事業(yè)單位人事檔案管理信息資源建設(shè)策略

□付 偉

（作者單位：臨沂市蘭陵縣教育和體育局。）

隨著政務(wù)信息的全面發(fā)展，事業(yè)單位更加重視人事檔案信息資源的有效管理和建設(shè)。在建設(shè)和管理中，投入的資金和人力是比較大的，所以事業(yè)單位應(yīng)該基于自身的實(shí)際情況，建設(shè)一個(gè)高效的人事檔案管理及信息資源建設(shè)的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享與有效應(yīng)用，全面提高事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量，簡(jiǎn)化工作流程?；诖?，文章對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息資源建設(shè)的策略進(jìn)行探究。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息資源建設(shè)的原則

（一）人才建設(shè)原則

其一，事業(yè)單位應(yīng)該提升人事檔案管理的水平，要在管理過(guò)程中積極應(yīng)用一些先進(jìn)、科學(xué)的知識(shí)，要能夠有足夠的理論知識(shí)作基礎(chǔ)支撐，為整個(gè)人事檔案管理及信息資源建設(shè)提供新思路和新方法，能夠創(chuàng)新人事檔案管理及信息資源建設(shè)，提高整個(gè)工作效率。

其二，事業(yè)單位應(yīng)該注重本單位相關(guān)人員的信息技術(shù)使用技能培訓(xùn)，要切實(shí)提高人事檔案管理人員的信息技術(shù)使用水平，保證人事檔案管理的各項(xiàng)工作都能夠在信息技術(shù)下得以順利的開(kāi)展，整體提升人事檔案管理的水平。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃原則

其一，事業(yè)單位應(yīng)該基于人事檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)人事檔案的分類(lèi)、整理，電子人事檔案的錄入、格式、標(biāo)簽設(shè)定、借閱、收納等程序都應(yīng)該有一個(gè)明確的方向，讓人事檔案管理人員能夠結(jié)合這些標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施有效的人事檔案管理，以此保證整個(gè)人事檔案管理工作的有效進(jìn)行。

其二，事業(yè)單位還應(yīng)該根據(jù)具體的人事檔案管理工作，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)到每一個(gè)人，保證人事檔案管理及信息資源建設(shè)能夠標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、規(guī)范化，這樣才能夠整體提高人事檔案管理人員的管理和建設(shè)意識(shí)，能夠保證整個(gè)人事檔案管理工作得以順利、高效進(jìn)行。

二、事業(yè)單位人事檔案管理信息資源建設(shè)中的問(wèn)題

（一）人事檔案軟件缺乏通用性

各個(gè)事業(yè)單位人事檔案部門(mén)所使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)是不一樣的，它們規(guī)格不一，所以開(kāi)發(fā)出來(lái)的人事檔案管理軟件是不兼容不能互相使用的。所以，事業(yè)單位各部門(mén)之間就不能實(shí)現(xiàn)有效的人事檔案檢索，這樣就不利于信息資源的有效建設(shè)，影響整個(gè)人事檔案的有效管理。

（二）人事檔案管理缺乏規(guī)范性

在人事檔案管理及信息資源的建設(shè)中，一些基礎(chǔ)的人事檔案管理工作缺乏規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，一些人事檔案的整理和收集并不完整，特別是各類(lèi)型人事檔案之間的細(xì)則都沒(méi)有兼容，這就使得人事檔案的管理較為混亂。另外，很多人事檔案管理工作并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，有些人事檔案的信息資源建設(shè)只是停留于內(nèi)部，無(wú)法實(shí)現(xiàn)單位之間的共享和使用，這樣就無(wú)法得到全面的推廣和利用，進(jìn)而制約了電子人事檔案的建設(shè)進(jìn)程。

（三）管理人員素質(zhì)有待提高

要想實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效管理及信息資源的有效建設(shè)，事業(yè)單位就一定要引入具有較高知識(shí)層次及先進(jìn)技術(shù)水平的現(xiàn)代管理人員。從目前的事業(yè)單位人事檔案管理情況來(lái)看，很多人事檔案管理單位都缺乏管理人才，大多管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)水平都普遍較低。即使引進(jìn)了先進(jìn)的技術(shù)，也無(wú)法發(fā)揮其作用，這就不利于人事檔案工作的有效升級(jí)和優(yōu)化。

