公立醫(yī)院人事檔案電子化建設(shè)思考

謝其鑫，甄苗苗，王熇，王帥雨，吳慧超，楊奕婷，李莉

1.北京協(xié)和醫(yī)院人事處，北京 100730；2.北京市鼓樓中醫(yī)醫(yī)院急診科，北京 100009

我國(guó)的人事管理是具有中國(guó)特色的人事管理制度，而其中人事檔案是重中之重，它是公民的個(gè)人身份信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等方面的有力憑證，并且同公民本人的工資獎(jiǎng)金、社保信息、黨團(tuán)組織關(guān)系等聯(lián)系緊密，人事檔案同時(shí)在法律層面具有一定效力且可用于有關(guān)公證的證明材料，人事檔案是記載我國(guó)公民人生軌跡的重要憑證[1]。 人事檔案包含個(gè)人履歷、自傳、鑒定考核考察、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、政治歷史問(wèn)題、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、違紀(jì)、工資、任免、出國(guó)、其他組織參考等十大類材料。

由于工作習(xí)慣，我國(guó)人事檔案目前的收集、更新、存儲(chǔ)等均以紙質(zhì)形式為主要存儲(chǔ)方式[2]，2018 年1 月國(guó)家檔案局辦公室正式印發(fā)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的通知，推動(dòng)電子檔案科學(xué)管理，規(guī)范加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)模塊的大力建設(shè)。在當(dāng)下電子信息化時(shí)代，開展人事電子檔案管理建設(shè)是推動(dòng)整體醫(yī)療行業(yè)檔案管理革新進(jìn)步的關(guān)鍵行動(dòng)。有效推進(jìn)公立醫(yī)院人事檔案電子化，真正在醫(yī)院的干部?jī)?chǔ)備、干部審核、人員競(jìng)聘等各項(xiàng)人事工作中將人事檔案充分使用起來(lái)，提升醫(yī)院檔案管理工作的便捷性與時(shí)效性，將醫(yī)院人事檔案有效電子化，從而發(fā)揮出人事檔案在中國(guó)特色人事管理制度當(dāng)中應(yīng)有的作用[3]。

1 公立醫(yī)院人事檔案發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)重視不夠

由于公立醫(yī)院不是以盈利為目的，現(xiàn)有市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制讓醫(yī)院之間的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，重醫(yī)療業(yè)務(wù)，輕人事檔案管理的現(xiàn)象普遍存在，人事檔案管理更無(wú)法產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，這使得醫(yī)院高層無(wú)法對(duì)人事檔案工作提供足夠的資源[4]，絕大部分醫(yī)院認(rèn)為人事檔案工作就是收集并存儲(chǔ)職工的各類紙質(zhì)證明材料，并未認(rèn)識(shí)到如果在一定程度上加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案建設(shè)將給醫(yī)院的整體管理工作帶來(lái)極大的變革[5]。 人事檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展中能夠占用的資源相對(duì)匱乏，這直接影響對(duì)各類專業(yè)檔案管理人員的吸引力，極大制約了人事檔案工作的創(chuàng)新。

1.2 人事檔案材料種類繁多負(fù)荷大

公立醫(yī)院人事檔案的日常工作主要包括收集原始資料，按順序整理檔案內(nèi)容，長(zhǎng)期保管檔案紙質(zhì)材料以及配合相關(guān)工作進(jìn)行檔案的檢索與使用等。公民的個(gè)人身份信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、相關(guān)教育培訓(xùn)經(jīng)歷、歷年年度考核、各類獎(jiǎng)懲等是組成人事檔案的基本材料，同時(shí)公立醫(yī)院人事檔案還包含著職工在日常工作當(dāng)中所形成的各類佐證證明材料[6]。 各類紙質(zhì)檔案材料在長(zhǎng)期存儲(chǔ)過(guò)程中非常容易受到環(huán)境的影響，例如受潮、蟲蛀、干燥等，從而造成檔案信息的丟失、損壞等無(wú)法彌補(bǔ)的后果，這為醫(yī)院檔案管理工作增添了極大的麻煩。 現(xiàn)如今隨著醫(yī)院不斷擴(kuò)張，人員類型和數(shù)量的不斷增大，醫(yī)院人事檔案管理工作也在隨之增加。各類培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等均包含相關(guān)證明材料，如果為了進(jìn)一步提高材料的詳實(shí)性，還應(yīng)提供參加活動(dòng)的相關(guān)證明，這樣才能更好地保證人事檔案材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，但是受限于紙質(zhì)材料的容積和保管等現(xiàn)實(shí)情況，目前各個(gè)公立醫(yī)院檔案管理工作難以對(duì)所有材料按時(shí)進(jìn)行歸檔整理工作，僅人事檔案的十大類基本材料的定期整理裝訂就占據(jù)了日常工作的絕大部分時(shí)間[7]。

