人力資源視域下干部人事檔案管理工作優(yōu)化研究

崔娜

摘 要：人力資源直接關(guān)系著單位的運行與發(fā)展，同時對培養(yǎng)和發(fā)展人才有著決定性作用，干部的檔案管理是人力資源管理的重要部分。在干部人事檔案管理工作中，有許多問題亟待解決，只有合理解決這些問題，才能使檔案管理工作效率得到有效提升。

關(guān)鍵詞：干部人事;檔案管理;人力資源;工作優(yōu)化

引言：干部人事檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，上級有關(guān)部門對干部人事檔案管理提出了更高要求，干部人事檔案管理信息化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，越來越得到檔案管理部門的重視。在新時代，有關(guān)部門應(yīng)明確干部人事檔案管理工作的特殊性和重要性，更好地推進(jìn)干部人事檔案管理工作。

1 人事檔案在人力資源管理中的重要意義

人事檔案資料具有完整性、真實性、可靠性、機(jī)密性等特性，是檔案管理工作的核心，只有具有這些特性的檔案資料才能為單位或部門提供科學(xué)可靠的決策依據(jù)。偽造、涂改檔案資料的現(xiàn)象近年來屢屢被曝光，在社會上造成惡劣的影響，這些現(xiàn)象反映了當(dāng)前檔案管理工作中存在一定的安全漏洞。實施檔案數(shù)字信息化管理，設(shè)置查閱檔案的審批權(quán)限范圍，系統(tǒng)日志查詢自動記錄每一次查閱檔案資料操作過程，個人檔案信息內(nèi)容的更改和操作的具體日期在系統(tǒng)日志上留有詳細(xì)記錄，從源頭上杜絕了檔案資料在整理、歸檔、收集、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)人為的偽造、涂改檔案現(xiàn)象，確保了人事檔案資料的安全。一方面，人事檔案是對個人身份、學(xué)歷、經(jīng)歷、能力、薪資水平政治面貌、思想品德、健康狀況及社會關(guān)系等情形的原始記錄，它是在人力資源管理工作中產(chǎn)生的和經(jīng)人力資源管理相應(yīng)部門認(rèn)可的材料，是對一個人人生經(jīng)歷動態(tài)的、全面的、綜合的和客觀的記錄。因此，在人力資源管理部門選拔任用人才時，通過它能對相應(yīng)人員有一個綜合、全面和客觀的認(rèn)識和了解，有利于人力資源管理部門合理選人、用人，構(gòu)建用人單位良好的人才體系，為人力資源管理提供重要依據(jù)。另一方面，也為人力資源管理部門在用人的過程中提供監(jiān)督作用，及時對人力資源管理部門和其使用和服務(wù)對象做出警告和風(fēng)險提示，為人力資源管理部門規(guī)避不必要的法律糾紛和風(fēng)險，為選人和用人單位提供重要的資政和憑證作用。

2 人力資源視域下干部人事檔案管理工作存在的問題

2.1 人事檔案利用率不高

干部人事檔案材料普遍“厚古薄今”，所存的舊材料較多，新材料的補(bǔ)充速度較慢、內(nèi)容較少，反映干部個人信息、家庭管理的內(nèi)容偏多，針對近期業(yè)績、個人特長等的內(nèi)容較少，難以客觀全面地反映干部的現(xiàn)實面貌。另外，干部人事檔案整體的利用效率偏低，除了公務(wù)員、事業(yè)單位考試政審、職稱評審、辦理退休、撰寫悼詞等需要查閱檔案相關(guān)資料，平時很少用到檔案，即便是干部調(diào)動和提拔有的單位也跳過查閱干部檔案這一流程直接調(diào)檔和提拔，干部人事檔案未得到充分利用。

2.2 人員素質(zhì)參差不齊

目前很多企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。首先，人事檔案管理人員上崗前，企業(yè)沒有考量其勝任能力，也未進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，使他們對其工作職責(zé)認(rèn)知模糊，對檔案管理工作敷衍了事。其次，很多企業(yè)人事檔案管理人員身兼數(shù)職，既無時間和精力投入到人事檔案管理工作中， 也無閑暇學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識。他們只應(yīng)付基本的檔案工作，如及時轉(zhuǎn)遞、歸檔材料等，根本談不上對專業(yè)性內(nèi)容，如信息審核認(rèn)定、真假辨別等的學(xué)習(xí)和整理，更不可能利用和開發(fā)信息化技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理。

2.3 管理方法不夠科學(xué)

