淺談在檔案信息化建設(shè)中有關(guān)電子檔案的管理應(yīng)用

何文英

摘要：電子檔案在檔案管理的信息化進(jìn)程中占有重要地位，為了切實(shí)做好電子檔案的管理工作，需要從實(shí)際的信息化規(guī)范建設(shè)角度出發(fā)，開展電子檔案的管理工作，提升信息處理工作的效率。本文從多個(gè)方面對(duì)電子檔案工作的信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，望能對(duì)提升檔案管理工作的效率有一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：電子檔案;管理特點(diǎn);作用優(yōu)勢;信息建設(shè);有效應(yīng)用

在長期的發(fā)展中，人類傳承文明的主要方式就是借助于文字記錄，借助于這些資料來研究好世界的發(fā)展史。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，其改變了我們生活的方方面面，應(yīng)運(yùn)而生的電子檔案成為記錄，交流的重要手段，在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中最為基礎(chǔ)和重要。

一、電子檔案特點(diǎn)及管理

1.1 電子檔案的特點(diǎn)

過去的檔案只要是借助于紙質(zhì)檔案完成的，最早的記錄載體就是石頭，龜殼，竹簡，布帛等，而伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案出現(xiàn)讓檔案信息化建設(shè)水平大大提高，借助于一些電腦和手機(jī)都可以制作出檔案。和過去的檔案存儲(chǔ)工作相比，電子檔案存儲(chǔ)是借助于虛擬空間實(shí)現(xiàn)的，突破了傳統(tǒng)的時(shí)間和空間的限制，可以在短時(shí)間內(nèi)完成一些電子檔案的存儲(chǔ)和管理。因此，電子檔案有著適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的特質(zhì)，能為各行各業(yè)提供巨大的信息，方便存儲(chǔ)，同時(shí)可快速供人們使用。

1.2 電子檔案的管理

電子檔案的制作比較簡便，修改起來也比較簡單，但是在具體管理時(shí)要有一定的規(guī)范性，尤其是一些比較重要的電子檔案，必須要具備一定的制作規(guī)則，只有這樣才能更好的開展后續(xù)工作。另外，電子檔案的分類非常重要，良好有序的分類方式，利于迅速的查找，提取，因行業(yè)不同，檔案內(nèi)容特性不同，要求針對(duì)性的制定科學(xué)分類方式。電子檔案在存儲(chǔ)時(shí)更加簡單便捷，但是也存在一定的安全隱患，如果缺乏相關(guān)的防范措施，那么保密性降低，甚至還會(huì)遺失一些重要的檔案資料。最后，從電子檔案的提取和傳遞上來說，相關(guān)的電子檔案管理者必須要具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能更好的傳遞電子檔案。

二、當(dāng)前電子檔案管理工作存在的問題

2.1缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

電子檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要保證，主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲(chǔ)存、安全保證、檢索、利用等方面進(jìn)行更為細(xì)致的工作的規(guī)定。在當(dāng)前的電子信息化檔案管理中，由于相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)的缺乏，就使得在具體的工作中出現(xiàn)了工作業(yè)務(wù)流程不熟練、業(yè)務(wù)范圍不清晰的問題，出現(xiàn)了各種違反規(guī)定的現(xiàn)象，不利于電子信息化檔案管理工作的有效開展。

2.2電子檔案的維護(hù)工作有待加強(qiáng)

電子檔案的管理維護(hù)工作仍然需要加強(qiáng)，主要包括以下三個(gè)方面的問題：首先，電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)周期長，在實(shí)際的使用過程中容易導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)的故障不斷升級(jí)，不利于軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代工作;其次，電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)工作并不夠深入和細(xì)致，尤其是在復(fù)雜化的工作背景之下，維護(hù)工作需要更加專業(yè)化、細(xì)致化、全面化，一旦發(fā)現(xiàn)工作方面的問題就需要及時(shí)處理，一些難以發(fā)現(xiàn)的問題如果常常被忽略也會(huì)產(chǎn)生一系列的問題，為后續(xù)工作留下隱患;最后，維護(hù)技術(shù)依然不夠先進(jìn)，尤其是電子檔案管理的時(shí)間不長，并沒有實(shí)現(xiàn)高度的自動(dòng)化，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效果并不明顯。

三、電子信息化管理模式建設(shè)的作用和優(yōu)勢

3.1提高檔案檢索的效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進(jìn)行，并且在實(shí)際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進(jìn)行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數(shù)量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時(shí)有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現(xiàn)了問題。檔案管理的時(shí)間比較長，十分消耗工作人員的精力，而電子信息化檔案管理工作有效地對(duì)上述弊端方面進(jìn)行了彌補(bǔ)，從而使得管理人員的工作量大大縮減，后期的檔案查閱和分析都變得比較容易，降低了檔案管理工作出錯(cuò)的概率。目前，對(duì)于檔案的檢索和應(yīng)用而言，電子信息化管理模式是一種十分有效的方式。

3.2提高檔案管理工作的效率

任何工作流程都有特定的工作方法，其也離不開相關(guān)工作人員和部門的協(xié)調(diào)配合。構(gòu)建電子信息化檔案管理的平臺(tái)，在信息資源共享和各個(gè)部門人員之間的溝通方面提供了更加便利的工作環(huán)境，也縮短了工作的時(shí)間，將工作效率大大提升。通過對(duì)以往的調(diào)查和工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，電子信息化檔案管理平臺(tái)建立完成之后，單位對(duì)于檔案的利用率也大大提升，節(jié)約了工作的時(shí)間和工作的成本。

