探究流動人員人事檔案管理存在的問題及對策

張武昌

摘 要：基于對流動人員人事檔案管理存在的問題及對策分析，首先通過分析出對流動人員人事檔案進(jìn)行管理的重要性和意義;其次來對流動人員人事檔案管理當(dāng)中存在的問題進(jìn)行有效的分析;最后提出如何加強(qiáng)流動人員人事檔案管理具體解決對策，以此來讓管理人員轉(zhuǎn)變管理的觀念，對自己的管理方式不斷進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)而使得流動人員人事檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到進(jìn)一步的提升。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案管理;問題對策

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人士制度也隨之進(jìn)行了不斷的改革。流動人員的人事檔案作為有效記錄個人榮譽(yù)、社會經(jīng)歷以及綜合技能等信息的重要檔案資料，不但是人力資源管理當(dāng)中必不可少的一部分，更是確保公民合法權(quán)益得到有效保障的法律依據(jù)。而隨著人力資源市場的流動越來越頻繁，人員流動的規(guī)模也日漸增大，因而就造成流動人員的人事檔案管理工作的難度越來越大，隨之也暴露出很多人事檔案管理中存在的問題，所以為了解決這些問題就一定要制定出有針對性的解決對策。因此，本文就流動人員人事檔案管理中存在的問題及對策進(jìn)行分析，進(jìn)而使得人事檔案管理工作更加的完善，促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)更好的發(fā)展。

一、管理流動人員人事檔案進(jìn)行管理的重要性和意義

對于人事檔案而言，其可以直接的反映出人員的政治面貌、才能、社會履歷、家庭情況以及品德等信息，這是對人員進(jìn)行選拔、考察以及管理的重要參考依據(jù)，最直觀、最真實(shí)的反映出人員所參與的社會活動。而在人事檔案當(dāng)中重要一項(xiàng)就是流動人員的人事檔案，該檔案將人員與不同的單位或者是組織還有不同區(qū)域之間的相互聯(lián)系充分的反映出來，并且對于人員的各種信息進(jìn)行了有效的整合。隨著我國特色社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，流動人員日漸增加，因而一定要切實(shí)加強(qiáng)流動人員日常的人事檔案管理，這樣才可以造成人才和用人單位之間的雙贏局面。

（一）給人員提供大膽選擇工作的良好機(jī)會

對于流動人員的人事檔案實(shí)行集中的管理，可以有效的解決人才所有權(quán)和用人主動權(quán)分離的突出問題。由有關(guān)的機(jī)構(gòu)來對流動人員的人事檔案進(jìn)行管理，可以將人才資源變成為社會統(tǒng)一擁有的資源，讓人員可以沒有后顧之憂的隨時進(jìn)行人事流動，并且為人員提供了可以大膽的對工作進(jìn)選擇行機(jī)會。

（二）有利于實(shí)施“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略

現(xiàn)階段，人力資源已經(jīng)成為了各國以及各行業(yè)間必備的競爭資源，尤其在現(xiàn)今知識經(jīng)濟(jì)的時代背景下，“人才強(qiáng)國”戰(zhàn)略的提出給人才資源管理提出了更高的要求。人事檔案管理作為人力資源管理當(dāng)中的重要組成部分理應(yīng)將自己的作用充分的發(fā)揮出來，及時的整理和收集人員的資料信息，并進(jìn)行及時的更新，進(jìn)而為人員的選拔提供有力的依據(jù)支撐。這樣不管從業(yè)人員流動到哪里都可以將自身的優(yōu)勢作用最大的發(fā)揮出來，進(jìn)而有助于人力資源合理配置有效的實(shí)現(xiàn)。

（三）切實(shí)有利于人才和各個用人單位的健康發(fā)展

只有有效的做好流動人員的人事檔案管理工作，才能夠把人才的資料更加詳細(xì)的提供給用人單位，進(jìn)而幫助用人單位更好的進(jìn)行選擇和聘用。而從人才角度出發(fā)，當(dāng)人才進(jìn)入到適合的用人單位以后，人事檔案有助于人才施展才華，實(shí)現(xiàn)自己的理想和抱負(fù)，所以人事檔案管理對于人才和用人單位來說是雙贏的。因此，將流動人員的人事檔案管理工作做好具有著重大的作用。

