)競(jìng)賽等方式強(qiáng)化歸檔意識(shí)。

3.2 強(qiáng)化檔案專業(yè)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的飛速發(fā)展，檔案也呈現(xiàn)出電子化歸檔趨勢(shì)，為了適應(yīng)新形勢(shì)檔案工作的開展，為了做好各部門每年的歸檔工作，提升高校檔案管理與利用的水平，提高兼職檔案員的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)刻不容緩。專職檔案人員可以定期地開展檔案培訓(xùn)工作和業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，不定時(shí)地與各立檔部門交流工作情況，指導(dǎo)和檢查相關(guān)檔案的歸檔情況，做到及時(shí)溝通，及時(shí)處理，及時(shí)指導(dǎo)。

除了專兼職檔案員之間的交流指導(dǎo)之外，兼職檔案員的自身專業(yè)素養(yǎng)會(huì)直接影響到歸檔工作的質(zhì)量，因此要結(jié)合高校實(shí)際情況，重點(diǎn)加強(qiáng)兼職檔案的檔案專業(yè)培訓(xùn)，并將其經(jīng)?；⒅贫然?。培訓(xùn)以專業(yè)知識(shí)教育為主，同時(shí)在業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力的培養(yǎng)上下功夫。一方面，可以建立健全培訓(xùn)機(jī)制，如定期對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、 檔案新政策新趨勢(shì)的宣講、邀請(qǐng)檔案學(xué)專家舉辦講座等。也可以針對(duì)兼職檔案人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，可以定期加入對(duì)新上崗人員的重點(diǎn)培訓(xùn)，幫助他們熟悉和掌握檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范，了解檔案工作流程。另一方面，理論與實(shí)踐相結(jié)合。讓檔案人員在學(xué)習(xí)到檔案專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，進(jìn)行實(shí)踐操作，在實(shí)踐中檢驗(yàn)理論知識(shí)。不定期進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)操作技能比拼等，讓新老兼職檔案員都能熟練掌握歸檔的方法與技能，有計(jì)劃、有重點(diǎn)地使兼職檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提高，同時(shí)適應(yīng)了檔案工作發(fā)展的新趨勢(shì)。

3.3 制定激勵(lì)政策，調(diào)動(dòng)工作積極性

規(guī)范歸檔工作，調(diào)動(dòng)兼職檔案員工作積極性，建立健全兼職檔案員工作流程和規(guī)范，實(shí)行檔案責(zé)任制，并制定相應(yīng)的激勵(lì)政策[4]。檔案工作存在不規(guī)范、兼職檔案員工作積極性不高的根本原因還是在于缺少政策性的指導(dǎo)。因此要從工作流程與激勵(lì)政策兩方面進(jìn)行入手，全面調(diào)動(dòng)兼職檔案員的工作積極性。

（1）工作流程上，制定相關(guān)歸檔政策與流程。高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實(shí)際情況，根據(jù)檔案法的規(guī)定對(duì)各部門歸檔范圍根據(jù)實(shí)際工作業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行修改，讓各部門及兼職檔案員在檔案的收集以及歸檔過程中有法可依，讓檔案質(zhì)量更為標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。（2）激勵(lì)政策上，高校層面以及檔案部門應(yīng)當(dāng)在明確檔案責(zé)任制的同時(shí)，積極主動(dòng)地探索兼職檔案員的獎(jiǎng)懲與績(jī)效管理機(jī)制。所謂明確檔案責(zé)任制，是指明確兼職檔案員的崗位職責(zé)，落實(shí)檔案工作責(zé)任到人。在此基礎(chǔ)上建立和完善兼職檔案員年度考核機(jī)制，將其歸檔工作量列入崗位職責(zé)中，定期對(duì)歸檔質(zhì)量進(jìn)行考核，可以與個(gè)人年度考核和部門考核相結(jié)合。將歸檔情況的質(zhì)量和數(shù)量與績(jī)效考核掛鉤，并將這一機(jī)制體系廣泛應(yīng)用到各立檔單位的年終考評(píng)工作中；對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力、收集范圍、檔案整理等多方面的考核，對(duì)于出色完成歸檔工作的兼職檔案員進(jìn)行反饋與表彰； 也可以進(jìn)一步將歸檔工作與個(gè)人晉升相結(jié)合，將兼職檔案員的職稱評(píng)定也納入相關(guān)規(guī)章制度之中，以此來調(diào)動(dòng)兼職檔案員的工作積極性，保證兼職檔案員隊(duì)伍的穩(wěn)定性[5]。

檔案管理是需要全校上下所有人長(zhǎng)期共同努力的工作，只有不斷提高檔案工作人員的素質(zhì)，才能進(jìn)一步提高檔案的質(zhì)量； 只有全校所有教職工共同重視歸檔工作，才能提升歸檔效率；只有實(shí)事求是，用于創(chuàng)新，以科學(xué)技術(shù)為支撐，才能不斷提高高校檔案管理的水平，豐富檔案資源建設(shè)，積極推動(dòng)檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化的建設(shè)[6]。