新時期檔案收集工作存在的問題與建議

張偉

摘 要：檔案收集在單位發(fā)展中起著非常重要作用，在所有檔案業(yè)務(wù)中，檔案收集是最基礎(chǔ)、最關(guān)鍵的工作。從檔案中收集的信息是否真實，將影響后續(xù)檔案工作和檔案利用。只有做好檔案收集工作，才能使各項檔案管理工作有序進行。確保檔案信息的準(zhǔn)確性和真實性，為單位決策者提供科學(xué)依據(jù)。在新時期，檔案工作已成為增強市場競爭力的關(guān)鍵因素。為此，本文將闡述新時期檔案收集工作中存在的問題及建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案收集;問題與建議

一、新時期檔案收集工作難點分析

（1）收集與使用脫節(jié)難點。在如今新時期中，我國社會經(jīng)濟發(fā)展尤其迅速，而且各項改革工作正在逐漸推進當(dāng)中。所以，社會市場中對檔案的要求也隨之提升。所以，單位檔案收集工作將會面臨諸多難點，其中檔案使用與檔案收集脫節(jié)情況較為嚴(yán)重，會對單位檔案利用產(chǎn)生影響。（2）信息技術(shù)使用難點。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各個單位已經(jīng)逐漸實現(xiàn)信息化建設(shè)。所以，在單位檔案收集中也逐漸利用各類先進技術(shù)以及軟件等，檔案管理工作以及檔案收集等工作已經(jīng)朝著信息化方向邁進。但是隨著先進信息技術(shù)的使用，致使檔案資料真實性存在問題。與此同時，檔案收集工作的難度也隨之增加。

二、新時期單位檔案收集工作中存在的主要問題

2.1重視程度有待加強

在單位工作與發(fā)展中，許多單位領(lǐng)導(dǎo)者與管理者將創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益與社會效益放在工作首位，對檔案收集工作以及管理工作等造成忽視。針對檔案收集工作并沒有建立相應(yīng)管理制度與管理措施，導(dǎo)致檔案中的信息缺乏完整性，而且真實性也無法保障。盡管有部分單位構(gòu)建相應(yīng)管理制度，但是并沒有落在工作實處。

2.2檔案收集管理制度不完善

一些單位認為，檔案的收集是一種人力物力的浪費，是一項不必要的工作，沒有制定一套完善的檔案管理體系，工作人員不重視檔案的收集，單位檔案的收集工作采取了一種混亂的方式，大量的單位檔案沒有及時收集，很多檔案都沒有歸檔，造成單位檔案的混亂。

2.3收集工作不規(guī)范

在單位中，有些單位但對資料進行收集和整理、移交和保管等步驟和環(huán)節(jié)中存在較多的不規(guī)范現(xiàn)象。例如：在對資料進行收集的真實過程中，歸檔文件并不齊全，編號有重復(fù)、文號的具體時間與形成的時間有出入，在一些文件當(dāng)中只存在正文，并沒有發(fā)文卡，甚至有些文件沒有任何的公章。

三、新時期檔案收集工作有效建議

3.1加強檔案意識

在如今新時期下，單位檔案收集工作想要實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，并且充分發(fā)揮自身最大作用，促進單位更好發(fā)展。不僅需要檔案管理部門肩負起自身責(zé)任，還需要單位內(nèi)各個工作人員的配合與幫助。所以，單位檔案管理工作人員需要積極向單位領(lǐng)導(dǎo)、管理者以及工作人員宣傳檔案收集工作重要性，提高單位全體工作人員檔案意識。尤其要取得領(lǐng)導(dǎo)的支持，只有領(lǐng)導(dǎo)加強對檔案收集工作的重視，才能夠結(jié)合單位檔案收集實際情況，制定出相應(yīng)管理制度與管理措施。保障將各項檔案收集工作落在實處，每位工作人員及時發(fā)揮作用，做好自身工作，使檔案收集的完整性與真實性得到保障。

