OA辦公自動化系統(tǒng)在工作中的實際應(yīng)用探討

王太法

摘 要：信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使辦公系統(tǒng)中計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，不僅促進了辦公自動化的實現(xiàn)和發(fā)展，而且減少了人們的工作量。隨著單位信息化管理要求在信息管理過程中的不斷提高，出現(xiàn)了一種新型的辦公系統(tǒng)，OA辦公自動化系統(tǒng)（以下簡稱OA系統(tǒng)）在單位信息管理中發(fā)揮著重要作用。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);單位信息化;應(yīng)用

如何對單位實行有效的管理一直是單位負責(zé)人關(guān)注的焦點。近年來， 隨著信息技術(shù)的全面發(fā)展，越來越多的單位開始進行信息化建設(shè)，在單位日常管理中充分交換辦公數(shù)據(jù)和管理辦公數(shù)據(jù)，為單位提供更加方便、人性化的辦公服務(wù)。OA系統(tǒng)作為現(xiàn)代辦公和信息技術(shù)的產(chǎn)物，在單位信息管理過程中發(fā)揮著重要作用，能夠有效提高單位的運營效率，降低單位的運營成本，提高單位的綜合能力。因此，研究OA系統(tǒng)在單位信息管理中的應(yīng)用具有十分重要的意義。

1 概念及發(fā)展階段

OA系統(tǒng)主要指目前各行業(yè)廣泛使用的辦公自動化軟件。OA系統(tǒng)在中國分為三個發(fā)展階段。第一，政府必須能夠執(zhí)行簡單OA職能的階段。政府辦公的需要是OA 系統(tǒng)發(fā)展的源泉，對于政府來說，大量的檔案和文件必須在辦公期間進行處理和管理。對國有單位來說，在計劃經(jīng)濟時代的背景下，政府管理的形式已經(jīng)接近于其行政事務(wù)的道路。此外，行政級別與行政官員和單位領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系非常密切，政府與單位之間的溝通也非常明確，因此國有單位的辦公活動也要處理大量的文件和事務(wù)。在國家機關(guān)和國有單位的管理中，對國有單位進行了多次行政咨詢和指示，決策過程必須上報國家主管部門，例如，往往要求查看國有單位使用的紅色文件。由于需要大量的文件處理， 因此有必要開發(fā)OA系統(tǒng)，因此檔案流通和文件管理是原始OA系統(tǒng)的主要功能。

第二，利用單位促進OA原型階段的創(chuàng)建。自2002年來，OA系統(tǒng)開始在全國越來越流行，在原有的OA系統(tǒng)中顯示出了主要功能，部署單位使用后，逐漸顯示出不能完全滿足單位辦公工作的需要，在這種情況下，單位辦公需求的特點開始逐漸成為OA系統(tǒng)發(fā)展的需要，以滿足單位在收發(fā)文件和事務(wù)辦理等基本需求，由于人事、財務(wù)等管理職能的OA系統(tǒng)，他們開始更加重視單位管理的功能。對于單位中的等級問題，雖然OA系統(tǒng)是有針對性的，但從文件編制、審查、簽署、會計到存檔和借閱，常規(guī)的辦公室流程是復(fù)雜和耗時的，決策過程緩慢且效率低下。因此，OA系統(tǒng)軟件取代了一些紙質(zhì)文件，但在2000年至2002年期間，內(nèi)聯(lián)網(wǎng)成為單位的主要辦公環(huán)境，在此期間，OA系統(tǒng)在單位辦公流程中所占的份額不到四分之一，OA 系統(tǒng)沒有得到廣泛應(yīng)用。的確，現(xiàn)代OA系統(tǒng)的原型主要是在現(xiàn)階段創(chuàng)造的，但在這個時候紙張辦公比OA系統(tǒng)應(yīng)用更多，辦公室應(yīng)用更廣泛，因為計算機的普及和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境空間并不理想[1]。

第三，OA系統(tǒng)的價值在功能性通常都是獨一無二的。2005年以后， 隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機的普及，OA系統(tǒng)的價值開始顯現(xiàn)，OA系統(tǒng)在迅速普及的時期，許多單位開發(fā)使用OA系統(tǒng)。與其他系統(tǒng)軟件相比，當(dāng)時 OA系統(tǒng)開始充當(dāng)單位中所有內(nèi)部數(shù)據(jù)的網(wǎng)關(guān)。OA系統(tǒng)可用于組織中的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如單位資源規(guī)劃 （ERP）、開發(fā)的系統(tǒng)應(yīng)用程序、產(chǎn)品和軟件，數(shù)據(jù)可以集中顯示，OA系統(tǒng)在辦公中起著核心作用。2008年，隨著3G移動網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和智能手機的迅速普及，OA系統(tǒng)的實際潛力得到了充分釋放， 物理環(huán)境不會影響辦公活動，可以隨時限制直接辦公。在性能管理方面， OA系統(tǒng)是最有用的平臺工具之一，其功能包括移動辦公室使用的 GPS 訪問、現(xiàn)場數(shù)據(jù)收集以及 4G 影響下的OA系統(tǒng)的潛力。

