檔案管理工作中電子檔案管理的重要性

田偉

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案;重要性;問題

1 電子檔案管理工作的重要意義

就電子檔案管理工作進行分析，檔案所包含內(nèi)容諸多，其中，主要以機關(guān)事業(yè)單位信息、人力資源信息為主，傳統(tǒng)檔案管理多為紙質(zhì)資料，大量的紙質(zhì)資料極易產(chǎn)生丟失與破損現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)此類問題，極易影響機關(guān)事業(yè)單位穩(wěn)定運行，不利于機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理工作開展。要想強化檔案管理工作，提升檔案管理效率與質(zhì)量，在檔案管理過程中應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，將各類信息匯集為電子檔案，進而做好檔案管理工作，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案信息的管理與保存工作。就目前檔案管理工作進行分析，大部分檔案多以電子形式存在。將各類檔案聚集在一起，有利于做好檔案管理工作。電子檔案管理模式有利有弊，優(yōu)勢為檔案保存效率、應(yīng)用效率得到提升，而劣勢則為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境復(fù)雜，如管控不當，或是電子檔案管理平臺受到攻擊，都會增加機關(guān)事業(yè)單位或是個人信息泄露風(fēng)險，不利于維護檔案安全性，難以保證大眾信息私密性，不利于維護現(xiàn)代社會發(fā)展與進步。因此，在新形勢的檔案管理工作中，應(yīng)選擇適合的管理方式，充分發(fā)揮電子檔案管理作用，提升檔案管理質(zhì)量[1]。

2 分析電子檔案管理工作存在的問題

2.1 管理人員水準不齊

大數(shù)據(jù)出現(xiàn)時間相對較晚，部分管理人員并未意識到大數(shù)據(jù)技術(shù)重要作用，亦難以將大數(shù)據(jù)技術(shù)與自身工作相結(jié)合。部分機關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理人員，其電子檔案管理水準相對較低，很多機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部電子檔案管理人員并不是專職崗位，多為其他崗位人員兼任。這些兼任的工作人員，有著各自工作，難以花費更多時間與精力去學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，難以將大數(shù)據(jù)技術(shù)與電子檔案管理工作相融合。再加上，部分機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員年紀偏大，難以接受電子檔案管理方式，更難以適應(yīng)電子檔案管理工作所提出的全新要求。受到這些因素影響，導(dǎo)致電子檔案管理人員水準不齊問題出現(xiàn)，最終影響電子檔案管理工作開展，難以發(fā)揮電子檔案管理工作應(yīng)有作用。

2.2 電子檔案管理設(shè)備落后

部分單位在檔案信息管理工作中，并未投入充足資金，致使大數(shù)據(jù)設(shè)備更新不及時。電子檔案管理設(shè)備落后，勢必會影響電子檔案管理工作開展。再加上，很多機關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式相對傳統(tǒng)，多為人工管理模式，即便引入電子檔案管理設(shè)備與平臺，這些設(shè)備與平臺依舊形同虛設(shè)，難以發(fā)揮電子檔案管理設(shè)備與平臺應(yīng)有作用，嚴重阻礙機關(guān)事業(yè)單位電子檔案管理工作開展，不利于實現(xiàn)電子檔案管理與創(chuàng)新[2]。

2.3 電子檔案管理制度有待完善

就當前的電子檔案管理工作進行分析，部分機關(guān)事業(yè)單位多應(yīng)用傳統(tǒng)檔案管理方式，并未結(jié)合大數(shù)據(jù)時代背景，對傳統(tǒng)檔案管理方式加以優(yōu)化。此種現(xiàn)象，是不會導(dǎo)致檔案管理工作制度不完善，檔案管理流程不規(guī)范等諸多問題。機關(guān)事業(yè)單位對傳統(tǒng)檔案管理所存在的問題并未進行及時分析，致使檔案管理工作較為隨意，無規(guī)范管理制度。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理制度不完善、不科學(xué)，勢必會影響機關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率，降低檔案管理質(zhì)量，在檔案管理工作中出現(xiàn)信息遺漏或是檔案破損等諸多問題。檔案存在破損與丟失問題，不利于機關(guān)事業(yè)單位管理與評估工作開展，更難以在機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部推出電子檔案管理方式，無法應(yīng)用檔案價值，難以創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式[3]。

