信息化建設在高校財務中的應用與思考

邵靜

信息化建設對提高高校財務管理水平起著重要作用。高校通過智能報銷、線上審批、會計憑證影像化等信息化建設舉措，提高了財務工作效率和服務質量，為報銷人員帶來了全新的報銷體驗。但同時也需要關注信息化建設帶來的隱患，加強內控管理，重視專業(yè)人才隊伍培養(yǎng)，以更深邃的戰(zhàn)略眼光推動高校財務管理水平的發(fā)展。

近年來，為解決科研人員“報銷繁”問題，提高財務工作效率和服務質量，各高校致力于提升財務信息化水平，陸續(xù)實現(xiàn)了網(wǎng)上報銷、學費平臺收繳、會計憑證影像化等建設成果。信息化建設一方面減緩了日益增長的科研經費帶來的工作壓力，簡化操作流程，提升財務工作效率和服務質量；另一方面加強了資金管理和內控管理，提高風險防范意識，積極主動應對安全隱患。隨著信息化建設的深入與完善，高校財務管理水平也將隨之登上一個新的臺階。

手工記賬

20世紀80年代之前，在相當長的時間內，鑒于計算機應用并不普及，高校財務主要借助計算器、算盤等方式手工記賬。手工記賬不僅容易出現(xiàn)計算和謄寫錯誤，工作效率低下，而且難以對財務數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計，給財務分析工作帶來了諸多不便，高校財務管理水平難以進一步發(fā)展。

會計電算化

20世紀80年代之后，計算機網(wǎng)絡技術迅速發(fā)展普及，為高校財務信息化建設奠定了硬件基礎。同時，隨著高校擴招，科研經費體量增加，增加的財務工作量促使高校使用專業(yè)會計軟件記賬代替手工記賬，高校財務從此進入了電算化時代，在原來的會計核算基礎上增加了財務數(shù)據(jù)分析工作，極大地提高了高校財務管理水平。

會計信息化

近年來，為解決科研人員“報銷繁”問題，各高校致力于借助信息化手段提高財務工作效率和服務質量。高校財務逐步進入信息化時代，利用信息化技術分析財務數(shù)據(jù)，防范規(guī)避潛在風險，實現(xiàn)從核算型會計到管理型會計的轉變，推動高校財務管理效能不斷前進。

網(wǎng)上填報

近年來，越來越多的高校實現(xiàn)了網(wǎng)上填報。網(wǎng)上填報的優(yōu)勢體現(xiàn)在方方面面：報銷人員在網(wǎng)上填報系統(tǒng)制作報銷單，再將審批好的報銷單與票據(jù)投遞到財務處，避免了現(xiàn)場排隊等候報銷的情況，讓財務處排長隊的現(xiàn)象成為歷史；網(wǎng)上填報實現(xiàn)了報銷單據(jù)物流狀態(tài)跟蹤，實時更新報銷進度，實現(xiàn)信息透明化；網(wǎng)上填報還便于統(tǒng)計報銷時的常見問題，再及時在網(wǎng)站匯總解答，有效提高了報銷成功率，達到事半功倍的效果。

智能報銷

智能報銷是用計算機人工智能方式對網(wǎng)上填報系統(tǒng)的進一步優(yōu)化改進。報銷人員將發(fā)票、合同等附件拍照上傳，智能報銷系統(tǒng)自動進行發(fā)票驗真、加總、計算差旅補助等輔助填報工作，報銷人員只需在此基礎上完善信息即可。智能填報的意義不僅僅是方便報銷人員填報，更重要的是在填報過程中加入了財務審核的功能，可以有效識別以往報銷中難以察覺到的問題。例如：智能報銷系統(tǒng)通過對發(fā)票驗真以避免發(fā)票偽造，通過對發(fā)票存檔以防范電子發(fā)票重復報銷，通過識別發(fā)票連號，以避免打車票連號導致的報銷行程不實，以及確保采購發(fā)票連號超過一定金額需要簽訂購銷合同等情況。智能報銷在加強監(jiān)管的同時，兼顧了操作的便捷性和靈活性，對高校財務管理起著深遠的作用。

線上審批

在智能報銷系統(tǒng)中加入審批模塊可以實現(xiàn)線上審批。在智能填報完成后，系統(tǒng)將自動進入審批流程，由報銷事項和經費所屬單位判斷報銷單的審批人，并對其推送單據(jù)和附件的電子版以審批。線上審批相較于人工流轉審批，一方面優(yōu)化了審批流程，報銷人員無需一一聯(lián)系審批人手工簽字，提高了工作效率；另一方面，線上審批有效規(guī)避了冒簽、錯簽、漏簽等財務風險，不再需要人工辨別審批人手跡以防止冒簽，不再出現(xiàn)非單據(jù)審批人錯簽的情況，以及需要多部門審批時漏簽的情況，加強了高校財務的審批管理。

移動報銷

將智能報銷從電腦端拓展到手機等移動端以實現(xiàn)移動審批。移動報銷可以隨時制單隨時審批，減輕報銷人員和審批人的工作負擔。報銷人員可以隨時制單并查看審批進度，極具可操作性，審批人可以隨時審批系統(tǒng)推送的單據(jù)，保證了報銷單審批的及時性和便捷性。移動報銷擺脫了時間和空間的限制，真正實現(xiàn)了無紙化辦公，極大地提高了報銷效率。

