大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作探討

宋立龍

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的實(shí)際開展，必須運(yùn)用到大數(shù)據(jù)技術(shù)，整體優(yōu)化檔案管理效果，使其他部門工作更加高效的推進(jìn)下去。大數(shù)據(jù)背景下，機(jī)關(guān)單位檔案管理人員需要學(xué)習(xí)專業(yè)的知識(shí)，運(yùn)用一系列的創(chuàng)新策略，妥善解決檔案管理的相關(guān)問題，充分發(fā)揮自身工作的優(yōu)勢，為機(jī)關(guān)單位內(nèi)部改革、可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。本文特意從幾方面出發(fā)，進(jìn)行了大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作對(duì)策的探討分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);機(jī)關(guān)單位;檔案管理工作;對(duì)策探討

引言：大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，使人們的社會(huì)生活發(fā)生了很大的改變。大數(shù)據(jù)背景下，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員勇于創(chuàng)新，深入挖掘檔案信息，科學(xué)管理檔案資料，整體加強(qiáng)檔案管理后，成功突顯檔案管理工作的重大價(jià)值，更利于機(jī)關(guān)單位綜合競爭力的全面提升，會(huì)使機(jī)關(guān)單位的整體發(fā)展變得更加順利。機(jī)關(guān)單位檔案管理工作質(zhì)量的改進(jìn)很難一蹴而就，盡顯大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢，積極探索構(gòu)建全新的發(fā)展格局，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1、大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作遇到的問題

1.1人員缺乏正確認(rèn)識(shí)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及應(yīng)用，促進(jìn)了檔案管理工作實(shí)效性的不斷提高，檔案管理人員對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的熟練掌握，對(duì)于檔案管理工作的整體發(fā)展來說非常有利[1]。但目前來看，機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員未能熟練掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用缺乏正確認(rèn)識(shí)，依然運(yùn)用傳統(tǒng)的管理方法，檔案管理形式化、表面化的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，一定程度上限制著機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)拓展、創(chuàng)新發(fā)展。

1.2知識(shí)技能不夠完善

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的低效化問題可以得到妥善解決，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，不斷完善檔案管理制度，構(gòu)建有效的管理機(jī)制，全方位、多角度優(yōu)化檔案管理的效果，機(jī)關(guān)單位才能更好地加強(qiáng)思想政治教育，確保其他部門工作的有效開展[2]。然而，許多檔案管理人員缺少相應(yīng)的知識(shí)技能，上述目標(biāo)的達(dá)成遇到了重重阻力，未能體現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值，機(jī)關(guān)單位更難進(jìn)行內(nèi)部管理模式的優(yōu)化調(diào)整。機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員技能培訓(xùn)不及時(shí)，無法滿足大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用要求，提供大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用環(huán)境，檔案管理工作暴露出了更多問題，弊端現(xiàn)狀的改善勢在必行，要引起相關(guān)人員的高度重視。

2、大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的有效策略

2.1更新檔案管理工作觀念

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中仍然運(yùn)用單一的、陳舊的管理方法，已經(jīng)無法滿足機(jī)關(guān)單位的檔案資料使用需求。所以，必須通過檔案管理的工作創(chuàng)新，工作觀念的及時(shí)更新，結(jié)合機(jī)關(guān)單位檔案資料的實(shí)際使用需求，更好地加強(qiáng)檔案管理，加強(qiáng)檔案管理工作的信息化建設(shè)[3]。從另一方面來看，部分機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作中過于強(qiáng)調(diào)保密性，使得人們在調(diào)取和查看檔案信息資源時(shí)困難重重，也在很大程度上影響到檔案管理服務(wù)工作的開展。新時(shí)代背景下，對(duì)于這種陳舊的檔案管理觀念也要做出適當(dāng)?shù)母淖儯瑢?duì)于機(jī)關(guān)單位中較為基礎(chǔ)的檔案信息，完全可以公布于眾，這更有助于提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，而對(duì)于確實(shí)屬于機(jī)密的文件信息，則需要進(jìn)行妥善的保存。