3 大數(shù)據(jù)背景中創(chuàng)新電子檔案管理的有效途徑

3.1 提升檔案管理人員綜合水準

要想使大數(shù)據(jù)技術(shù)得到合理應(yīng)用，提升電子檔案管理水準，在實際工作中，首先，應(yīng)以提升管理人員綜合素質(zhì)為主，只有這樣，才能提升檔案管理人員的數(shù)據(jù)信息的處理與分析能力。與此同時，在大數(shù)據(jù)時代背景下，還應(yīng)做好人員培訓(xùn)工作，以提升人員綜合素質(zhì)為主要工作，并在這一基礎(chǔ)之上，構(gòu)建完善數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)庫作用。在這一過程中，作為機關(guān)事業(yè)單位的管理人員，應(yīng)給予電子檔案管理工作高度重視，聘請專業(yè)人才做好數(shù)據(jù)庫的維護與更新工作，確保電子檔案數(shù)據(jù)庫穩(wěn)定運行，更好地支持電子檔案管理工作。其次，應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時代要求，創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式與理念，只有結(jié)合大數(shù)據(jù)時代背景，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，優(yōu)化以往檔案管理方式，在大數(shù)據(jù)時代背景中，引入更多先進技術(shù)，在檔案管理工作中，采用全新管理理念，進而構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理隊伍，使其掌握電子檔案管理所需專業(yè)知識，以此為基礎(chǔ)，不斷提升檔案隊伍管理人員綜合水準，滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員提出的全新要求。最后，為保證檔案管理工作順利開展，在實際工作中，還應(yīng)結(jié)合以往檔案管理工作存在的問題進行分析，不斷優(yōu)化以往檔案管理工作存在的問題，滿足檔案管理工作創(chuàng)新要求，創(chuàng)新以往檔案管理途徑，為電子檔案管理工作開展打下堅實基礎(chǔ)[4]。

3.2 增強電子檔案管理設(shè)備與人力投入

在大數(shù)據(jù)時代背景中，要想創(chuàng)新以往檔案管理方式，并提升檔案管理質(zhì)量，在實際工作中，必須要增強電子檔案管理工作所需設(shè)備，增加設(shè)備投入，首先，應(yīng)做好設(shè)備選擇工作，在設(shè)備選擇工作中以計算機設(shè)備為主，選擇具有存儲功能的計算機，在設(shè)備選擇工作完成后，應(yīng)結(jié)合電子檔案管理工作要求，引入電子檔案管理系統(tǒng)，并將電子檔案管理系統(tǒng)安裝至計算機設(shè)備中，為后續(xù)電子檔案檢索、分析等各項工作開展提供可靠平臺。與此同時，在電子檔案系統(tǒng)選擇前，需要結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部電子檔案管理工作實際要求，選擇適合的檔案系統(tǒng)。要想完成此項工作，需要不斷強化人員管理，引入更多專業(yè)能力強的檔案管理工作者，充分發(fā)揮電子檔案作用，提升檔案信息應(yīng)用價值。最后，在傳統(tǒng)檔案創(chuàng)新工作中，需要引入復(fù)合型人才，并在大數(shù)據(jù)背景下，創(chuàng)新以往檔案管理工作模式，不斷優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方式，以創(chuàng)新為基礎(chǔ)，做好電子檔案管理工作，最大限度提升電子檔案管理工作效率。

