醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收全流程信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

浙江醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程部，浙江 杭州 310013

引言

醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收是醫(yī)療設(shè)備投入臨床服務(wù)前的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)[1]，特別是醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收檢測(cè)，將影響整個(gè)醫(yī)療設(shè)備系統(tǒng)全生命周期的性能表現(xiàn)[2-3]。國(guó)外針對(duì)醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收已參照工業(yè)領(lǐng)域設(shè)備驗(yàn)收，并結(jié)合醫(yī)療設(shè)備的特殊性，將“患者安全”作為關(guān)鍵性指標(biāo)，發(fā)展了相應(yīng)的驗(yàn)收準(zhǔn)入框架，使得醫(yī)療設(shè)備在驗(yàn)收后達(dá)到其預(yù)期的使用目的[4-6]；國(guó)內(nèi)大型綜合性醫(yī)院普遍有院區(qū)擴(kuò)建或新建的需求，這將加重醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收管理工作的負(fù)荷，如何有序完成醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收工作是醫(yī)學(xué)工程部門重要的實(shí)際課題。在現(xiàn)有醫(yī)院醫(yī)工人力資源的配置下，信息化將能夠帶動(dòng)數(shù)據(jù)的有效規(guī)范，配合流程優(yōu)化使流程周期得以有效縮短，并提升工作流程質(zhì)量[7-8]。同時(shí)，整個(gè)驗(yàn)收過程數(shù)據(jù)是醫(yī)療設(shè)備全生命周期數(shù)據(jù)中承上啟下的基礎(chǔ)。醫(yī)療設(shè)備實(shí)物賬目和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告數(shù)據(jù)承上連接了醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)采購(gòu)；啟下為后續(xù)的醫(yī)療設(shè)備臨床使用、維護(hù)保養(yǎng)和培訓(xùn)考核等工作流程提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這為建立逐臺(tái)的醫(yī)療設(shè)備全生命周期圖譜數(shù)據(jù)提供了重要保證。目前，醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收信息化的實(shí)踐仍然較少[8-9]。

本醫(yī)學(xué)工程團(tuán)隊(duì)利用原有自主研發(fā)的基于結(jié)構(gòu)化消息流的醫(yī)療設(shè)備全生命周期管理系統(tǒng)，重構(gòu)了驗(yàn)收子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了驗(yàn)收過程的全流程信息化和輔助自動(dòng)化；實(shí)現(xiàn)了與其他工作流程模塊的有效銜接，包括合同協(xié)議管理、醫(yī)療設(shè)備實(shí)物賬目管理、基礎(chǔ)型號(hào)分類字典庫(kù)管理和檔案管理等[10]。

1 需求分析

整個(gè)醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收工作流程包括驗(yàn)收準(zhǔn)備、驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行、驗(yàn)收完成確認(rèn)和驗(yàn)收審核四個(gè)部分。其中驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行又可分為安裝環(huán)境準(zhǔn)備、到貨包裝檢查、商務(wù)配置清點(diǎn)、安裝和功能測(cè)試、必要文書資料檢查等多個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)際上整個(gè)驗(yàn)收過程是非瀑布式開展的，需要多方共同參與配合[11]。在本院兩院區(qū)大量醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收工作壓力中，暴露了原有工作流程中被忽略的問題，包括：合同協(xié)議與驗(yàn)收銜接不暢；驗(yàn)收工程人員無法獲得全面的驗(yàn)收信息導(dǎo)致的驗(yàn)收返工；驗(yàn)收確認(rèn)中，因病區(qū)護(hù)士長(zhǎng)和科室主任在新院區(qū)開張階段繁忙無法及時(shí)簽字導(dǎo)致流程延遲；驗(yàn)收管理員因大量驗(yàn)收的積壓而疏于對(duì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告質(zhì)量的管理。

醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收信息管理系統(tǒng)主要是實(shí)現(xiàn)驗(yàn)收全流程的信息化，提高各參與方的信息溝通效率；細(xì)化規(guī)范各子流程內(nèi)和子流程間的數(shù)據(jù)輔助自動(dòng)化處理，降低人工處理數(shù)據(jù)中的時(shí)間耗費(fèi)，減少人為信息輸入錯(cuò)誤。

2 總體框架設(shè)計(jì)與功能實(shí)現(xiàn)

2.1 整體架構(gòu)

