機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化的思考

莊宇春

【摘要】隨著我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革的深入推進(jìn)，人事檔案管理工作的重要作用日益突顯，對(duì)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提出了很多新要求，事業(yè)單位檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新和優(yōu)化管理理念，才能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作仍存在一些問題，比如對(duì)檔案管理重視程度不足、專業(yè)人才匱乏，制度不健全等影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位其他工作的有序開展。因此，需要進(jìn)一步提出切實(shí)可行的對(duì)策，不斷優(yōu)化和提升檔案管理工作，才能確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的有序開展。基于此，本文詳細(xì)分析了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理優(yōu)化措施。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案;管理優(yōu)化;思考

引言

在日常工作中，檔案管理的任務(wù)在各機(jī)關(guān)事業(yè)單位中大多數(shù)隸屬于人力部門，這些單位甚至?xí)榱斯芾頇n案而建立檔案室，并安排相應(yīng)的人員負(fù)責(zé)。檔案作為信息資源，也絕不僅僅是人事檔案這一種，但無論是什么檔案，規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理都是機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。

一、優(yōu)化人事檔案管理工作的必要性

1.合理開發(fā)人才資源的重要依據(jù)

人事檔案是人才信息的重要承載，關(guān)系到單位工作人員的考核、調(diào)動(dòng)、升職等諸多事項(xiàng)，是培養(yǎng)和考察選拔干部的重要依據(jù)。因此，在實(shí)際工作中，優(yōu)化和改進(jìn)人事檔案管理工作，對(duì)單位合理運(yùn)用人才發(fā)揮著十分重要的作用。

2.人事檔案能夠?yàn)槭聵I(yè)單位實(shí)現(xiàn)人力資源的最佳配置

人事檔案能夠?yàn)槊恳粋€(gè)人提供最為公平和客觀的歷史資料，但是隨著時(shí)間的推移，事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)營情況也會(huì)隨著時(shí)間發(fā)生一定的變化，這就要求單位的人力資源管理者需要結(jié)合單位員工的實(shí)際情況進(jìn)行人事調(diào)整和崗位調(diào)整，這符合事業(yè)單位未來發(fā)展的趨勢(shì)。在這個(gè)過程中，人事檔案就能幫助人力資源從業(yè)者提供數(shù)據(jù)的支持，能夠?qū)γ總€(gè)員工進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià)和預(yù)測，在崗位調(diào)整的過程中讓人力資源實(shí)現(xiàn)最優(yōu)的配置。

二、人事檔案管理工作存在的問題和不足

1.人事檔案歸檔的及時(shí)性有待提升

目前大多數(shù)事業(yè)單位的人事檔案記錄的都是員工在參與本職工作前的基本信息，包括年齡、學(xué)歷、參加工作時(shí)間、主要社會(huì)關(guān)系和家庭關(guān)系等。有些單位會(huì)在固定的時(shí)間對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，但是更新的內(nèi)容較為單一，一般是在工作中的獎(jiǎng)勵(lì)、入黨資料和職稱晉升資料等能夠量化的數(shù)據(jù)材料。但是從單位的發(fā)展角度出發(fā)除了這些基本的信息外還需要更新員工的專業(yè)技能水平、近期取得的科研成果、業(yè)務(wù)能力等，只有這些信息得到了補(bǔ)充才能客觀且全面地反映一個(gè)員工實(shí)際情況[1]。

2.人事檔案管理工作的制度落實(shí)不到位

目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位按照相關(guān)規(guī)定都制定了嚴(yán)格的檔案管理制度，但是在日常管理工作中，并沒有參照管理制度進(jìn)行，存在著對(duì)規(guī)章制度的落實(shí)不嚴(yán)謹(jǐn)，工作方式過于隨意等問題。主要表現(xiàn)在：人事檔案資料的收集不全，一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確;履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱等資料不能及時(shí)補(bǔ)充，出現(xiàn)人事檔案信息滯后、借閱登記制度履行不嚴(yán)格等，造成管理流程規(guī)范性較差。

