新形勢(shì)下高校人事檔案信息化管理探索

史麗波 楊愛(ài)榮 水梅 曾奇 樸玉霞 李瑩

摘 要：隨著新形勢(shì)下高校人事檔案應(yīng)用需求和標(biāo)準(zhǔn)的不斷提升，高校人事檔案信息化管理更加引起各界關(guān)注，而目前存在的一些突出問(wèn)題，比如對(duì)信息化管理的重視不足、管理思維的偏差、管理方式的單一、管理人才的缺乏等，在很大程度上制約了檔案信息化管理的持續(xù)優(yōu)化，必須盡快加以解決。本文主要就新形勢(shì)下高校人事檔案信息化管理的問(wèn)題和路徑進(jìn)行分析探索。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);高校;人事檔案;信息化管理;探索

高校人事檔案工作是高校人才選聘、交流的重要參考，也是人才培養(yǎng)、輸出的重要文獻(xiàn)資料，直接關(guān)系到高校學(xué)生個(gè)人的成長(zhǎng)和發(fā)展，是高校教育管理、特別是人力資源管理工作中的重要一環(huán)。從某種角度來(lái)看，人事檔案工作水平如何，在很大程度上會(huì)影響到人才培養(yǎng)的整體效果和水平。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的不斷普及深化，高校人事檔案管理中也凸顯出一些突出問(wèn)題，其中最為明顯的就是信息化水平低的問(wèn)題，不僅影響到檔案管理的質(zhì)量和安全，同時(shí)也會(huì)對(duì)人事檔案使用的效率產(chǎn)生一定的阻礙作用。從這個(gè)角度來(lái)看，不斷強(qiáng)化新形勢(shì)下高校人事檔案管理信息化的水平和質(zhì)量，是高校檔案管理工作者需要深入思考的重要課題。

一、新形勢(shì)下高校人事檔案信息化管理的必要性

1.可以有效提升高校人事檔案管理的效能和質(zhì)量

在傳統(tǒng)人事檔案管理模式之下，檔案大部分是以紙質(zhì)媒介的形式存在的，在查詢和使用過(guò)程中存在很多不方便之處，隨著高校學(xué)生人數(shù)的提升和人事檔案標(biāo)準(zhǔn)的日益優(yōu)化，紙質(zhì)檔案的弊端和短板更加明顯。而檔案信息化管理則可以有效解決這一問(wèn)題，通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息化處理和采集，通過(guò)PDF、WOrd文本等信息化媒介存儲(chǔ)方式的轉(zhuǎn)換，人事檔案的使用變得更加方便，存儲(chǔ)和移動(dòng)也更加快捷，也更加容易滿足人事檔案工作的現(xiàn)實(shí)需求。

2.可以有效提升高校人事檔案的安全性和穩(wěn)定性

從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的安全性和穩(wěn)定性來(lái)看，存在很多不足之處，比如，紙質(zhì)檔案對(duì)于存儲(chǔ)條件和環(huán)境的要求極高，需要恒溫恒濕等特定的保存空間，而且隨著檔案數(shù)量不斷增多，存儲(chǔ)空間也要相應(yīng)增大，需要耗費(fèi)大量的資金投入。而在這一方面，隨著紙質(zhì)檔案信息化步伐的加快，紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)換為電子檔案，對(duì)存儲(chǔ)要求和硬件依賴的程度就會(huì)急劇降低，這對(duì)保證人事檔案的安全性和穩(wěn)定性方面，優(yōu)勢(shì)是比較突出的。

3.可以有效提升高校人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平

就高校人事檔案工作來(lái)講，比之日常教學(xué)科研活動(dòng)來(lái)講，重視程度還相對(duì)不足，同時(shí)受人員、資金等方面的客觀因素影響，人事檔案管理更加松散和隨意，科學(xué)化規(guī)范化水平嚴(yán)重不足，也影響了人事檔案管理水平的持續(xù)提升，而通過(guò)檔案管理的信息化，特別是引入專業(yè)的檔案管理軟件，高校人事檔案管理的水平也會(huì)得到很大程度的提升，這對(duì)于高校人事檔案管理工作來(lái)講也是非常有益的。

二、新形勢(shì)下高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

1.對(duì)信息化管理的重視不足

目前，隨著高校發(fā)展的不均衡性日益凸顯，高校承受招生、教學(xué)、科研、就業(yè)等多方面工作壓力的影響日益增大，這就導(dǎo)致大部分高校的注意力都緊盯教育教學(xué)方面，而人事檔案信息化管理的地位始終處于邊緣化位置，大部分高校人事檔案信息化管理的水平較低，有的在很大程度上還是使用傳統(tǒng)的管理媒介和方式，硬件設(shè)施和軟件開發(fā)等方面的步伐也相對(duì)不足，這些問(wèn)題都在很大程度上影響了高校人事檔案信息化管理水平的持續(xù)提升。

2.信息化管理的思維存在偏差

從目前大部分高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀來(lái)看，管理者在管理思維普遍存在一定的偏差，主要表現(xiàn)為將人事檔案信息化管理簡(jiǎn)單等同于信息化處理，對(duì)信息化管理的理解和認(rèn)知還存在一定的不足，沒(méi)有從人事檔案管理的新形勢(shì)和新環(huán)境著眼，導(dǎo)致很多高校人事檔案信息化硬件設(shè)施雖然比較完備，但是由于信息化管理的理念、思維等方面還較為陳舊，無(wú)法適應(yīng)人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)需求，制約人事檔案信息化管理的水平很難有效提升。