1.3 人事檔案管理信息化水平較低

在信息化建設(shè)方面，很多醫(yī)院具備諸多信息化系統(tǒng)但是忽視了對(duì)人事檔案的信息化建設(shè)，最終影響了醫(yī)院人事檔案的電子化和完整性，這造成了醫(yī)院人事檔案資料的后續(xù)管理和使用仍然需要投入大量的人力[8]。 將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案是醫(yī)院人事檔案信息化管理水平提升的基礎(chǔ)階段，更為重要的是以紙質(zhì)原始人事檔案為基礎(chǔ)通過(guò)建立人事檔案電子化模塊從而逐步形成人事電子信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，在保障安全性、保密性的前提下將人事工作信息化、電子化，從而達(dá)到在建設(shè)高質(zhì)量公立醫(yī)院的過(guò)程中提質(zhì)增效的成果。但是從我國(guó)公立醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，人事檔案信息化管理仍處于初步階段，信息化管理水平難以滿足現(xiàn)有醫(yī)院工作需求[9]。

1.4 人事檔案管理投入不足

檔案的有效安全存儲(chǔ)直接關(guān)系到檔案電子化質(zhì)量的高低，根據(jù)我國(guó)目前設(shè)定的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，需要在合適的場(chǎng)所按照相應(yīng)規(guī)格建立防震、防火、防潮的專用人事檔案存放庫(kù)房場(chǎng)地，為確保庫(kù)房?jī)?nèi)恒溫恒濕還需要安裝空調(diào)、除濕機(jī)、干粉滅火等相關(guān)設(shè)備設(shè)施[10]，從而使得庫(kù)房具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等基本安全條件。雖然目前絕大部分公立醫(yī)院都選定了專用區(qū)域作為醫(yī)院人事檔案的存儲(chǔ)空間，但是在實(shí)際場(chǎng)地規(guī)劃時(shí)，并沒有完全按照專用人事檔案存放庫(kù)房場(chǎng)地進(jìn)行基礎(chǔ)建設(shè)，甚至存在與其他存放文件共用場(chǎng)地的情況[11]。 大部分檔案室無(wú)法做到溫濕度控制以及其他安全管理標(biāo)準(zhǔn)要求的硬性條件[12]。

2 公立醫(yī)院人事檔案電子化建設(shè)思考

醫(yī)院決策者對(duì)于傳統(tǒng)人事檔案工作的既定印象需要轉(zhuǎn)變，要借助當(dāng)今大數(shù)據(jù)管理的信息化技術(shù)通過(guò)多元化角度對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行提質(zhì)增效。有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，在保障醫(yī)院檔案信息存儲(chǔ)的安全性與科學(xué)性的前提下，提升公立醫(yī)院人事檔案使用的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。人事檔案電子化在檔案管理工作中的能夠極大提升原有醫(yī)院檔案管理工作的容量及信息傳遞的速度[13]，同時(shí)提升工作人員對(duì)各類人事檔案信息的處理效率。 其次，人事檔案電子化能夠在一定程度上挖掘檔案蘊(yùn)含的資源價(jià)值，并有助于檔案的分享和使用。通過(guò)加強(qiáng)軟硬件的建設(shè)才能夠?qū)⒐⑨t(yī)院人事檔案電子化更好地完善，采用高清掃描、后期圖像處理來(lái)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的電子數(shù)字化進(jìn)程，從而快速合理使用庫(kù)房的檔案。 因此，在當(dāng)今數(shù)字化社會(huì)中數(shù)字信息科技是解決檔案管理突破現(xiàn)狀的主要抓手，構(gòu)建新型電子檔案管理模塊可以有效解決醫(yī)院檔案管理問(wèn)題[14]。

人事檔案電子化建設(shè)一般可分為初期外包服務(wù)和后期院內(nèi)維護(hù)兩個(gè)階段。初期人事檔案電子化的工作量巨大，需要將單位所有紙質(zhì)版人事檔案均進(jìn)行電子化處理并建立人事檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)實(shí)施單位的涉密資質(zhì)要求很高，同時(shí)應(yīng)對(duì)外包方進(jìn)行詳細(xì)考察、評(píng)價(jià)、選擇，并規(guī)范相關(guān)技術(shù)要求、驗(yàn)收質(zhì)檢標(biāo)準(zhǔn)等。 由于人事檔案涉及不斷地更新完善，在初期統(tǒng)一外包服務(wù)結(jié)束以后，后期院內(nèi)維護(hù)則主要是針對(duì)檔案更新內(nèi)容進(jìn)行完善[15]。 公立醫(yī)院人事檔案整體電子化流程見圖1。

