淺議新時期高等院校會計檔案信息化管理實施

邱東旺

摘 要：會計檔案是國家全部檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案之一。隨著高等教育體制改革和高校科研技術(shù)的不斷發(fā)展，高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的互聯(lián)互通，目前手工財務(wù)檔案已不能滿足財務(wù)檔案管理的需求，做好財務(wù)檔案影像化、信息化管理，離不開檔案整理基礎(chǔ)工作，基礎(chǔ)扎實，信息化工作才能有條不紊地進(jìn)行，才能為保障高等院校各項教育事業(yè)可持續(xù)發(fā)展能夠發(fā)揮重要的作用。本文分析了高校會計檔案管理近況，小結(jié)了高校會計檔案管理方面的問題，分析了會計檔案信息化管理的意義，提出了會計檔案影像化、信息化管理的相應(yīng)對策，從而實現(xiàn)提高會計檔案管理工作水平的謀略。

關(guān)鍵詞：高校;會計檔案;影像化;信息化管理

高等院校的會計檔案管理活動是其學(xué)校管理活動的基礎(chǔ)，是高等院校不斷發(fā)展的重要基石和歷史見證。近年來，隨著高校信息化管理水平的不斷提升，財務(wù)檔案信息化管理也進(jìn)行償式。財務(wù)檔案信息化管理可以更科學(xué)、更大幅度地提高財務(wù)檔案管理的使用效率，同時也可以彌補傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理的問題。

一、高等院校財務(wù)檔案管理的主要特點

在高等院校各項教育事業(yè)、科研事業(yè)的發(fā)展，每一項經(jīng)濟(jì)工作的實施都離不開經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的往來，都會讓許多有效的票據(jù)憑證清楚、準(zhǔn)確的記錄在案。財務(wù)檔案具有不能改動的特征，直接反映經(jīng)濟(jì)相關(guān)活動結(jié)果的依據(jù)。從財務(wù)檔案管理的特征來看，其具備一定專業(yè)性。一是反映了一個院校的某項工作的具體經(jīng)濟(jì)活動狀況：如經(jīng)濟(jì)合同、工作文件、工作紀(jì)要等，能夠直觀詳細(xì)地記錄學(xué)校的工作情況信息。其次是財務(wù)核算專業(yè)憑據(jù)，如差旅費報銷單、車票、住宿費票據(jù)、經(jīng)費報銷單、發(fā)票、薪金發(fā)放表、銀行對賬單、科目匯總表等。三是財務(wù)專業(yè)票據(jù)，如往來資金結(jié)算票據(jù)、非稅收入票據(jù)、學(xué)生收費專用票據(jù)（電子）匯總表等等。

二、 高等院校財務(wù)檔案信息化管理中存在問題

（一）會計憑證傳遞流程規(guī)則不細(xì)致

目前，高等院校財務(wù)檔案管理，基本停滯在手工接單、審核、復(fù)核、付款、匯總、裝訂后移交給學(xué)校檔案部門管理的原始模式，會計憑證的傳遞，由審核員接收原始憑證，經(jīng)審核后傳給復(fù)核再傳給出納付款，然后由審核匯總后3、4個月后移交財務(wù)檔案裝訂編號成冊，財務(wù)處管理1年后移交給校檔案館。會計檔案管理沒有詳細(xì)的書面具體流程方案，僅憑分管領(lǐng)導(dǎo)開會強調(diào)下，遇到較大的院校，多個審核崗，多個復(fù)核崗，多個出納崗，造成了會計憑證管理混亂的情況，不能快速準(zhǔn)確地查找到位，已接收的原始憑證被其他報銷人員拿走，或已接收的原始憑證夾帶在已做好的記賬憑證內(nèi)造成未付款，會計憑證的集中大量移交，多時每月八千多個編號，交接無法當(dāng)場清點，事后清點產(chǎn)生的憑證缺號時互相推諉等問題，甚至整捆百元現(xiàn)金在報銷大廳丟失的情況，造成工作效率不高，浪費寶貴的時間和消耗有限的精力，增加了財務(wù)人員工作的壓力問題等。

（二）原始憑證規(guī)格大小不統(tǒng)一

傳統(tǒng)的記賬憑證采用橫向C5模式進(jìn)行打印，所附的原始憑證規(guī)格大小不一致，給會計憑證的裝訂造成困惑，隨著中央八項規(guī)定的深化落實與財務(wù)工作精細(xì)化管理的需要，原始憑證要求許多支撐材料文件，如會議通知、出差請假審批表、出差用餐、用車情況申報表、物資采購申請表、采購合同等均用A4規(guī)格的紙張，A4的附件需要折疊或另訂，造成會計檔案的裝訂整理、查詢使用等許多不方便，即增加了會計憑證裝訂難度又影響了使用人的查詢時間。