整體系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采用B/S架構(gòu)。后端采用一種輕量化結(jié)構(gòu)消息流服務(wù)來定義整個(gè)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)行為。此服務(wù)提供底層的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)邏輯，隱藏底層數(shù)據(jù)庫(kù)操作；業(yè)務(wù)邏輯系統(tǒng)采用JSON[12]開發(fā)，底層采用腳本解析技術(shù)[13]，通過腳本式開發(fā)降低后端系統(tǒng)開發(fā)的復(fù)雜度。通過統(tǒng)一的RESTful API[14]實(shí)現(xiàn)前后端的解耦。前端系統(tǒng)采用通用的HTML5框架系統(tǒng)開發(fā)，自動(dòng)適配移動(dòng)和桌面媒體。整體系統(tǒng)架構(gòu)見圖1。通過后端API數(shù)據(jù)交互，將部分?jǐn)?shù)據(jù)處理和計(jì)算通過前端JS庫(kù)函數(shù)實(shí)現(xiàn)。整個(gè)系統(tǒng)部署于外網(wǎng)云服務(wù)中，同時(shí)通過專有的安全機(jī)制實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)訪問，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)訪問，適應(yīng)驗(yàn)收工作大量需要現(xiàn)場(chǎng)完成的實(shí)際需求。按驗(yàn)收流程的子流程劃分，整個(gè)系統(tǒng)包括如下幾個(gè)模塊：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告準(zhǔn)備模塊，驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行和過程記錄模塊，驗(yàn)收確認(rèn)模塊，驗(yàn)收審核模塊，驗(yàn)收跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析模塊。

圖1 驗(yàn)收信息管理系統(tǒng)整體架構(gòu)圖

2.2 驗(yàn)收流程優(yōu)化和數(shù)據(jù)模型重構(gòu)

利用流程優(yōu)化，對(duì)本院醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收工作進(jìn)行了整體的改進(jìn)，優(yōu)化了工作流程并形成閉環(huán)管理，如圖2所示。優(yōu)化后的流程明確各個(gè)環(huán)節(jié)中參與人員的數(shù)據(jù)交換內(nèi)容，整個(gè)流程實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)潔和閉環(huán)管理，同時(shí)對(duì)原有醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中的驗(yàn)收子系統(tǒng)進(jìn)行了重構(gòu)優(yōu)化。系統(tǒng)采用了一種新的業(yè)務(wù)邏輯開發(fā)工具，所有的實(shí)體對(duì)象都被抽象為一條條結(jié)構(gòu)化消息體，每一個(gè)消息體具有唯一的ID標(biāo)識(shí)，而對(duì)象間的關(guān)系能夠通過這個(gè)唯一標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)類似數(shù)據(jù)庫(kù)表間的外鏈功能。改進(jìn)后的實(shí)體關(guān)系模型見圖3。實(shí)體主要包括字典庫(kù)部分和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)兩部分，前者包括使用科室、醫(yī)療設(shè)備分類、型號(hào)、企業(yè)和名片；后者包括醫(yī)療設(shè)備、合同協(xié)議和安裝驗(yàn)收。通過特殊的ID標(biāo)識(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)樹狀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。如一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備包含使用科室、設(shè)備型號(hào)、經(jīng)銷商信息，從經(jīng)銷商出發(fā)可找到聯(lián)系人名片。系統(tǒng)中針對(duì)驗(yàn)收流程中的上下游工作流程，包括：合同協(xié)議管理、醫(yī)療設(shè)備實(shí)物賬目管理、基礎(chǔ)型號(hào)分類字典庫(kù)管理和檔案管理等[6]，通過規(guī)則電子化實(shí)現(xiàn)輔助自動(dòng)化數(shù)據(jù)校驗(yàn)和信息處理，實(shí)現(xiàn)驗(yàn)收中工作環(huán)節(jié)的信息銜接，減少人工信息的錄入錯(cuò)誤。

圖2 優(yōu)化后的驗(yàn)收工作流程

圖3 驗(yàn)收信息管理系統(tǒng)實(shí)體關(guān)系模型

2.3 功能模塊實(shí)現(xiàn)