圖1 公立醫(yī)院人事檔案電子化流程

2.1 硬件條件建設(shè)

目前計(jì)算機(jī)的硬件存儲(chǔ)能力非常強(qiáng)大，為了醫(yī)院人事檔案的安全性考慮，可以采用線下大型硬盤存儲(chǔ)的形式而不考慮線上云存儲(chǔ)的方式。合理利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大數(shù)據(jù)庫(kù)功能，能夠有效存儲(chǔ)醫(yī)院大量人事檔案資料與數(shù)據(jù)信息。雖然紙質(zhì)檔案仍然作為最原始的資料需要繼續(xù)留存，但是可以極大地壓縮紙質(zhì)檔案所占用的存儲(chǔ)空間，同時(shí)提升檔案管理人員翻閱查找工作效率，有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程[16]。

從其他硬件設(shè)施考慮，人事檔案電子化的掃描工作是整個(gè)電子化進(jìn)程的重中之重，在整體掃描工作當(dāng)中普遍選用自動(dòng)進(jìn)紙的高速掃描儀，絕大部分還支持雙面掃描，針對(duì)不允許拆卸的珍貴檔案，可采用V 字型拍照掃描儀。 出于成本管控的原因，掃描外包商在電腦選取上沒有過(guò)多要求，很多時(shí)候甲方為了保密會(huì)在合同中規(guī)定所有電腦、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備均由甲方提供。所以掃描外包商內(nèi)部使用的圖像處理軟件功能都不復(fù)雜，算法相對(duì)簡(jiǎn)單，絕大部分時(shí)候都是采用大量工作人員通過(guò)人腦代替電腦。 掃描外包場(chǎng)地一般由甲方就近提供，并且規(guī)定所掃描的檔案不能帶離現(xiàn)場(chǎng)[17]。

2.2 軟件條件建設(shè)

人事檔案電子化除了必備的硬件設(shè)備，軟件設(shè)備的好壞直接決定著后期使用的流暢度。完善的線上管理系統(tǒng)非常關(guān)鍵，應(yīng)當(dāng)包括掃描信息管理模塊、著錄信息管理模塊、圖像處理模塊等功能組件。 掃描信息管理模塊對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行控制，可以實(shí)時(shí)查看項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目成果、差錯(cuò)統(tǒng)計(jì)、人員績(jī)效等，還可以進(jìn)行已掃描成品檔案的查詢、瀏覽等。著錄信息管理模塊包括錄入管理、一校管理、二校管理、終校確認(rèn)等。圖像處理模塊應(yīng)該是內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，處理的圖像來(lái)自服務(wù)器，處理完的結(jié)果也直接存放到服務(wù)器。

人事檔案電子化建設(shè)還需要注重?cái)?shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全穩(wěn)定。人事檔案的存儲(chǔ)時(shí)限相對(duì)較長(zhǎng)，在可以預(yù)見的未來(lái)幾十年的存儲(chǔ)過(guò)程當(dāng)中，一方面需要注重整個(gè)系統(tǒng)的安全性，要及時(shí)排查與解決發(fā)現(xiàn)的任何漏洞與問(wèn)題，有效保障系統(tǒng)的長(zhǎng)久運(yùn)行；一方面需要注重整個(gè)系統(tǒng)的穩(wěn)定性，對(duì)于數(shù)據(jù)處理效率要求不會(huì)太高，但是穩(wěn)定性需要得到保障，并且在長(zhǎng)久的運(yùn)行存儲(chǔ)過(guò)程當(dāng)中，盡量不進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，及時(shí)采取實(shí)時(shí)備份對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重保護(hù)，從而有效提升醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的安全性與穩(wěn)定性[18]。

2.3 人員條件建設(shè)