2.2促進(jìn)檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

檔案管理工作開展的根本目的在于更好地利用檔案信息，使其發(fā)揮出更大的利用價(jià)值，但是現(xiàn)階段檔案信息利用不足，自然也使得機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的價(jià)值被弱化。為了能夠改變利用率較低的問題，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的作用，筆者認(rèn)為在當(dāng)前時(shí)代背景下，應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行充分結(jié)合，促進(jìn)檔案管理工作的技術(shù)創(chuàng)新。首先，可利用大數(shù)據(jù)云存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)資源信息共享?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)，以各機(jī)關(guān)單位為目標(biāo)，構(gòu)建統(tǒng)一的云檔案管理系統(tǒng)，將各機(jī)關(guān)單位檔案管理部門的數(shù)據(jù)信息與之相連接，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的備份管理，而且能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的共享與應(yīng)用，從而在很大程度上提高機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。當(dāng)然，這種檔案管理工作方式主要適用于一些基礎(chǔ)性的檔案信息資料，對(duì)于一些機(jī)關(guān)單位的機(jī)密檔案資源信息還需要單獨(dú)進(jìn)行存儲(chǔ)[4]。其次，可利用云計(jì)算，提升檔案數(shù)據(jù)分析計(jì)算能力。機(jī)關(guān)單位在對(duì)檔案管理信息進(jìn)行應(yīng)用的過程中，往往更多的是存儲(chǔ)檔案資料信息，經(jīng)過整理之后，獲取到相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)，從而對(duì)機(jī)關(guān)單位工作開展產(chǎn)生指導(dǎo)性作用。因此，為了方便相關(guān)人員的高效應(yīng)用，在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中加強(qiáng)對(duì)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，以便高效生成需求者想要的數(shù)據(jù)信息，從而對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)查詢提供更大的便利，滿足使用者更多的需求。

2.3創(chuàng)新檔案管理服務(wù)體系

機(jī)關(guān)單位檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景影響下，也需要針對(duì)服務(wù)性工作進(jìn)行創(chuàng)新與完善。從檔案信息使用角度出發(fā)，機(jī)關(guān)單位在調(diào)取相關(guān)檔案數(shù)據(jù)時(shí)，通常利用搜索功能調(diào)取與查找相關(guān)信息。搜索結(jié)果對(duì)于檔案信息的使用相率就有著較為直接的影響。在這種背景下，檔案管理工作需要以檔案信息搜索功能為基礎(chǔ)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)建完善的信息搜索系統(tǒng)，在不斷降低信息搜索周期的同時(shí)，更好的促進(jìn)搜索服務(wù)水平快速提高。從宏觀角度出發(fā)，機(jī)關(guān)單位檔案管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的檔案信息數(shù)據(jù)極為豐富，想要較為便捷、快速的調(diào)取相關(guān)信息，就需要在檔案管理工作期間，根據(jù)實(shí)際需求創(chuàng)建數(shù)據(jù)模型，針對(duì)存儲(chǔ)的檔案信息進(jìn)行整理、調(diào)整與分析，更為精準(zhǔn)的預(yù)測所有檢索錄入信息，并計(jì)入較為豐富的數(shù)據(jù)計(jì)算模式，確保數(shù)據(jù)檢索具有較強(qiáng)精準(zhǔn)性，使得檔案信息的使用擁有較強(qiáng)的便捷性。

2.4加強(qiáng)檔案管理安全工作

機(jī)關(guān)單位中存儲(chǔ)的大量檔案信息具有較強(qiáng)機(jī)密性，而在存儲(chǔ)這些檔案信息時(shí)，就需要工作人員進(jìn)行完善的安全防護(hù)處理。而在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣發(fā)普及作用下，若安全管理工作中具有相應(yīng)的問題，就會(huì)出現(xiàn)盜取檔案信息與檔案信息泄露事件，這對(duì)于機(jī)關(guān)單位的穩(wěn)定運(yùn)行有著嚴(yán)重的威脅[5]。所以，檔案安全管理工作也需要運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，進(jìn)行完全的創(chuàng)新與完善，不斷促進(jìn)檔案管理安全性的提升。機(jī)關(guān)單位可以制度為基礎(chǔ)針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整與約束，確保檔案管理人員在實(shí)際工作期間全面落實(shí)各種檔案管理規(guī)章制度，進(jìn)而防止由人為原因?qū)е聶n案管理安全問題的發(fā)生。同時(shí)也需要促進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防護(hù)級(jí)別的提升，運(yùn)用最為前沿的防火墻技術(shù)，使用安全防護(hù)軟件系統(tǒng)，利用數(shù)字證書、數(shù)字簽名等模式，確保的檔案管理工作具有較強(qiáng)安全性。大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與完善，也需要以專業(yè)技術(shù)人員為基礎(chǔ)，因此機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)實(shí)際需求，不斷引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，并針對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)活動(dòng)，以此為機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的穩(wěn)定、創(chuàng)新發(fā)展提供有力的人才支持。

結(jié)束語

總而言之，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢巨大，普及應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，在機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中的有效應(yīng)用，可以為機(jī)關(guān)單位檔案管理質(zhì)量的提高，管理效果的優(yōu)化，起到一定的促進(jìn)作用。后續(xù)實(shí)踐中，應(yīng)繼續(xù)探索檔案管理工作的創(chuàng)新路徑，進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣應(yīng)用，為機(jī)關(guān)單位穩(wěn)定運(yùn)行、可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，充分保障其他部門工作的高效化推進(jìn)。

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