二、流動人員人事檔案管理當(dāng)中存在的問題

（一）缺少對檔案管理的重視

在檔案管理當(dāng)中，流動人員的人事檔案管理工作具有著至關(guān)重要的作用，然而，現(xiàn)階段我國的部分檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案工作人員卻缺少對檔案管理工作的重視，沒有意識到該項(xiàng)工作的重要意義，所以對于管理工作的方法也沒有積極的進(jìn)行改進(jìn)，使得檔案管理的工作十分混亂，也沒有及時更新檔案資料，還存在檔案補(bǔ)充不完善的情況，這些問題給用人單位了解和聘用人才都造成了十分嚴(yán)重的影響，進(jìn)而致使流動人員的人事檔案的重要作用很難得到充分的發(fā)揮。

（二）檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)嚴(yán)重失衡

目前流動人員人事檔案在結(jié)構(gòu)還有內(nèi)容等方面出現(xiàn)了失衡嚴(yán)重的問題，不單單信息的真實(shí)性有待考察，甚至有許多的內(nèi)容都是空白的，在檔案當(dāng)中只對人員的基本信息進(jìn)行簡單的記錄，而對于人員的工作能力還有社會履歷等記錄的內(nèi)容少之又少，進(jìn)學(xué)歷和而造成了檔案內(nèi)容缺失的問題。而造成這種問題的主要原因就是因?yàn)闆]有及時的收集和歸檔資料信息。并且，因?yàn)樵跈n案管理當(dāng)中存在著檔案資料不能續(xù)接的問題，所以用人單位對于人才的實(shí)際情況很難全面的了解，在選擇人才的方面就造成了嚴(yán)重的影響。另外，在部分的人員檔案當(dāng)中，對于人員的家庭情況和社會關(guān)系等內(nèi)容過多的反映，而對于人員的道德品質(zhì)以及實(shí)際的工作能力卻沒有反映出來，失去了檔案資料的重要價值。

（三）管理機(jī)制不完善

現(xiàn)階段在流動人員人事檔案管理的過程中，因?yàn)楣芾碇贫炔粔蚪∪鸵?guī)范，所以責(zé)任也沒有有效的落實(shí)到人。在檔案轉(zhuǎn)遞和文件移交的過程中經(jīng)常會遇到傳遞不及時和混亂的現(xiàn)象，嚴(yán)重時還會造成檔案的遺失。與此同時，檔案資料整理還有收集的制度也不夠健全，所以所得到的信息產(chǎn)生了分散嚴(yán)重的問題，這些問題都給用人單位還有人才造成了大量的麻煩。出現(xiàn)這些問題的主要原因就是因?yàn)榱鲃尤藛T人事檔案管理沒有一個健全的管理機(jī)制。

（四）檔案建設(shè)信息化程度低

在流動人員的人事檔案管理當(dāng)中進(jìn)行了信息化的建設(shè)，然而還是具有著信息檢索查詢效率低、信息錄入不及時、信息調(diào)取不便利、數(shù)據(jù)庫不完整以及信息不能進(jìn)行分享和關(guān)聯(lián)等問題。同時，在部分的流動人員人事檔案管理的服務(wù)機(jī)構(gòu)當(dāng)中，也普遍存在信息系統(tǒng)設(shè)備缺乏還有落后等情況，這些問題最終致使人事檔案的信息化建設(shè)只是長期處于電子化層面，并且也沒有進(jìn)行管理的有效軟件，制約了檔案管理工作的有效順利進(jìn)行。

三、提高流動人員人事檔案管理的具體對策

（一）提高檔案管理的重視程度，加強(qiáng)檔案管理意識

如果想要將流流動人員人事檔案管理工作更好開展，那么就一定要使得管理人員還有有關(guān)的管理機(jī)構(gòu)提高自身對于人事檔案管理的重視程度，并且一定要使得自身對于人事檔案管理的意識提高，采取責(zé)任到人以及加強(qiáng)人手等方式來對有關(guān)的人事檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化。在具體的實(shí)施過程中，首先，對于流動人員人事檔案管理方面的教育還有宣傳的工作一定要強(qiáng)化，這樣才可以使得檔案管理人員將自身管理的理念逐漸的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而會把自己的本職工作認(rèn)真的做好，以此來使得自身的服務(wù)意識增強(qiáng)。其次，對于流動人員個人需要進(jìn)行教育，讓其對于個人檔案保管的重要性以及意義有一個充分的認(rèn)識，這樣才可以提高自身檔案保護(hù)的重要意識 [8]。與此同時，就檔案管理人員來說，一定要對其的保密意識要不斷的進(jìn)行強(qiáng)化，嚴(yán)格的按照有關(guān)的工作原則和工作制度來對人員的信息進(jìn)行公開或者是半公開，進(jìn)而使得自身的服務(wù)質(zhì)量得到有效的提升。

