信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探索

路瑤

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，各企業(yè)管理系統(tǒng)中的檔案管理也不斷走向信息化，在管理辦法和規(guī)范上與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)緊密相連。所以現(xiàn)在大多數(shù)的企業(yè)檔案管理都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)化，建立了規(guī)模較大的信息數(shù)據(jù)。但是，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)我國(guó)的檔案館管理模式也提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用策略

引言

實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的高質(zhì)量應(yīng)用可以為檔案管理工作的改進(jìn)提供幫助。目前，信息技術(shù)的創(chuàng)新推廣速度較快，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的有效使用，可以使檔案管理工作獲得高水平的支持。

1 信息技術(shù)在檔案管理中優(yōu)勢(shì)

1.1 確保數(shù)據(jù)分享

信息科技最為顯著的特點(diǎn)是可以在互聯(lián)網(wǎng)媒介下確保訊息的無阻礙傳送，完成信息資源的高度分享與正常流通，技術(shù)優(yōu)點(diǎn)對(duì)單位檔案管控來講尤為關(guān)鍵。單位能夠在信息科技的支撐下對(duì)檔案訊息實(shí)施電子化處置，為訊息的高效使用與分享流通打開方便之門[1]。檔案管控最為關(guān)鍵的功能是把多樣性的信息材料實(shí)施整合、儲(chǔ)蓄與使用，而信息科技在單位的功能無法取代，能夠?yàn)檫@部分工作的推動(dòng)提供強(qiáng)有力的支持，讓訊息能夠高度分享。在當(dāng)代的檔案管控具體工作中，檔案參數(shù)訊息在單位中的運(yùn)用價(jià)值得以彰顯，唯有發(fā)揮這部分檔案的“威力”，方能夠完成數(shù)據(jù)分享。

1.2 提高管理效果

單位的檔案管控工作強(qiáng)度很大，工作任務(wù)極為艱巨，要處置多元化的參數(shù)訊息，而處置這部分訊息必須對(duì)信息進(jìn)行分類與整合，并且需要科學(xué)地進(jìn)行信息檢索，便于整合儲(chǔ)蓄與使用。然而在以往的檔案管理工作中， 檔案管控工作通常要依賴工作人員，在訊息處置使用階段的成效并不明顯，并且也沒有辦法確保質(zhì)量，導(dǎo)致人為失誤源源不斷，在既定程度上左右了檔案管控的成效與質(zhì)量。使用信息科技可以顯著地提高檔案管理的效果。信息科技憑借互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與電腦科技能夠?qū)Υ笈臎]有辦法依賴人力處理的檔案得到充分的應(yīng)用，并且效果比人工完成的效果要好，進(jìn)而節(jié)約了大批的時(shí)間。

2 信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用存在的問題

2.1 檔案信息化管理系統(tǒng)不夠成熟

檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建質(zhì)量直接決定著信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用水平。但是，部分企業(yè)的檔案管理人員缺乏對(duì)現(xiàn)有信息系統(tǒng)可操作性的詳細(xì)考察，沒有結(jié)合軟件開發(fā)的實(shí)際情況制定信息化技術(shù)的應(yīng)用步驟，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施無法在項(xiàng)目設(shè)計(jì)和需求分析方面取得進(jìn)展，也使得信息化系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性難以得到有效維護(hù)。一些檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)雖然進(jìn)行了需求分析，但缺乏對(duì)需求說明書的規(guī)范化設(shè)定，未能對(duì)檔案信息化管理工作的主要原則進(jìn)行總結(jié)，導(dǎo)致檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)價(jià)值難以得到體現(xiàn)，也使得動(dòng)態(tài)性管理方法難以在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)普及推廣[2]。一些檔案信息化管理系統(tǒng)在具體建設(shè)的過程中，缺乏對(duì)系統(tǒng)擴(kuò)展性特征的有效分析，沒有結(jié)合系統(tǒng)功能特點(diǎn)進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的創(chuàng)新設(shè)計(jì)，難以保證信息化技術(shù)在檔案管理工作中發(fā)揮作用。一些檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)吸收應(yīng)用存在不足， 檔案管理技術(shù)的設(shè)計(jì)缺乏對(duì)系統(tǒng)建設(shè)過程的創(chuàng)新調(diào)整，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)性工作和信息技術(shù)難以得到高質(zhì)量的結(jié)合，無法在檔案管理業(yè)務(wù)模式創(chuàng)新方面取得積極成效，也使得檔案信息化管理系統(tǒng)所具備的應(yīng)用價(jià)值無法實(shí)現(xiàn)高水平開發(fā)。