2.3.1 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告準(zhǔn)備模塊

驗(yàn)收?qǐng)?bào)告準(zhǔn)備是整個(gè)驗(yàn)收過程的起點(diǎn)和驗(yàn)收工作的信息支持，本模塊實(shí)現(xiàn)了從合同協(xié)議數(shù)據(jù)自動(dòng)生成驗(yàn)收準(zhǔn)備狀態(tài)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收管理員在完成合同錄入后，包括合同標(biāo)的、配置清單、功能列表、其他合同條款等，即可在實(shí)際醫(yī)療設(shè)備未到貨的情況下輔助生成安裝驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（準(zhǔn)備狀態(tài)），并生成醫(yī)療設(shè)備預(yù)賬面，提前完成整個(gè)驗(yàn)收準(zhǔn)備過程。系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)包括合同文書中的名稱、品牌、型號(hào)、數(shù)量，設(shè)備實(shí)際安裝科室（如資產(chǎn)所有與安裝位置不一致情況下還需要填寫資產(chǎn)所有科室）、標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)、注冊(cè)證號(hào)等信息的核對(duì)，對(duì)配置清單、功能清單和其他內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)和分解。合同協(xié)議信息審核和輸入界面如圖4所示。

圖4 合同協(xié)議審核和輸入界面

2.3.2 驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行和過程記錄模塊

本驗(yàn)收子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了基于HTML5網(wǎng)頁的“醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收板”功能，如圖5所示。系統(tǒng)界面適配移動(dòng)媒體。驗(yàn)收工程師可在現(xiàn)場(chǎng)完成整個(gè)驗(yàn)收過程的數(shù)據(jù)錄入、過程記錄、過程拍照和視頻上傳等，優(yōu)化驗(yàn)收過程，記錄電子存檔。各參與方可以在同一信息框架下高效完成實(shí)際驗(yàn)收過程，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部流程的“跑一趟”。此外，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告有效性校驗(yàn)中規(guī)定的至少拍攝設(shè)備全景、銘牌、設(shè)備二維碼[15]、開機(jī)測(cè)試界面、培訓(xùn)照片等要求，為可能的驗(yàn)收信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的返工提供了原始依據(jù)，減少二次驗(yàn)收問題。

圖5 醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收板界面

2.3.3 驗(yàn)收確認(rèn)模塊

醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收需要臨床科室、廠商代表和醫(yī)學(xué)工程部的確認(rèn)。本模塊實(shí)現(xiàn)了手機(jī)等移動(dòng)媒體的電子簽名功能，現(xiàn)場(chǎng)可實(shí)現(xiàn)三方的簽字確認(rèn)。電子簽名功能采用了一種Canvas圖片簽名技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)在移動(dòng)媒體屏幕上的觸摸式電子簽名[16]。用戶在簽名并提交后，前端服務(wù)同時(shí)將本驗(yàn)收?qǐng)?bào)告ID、簽名用戶和時(shí)間戳等信息傳遞到簽名圖片服務(wù)器，并返回一個(gè)簽名圖片的URL。在整個(gè)驗(yàn)收確認(rèn)提交后，系統(tǒng)將自動(dòng)校驗(yàn)簽名圖片的附加信息完成簽名驗(yàn)證。實(shí)際驗(yàn)收過程中針對(duì)臨床科室負(fù)責(zé)人無法現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)簽字而導(dǎo)致的驗(yàn)收延遲，實(shí)現(xiàn)了一個(gè)授權(quán)簽名電子功能。通過自動(dòng)生成一個(gè)具有有效期限制的授權(quán)鏈接，臨床負(fù)責(zé)人可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程電子簽名確認(rèn)提交。

2.3.4 驗(yàn)收審核模塊

驗(yàn)收審核主要是對(duì)驗(yàn)收過程中的信息進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)驗(yàn)收信息的完整和準(zhǔn)確。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了一個(gè)內(nèi)置規(guī)則器自動(dòng)校驗(yàn)功能，通過合同協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和醫(yī)療設(shè)備數(shù)據(jù)聯(lián)合校驗(yàn)，自動(dòng)逐一給出規(guī)則校驗(yàn)結(jié)果和匯總信息。樣例見圖6。系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)記錯(cuò)誤，驗(yàn)收管理員可核實(shí)并退回，驗(yàn)收工程師進(jìn)行信息核對(duì)并重新驗(yàn)收。最后，驗(yàn)收日期同步功能對(duì)同步驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中涉及的醫(yī)療設(shè)備實(shí)物賬目數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)備狀態(tài)、啟用日期和保修期的自動(dòng)計(jì)算與數(shù)據(jù)更新，減少其中的人工數(shù)據(jù)維護(hù)。

圖6 醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收板數(shù)據(jù)自動(dòng)校驗(yàn)界面

