關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

潘柏青

摘 要：長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作是企事業(yè)單位管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，對(duì)社會(huì)各行業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了一定的影響。因此，加強(qiáng)檔案管理是一項(xiàng)具有現(xiàn)實(shí)意義的工作。在當(dāng)前信息化時(shí)代，應(yīng)注重檔案信息化建設(shè)來(lái)提升檔案管理水平，為社會(huì)各行業(yè)的發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);檔案管理

引言

檔案管理工作信息化不但可以使檔案資源的利用率得到顯著提升，同時(shí)還可以確保檔案資源的合理性以及完整性，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的價(jià)值。在檔案館（室）建設(shè)中，必須要對(duì)檔案信息化建設(shè)的作用進(jìn)行剖析，通過(guò)該種方式提高對(duì)檔案管理信息化的重視，從檔案管理機(jī)制、設(shè)備等多個(gè)維度切入，積極推動(dòng)信息化建設(shè)工作，引入多元化的技術(shù)手段，切實(shí)提升檔案信息化建設(shè)工作的效率以及建設(shè)質(zhì)量，確保該工作的具體效用可以得到充分展現(xiàn)，以此促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)快速化發(fā)展。

1 檔案信息化概述

檔案信息化是指根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案管理的相關(guān)要求，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對(duì)相關(guān)檔案資料信息進(jìn)行歸類整理、保存和利用，使其更好地服務(wù)社會(huì)、單位與企業(yè)。由于以往傳統(tǒng)檔案管理通常以紙質(zhì)檔案為主，在檔案歸檔整理上工作量大、效率不高，很難在檔案資料整理過(guò)程中不出現(xiàn)失誤或錯(cuò)誤，保存過(guò)程中還會(huì)出現(xiàn)丟失或損毀等問(wèn)題，在信息化時(shí)代發(fā)展中，該模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的需求。檔案信息化管理能較好改善傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問(wèn)題，使檔案管理的質(zhì)量和水平得到有效提升。

2 檔案信息化建設(shè)與檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理工作方法單一

對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，當(dāng)前從事檔案管理工作的相關(guān)工作人員大部分是半路出身，并沒(méi)有在檔案管理工作實(shí)踐中接受系統(tǒng)的專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，這使得其在具體的檔案管理工作中，只能按部就班而無(wú)法與時(shí)俱進(jìn)， 導(dǎo)致其在工作中只能盲目地采用老一套方法進(jìn)行管理，在此過(guò)程中，先進(jìn)的檔案管理理念和手段等應(yīng)用力度明顯不足，這不僅會(huì)讓檔案管理工作變得缺乏效率，還會(huì)讓檔案管理工作過(guò)程變得更加枯燥乏味，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升，進(jìn)而會(huì)制約檔案利用價(jià)值的挖掘[1]。除此之外，在當(dāng)前科技時(shí)代，先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備是第一生產(chǎn)力，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，亦是如此，要想提高檔案管理工作水平，必須注重檔案管理工作與先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備的相結(jié)合，才能讓檔案管理工作搭乘現(xiàn)代化科技的快速通道來(lái)體現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)越性，以促進(jìn)檔案管理工作水平的提升。

2.2 檔案管理人員的綜合水平需進(jìn)一步提升

檔案管理人員多為兼職管理人員，專門從事檔案管理的人員占比非常小。所以，檔案管理人員的專業(yè)能力、工作水平之間擁有顯著差異，嚴(yán)重影響檔案管理工作有序開展。對(duì)于那些兼職的檔案工作管理人員來(lái)講，一般并未接受過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn)，單純地憑借自身的計(jì)算機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)開展相應(yīng)的工作，并未掌握相應(yīng)的操作技能，所以不能對(duì)工作過(guò)程中所存在的問(wèn)題進(jìn)行妥善化處理，只有依靠技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)控[2]。同時(shí)，管理人員缺乏專業(yè)化的知識(shí)，當(dāng)對(duì)管理軟件進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生歸檔不及時(shí)的問(wèn)題，甚至將會(huì)出現(xiàn)信息錯(cuò)誤，甚至?xí)霈F(xiàn)更為嚴(yán)重的問(wèn)題，正是這些問(wèn)題導(dǎo)致檔案工作效率一直處于較低水平，檔案管理工作的價(jià)值沒(méi)有得到充分展現(xiàn)。

2.3 檔案工作的重視程度不夠

對(duì)于檔案管理工作而言，單位相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視程度存在一定的問(wèn)題，尤其是對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的意識(shí)和重視程度十分欠缺，導(dǎo)致檔案管理的改革創(chuàng)新受阻，此外，許多企事業(yè)單位的檔案管理人員年齡較大， 他們對(duì)于新事物的接受能力較差，思想觀念比較保守，這對(duì)于檔案管理的發(fā)展有著嚴(yán)重的影響，而且他們一直在使用紙質(zhì)的檔案管理模式，對(duì)于新型的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用并沒(méi)有很大的意愿，更談不上檔案管理信息化建設(shè)。