三、事業(yè)單位人事檔案管理信息資源建設(shè)的策略

（一）確定事業(yè)單位人事檔案管理信息資源建設(shè)的方向

1.加強(qiáng)電子人事檔案的應(yīng)用。要想讓人事檔案數(shù)據(jù)得以高效分析，就一定要充分借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將這些人事檔案以電子形式進(jìn)行展現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)信息化的管理與控制，這樣才能夠保證人事檔案的合理使用，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效建設(shè)，為其提供一個(gè)更加精準(zhǔn)的建設(shè)方向。同時(shí)，在應(yīng)用電子人事檔案的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)該創(chuàng)新人事檔案檢索的方法及儲(chǔ)存模式。在建設(shè)信息資源的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)該充分借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，大力開(kāi)發(fā)合適的人事檔案檢索和儲(chǔ)存平臺(tái)，從技術(shù)和管理兩個(gè)方面著手，確保電子人事檔案的安全性與可檢索性。在電子人事檔案?jìng)鬏數(shù)倪^(guò)程中，還應(yīng)該確保網(wǎng)絡(luò)運(yùn)輸?shù)陌踩耘c人事檔案數(shù)據(jù)的完整性。在這個(gè)過(guò)程中，事業(yè)單位也不能忽視紙質(zhì)人事檔案的儲(chǔ)存，要將紙質(zhì)人事檔案儲(chǔ)存與電子人事檔案儲(chǔ)存雙結(jié)合，提高安全性。另外，事業(yè)單位還應(yīng)該將電子人事檔案的編碼與紙質(zhì)人事檔案的編碼保持一致，這樣更有利于人事檔案的查閱與管理。

2.加強(qiáng)信息化人事檔案管理人員的培養(yǎng)。要注重提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，對(duì)此，事業(yè)單位可以從兩個(gè)方面著手：其一，要引進(jìn)一些優(yōu)秀的管理技術(shù)人員，為整個(gè)人事檔案部門(mén)注入新鮮的血液，整體提高人事檔案管理的效率和水平；其二，要加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)人事檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們能夠基于自身的人事檔案管理知識(shí)基礎(chǔ)，提高業(yè)務(wù)能力。這樣才能夠建立一支掌握人事檔案管理及信息資源建設(shè)的高素質(zhì)人才隊(duì)伍，能夠適應(yīng)事業(yè)單位人事檔案管理的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效管理及信息資源的有效建設(shè)。

3.健全人事檔案管理安全保密制度。安全和保密是兩個(gè)不同的方向，也是整個(gè)人事檔案管理的核心。一方面，事業(yè)單位應(yīng)該注重人事檔案管理系統(tǒng)軟件和硬件的優(yōu)化和完善，要使用加密技術(shù)、防火墻技術(shù)等，讓整個(gè)人事檔案的上傳與分享能夠在安全的信息環(huán)境中進(jìn)行，確保人事檔案的安全。

（二）創(chuàng)建事業(yè)單位人事檔案管理信息資源共享平臺(tái)

其一，事業(yè)單位應(yīng)該明白哪些人事檔案是可以進(jìn)行共享的，要將這些人事檔案資源上傳至一個(gè)平臺(tái)，用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜尋相關(guān)的人事檔案信息，這些人事檔案信息只能被查閱，不能被修改和刪除。因此，在創(chuàng)建共享平臺(tái)的時(shí)候，事業(yè)單位就應(yīng)該對(duì)這些人事檔案進(jìn)行合理分類(lèi)，做好共享準(zhǔn)備。

其二，事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置一個(gè)專(zhuān)門(mén)的傳輸路線，保證事業(yè)單位內(nèi)部人員能夠?qū)蚕砥脚_(tái)有操作的權(quán)限，做好人事檔案的上傳、查閱、修改及更新工作，這樣才能夠更好地服務(wù)于社會(huì)大眾，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的高效運(yùn)用。在這個(gè)過(guò)程中，事業(yè)單位也應(yīng)該注重保護(hù)人事檔案信息的安全性，要完善共享模式，加大網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)力度，避免出現(xiàn)一些人事檔案資源信息流失的情況，這樣就會(huì)對(duì)整個(gè)人事檔案的管理工作造成阻礙。

（三）創(chuàng)新事業(yè)單位人事檔案信息化管理的模式

事業(yè)單位應(yīng)該注重先進(jìn)技術(shù)的使用，比如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、云共享、數(shù)字加密等技術(shù)，有效提升整個(gè)人事檔案管理的效果。首先，事業(yè)單位應(yīng)該充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)整個(gè)人事檔案進(jìn)行編研和檢索，讓人事檔案的查找更加精準(zhǔn)，以此提高整個(gè)工作的效率；其次，事業(yè)單位之間應(yīng)該進(jìn)行積極的合作與交流，比如上下級(jí)之間、相關(guān)單位部門(mén)之間，都應(yīng)該互通有無(wú)，要通過(guò)云計(jì)算、云共享等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案資源信息的共享和使用，盡可能地減少人事檔案使用的成本，提高人事檔案資源利用的效率；最后，事業(yè)單位應(yīng)該充分利用云儲(chǔ)存技術(shù)，讓人事檔案資源能夠進(jìn)行自動(dòng)化備份，避免因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障而導(dǎo)致人事檔案信息資源流失的情況。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位還應(yīng)該注重?cái)?shù)字加密、數(shù)字水印等技術(shù)的使用，整體提高人事檔案的安全性，提高其使用價(jià)值，這樣才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效管理。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理及信息資源的建設(shè)工作是十分重要的，所以事業(yè)單位應(yīng)該明確人事檔案管理及信息資源建設(shè)的原則、存在的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上采取有效的管理和建設(shè)策略，讓整個(gè)人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化的共享和交流。以此，才能夠創(chuàng)新人事檔案的管理工作，優(yōu)化資源建設(shè)，能夠?qū)⑵渑c信息技術(shù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，更好地服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于人民群眾，讓其順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。