3.3 優(yōu)化以往檔案管理體系

在大數(shù)據(jù)時代背景中，要想不斷提升檔案管理質(zhì)量，創(chuàng)新檔案管理方式，在實際工作中，逐漸引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建電子檔案管理新體系，使電子檔案管理工作得到大幅度提升。要想創(chuàng)新傳統(tǒng)檔案管理方式，規(guī)范檔案管理行業(yè)發(fā)展，在實際工作中，應(yīng)重點關(guān)注本單位檔案管理工作實際情況，結(jié)合本單位情況進行分析，構(gòu)建適合機關(guān)事業(yè)單位、符合時代發(fā)展的電子檔案管理體系，進而統(tǒng)一檔案管理標準，優(yōu)化以往檔案管理方式，并在大數(shù)據(jù)技術(shù)幫助下，做好檔案數(shù)據(jù)收集、存儲與分析工作等，并在這一過程中，遵循全新檔案管理體系，做好檔案管理監(jiān)督工作，更好地規(guī)范機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作，提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。與此同時，在檔案管理創(chuàng)新工作中，還需要借助考核與評價等不同方式，充分調(diào)動電子檔案管理工作人員積極性，使其主動投身于電子檔案管理工作中，并在考核與評價方式幫助下，不斷提升自身電子檔案專業(yè)知識與管理技能，在大數(shù)據(jù)時代背景下充分發(fā)揮自身能動性，優(yōu)化檔案管理方式，激勵并促進檔案管理人員成長，創(chuàng)新以往檔案管理方式，促使傳統(tǒng)電子檔案管理形式邁向電子檔案管理趨勢。此外，應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時代背景，對國內(nèi)電子檔案發(fā)展進行分析，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代背景，制定適合檔案管理的體系，在實際工作中，制定適合電子檔案管理創(chuàng)新的體系，在科學(xué)、完善的管理機制支持下，規(guī)范電子檔案管理流程，不斷提升電子檔案管理質(zhì)量。最后，應(yīng)結(jié)合大數(shù)據(jù)時代背景[5]，結(jié)合電子檔案管理與創(chuàng)新方式，在這一過程中分析國內(nèi)外檔案管理與創(chuàng)新經(jīng)驗，不斷創(chuàng)新檔案管理工作，進一步提升檔案管理能力，創(chuàng)新以往檔案管理方式，充分發(fā)揮檔案作用，更好地為人民服務(wù)。在實際工作中，應(yīng)盡量消除檔案管理體系與創(chuàng)新之間的“隔閡”，切實維護檔案管理工作開展，創(chuàng)新檔案管理途徑，在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息共享目標，在檔案管理與創(chuàng)新過程中，需重點關(guān)注檔案管理技術(shù)，結(jié)合檔案管理理念與大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建檔案管理與創(chuàng)新的共享機制，使檔案管理與創(chuàng)新工作得到全面優(yōu)化，消除以往檔案管理工作遇到的難題[6]。

4 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代背景下，以往機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作弊端逐漸凸顯，為解決這一問題，創(chuàng)新以往檔案管理形式，拓展檔案管理路徑。在實際檔案管理過程中，應(yīng)明確檔案管理意義，并分析檔案管理存在的不同問題，最終結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)輔助下，創(chuàng)新以往檔案管理模式，不斷強化電子檔案管理人員培訓(xùn)工作，使電子檔案管理人員綜合素能得到提升，并在檔案管理創(chuàng)新工作中，增加更多的資金與設(shè)備，為電子檔案管理工作開展提供硬件基礎(chǔ)。在完成上述工作后，還應(yīng)構(gòu)建科學(xué)檔案管理體系，規(guī)范檔案管理工作，拓展檔案管理途徑，充分發(fā)揮電子檔案作用，維護社會發(fā)展，做好檔案管理工作，充分發(fā)揮各類檔案應(yīng)有價值。

參考文獻：

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[6]張貴芬.淺談信息時代檔案管理中的保密工作[J].中小機關(guān)事業(yè)單位管理與科技（下旬刊），2013（12）：50-51.