管理檔案非常復(fù)雜，同時又很瑣碎，這就需要利用較高水平的現(xiàn)代化科技手段來操作和管理，否則管理效率會大打折扣，時間不允許。干部人事檔案管理極為復(fù)雜，這是由其工作性質(zhì)本身所決定的，如果只是粗糙地管理，采用方法不科學(xué)，就會導(dǎo)致問題產(chǎn)生，比如檔案內(nèi)容不完整，或已經(jīng)保存的檔案不清晰等問題。除此之外，對于檔案材料，只是審查了其中一部分，而忽視了對其他部分的審查，就會應(yīng)影響其真實性，同時，導(dǎo)致人事部門無法全面認(rèn)識參與選拔干部的人員，影響后期工作的效率。

2.4 管理信息化程度較低

時代的進(jìn)步和信息科技的發(fā)展，提高了人事檔案管理工作信息化建設(shè)的要求。但目前企業(yè)管理者還未完全樹立信息化理念，很多員工也不愿學(xué)習(xí)信息技術(shù)，特別是一些人事檔案管理工作者，讓其改變已習(xí)慣的工作模式，對惰性較大、思想落后的人來說難度較大。這使得大部分企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度較低，人事檔案管理中依舊沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)化、人工化的方式進(jìn)行收集歸檔、目錄編寫、檔案匯總、管理存放，沒有建立電子檔案，更沒有配備信息化管理軟件。人事檔案管理工作效率低下，不能適應(yīng)企業(yè)管理信息化的要求。

3 人力資源視域下干部人事檔案管理工作優(yōu)化措施

3.1 提高干部人事檔案的利用率

首先，要豐富檔案的內(nèi)涵，在原有檔案內(nèi)容上增加一些真實信息， 例如是否有房、收入概況、近期業(yè)績、個人特長等，提高其利用價值。其次，建立檔案的管理與利用機(jī)制，在干部人事任免、職務(wù)晉升、職稱晉級等方面充分參考干部人事檔案，提升干部人事檔案的影響力。再次，要創(chuàng)新檔案管理工作方法，構(gòu)建檔案信息平臺，提高檔案的利用率，還需要加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，吸納更多的優(yōu)秀人才并加強(qiáng)培訓(xùn)，使管理人員的素質(zhì)得到提高，確保其能夠勝任管理工作。最后，需要建立檔案管理服務(wù)體系，擴(kuò)大檔案管理的應(yīng)用范疇，不僅要滿足組織和人事部門的需求，還要滿足社會大眾的合法需求。

3.2 提升人員的素質(zhì)

干部人事檔案管理工作看起來簡單，但實際上是一項專業(yè)性極強(qiáng)的工作，檔案管理人員除了通過專業(yè)培訓(xùn)還要在收集、整理、保管和利用干部人事檔案的實踐中不斷總結(jié)才能有效提升專業(yè)素質(zhì)。然而干部人事檔案管理人員大都非專業(yè)出身，不具備管理干部人事檔案的專業(yè)性知識;檔案管理人員變動頻繁，傳、幫、帶工作不到位;人事檔案業(yè)務(wù)主管部門較少組織系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)等原因直接導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)化水平不高，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不熟悉，難以適應(yīng)干部人事檔案管理工作，嚴(yán)重影響了干部人事檔案管理水平。

3.3 構(gòu)建完善的科學(xué)機(jī)制

科學(xué)的人事檔案管理工作方式有助于全面提高檔案管理質(zhì)量和管理效率。在具體工作中應(yīng)要求管理人員對檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，及時調(diào)整或退回不合要求的材料，不能將這些不合格的檔案積壓堆放，增加管理工作的難度。管理人員應(yīng)該建立并完善相關(guān)規(guī)章制度以提高管理的科學(xué)性。對檔案的歸類和查詢，應(yīng)不斷予以完善。管理人員還需要根據(jù)規(guī)章制度建立一套完整的工作流程，比如查詢部分重要檔案，需要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，才能查閱。禁止查詢本人的資料，與其關(guān)系密切的親屬也不能查閱。此外，禁止材料不齊全的檔案轉(zhuǎn)出，禁止本人轉(zhuǎn)出自己的檔案，禁止沒有調(diào)令就轉(zhuǎn)出檔案等等，做到賞罰分明，使得檔案管理制度化。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著我國干部人事制度改革的不斷深入和人才流動的日益頻繁，傳統(tǒng)的干部人事檔案管理模式面臨新的挑戰(zhàn)。由于干部人事檔案內(nèi)容繁多，整理工作非常繁瑣和復(fù)雜，因此，應(yīng)該對工作人員展開科學(xué)的培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)和工作水平，推進(jìn)管理檔案工作的效率和處理水平，進(jìn)一步促進(jìn)干部人事檔案工作的發(fā)展。

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