2.2 檔案管理手段落后

隨著科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，信息化技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用大大擴(kuò)展了科學(xué)技術(shù)信息的傳播渠道 。另外，信息化技術(shù)使得檔案管理的及時(shí)性大大提高，有利于檔案管理系統(tǒng)管理。然而，我國(guó)目前大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案管理方法與實(shí)踐仍然相對(duì)落后，檔案信息和自動(dòng)化辦公的方式不同步，文件管理方法仍被鎖定在傳統(tǒng)的手動(dòng)管理模式下，很少使用計(jì)算機(jī)來管理文件。當(dāng)前，許多檔案資料和技術(shù)記錄都基于電子文檔，但仍保留了許多老式過時(shí)的存檔方式，如紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔搜索困難，查找資料緩慢，難以與現(xiàn)代管理實(shí)踐同步，降低了文件資源的共享率。

3 信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)化應(yīng)用策略

3.1 提高檔案信息化管理系統(tǒng)的成熟度

檔案管理人員在探索信息技術(shù)的應(yīng)用途徑過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)成情況的分析研究，并對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)的基本原理進(jìn)行考察，使檔案信息化管理方案的構(gòu)建可以具備更強(qiáng)的可操作性，并保證檔案管理所需的軟件可以在這一過程中實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量應(yīng)用。要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理需求需求的分析，并對(duì)系統(tǒng)當(dāng)前的功能優(yōu)勢(shì)及使用性能進(jìn)行考察，保證系統(tǒng)具備足夠的穩(wěn)定性與安全性。檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)工作需要加強(qiáng)對(duì)說明書制定工作的關(guān)注，尤其要對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)所需的基礎(chǔ)條件加以分析，保證檔案動(dòng)態(tài)化管理方法得到有效構(gòu)建，使信息技術(shù)所具備的突出應(yīng)用優(yōu)勢(shì)得到明確。要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)構(gòu)成情況的考察，并對(duì)系統(tǒng)架構(gòu)以及功能模塊進(jìn)行有效的創(chuàng)新，保證系統(tǒng)安全管理體系可以在這一基礎(chǔ)上得到更加成熟的構(gòu)建。檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)還需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)狀態(tài)的關(guān)注，尤其要保證檔案管理人員充分參與到系統(tǒng)建設(shè)工作中，確保軟件開發(fā)過程可以得到明確，為檔案管理系統(tǒng)價(jià)值的充分開發(fā)提供有利支持。

3.2 建立完善的管理隊(duì)伍，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

隨著信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的普遍應(yīng)用，對(duì)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求?；诖?，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)要積極響信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用的要求，提升自身的工作水平和思維廣度， 加強(qiáng)自身的紀(jì)律意識(shí)和規(guī)則意識(shí)，才能更好地掌握信息化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和專業(yè)水平直接決定了企業(yè)信息化檔案管理的管理水平和效率，甚至關(guān)系到企業(yè)信息化檔案管理未來的發(fā)展走向[3]。想要有效提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，就要為檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)經(jīng)常舉辦一些有關(guān)于企業(yè)信息化檔案管理的思想交流會(huì)和專題座談會(huì)，增強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性和自主性，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和技能水平，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)信息化檔案管理的良性發(fā)展。

3.3 合理使用電子檔案

（1）檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)的同時(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)電子信息管理操作的技能，主動(dòng)開展電子檔案管理編研業(yè)務(wù)，充分展示檔案管理的內(nèi)涵，在建檔的過程中有效獲取關(guān)鍵詞進(jìn)行歸類存儲(chǔ)，一邊提供更加快捷、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。（2）對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化目錄生成，這是為保障信息提取的便捷性。編制目錄后，可以非常清晰地了解不同信息的內(nèi)容了及存儲(chǔ)位置。同時(shí)方便在遵守保密規(guī)定的同時(shí)對(duì)這些信息進(jìn)行查閱，對(duì)于保密級(jí)別不同的信息進(jìn)行分級(jí)管理，保障這些信息的安全性與可靠性，避免因管理不當(dāng)而造成的信息外泄。這也是為后續(xù)信息電子化管理提供基礎(chǔ)。（3）電子信息完成建檔后，需要對(duì)調(diào)用信息的單位進(jìn)行準(zhǔn)確的登記，其中內(nèi)容需要有明確的劃分，內(nèi)容包括使用人的自然信息，這是為保障信息安全而采取的措施，是為方便對(duì)電子檔案的合理利用。

結(jié)束語

應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行更加科學(xué)的管理，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要， 使檔案管理工作發(fā)揮更重要的作用。信息化管理可以使得檔案管理工作更加清晰，而且可以使得檔案管理更加安全。

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