（三）原始憑證計算口徑不一致

一般經(jīng)費報銷原始憑證以自然張數(shù)為準(zhǔn)，但是存在二張電子原始憑證復(fù)印在一張A4紙張上計算2張，雙面原始憑證按2張計算，長途差旅費報銷1份內(nèi)附會議通知、出差審批單，均按一份計算一張;市內(nèi)差旅費填報人按差旅費報銷單申請時，多張市內(nèi)小票按1張計算;市內(nèi)差旅費填報人按日常報銷單填報差旅費報銷單申請時，多張市內(nèi)小票按多張計算;零余額賬戶用款額度，匯總付款導(dǎo)致一筆銀行業(yè)務(wù)，產(chǎn)生3張業(yè)務(wù)回單，按3張計算。原始憑證的多元化，張數(shù)計算的多樣化，原始憑證附件計算不一致，以及復(fù)核重視附件金額不重視張數(shù)等原因，導(dǎo)致原始憑證張數(shù)的整理驗收、附件張數(shù)大量修改、會計憑證影像化張數(shù)事前整理、事中復(fù)核、以及事后在教研、審計使用記賬憑證影像件時造成不美觀感。由于財務(wù)處核算全校的會計業(yè)務(wù)，分兩個科室管理，各自為政，當(dāng)財務(wù)人員互相交流時，計算的口徑不一致，就會出現(xiàn)少計或多計張數(shù)，甚至存在附件丟失的可能。

（四）學(xué)生收費依據(jù)未納入檔案管理

高校學(xué)生收費目前采用收費系統(tǒng)管理，僅憑教學(xué)等部門通知就變更收費系統(tǒng)，未做會計賬務(wù)處理，造成收費通知及變更通知沒有附在記賬憑證上，也沒有單獨移交檔案管理，很容易造成少收費、漏收費的可能，或造成貪污舞弊的溫床。高校財務(wù)制度核算采用收付實現(xiàn)制和權(quán)責(zé)發(fā)生制相結(jié)合的方法進(jìn)行核算，存在收費票據(jù)預(yù)借用且款項長期未到賬的情況，當(dāng)年領(lǐng)用的票據(jù)，當(dāng)年未核銷且夸年使用，收回的票據(jù)存根沒有及時分類排序整理，用紙箱一包存放一角，票據(jù)存根超過管理期限，未按規(guī)定期限進(jìn)行銷毀等。

（五）會計憑證影像化掃描的問題

剛開始執(zhí)行會計憑證影像化，原始憑證粘貼通知、宣傳不到位，送來報銷的原始票據(jù)按過去的魚鱗式粘貼、不易撕開、易破損情況，學(xué)校采用非接觸式投遞報銷單，造成原始憑證工作量巨大，邊粘貼邊掃描可能有少量膠水粘在下一張憑證下，造成二張原始憑證一起通過等問題。現(xiàn)代科技掃描儀質(zhì)量好、分辨率高、掃描速度快、操作簡單易學(xué)的特點。多張憑證掃描過程中可能出現(xiàn)上一張憑證的附件飄移到下一張憑證內(nèi)。記賬憑證用鉛筆做標(biāo)記的信息多，掃描后無法分別正本和標(biāo)記，造成查閱障礙。記賬憑證用作附件，附件的二維碼被識別成記賬憑證掃描。

三、高等院校會計檔案信息化管理具體實施

古人說：“天下事當(dāng)大處著眼、小處著手”。高?？梢酝ㄟ^影像掃描系統(tǒng)對各類原始憑證影像化，在大數(shù)據(jù)和云計算的基礎(chǔ)上構(gòu)筑會計檔案工作數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)會計檔案的影像化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，使檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用一體化，資源共享、快捷使用，把“死檔案”變成“活信息”，把“檔案庫”變成“信息庫”，釋放會計檔案資源的巨大潛能，便捷廣大師生、服務(wù)教學(xué)科研、服務(wù)高校決策、優(yōu)化財務(wù)管理。

（一）制定會計憑證操作流程細(xì)則

會計憑證是從接收受理審核、復(fù)核、付款再到匯總裝訂后，移交給學(xué)校檔案館，首先要制定詳細(xì)的操作流程、具體的流程說明，手工或財務(wù)管理系統(tǒng)提供的移交手續(xù)，存放要求，實行一對一或多對一移交，確保會計憑證在流轉(zhuǎn)過程中不丟失、月份序號不錯亂，需要查詢時能準(zhǔn)確快速找出，提高工作效率。建立會計檔案的業(yè)務(wù)流程登記制度，從原始憑證的受理到移交學(xué)校各個環(huán)節(jié)都要建立接收登記備查薄或交接手續(xù)，嚴(yán)把憑證各流程的去向，做到有章可循、有據(jù)可依，從而提高會計檔案的管理水平。