（二）實(shí)行規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案資料的收集和整理

1、完善檔案資料收集的渠道

在對流動人員的各種檔案信息進(jìn)行收集的時候，可以建立一個完善的資料信息補(bǔ)充和收集網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，運(yùn)用這個系統(tǒng)來對信息進(jìn)行及時有效的收集，而且還可以運(yùn)用動態(tài)跟蹤的方法來對資料進(jìn)行有效有針對性的填充以及完善。

2、與時俱進(jìn)，完善檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)

在對檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)進(jìn)行完善的時候，應(yīng)該與時俱進(jìn)來建立技能檔案和誠信檔案?，F(xiàn)階段在進(jìn)行人才選用的過程中，對于人才的實(shí)際技能和品質(zhì)都非常的重視，所以對于流動人員檔案的內(nèi)容人事檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)該進(jìn)行及時有效的健全和填充，有效的歸納和整理人員有關(guān)道德品質(zhì)還有專業(yè)水平、技能水平以及職業(yè)素養(yǎng)等方面的信息，進(jìn)而將檔案利用的價值最大化。

3、嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的使用

為了防止發(fā)生流動人員人事檔案資料出現(xiàn)丟失或者是磨損等問題，應(yīng)該派專人或者是專業(yè)快遞等方式來取得遺留在原單位的檔案，并將其移交到檔案管理機(jī)構(gòu)中，這樣才可以確保檔案資料準(zhǔn)確，而檔案管理機(jī)構(gòu)需要及時的做好入檔登記工作。

（三）健全檔案管理機(jī)制，提升檔案管理服務(wù)的水平

在對流動人員的人事檔案進(jìn)行管理的過程當(dāng)中，有關(guān)管理的部門還有管理額機(jī)構(gòu)應(yīng)該要嚴(yán)格根據(jù)人事檔案實(shí)際的工作管理情況來制定出更加健全完善并且合理科學(xué)的檔案管理制度，進(jìn)而有效的進(jìn)行人事檔案管理的各種工作。與此同時，對于管理監(jiān)督要加強(qiáng)，有效得到健全有關(guān)的管理監(jiān)督機(jī)制，在管理的過程中要做到權(quán)責(zé)分明，將責(zé)任落實(shí)到個人，嚴(yán)厲處罰檔案管理過程當(dāng)中存在的違規(guī)行為。除此以外，對于檔案利用的程序也應(yīng)該要進(jìn)行規(guī)范，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行檔案的調(diào)閱和查詢，對于有關(guān)的流程進(jìn)行簡化，這樣才可以使得服務(wù)的效率提高。

（四）進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，使得檔案信息化建設(shè)提高

在對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理的過程當(dāng)中，為了更好的進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)和管理，應(yīng)該對信息技術(shù)進(jìn)行充分的利用，因此可以從這幾個方面進(jìn)行：

（1）在建立的檔案庫中應(yīng)該要選擇最為合適的管理軟件，然后要有計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化設(shè)備來輔助軟件的管理工作，把原來的紙質(zhì)檔案逐步的向電子檔案轉(zhuǎn)變，而且還應(yīng)該要把數(shù)字化資料備份的工作做好，確保信息的安全性。

（2）在電子檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上建立與之相對應(yīng)的網(wǎng)站，以此來對檔案資料進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)管理，這樣方便檔案的實(shí)時更新以及異地查詢，使得檔案信息系統(tǒng)更加完善[10]。

（3）把全國流動人員的信息整合起來，做到信息全覆蓋，并為所有整合之后的人員信息建立一個信息資源庫，在信息庫中要最大程度的收集全國的流動人員信息，統(tǒng)一的管理全國的流動人員人事檔案，提高檔案的靈活性。

（4）對于有關(guān)的管理人員，應(yīng)該要加強(qiáng)思想政治教育和信息技能培訓(xùn)，這樣才可以讓管理人員在具有更加專業(yè)的管理技能，在進(jìn)行檔案管理工作的時候，可以端正自己工作的態(tài)度，并且做到不丟失、不泄密，進(jìn)而使得服務(wù)水平得到進(jìn)一步的提升。

四、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段我國的流動人員數(shù)量在不斷的增長，所以導(dǎo)致流動人員的人事檔案管理工作也變得日漸困難和復(fù)雜，并且在人事檔案管理工作中存在著越來越多的管理問題。因此，就要求有關(guān)的檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該要做到與時俱進(jìn)，對于人事檔案管理工作當(dāng)中存在的問題要及時的發(fā)現(xiàn)，并且使用合理科學(xué)的解決對策來解決存在的問題，對于管理的方式也要不斷的進(jìn)行優(yōu)化，這樣才可以使得流動人員人事檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到進(jìn)一步的提升。

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