3.2建立檔案收集工作考核與獎懲機制

基于對制度的建立和完善對相關(guān)工作人員的責(zé)任進一步明確，將歸檔的結(jié)果和最終的業(yè)績相聯(lián)系，進而全面地調(diào)動工作人員的工作熱情，積極主動地將檔案收集工作做好。制定的考核與獎勵機制應(yīng)該涵蓋以下幾個方面：一是考核依據(jù)，考核制度一定要有理有據(jù)，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的法律法規(guī)?？己藘?nèi)容要針對工作人員不同的責(zé)任范圍與歸檔最終時間、范圍等質(zhì)量進行考核。檔案部門必須按照單位內(nèi)部的具體職能，對材料文件的變化及時掌握，考核形式要做到靈活、具體和全面?？己嗽u價實施量化分級考核，最終考核成績與每個工作人員獎金掛鉤，做到有懲罰也有獎勵。

3.3采取多元化方式開展檔案收集工作

很多單位的不同檔案資料其收集方式也會有所不同，單位檔案收集方式必須靈活多變，針對不同的檔案資料運用不同的收集方式，以確保資料的及時性、真實性和完整性，以及檔案管理工作的高效進行，多渠道的檔案資料收集方式可以確保檔案工作在低成本、高效率的基礎(chǔ)上出色地完成檔案的收集工作，并保證資料的完整。由于單位各類檔案資料是專業(yè)的，各種檔案資料的整理和歸檔方法也不同，因此，具有相應(yīng)的專業(yè)知識，掌握這類檔案的形成規(guī)律的單位技術(shù)人員，有必要承擔(dān)檔案資料的收集、積累、歸檔和歸檔工作。如果將單位各部門的檔案資料交給單位檔案存檔，既辛苦又費力，案件檔案的質(zhì)量得不到保證。同時，對于一些特殊部門或特殊情況，檔案工作者也可以幫助做好檔案材料的積累、收集、歸檔和歸檔工作，使單位檔案的收集形成了多渠道、多渠道的收集方式，從而保證了檔案的完整。

3.4制定并實施有效的控制手段，確保檔案收集的完整性與系統(tǒng)性

為了保證檔案收集的完整性與系統(tǒng)性，需要實施有效的控制手段，如預(yù)約收集、現(xiàn)場收集等。預(yù)約收集指的是在收集相關(guān)工作中結(jié)合之前的經(jīng)驗與實際情況，預(yù)見可能產(chǎn)生的材料檔案，檔案工作人員對布置的工作進行公布，如檔案材料產(chǎn)生的名稱、條款、歸檔時間與要求等?，F(xiàn)場收集要求檔案部門全程參與驗收與鑒定，對對歸檔的文件必須及時歸檔驗收處理，例如科研課題材料、項目設(shè)計、評審鑒定會議材料等，對于不合格的材料檔案要通知單位在規(guī)定時間內(nèi)收集完整，更改錯誤。

3.5構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理隊伍

檔案工作離不開專業(yè)人員的綜合素質(zhì)，因此，單位建立一支綜合素質(zhì)的檔案管理隊伍是實現(xiàn)單位檔案工作有序發(fā)展的重要內(nèi)容。單位可以通過對檔案收集者的培訓(xùn)，提高檔案收集者的綜合素質(zhì)。檔案管理部門應(yīng)建立健全培訓(xùn)制度，確保培訓(xùn)工作能按照相關(guān)制度定期開展。培訓(xùn)內(nèi)容以專業(yè)知識為主，包含了大量的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德教育。一方面，檔案人員可以勝任館藏工作，另一方面，他們可以適應(yīng)新時代的發(fā)展。

結(jié) 語：

總而一下，要認識到檔案收集工作的重要作用，提高對檔案收集工作的重視，更好落實檔案收集工作。保證每一位工作人員能夠積極參與到檔案收集工作中，為檔案收集工作貢獻出自身力量，從而為未來更好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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