人事檔案電子化的整體業(yè)務(wù)工作的團(tuán)隊(duì)通常由負(fù)責(zé)人、技術(shù)支持（通常兼任掃描儀操作員）以及錄入人員、圖像處理人員組成，一般在十人左右。在實(shí)際掃描處理過(guò)程當(dāng)中，各個(gè)崗位的人員均可重復(fù)使用，如業(yè)務(wù)末期的切邊、裝訂等工作。在人員績(jī)效考核方面簡(jiǎn)單、直觀，均可以計(jì)件付費(fèi)，然后按照差錯(cuò)率扣除相應(yīng)績(jī)效。 在人事檔案電子化的過(guò)程當(dāng)中，針對(duì)錄入信息的糾錯(cuò)方面普遍采用雙人校對(duì)甚至三人校對(duì)，在服務(wù)器端進(jìn)行對(duì)比，一致的錄入視為有效錄入直接存入服務(wù)器終端，針對(duì)不一致的結(jié)果采用少數(shù)服從多數(shù)或者提交給校對(duì)人員進(jìn)行人工校核。校對(duì)通常采用雙人同時(shí)校核，結(jié)果一致后方可存入服務(wù)器終端，若結(jié)果還不一致時(shí)由二校進(jìn)行終版人工校核[19]。

人事檔案電子化建設(shè)的質(zhì)量要求與后期驗(yàn)收至關(guān)重要，針對(duì)掃描結(jié)果要提出專業(yè)化掃描質(zhì)量要求，為了利潤(rùn)最大化掃描外包方普遍以達(dá)到院方基本要求為目的從而節(jié)約成本。因此把握質(zhì)量重要關(guān)注點(diǎn)至關(guān)重要，質(zhì)量要求的主要關(guān)鍵點(diǎn)在于圖像存儲(chǔ)格式、是否能正常讀取、正常解碼、掃描DPI 是否符合要求、差錯(cuò)率、是否有缺頁(yè)、是否存在檔案清單與檔案文件對(duì)不上等易于采用量化考核的指標(biāo)。在結(jié)果提交方面，除著錄信息（案卷目錄、卷內(nèi)目錄等）外，很多技術(shù)實(shí)力不足或圖省事的外包方對(duì)于掃描結(jié)果會(huì)直接提供PDF 文件， 但從后期文件長(zhǎng)期安全存儲(chǔ)角度考慮， 在長(zhǎng)期存儲(chǔ)過(guò)程中PDF 文件一旦損壞則整套人事檔案均無(wú)法打開，而圖像文件的散頁(yè)存儲(chǔ)則可以最大限度地降低文件損壞所造成的損失，因此合理考核存儲(chǔ)文件形式非常關(guān)鍵[20]。

除了檔案電子化過(guò)程當(dāng)中的整體業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)，醫(yī)院檔案整體管理人員的專業(yè)性水平更會(huì)極大影響公立醫(yī)院檔案管理工作的成效。絕大部分公立醫(yī)院現(xiàn)有檔案從業(yè)人員僅僅掌握傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的相關(guān)工作業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)并掌握數(shù)字化電子人事檔案同時(shí)高質(zhì)量完成日常管理工作非常關(guān)鍵。 如何在有限的資源當(dāng)中，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行優(yōu)化培養(yǎng)同時(shí)盡可能選拔優(yōu)秀檔案管理人才雙向?qū)崿F(xiàn)對(duì)整體工作隊(duì)伍的提升。只有不斷補(bǔ)充新鮮血液和思維，才能夠?qū)⑶把?、最?yōu)的數(shù)據(jù)檔案管理思維與醫(yī)院的實(shí)際檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，達(dá)到真正推動(dòng)檔案管理工作對(duì)醫(yī)院整體業(yè)務(wù)工作形成提質(zhì)增效的成果。

綜上所述，我國(guó)公立醫(yī)院的人事檔案電子化進(jìn)程還有極大的發(fā)展空間，加強(qiáng)人事檔案電子化建設(shè)無(wú)論是對(duì)于醫(yī)院的人事工作、組織工作、黨團(tuán)工作等都具有提質(zhì)增效的作用。人事檔案作為醫(yī)院人事工作的重要組成部分，不僅僅是原始資料證明的留存，更是整個(gè)人事工作的串聯(lián)脈絡(luò)。 加強(qiáng)醫(yī)院的人事檔案電子化管理建設(shè)，可以更好地以全方位的人事數(shù)據(jù)作為醫(yī)院發(fā)展的有力抓手，同時(shí)也能夠?yàn)獒t(yī)院的人才選拔、干部培養(yǎng)等提供重要的依據(jù)和有力支撐。 我們應(yīng)抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代、區(qū)塊鏈技術(shù)、人工智能等高科技手段蓬勃發(fā)展的時(shí)機(jī)，為公立醫(yī)院乃至我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的全面可持續(xù)化發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。