會計憑證影像化

將會計憑證影像化可便于日后財務查閱。財務人員將報銷完成的會計憑證用高清掃描儀掃描留存電子檔案，再信息共享給經費負責人，在經費結題檢查、審計需要調閱憑證時，負責人只需登陸系統(tǒng)查看即可，無需往返各個校區(qū)檔案室調閱，提高了工作的便捷性，省時省力。

信息安全隱患

信息化建設除了為財務工作帶來了便捷，也不可避免地帶來了信息安全隱患。財務系統(tǒng)默認是用戶本人登陸賬戶，登陸后制單、審批、查閱等操作也默認是用戶本人完成的，如果登陸賬戶泄露將難以撇清責任；財務工作涉及到人員工資、勞務費、合同等保密事項，財務信息泄露會影響經費使用的安全性；資金信息安全問題也很重要，財務人員要對報銷人員填寫的經費來源、轉賬信息等重點審核，確保資金安全。

財務工作量增加

信息化建設需要投入大量的人力去完成，極大地增加了財務工作量。例如，財務信息系統(tǒng)需要管理人員不斷更新維護，并解決隨時可能突發(fā)的系統(tǒng)出錯、網(wǎng)上報銷無法登錄等問題，解答新用戶關于系統(tǒng)操作問題、更新報銷人員銀行卡、聯(lián)系方式等信息；憑證影像化不僅需要專人掃描憑證錄入系統(tǒng)，而且對發(fā)票粘貼樣式要求嚴格，發(fā)票不再“魚鱗”狀粘貼，而需要平鋪粘貼，以確保每張票據(jù)都能掃描清晰，增加了后期票據(jù)整理的工作量。

財務軟件建設

工欲善其事，必先利其器，信息化建設除了需要投入大量人力，還需要構建與之匹配的財務軟件。財務軟件是信息化建設的載體，能直接影響高校財務的信息化進程。但目前市場上適用于高校的財務軟件較少，而且都需定制以滿足不同高校的信息化建設要求，這導致構建一個性能優(yōu)秀的財務軟件十分困難，不僅需要投入大量財力，還需要在長達數(shù)年的時間內與軟件公司溝通反饋遇到的問題，不斷測試優(yōu)化完善軟件性能才能逐步達到信息化建設的要求。

信息化建設不完善

高校財務已進入信息化時代，但依然有很多重復、瑣碎、繁雜的財務工作需要人工完成，包括財務咨詢解答、報銷單分配、會計制單、銀行退款重匯等工作，都亟需信息化改進。例如，在財務處，人工咨詢柜臺常常排隊，會計也常被電話催促制單進程；投遞箱里報銷單需要每天人工分配，先將報銷單按日常報銷、差旅費、勞務費等分類整理，再在系統(tǒng)上把每類報銷單均分給會計制單；制單會計在審核單據(jù)時，需要人工將辦公、實驗等各類用途的發(fā)票分類、計算，再制作憑證；出納會計需將每天的銀行退款單一一錄入系統(tǒng)，再人工查找匹配匯款失敗的憑證，并通知會計重匯。

加強內控管理主動應對信息安全隱患

在實踐中要重視信息安全問題，加強內控管理，主動應對安全隱患。一方面要梳理業(yè)務流程，以制度、文件的形式將內控的理念滲透到會計業(yè)務流程中；另一方面要重視事前防范，通過風險評估、預警等方式加強監(jiān)督管理機制。例如，在報銷人員查詢涉密信息前要進行身份驗證，登陸財務系統(tǒng)前要提醒用戶謹慎保管賬戶信息以防泄露，以各種形式做好事前防范。

實現(xiàn)財務工作的信息化

信息化建設的初衷是解決科研人員“報銷繁”問題，卻因此忽視了財務工作的信息化建設。實際上，財務工作信息化建設不僅能提高工作效率，提升報銷人員的體驗感，還能節(jié)約人力，讓高校財務有余力從核算型會計轉為管理型會計。在實踐工作中，需逐步將信息化建設滲透到財務工作的方方面面，例如用智能客服替代人工咨詢，用智能銀行對賬系統(tǒng)替代手工對賬，對網(wǎng)上填報加以控制以實現(xiàn)“一事一單”的報銷規(guī)則，將繁雜的財務工作加以信息化改善。

信息化人才隊伍建設

信息化建設離不開一支既具備計算機專業(yè)技能，又熟悉財務業(yè)務、流程的人才隊伍。他們不僅能起到報銷人員與軟件公司之間的橋梁溝通作用，將報銷人員的訴求反饋給軟件公司以不斷完善系統(tǒng)，還應具備敏銳的專業(yè)洞察力，能主動找尋可以通過信息化優(yōu)化的工作細節(jié)。打造這樣一支復合型人才隊伍對信息化建設非常重要，可以達到事半功倍的作用。

結 語

信息化建設是近年來高校財務發(fā)展的重要領域。但是，各高校在致力于實現(xiàn)信息化的同時，卻常常忽略隨之而來的各類隱患。為解決信息化建設中遇到的問題，財務處需對癥下藥各個擊破，通過加強內控管理防范安全隱患，加強財務工作信息化建設以提高工作效率，重力打造一支信息化復合人才隊伍，實現(xiàn)核算型會計到管理型會計的轉型，全方面推動高校財務管理水平取得更大的進步。

（中國科學技術大學財務處）

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