3.信息化管理的模式相對(duì)單一

一方面，一些高校人事檔案信息化管理的模式較為單一，管理工作的系統(tǒng)性不強(qiáng)，不同的院系之間在管理方式和媒介方面存在一定的差異性，或者管理方式和管理水平方面存在明顯差距，導(dǎo)致整體管理效能的低下。另一方面，高校人事檔案信息化管理的創(chuàng)新探索不足，很多院系都是被動(dòng)依賴學(xué)校的整體管理，而自身不能及時(shí)對(duì)人事檔案信息化管理進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整和完善，導(dǎo)致信息化管理的整體性和規(guī)范性嚴(yán)重不足。

4.管理人員素質(zhì)不足

管理人員的素質(zhì)直接影響到高校人事檔案信息化管理的具體實(shí)施。從目前的情況來(lái)看，一方面，一些高校人事檔案管理人員缺乏專業(yè)性知識(shí)，對(duì)于如何在具體工作中提升信息化管理效能、持續(xù)提升高校人事檔案管理的質(zhì)效，缺乏必要的專業(yè)能力和專業(yè)思維。而另一方面，由于高?？?jī)效考核體系和激勵(lì)制度更加傾向于教育教學(xué)一線人員，對(duì)于檔案管理工作者的重視和激勵(lì)不足，導(dǎo)致他們?nèi)狈Ρ匾姆e極性，缺乏主動(dòng)創(chuàng)新的動(dòng)力。

三、新形勢(shì)下高校人事檔案信息化管理的對(duì)策措施

1.注重強(qiáng)化對(duì)高校人事檔案信息化管理的探索和研究

高校人事檔案信息化管理的水平如何，在很大程度上取決于工作的認(rèn)知和思路。一方面，要不斷強(qiáng)化對(duì)高校人事檔案信息化管理重要性的認(rèn)知，不僅僅從檔案管理的角度來(lái)看，更要從提升高校教學(xué)管理整體水平的角度來(lái)看待和認(rèn)識(shí)問(wèn)題，從而進(jìn)一步提升對(duì)檔案信息化管理的重視程度。另一方面，要努力拓寬高校人事檔案信息化管理的視野和思維，不僅僅要立足本校、本地，更應(yīng)該將視野拓展到全國(guó)甚至全球的角度，從其他先進(jìn)地區(qū)吸取和借鑒管理經(jīng)驗(yàn)和管理方式，不斷促進(jìn)管理路徑的創(chuàng)新。

2.注重強(qiáng)化對(duì)高校人事檔案信息化管理模式和機(jī)制的創(chuàng)新

一方面，要對(duì)現(xiàn)有的管理模式進(jìn)行整合和創(chuàng)新，建立全校一盤棋的管理格局，由教育管理部門負(fù)責(zé)對(duì)人事檔案信息化管理進(jìn)行總體的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，各院系要嚴(yán)格按照學(xué)校的總體要求進(jìn)行規(guī)范化管理，杜絕各自為戰(zhàn)的情況發(fā)生。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的管理機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，檔案管理要成為教育管理的一個(gè)重要方面，不斷提升檔案管理工作的獨(dú)立性，更加促進(jìn)檔案信息化管理工作效能和質(zhì)量的持續(xù)提升。

3注重強(qiáng)化對(duì)高校人事檔案信息化管理的安全性和穩(wěn)定性

一方面，在信息化管理過(guò)程中，特別是一些重要檔案資料的信息化處理之后，要保證這些檔案信息資料的安全性，要建立周密的數(shù)據(jù)防控系統(tǒng)，避免電腦病毒等不安全因素的滲透，從源頭上避免重要檔案信息的流失和泄露。另一方面，要努力提升信息化存儲(chǔ)硬件的穩(wěn)定性，定期進(jìn)行必要的維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)跟進(jìn)硬件設(shè)施的更新，避免重要檔案信息的損毀和遺失。

4.注重強(qiáng)化對(duì)高校檔案管理人才的培養(yǎng)和提升

一方面，要注重提升專業(yè)化知識(shí)，及時(shí)組織檔案信息化管理方面的專業(yè)培訓(xùn)和輔導(dǎo)，對(duì)現(xiàn)有人員的專業(yè)能力進(jìn)行持續(xù)提升，補(bǔ)齊專業(yè)知識(shí)和能力方面的短板，不斷提升管理的人力資源和人力效能。另一方面，要注重激發(fā)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，特別是要引入績(jī)效考核制度和激勵(lì)制度，讓廣大高校人事檔案管理人員能夠更加積極主動(dòng)的投入到本職工作之中。

綜上所述，高校人事檔案信息化管理是一項(xiàng)重要的工作，必須引起高校教育管理部門的重視，不斷創(chuàng)新思維，拓寬工作視野，革新工作模式，強(qiáng)化人才培養(yǎng)，不斷加快高校人事檔案信息化管理的步伐和效能，持續(xù)為高校人力資源管理工作提供有力支撐。

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基金項(xiàng)目：

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的人事檔案系統(tǒng)軟件應(yīng)用管理研究，Z2017g0083

作者簡(jiǎn)介：

史麗波（1975-12）女，黑龍江牡丹江人，漢族，研究生，副研究員。研究方向：人事管理 通訊作者：李瑩 研究方向 信息管理 郵箱3082867在@qq.cOm