3.檔案的收集工作力度不夠

很多事業(yè)單位在人事檔案收集方面認(rèn)識(shí)不足，收集不全面，導(dǎo)致個(gè)人檔案信息不全，檔案有所缺失。在載體方面，只注重文書紙質(zhì)的收集，而忽視了電子、聲像、實(shí)物等載體的檔案;在范圍方面，只注重收集本單位本部門形成的人事檔案，而忽略了向組織、人事、勞資等單位和部門收集，很多檔案無法及時(shí)歸檔，破壞了人事檔案資料的全面性、完整性，影響單位職工晉升或?qū)W歷、工齡認(rèn)定等，這種現(xiàn)象在沒有專職人事檔案管理人員的單位尤為突出。

三、優(yōu)化人事檔案管理工作的策略

1.提高思想認(rèn)識(shí)，重視人事檔案管理工作

一是要與單位的中心工作同部署同安排，定期對(duì)其進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，筑牢檔案管理人員的責(zé)任心。二是配備專職人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作。人事檔案工作涉及的內(nèi)容繁雜、任務(wù)量大，需要耗費(fèi)一定的時(shí)間和精力。因此，優(yōu)化人事檔案管理關(guān)鍵要配備專職的檔案管理人員，確保檔案的日常管理、更新維護(hù)、信息錄入等各項(xiàng)工作都實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和專業(yè)化。三是要加大資金投入和設(shè)備支持，完善檔案管理的硬件以及軟件設(shè)施。如，創(chuàng)建專用檔案庫房，配置優(yōu)質(zhì)的檔案柜等。

2.制定高效的人事檔案管理制度

制定高效的人事檔案管理制度是優(yōu)化人事檔案管理工作的前提，只有根據(jù)事業(yè)單位自身的實(shí)際情況制定切實(shí)可行的制度，所有工作人員按照制度執(zhí)行才能把人事檔案的管理工作層層落實(shí)。在設(shè)定的工作中首要保證的就是制定的規(guī)范性，這會(huì)為后續(xù)的工作帶來非常大的便利性，也可以借鑒國內(nèi)一些檔案管理工作做得比較好的單位的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的特點(diǎn)和現(xiàn)狀形成適合的制度。在設(shè)定獎(jiǎng)懲條例時(shí)，需要充分考慮員工工作的積極性，制度的設(shè)立應(yīng)該傾向那些工作效率高且態(tài)度認(rèn)真的員工，給予其制度上最大力度的支持。制度落地的過程中一定要保證執(zhí)行力，不能“上有政策，下有對(duì)策”，嚴(yán)格落實(shí)獎(jiǎng)罰制度，盡量把工作做全做細(xì)，實(shí)現(xiàn)制度真正的作用。

3.加大人事檔案的收集鑒別力度

要與各個(gè)科室和其他相關(guān)單位部門建立聯(lián)系，加強(qiáng)溝通和交流，由被動(dòng)接收變?yōu)橹鲃?dòng)收集，不斷開拓收集渠道，拓展收集范圍，細(xì)化完善收集內(nèi)容，全面收集入黨志愿書、思想?yún)R報(bào)、年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)審批表、工資變動(dòng)審批表等反映黨員培養(yǎng)、考核獎(jiǎng)懲、工資變動(dòng)、職務(wù)晉升等的檔案材料。對(duì)于缺失的必須歸檔的檔案，要采取各種措施，主動(dòng)補(bǔ)充完善，確保人事檔案齊全完整[2]。

4.注重培養(yǎng)復(fù)合型的檔案管理人才

建設(shè)一支強(qiáng)有力的檔案管理隊(duì)伍是優(yōu)化檔案管理工作的關(guān)鍵。一方面，要重視提升檔案人員的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)更新自身知識(shí)體系，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，特別是熟練掌握信息技術(shù)操作技能，適應(yīng)信息化發(fā)展的要求，為檔案管理工作有序開展提供有力保障。此外，必須要重視檔案管理人員的職業(yè)道德建設(shè)，要選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的黨員從事干部檔案管理工作，要重視對(duì)檔案人員的職業(yè)道德教育，增強(qiáng)他們的社會(huì)責(zé)任感，讓他們有足夠的能力勝任此項(xiàng)工作。

結(jié)語

綜上所述，目前我國人事檔案管理工作還處于發(fā)展階段，需要行業(yè)內(nèi)所有的從業(yè)者不斷地創(chuàng)新和突破，秉承與時(shí)俱進(jìn)的思想，為人事檔案管理工作的未來做出自己的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]席凡，羅天文.新時(shí)期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].明日風(fēng)尚，2019（06）：176.

[2]宗大娟.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2017（02）：99.