2 OA系統(tǒng)在工作中的應(yīng)用

2.1 前期調(diào)研

要求摘要屬于前一研究的重要內(nèi)容，主要包括三部分：一是明確必須輸入系統(tǒng)的人員名單和組織結(jié)構(gòu)，確定登錄的初始密碼：其次，從現(xiàn)行的管理制度來看，各個環(huán)節(jié)要對單位審批進行組織分析，了解技術(shù)可行性， 并與系統(tǒng)開發(fā)者確認：最后，對于離線收集表單，根據(jù)各種流程，如果每個鏈接中的無線表單，在設(shè)計電子表單之前必須經(jīng)過相關(guān)部門確認。

2.2 制作實施

在開發(fā)實施過程中，主要從以下兩個方面入手。首先，建立個人賬戶數(shù)量和組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)調(diào)研期間收集的組織結(jié)構(gòu)規(guī)模，在OA體系中建立組織結(jié)構(gòu)時，要保證各部門能夠類似于OA系統(tǒng)的引入，以及確保單位之間等級關(guān)系的合理性，然后為單位員工創(chuàng)建OA賬戶，確保他們能夠有直接的使用，此外，各部門應(yīng)設(shè)立適當(dāng)?shù)呢撠?zé)人員。其次，要構(gòu)建一個完整的流程，在這個過程中，必須根據(jù)實際研究過程獲得的形式、流程配置、基本配置包括數(shù)據(jù)格式、字段和顯示權(quán)限等內(nèi)容，各種形式必須建立不同的審批流程，包括流程形式和節(jié)點設(shè)計，不同節(jié)點操作者要優(yōu)化配置并設(shè)置相應(yīng)的審批條件和路徑。填寫并批準(zhǔn)每個節(jié)點的配置，并執(zhí)行操作以處理、查看和打印內(nèi)容。分析這是否會影響基于業(yè)務(wù)需求的其他流程。

2.3 測試上線

為了減少在線風(fēng)險的頻率，需部署測試和正式服務(wù)器。在OA系統(tǒng)正式運行之前，必須在測試服務(wù)器上測試應(yīng)用程序，并在測試完成后將其復(fù)制到官方服務(wù)器。完成測試過程后，您可以對真實場景進行建模。在移動和PC終端中處理登錄測試過程的啟動和處理時，必須應(yīng)用人員帳號，以確保檢測文件數(shù)據(jù)智能、流暢、正確，如果流程包含驗證過程中，可以在后臺調(diào)試過程中處理[2]。組織用戶培訓(xùn)：完成測試后，執(zhí)行組織用戶的教育工作，以幻燈片和流程的實時演示形式顯示OA系統(tǒng)的域名、帳戶登錄、操作內(nèi)容等。會后，分發(fā)操作員指南并提供幻燈片，以幫助用戶了解OA系統(tǒng)。

2.4 運維管理

在線運行并不意味著流程完成，系統(tǒng)必須及時維護，在人員流動、組織結(jié)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)變更審批和系統(tǒng)現(xiàn)代化的情況下，系統(tǒng)必須有效運作和技術(shù)，以確保系統(tǒng)正?；?。

3 OA系統(tǒng)在單位信息化管理中的作用

為了提高單位的效率，必須不斷提高信息技術(shù)水平，優(yōu)化單位資源配置，以更好地保證工作效率。特別是在競爭激烈的市場環(huán)境下，信息化建設(shè)在單位發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。在單位信息化建設(shè)過程中，最關(guān)鍵的任務(wù)是利用OA系統(tǒng)提高公司硬件建設(shè)的質(zhì)量和水平。OA系統(tǒng)以其強大的安全優(yōu)勢在眾多單位信息化建設(shè)中得到了廣泛的認可和應(yīng)用，各類單位在信息化建設(shè)中都以O(shè)A系統(tǒng)為基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

隨著單位信息的發(fā)展，自動化辦公系統(tǒng)在各個領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，OA 無紙化辦公系統(tǒng)、有效審批、知識管理在工作和人民生活中都帶來了極大的便利。OA系統(tǒng)的最終目標(biāo)是為單位各個部門的人員服務(wù)，投入到更重要的工作中去，以提高單位的效率，提高單位的綜合競爭力。OA系統(tǒng)以單位管理與辦公室的基本需求為核心，以先進結(jié)構(gòu)總體體系，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，深入開發(fā)利用信息資源，有效實施自動化和辦公信息化，提高單位整體管理和效率，為單位發(fā)展創(chuàng)造更多條件。目前，單位對OA系統(tǒng)的利用程度已成為衡量其信息管理應(yīng)用的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。

參考文獻：

[1] 朱月飛.淺析OA辦公自動化系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用價值[J].中國戰(zhàn)略新興產(chǎn)業(yè)，2019，000（042）：159.

[2] 謝敏敏.電力辦公自動化系統(tǒng)（OA）的開發(fā)與應(yīng)用探析[J].建材與裝飾，2019， 000（003）：294-295.