2.3.5 驗(yàn)收跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析模塊

采購(gòu)人員和驗(yàn)收管理員都需要了解跟蹤整個(gè)驗(yàn)收的狀態(tài)。本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了支持精確和模糊查詢功能，可通過設(shè)備名稱、型號(hào)、序列號(hào)或直接從合同協(xié)議和醫(yī)療設(shè)備信息中精確檢索驗(yàn)收信息和狀態(tài)。系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)分析功能支持按時(shí)間周期、科室、驗(yàn)收狀態(tài)、合同、設(shè)備型號(hào)和分類等多維度的查詢和統(tǒng)計(jì)分析功能，能夠?yàn)椴少?gòu)環(huán)節(jié)提供實(shí)際驗(yàn)收的完成進(jìn)度情況；為驗(yàn)收管理提供整體驗(yàn)收進(jìn)度的控制情況，及時(shí)調(diào)整驗(yàn)收計(jì)劃和執(zhí)行。

3 應(yīng)用效果

經(jīng)過系統(tǒng)一年半時(shí)間的開發(fā)實(shí)施和持續(xù)改進(jìn)，完成了一套自主研發(fā)的醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收全流程信息管理系統(tǒng)。系統(tǒng)保障了本院兩院區(qū)驗(yàn)收工作的有序開展，降低了驗(yàn)收流程時(shí)間，提高了驗(yàn)收過程質(zhì)量和數(shù)據(jù)質(zhì)量。

結(jié)合2017年1月至2018年6月（組1）和2018年7月至2019年12月（組2）的安裝驗(yàn)收和醫(yī)療設(shè)備電子信息進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化和實(shí)施對(duì)比。如表1所示。通過系統(tǒng)的實(shí)施提升了驗(yàn)收全過程的質(zhì)量和效率，提高了驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和醫(yī)療設(shè)備的數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過驗(yàn)收準(zhǔn)備和驗(yàn)收審核階段的輔助自動(dòng)化，降低了驗(yàn)收管理員的工作壓力；驗(yàn)收過程的每個(gè)子流程中主要的參與人都能獲得完整的驗(yàn)收數(shù)據(jù)支持，減少了不必要的溝通和返工；驗(yàn)收確認(rèn)采用電子簽字和授權(quán)機(jī)制后，降低了臨床確認(rèn)耗費(fèi)時(shí)間；實(shí)際驗(yàn)收過程采用電子照片和資料上傳功能，可完整保存設(shè)備銘牌的完整信息，減少了信息的遺漏和可能的返工。在驗(yàn)收平均工作量為原有10倍的情況下，在未增加人力投入的情況下依然有序完成了全院醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收工作，在一年半的新院區(qū)建設(shè)中完成醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告共計(jì)2176份，完成5518份醫(yī)療設(shè)備實(shí)物賬目建檔。新院區(qū)逐月安裝驗(yàn)收數(shù)量和醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收臺(tái)數(shù)統(tǒng)計(jì)見圖7。引導(dǎo)，進(jìn)一步提高驗(yàn)收數(shù)據(jù)質(zhì)量； ③ 參考國(guó)內(nèi)外的實(shí)踐，將驗(yàn)收測(cè)試進(jìn)一步細(xì)化并形成規(guī)范化指引，形成未來醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量的參照和依據(jù)；④ 完善驗(yàn)收后醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量和售后服務(wù)跟蹤[11]，為合同協(xié)議中的售后條款執(zhí)行情況提供數(shù)據(jù)支持。

表1 醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收全流程信息管理系統(tǒng)應(yīng)用效果對(duì)比

圖7 驗(yàn)收?qǐng)?bào)告按月驗(yàn)收數(shù)量和驗(yàn)收設(shè)備數(shù)量

4 總結(jié)和展望

利用信息化和流程優(yōu)化，實(shí)施較為嚴(yán)格的流程控制，嚴(yán)格控制合同協(xié)議與驗(yàn)收的數(shù)據(jù)對(duì)接和驗(yàn)收審核環(huán)節(jié)，極大提高了驗(yàn)收工作效率和驗(yàn)收質(zhì)量。強(qiáng)化了各參與者的信息溝通，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部流程的“跑一趟”。但信息化更多的是工具創(chuàng)新，制度建設(shè)和有效管理才是本次實(shí)踐成果的保障。有效的驗(yàn)收質(zhì)量控制將降低未來醫(yī)療設(shè)備在臨床使用中的故障率[17-18]。此外，由于對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的重視，使驗(yàn)收流程產(chǎn)生的數(shù)據(jù)輸出有效對(duì)接其他工作流程。

最后，本系統(tǒng)將在如下幾個(gè)方面持續(xù)改進(jìn)：① 完善醫(yī)療設(shè)備分類和型號(hào)庫(kù)建設(shè)；② 深入改進(jìn)醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行過程控制，將控制規(guī)則電子化，以信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)工作流程