3.3提高檔案管理工作的時(shí)效性

傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著較大的工作量和較長的工作時(shí)間，而且工作的內(nèi)容也十分煩瑣，基本上以人工的工作方式為主。同時(shí)，在傳統(tǒng)的工作模式中非常容易出現(xiàn)工作上的紕漏和問題，導(dǎo)致多年后信息無法查找的問題，檔案管理工作的有效性大打折扣。而利用電子信息化管理模式，通過使用軟件對(duì)于檔案進(jìn)行分類管理，保證了檔案管理工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，在全面提升檔案管理質(zhì)量方面發(fā)揮了作用，可以第一時(shí)間將檔案歸納到數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，為查閱提供了更為便利的條件，避免滯后性問題的發(fā)生。

四、電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用

4.1做好檔案的收集和整理

檔案的收集與整理工作十分重要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在時(shí)間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實(shí)際的工作中做好規(guī)范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統(tǒng)性，方便檔案查閱。檔案往往有多個(gè)卷宗，而在一些年代較為久遠(yuǎn)的檔案中缺乏一定的編號(hào)，在后期的部門變動(dòng)和發(fā)展中往往會(huì)出現(xiàn)十分混亂的現(xiàn)象，無法更好地進(jìn)行檔案的管理。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的發(fā)展，就需要建立起檔案分類管理的工作模式，科學(xué)地進(jìn)行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續(xù)性。另外，需要建立其規(guī)范化的管理指標(biāo)與體系，盡最大的努力完善檔案資料。制度的保證對(duì)于電子信息化檔案管理至關(guān)重要，這也是提升檔案管理工作水平的必經(jīng)之路，需要將檔案管理工作納入考核工作體系中，建立起覆蓋全面的工作體系，在此項(xiàng)工作中完善保管制度、查閱制度、安全管理制度等，杜絕不規(guī)范行為的發(fā)生。

4.2加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)日新月異，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已經(jīng)成為人們生活和工作中不可分割的一部分，檔案以更新的載體形式出現(xiàn)，這也對(duì)檔案的工作提出了更高的工作要求。但是檔案部門在經(jīng)費(fèi)等方面的制約之下，無法更新設(shè)備，也對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的使用帶來了一定的困難。因此，需要當(dāng)下的檔案管理工作在技術(shù)能力方面不斷提升，建立起更為信息化的服務(wù)模式，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案收集工作，也將原本的線下工作轉(zhuǎn)移至線上進(jìn)行，提供接受遠(yuǎn)程數(shù)字查詢的服務(wù)工作，根據(jù)自身下載的資料等進(jìn)行分析，減少時(shí)間和精力的投入，保證檔案的高效管理。電子信息化檔案管理需要建立在軟件和硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，還需要在實(shí)際的工作中滿足各方面建設(shè)工作的需求，進(jìn)行統(tǒng)一化的管理工作，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的深入應(yīng)用，建立起完善的共享信息系統(tǒng)，提升電子信息化檔案管理的能力。

4.3切實(shí)推進(jìn)數(shù)字信息資源庫建設(shè)，大力加強(qiáng)電子檔案歸檔工作

為了加強(qiáng)電子信息化檔案管理工作建設(shè)，需要在以下幾個(gè)方面提升工作的能力，更好地服務(wù)于電子信息化檔案管理工作。第一，需要在本單位的歸檔工作中，增大數(shù)字化的管理力度，做好數(shù)據(jù)庫的分類工作;第二，對(duì)于沒有及時(shí)歸檔的文件，需要集中做好統(tǒng)一化的管理工作，根據(jù)檔案的類型進(jìn)行掃描工作，根據(jù)相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判別;第三，提升檔案管理人員的工作能力，在不斷發(fā)展的過程中，檔案管理事業(yè)具有更高的工作要求和技術(shù)方面的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理工作者無論是科班出身還是半路出家，都需要提升個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，在原有知識(shí)的基礎(chǔ)上不斷提升自身的能力與素養(yǎng)，將現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)知識(shí)落實(shí)到位，更好地服務(wù)于檔案管理的相關(guān)工作。專業(yè)知識(shí)方面，需要工作人員在檔案管理理論、檔案編纂理論、檔案保護(hù)技術(shù)等方面進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)，還需要在專業(yè)技能如計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印復(fù)制技術(shù)等方面不斷操練，提升工作能力，從而使自身的素質(zhì)能力和綜合能力都得到提升。除了進(jìn)行理論和技能的學(xué)習(xí)之外，檔案管理工作人員之間也需要不斷探討，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與交流，從而取長補(bǔ)短完成相關(guān)的工作，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和不足，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與提升。

通過上面的分析可以得知，電子檔案管理可以推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，也就是現(xiàn)在所說的大數(shù)據(jù)管理，其中覆蓋的科學(xué)技術(shù)比較先進(jìn)，包括數(shù)據(jù)庫，云端，物聯(lián)網(wǎng)，人工智能等。國家已經(jīng)具備相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案工作信息化建設(shè)和電子檔案管理，隨技術(shù)和需求變化，標(biāo)準(zhǔn)要不斷完善，對(duì)我們的檔案管理人員也有更高的要求，檔案工作信息化建設(shè)電子檔案管理任務(wù)面臨的挑戰(zhàn)巨大，需要我們不斷學(xué)習(xí)。文章通過結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗(yàn)，分析了電子檔案特點(diǎn)及管理，研究了電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用實(shí)踐，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。當(dāng)然，電子信息化管理模式的應(yīng)用成為一種必然的發(fā)展趨勢，這也是各行各業(yè)對(duì)于檔案管理工作的要求，只有在實(shí)際的工作中提升電子信息化檔案管理工作的質(zhì)量和水平，才能發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值，為行業(yè)的發(fā)展助力。

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