2.4 信息資源的運(yùn)用觀念錯(cuò)誤

檔案信息資源是指各種檔案原件、檔案文獻(xiàn)匯編、檔案目錄等內(nèi)容。檔案信息資源通過(guò)開發(fā)利用是檔案資料根據(jù)實(shí)際需求，將館藏信息通過(guò)查找、整理后成為動(dòng)態(tài)信息并充分得到應(yīng)用。因此，這就需要檔案管理人員了解本單位以及其他組織對(duì)檔案信息利用的需求，同時(shí)能根據(jù)實(shí)際需求將檔案信息進(jìn)行歸檔整理，并且通過(guò)多樣化手段將其傳遞給需要的群體。但是個(gè)別管理人員并沒(méi)有充分利用館藏檔案資源，也沒(méi)有和社會(huì)生活充分聯(lián)系起來(lái)，在實(shí)際工作中更側(cè)重于檔案資料的保存，沒(méi)有將檔案信息當(dāng)作重要信息資源。因此，這種重保管輕開發(fā)的觀念導(dǎo)致檔案信息資源利用率不高，也無(wú)法發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。

3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的具體對(duì)策

3.1 高度重視檔案管理工作

新時(shí)代環(huán)境下，檔案管理人員必須要高度重視檔案管理工作，將其視為一項(xiàng)長(zhǎng)期化、動(dòng)態(tài)化的工作，切實(shí)理解檔案管理工作的重要性以及必要性。所以，檔案管理部門在開展檔案管理工作的過(guò)程中，要把檔案管理工作視為一項(xiàng)重點(diǎn)，確保檔案管理工作有序進(jìn)行，同時(shí)檔案管理人員還必須要端正自身工作態(tài)度，對(duì)各個(gè)崗位的工作任務(wù)進(jìn)行科學(xué)化分配，正確對(duì)待檔案管理工作中的一些細(xì)節(jié)性工作，防止檔案管理工作流于形式。此外， 利用公眾號(hào)、微博、抖音等多媒體方式開展宣傳工作，在檔案管理工作內(nèi)部形成相對(duì)比較優(yōu)良的工作氛圍。

3.2 加強(qiáng)檔案管理體系的完善

為加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展，相關(guān)單位及人員需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想理念與工作方式，充分認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)單位運(yùn)轉(zhuǎn)與發(fā)展的重要性，并根據(jù)有關(guān)部門的政策規(guī)定與制度，對(duì)檔案管理體系進(jìn)行健全完善。以此為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需要，對(duì)檔案管理工作的具體目標(biāo)進(jìn)行明確，并在日常工作過(guò)程中對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范管控，避免由于操作失誤導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)損壞或丟失。此外，相關(guān)單位還可以借助綜合評(píng)價(jià)方式開展檔案管理工作質(zhì)量的評(píng)價(jià)，以此來(lái)提高現(xiàn)代檔案信息化管理水平。

3.3 推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，豐富檔案管理方法

進(jìn)入到信息化時(shí)代，企事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，而由于檔案資料形成部門較多，業(yè)務(wù)檔案之間存在一定的差異性，這要求檔案管理工作人員在具體的工作中，對(duì)各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類管理，才能保證后續(xù)檔案的高效利用。這種情況下，為確保業(yè)務(wù)部門檔案資料的順利接受，應(yīng)在前端控制工作中實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，將檔案管理滲透到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中， 確保檔案數(shù)據(jù)能夠順利傳遞到檔案系統(tǒng)中，以大幅度提升檔案管理的規(guī)范性和工作效率[3]。在電子檔案收集過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)具備電子檔案的控制權(quán)，一方面可以通過(guò)有效控制來(lái)提高檔案資源的安全性;另一方面可以大幅度提升檔案的可讀性，為后續(xù)檔案資源的開發(fā)與利用提供支持。為了大幅度提高檔案管理工作水平和質(zhì)量，檔案管理工作人員應(yīng)具備一定的現(xiàn)代信息技術(shù)操作技能，如熟練運(yùn)用存儲(chǔ)技術(shù)，以滿足檔案信息化管理工作實(shí)際需求。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)、長(zhǎng)期的煩瑣工作，在檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，容易出現(xiàn)多樣化的紕漏而不利于檔案資源價(jià)值的利用。因此，在新時(shí)期檔案管理工作中，必須立足于檔案管理工作實(shí)際，采取完善檔案管理制度、推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，加強(qiáng)培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才等良策，以不斷提高檔案管理水平，以推動(dòng)檔案管理事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳麗穎，李亞珂，朱富成，滕立，劉雙紅.數(shù)字記錄時(shí)代檔案信息化建設(shè)的思考——基于系統(tǒng)論的視角[J].檔案管理，2021，（03）.

[2]王長(zhǎng)偉.檔案信息化建設(shè)問(wèn)題分析[J].城建檔案，2019，（09）：10-11.

[3]李清.提升檔案管理信息化水平，助推國(guó)際一流中國(guó)船級(jí)社建設(shè)[J].珠江水運(yùn)，2020，（16）：61-63.