（二）規(guī)范會計憑證的管理

目前會計憑證核算的內(nèi)容豐富，包含會計核算、預(yù)算核算、財政核算、原始憑證大多以A4紙張打印，相關(guān)的附件也以A4規(guī)格為粘貼，為此粘貼單據(jù)下設(shè)置總張數(shù)計量和總金額計值，二者缺一不可。原始憑證張數(shù)的計算，一般應(yīng)以原始憑證的自然張數(shù)為準(zhǔn)。凡是與記賬憑證中的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄有關(guān)的每一張證據(jù)，都應(yīng)作為原始憑證的附件。 對于報銷差旅費的市內(nèi)出租車票、動車票、飛機票等，定額小票、交易小票等零散票券，可以粘貼在一張紙上，作為一張原始憑證，并在粘貼單下對票據(jù)和金額進(jìn)行匯總。銀行回單以原始憑證的自然張數(shù)為準(zhǔn)，對零余額賬戶用款額度匯總付款產(chǎn)生的3張回單，按1張計算并粘貼的一張A4張上。票據(jù)的粘貼，小于A4紙張的票據(jù)，按票據(jù)類型粘貼平整，不重疊粘貼且兩張票據(jù)之間留間隙、不顛倒粘貼、不超過粘貼單裝訂線且應(yīng)避免將票據(jù)貼出粘貼單外，頂端粘貼平整、不起皺褶;A5紙張大小粘貼票據(jù)頂端，其他三邊可不粘貼;車票、小票等整張粘貼。票據(jù)的膠粘使用固體膠快干且平整，使用訣竅固體膠涂二、三遍后，然后使用固體膠底座進(jìn)行上下推平壓實，這樣非常牢固，不易松開丟失。憑證封面采用加厚280g牛皮紙A4模板，及時裝訂編號、錄入學(xué)校檔案管理系統(tǒng)，方便查詢調(diào)閱及移交學(xué)校檔案館管理。

（三）開通網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)，上傳原始憑證影像

在規(guī)范會計憑證規(guī)格型號的基礎(chǔ)上，開通網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)進(jìn)行升級，安裝終端掃描設(shè)備，或者使用智能手機安裝財務(wù)APP軟件，填寫《經(jīng)費報銷單》等，拍攝原始憑證上傳做附件，打印《經(jīng)費報銷單》投送到財務(wù)處投遞箱，疫情防控期間避免直接接觸，也避免原始憑證的丟失，有效減輕財務(wù)報賬大廳壓力，提高報賬監(jiān)督管理效率，同時也為學(xué)校教學(xué)、科研、審計監(jiān)督提供網(wǎng)上查詢功能，為師生員工提供滿意的服務(wù)，構(gòu)建高效和諧的智慧校園。

（四）會計憑證的事后掃描及準(zhǔn)備

會計憑證事后整理掃描，簡單易行、不需勞師動眾，在改變原始票據(jù)粘貼方式，將魚鱗重疊改成平鋪不重疊的方法，稍作宣傳即可開始。將整理好的會計憑證反復(fù)檢查是否還有殘留書釘及多張A4粘貼在一起的情況，并將整理好的會計憑證紙張蕩松理平，將掃描方式多編號連續(xù)掃描改成遂個編號掃描，掃前清點張數(shù)、掃描中查看設(shè)備計數(shù)、掃描后檢查上傳計數(shù)，確保會計憑證確定無誤上傳到中心儲存庫。提醒會計人員蓋印公正，不要蓋的東倒西歪，將記賬憑證的鉛筆記號擦干凈，如有記賬憑證做附件使用的用小標(biāo)準(zhǔn)貼紙將二維碼貼掉。對于當(dāng)天制單的會計憑證當(dāng)天出賬，次日將銀行業(yè)務(wù)回單打印及時放入會計憑證里，第三天即移交給會計檔案人員整理掃描。

（五）會計檔案的管理

建立會計檔案管理規(guī)定，財務(wù)會計檔室要做到防火、防水、防盜、防蟲蝕、防潮濕，嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，嚴(yán)防檔案毀損、散失和泄密，發(fā)現(xiàn)問題及時報告領(lǐng)導(dǎo)。各單位保存的會計檔案要積極提供利用，調(diào)閱會計檔案要在檔案室查閱，并應(yīng)履行登記手續(xù)，本單位人員調(diào)閱會計檔案要經(jīng)會計主管人同意。外單位人員調(diào)閱會計檔案要有正式介紹信，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，若有其他特殊需要按國家有關(guān)規(guī)定辦理。借閱者不得私自對檔案勾、劃、涂改，不得拆，散原卷冊，更不能抽撤單據(jù)。

總之，高校會計檔案的管理工作，必須樹立緊固強烈的責(zé)任心、細(xì)致心、忍耐心，良好的職業(yè)道德，有顆感恩的心，感恩國家的繁榮安定，感恩全校師生員工的辛勤付出，感恩同事們的耐心審核、復(fù)核、付款等，心中油然生起對會計檔案的惟一、稀有、難得的珍惜心，“不忘初心，牢記使命”這樣才會做好每項工作，服務(wù)全校教職員工，完成崗位服務(wù)工作使命。

參考文獻(xiàn)：

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