信息化時代企業(yè)辦公用品采購成本控制研究

關鍵詞：信息化;辦公采購;成本控制

不論是企業(yè)日常運作還是人們家庭生活，只要存在消耗就會涉及到采購，所以毫不夸張地說，采購是我們?nèi)松钤谏鐣喜豢杀苊獾囊豁椈顒?。而大企業(yè)由于其人口數(shù)量眾多，涉及的業(yè)務范圍廣，因而相較于普通家庭而言，其消耗更快，需要的物資種類也更多，所以毋庸置疑其花費也會相當巨大的，進而很大程度影響了企業(yè)的經(jīng)濟收入，因而適當?shù)目刂撇少彸杀臼遣粌H必要也是必須。

一、傳統(tǒng)采購模式成本控制存在的弊端

采購這項活動在社會生產(chǎn)活動中存在已久，但一直以來由于缺乏技術的支撐，使得在很長一段時間里人們只能用較為傳統(tǒng)的方式進行，但傳統(tǒng)的方式受時間、地域、價格、供應商等因素的影響，即使企業(yè)有心作控制和改變，其收效也不甚明顯，繼而不利于企業(yè)在市場中的生存與發(fā)展。

1、采購模式的單一化

傳統(tǒng)的采購模式由于受到地域、信息不暢通、物流等因素的影響，使得其對于辦公用品的采購大多選擇就近模式，這就在一定程度上削弱了價格優(yōu)勢，使得采購的成本較高，且當企業(yè)適應了這些價格后，如果后續(xù)價格沒有太大波動且產(chǎn)品質(zhì)量也無差別，一般而言是不會輕易改變供應商的，因為改變供應商不僅需要再次去了解市場的價格、確認收到后的商品質(zhì)量，還需要適應新供貨商的供貨方式、服務模式、付款交易等等，總而言之就是會增加開銷成本和額外的工作量，使得采購成本控制更是不能得到很好地改善，這也就促使了傳統(tǒng)采購模式的較為單一化。

2、缺乏健全的采購體系

由于辦公用品不像生產(chǎn)資料那樣是一個企業(yè)運行所必須的東西，因而一般企業(yè)在對其進行采購的過程中并沒有過多的流程限制和嚴格把關，也沒有派專人去監(jiān)督和跟蹤，因而就容易出現(xiàn)購買的無規(guī)章性和隨意性，這樣一方面會加大成本管控的難度，另一方面也容易讓有心之人鉆制度的漏洞，從而出現(xiàn)腐敗等問題，且有相關研究表明，隨著企業(yè)人數(shù)的增多，其出現(xiàn)辦公用品采購浪費甚至是不良采購等情況的幾率也會隨之增加。所以不健全的采購體系，是企業(yè)在辦公用品采購中控制成本的絆腳石。

二、信息化時代辦公用品采購成本控制的優(yōu)化建議

信息化時代的到來，其強大功能的拓展和延伸改變著人們的思維和生活方式，企業(yè)的采購模式也不例外，因而針對以上問題，筆者結合自身工作經(jīng)驗及認識，認為可以作以下優(yōu)化和改進。

1、利用網(wǎng)絡資源信息，合理選擇供應商

供應商的選擇是采購中非常重要的一環(huán)，其不僅涉及商品的價格，還包括商品的質(zhì)量、供貨的時效、交付的方式等等，而傳統(tǒng)的采購由于受多方面條件的制約，致使在供貨商的選擇上較為閉塞和局限，但隨著信息技術的發(fā)展和普及，打破了傳統(tǒng)意義上時間和地域的區(qū)隔，使得商品價格更為透明，也更有助于企業(yè)對于采購成本的計算和管控，并且企業(yè)還可通過網(wǎng)絡資源去搜尋相關廠家的資金運轉(zhuǎn)，了解商品的質(zhì)量信息，以此更好實現(xiàn)“價格與質(zhì)量”的平衡和匹敵，再加上我國運輸業(yè)的蓬勃發(fā)展，更是進一步減少了距離的差異，提升了行業(yè)內(nèi)的競爭機制，為企業(yè)更進一步控制成本提供了便利。此外，網(wǎng)絡信息的發(fā)達也為企業(yè)重新尋找供貨商提供了便捷，企業(yè)只需要通過網(wǎng)絡查找和聯(lián)系就可以實現(xiàn)商家的更替，因而信息化的普及也從側面約束了曾經(jīng)供貨商的不太道德的一些行徑，這對企業(yè)不論哪方面來說都是大有裨益。

2、搭建采購信息化平臺，規(guī)范采購流程

眾所周知辦公用品的種類繁多，包括便宜的如垃圾袋、電池、簽字筆等每日消耗品以及貴價的如投影儀、打印機、電腦等設備，雖然貴價的辦公用品不是每日都需要更換或者馬上消耗殆盡，但其被消耗卻存在難以觀察和不可預計性，而便宜用品雖然價格低廉，但由于其被消耗頻率高，東西零碎，想當然耳，積少成多也是非常龐大的一筆，而傳統(tǒng)的采購模式由于雜亂無章，企業(yè)想要對采購辦公用品的過程進行成本控制其難度之大不言而喻。而信息化時代的到來，使得采購系統(tǒng)的出現(xiàn)成為可能，因而所有采購的辦公用品都可以借助采購平臺進行記錄和跟進，這樣一方面解決了傳統(tǒng)采購模式的繁瑣和雜亂，另一方面也方便于相關部門對采購情況進行監(jiān)督和查看，填補了傳統(tǒng)采購中的一些漏洞，減少了采購環(huán)節(jié)中的灰色地帶。與此同時，借助采購信息化平臺的搭建，規(guī)范化采購流程也可以得以順利實施，因為一個企業(yè)的管理其必然具有多層架構，如果對傳統(tǒng)采購辦公用品進行規(guī)范化流程，必然會涉及如簽字、審批等問題，而這些事項都需要人力的奔走完成，其間必然耗費大量的時間和精力，進而造成采買的低效率，而信息化平臺的搭建，使得簽字、審批等工作可以直接通過電腦、手機等設備完成，極大地簡化了工作流程，在提高工作效率的同時也實現(xiàn)了上通下達的效果，更有助企業(yè)內(nèi)部的全方位把控和管理，對采購成本控制而言也是非常有利的。

結語

傳統(tǒng)的采購模式已經(jīng)沿用多年，甚至于今天還有許多企業(yè)在使用，但是這種模式的弊病也是非常顯現(xiàn)的，且隨著信息技術的發(fā)展與創(chuàng)新，目前許多企業(yè)也對采購模式進行了優(yōu)化和改進，一方面節(jié)約了企業(yè)辦公用品的開銷，另一方面也給辦公用品采購成本的控制提供了許多便捷和思路，筆者相信隨著社會的進步和信息技術的持續(xù)跟進，其最終必是大勢所趨。

參考文獻：

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作者簡介：

文東娟（1988年10月）女，民族：漢，籍貫：江西贛州，當前職務：采購，當前職稱：初級，學歷：本科，研究方向：采購。