金融檔案提供利用的問題及對策探究

朱曙光

摘要：金融檔案的管理是一項專業(yè)性、服務(wù)性、機動性的工作.對金融檔案進行合理的管理，使其更好地發(fā)揮其作用，具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：金融業(yè);檔案管理;利用研究;

引言

金融檔案是經(jīng)濟檔案的重要內(nèi)容，是金融工作的真實記錄。它能夠真實地反映金融的整個發(fā)展歷程，是對我國金融發(fā)展歷史、總結(jié)金融工作規(guī)律的重要基礎(chǔ)。但是，從當前的銀行檔案管理工作來看，仍有許多不容忽視的問題，無法滿足我國金融發(fā)展的需求。如何充分利用好銀行檔案工作，是當前亟待解決的重大課題。

一、金融檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的重要作用

金融業(yè)是中國現(xiàn)代市場經(jīng)濟的核心，而金融業(yè)檔案則是中國金融服務(wù)和社會經(jīng)濟發(fā)展軌跡的記錄，保管利用好金融檔案對于現(xiàn)代經(jīng)濟的平穩(wěn)運行起著至關(guān)重要的作用。它為我國監(jiān)管機關(guān)提供決策依據(jù)，為處理信貸糾紛金融欺詐等提供證據(jù)。近幾年來，由于銀行體制改革與市場社會主義經(jīng)營制度日益深入，金融機構(gòu)檔案信息系統(tǒng)的研究和運用日益被人們所關(guān)注和被廣泛地運用。有關(guān)機關(guān)將依據(jù)金融檔案信息中所表現(xiàn)出的經(jīng)濟狀況，提出適當?shù)慕鹑谡哳A(yù)測和規(guī)避金融風(fēng)險措施.

二、金融檔案工作提供利用的現(xiàn)狀和問題

1、檔案干部兼職過多，會影響檔案的使用。

當前，檔案管理部門的工作人員大多是多層次的，他們既要做好檔案的基本工作，又要完成其他的工作，很難有時間和精力去思考，而在檔案工作中，要使用的指標是有彈性的，很難量化的，有些甚至沒有列入考核，所以，文件工作雖然說得很重要，但做起來卻是次要的，而且，基層的檔案工作人員變動比較頻繁，新人也很多，就像走馬燈似的，隊伍不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高一定程度影響檔案的利用。

2、檔案深度處理能力差，服務(wù)態(tài)度消極

各行在檔案管理和歸檔的提升工作流程中，編制了不少編研資料，但內(nèi)容大多仍停留在一般簡單的資料匯編，提供比較系統(tǒng)的、數(shù)據(jù)全面、分類精確的專項編研材料為數(shù)不多，給檢索和使用上帶來了相當?shù)穆闊?而出現(xiàn)這些狀況，主要因素一是人力或歸檔工作人員本身的專業(yè)素質(zhì)所導(dǎo)致;主要因素二是有的單位名譽上是綜合檔案，但其實只有部門的文書案卷，而許多確實重要的可編研用的參考資料卻都封存在各個專門科室之中，巧婦難為無米之炊，三是在實踐的檔案管理工作中重存儲，輕使用;重秘密，輕真實，抹上了神秘色彩;直接影響著社會各界對檔案機構(gòu)和檔案工作人員之間的接觸。

3、傳統(tǒng)手工操作不適應(yīng)高節(jié)奏高效率的需要

因為經(jīng)費緊等諸多因素，部分行的機關(guān)檔案室還停留在傳統(tǒng)的手工使用狀態(tài)，信息檢索、查詢、調(diào)卷、摘錄等環(huán)節(jié)基本都靠動手操作，費時費力，有的機構(gòu)盡管安裝了微機，但卻僅僅用來應(yīng)付檢查，根本不能實際利用起來，而且電腦使用率低下，容易導(dǎo)致資料浪費，尤其是對歸檔實施了綜合管理系統(tǒng)后，由于室藏案卷數(shù)量大幅上升，依靠單純的信息檢索工具實行手工處理，準確性根本無法提升，甚至有時查找一份資料就需要將近半小時，甚至造成了使用者心急，查找者心慌，久而久之造成了歸檔使用條件極差，使用效率低下的情況，使運用者無甚積極性，對歸檔運用更不關(guān)注，檔案的使用越來越遭到冷落的惡性循環(huán)。

三、原因分析

金融檔案管理工作人員之所以出現(xiàn)這些問題，原因大致有這樣幾個方面：第一，管理人員的歸檔意識比較淡薄。部分單位只關(guān)注服務(wù)管理工作，而忽略了檔案管理工作。檔案工作人員兼職較多，但將大部分精力都放到了無關(guān)的文書打印工作上，實際參加檔案管理工作時間極少。而一些業(yè)務(wù)單位領(lǐng)導(dǎo)干部因為受傳統(tǒng)文化和舊習(xí)慣的影響，對被寄來或調(diào)閱的文書材料大都喜歡自行保存，或者覺得文書材料經(jīng)過統(tǒng)一存放后，對自己利用起來很不方便，不愿意把手頭上的文書材料移交存檔。

第三，檔案管理工作人員力量薄弱。根據(jù)檔案法規(guī)定，基層銀行的檔案管理工作主要受上級銀行和地方政府檔案機關(guān)的管理，并以上級銀行管理為主。但就目前商業(yè)銀行檔案管理工作的實際狀況分析，因為上級銀行的檔案管理工作人員規(guī)模小，力量薄弱，往往僅是應(yīng)付自己的具體管理工作，而無法很好實現(xiàn)其對下屬銀行檔案部門的監(jiān)管和指導(dǎo)作用。

四、搞好金融檔案利用的對策

1.加快現(xiàn)代化步伐，全面實現(xiàn)微機管理

運用微機技術(shù)實施科學(xué)管理是檔案管理工作現(xiàn)代化的重要標志，同時是檔案利用管理現(xiàn)代化所需要的基本要求，首先各級領(lǐng)導(dǎo)班子必須要把檔案管理工作真正擺上內(nèi)部管理和辦公議事日程，從物質(zhì)、財務(wù)上給予適當支持，把檔案管理所需要微機對應(yīng)與業(yè)務(wù)工作微機的配套設(shè)備，與本行微機中心連接，并通過與本行主管和主要部門配置的微機，建立上下，縱橫調(diào)閱聯(lián)網(wǎng)，以大大提高利用效率。

2.制定和完善各種規(guī)章制度和操作規(guī)程。

在學(xué)習(xí)和貫徹國家有關(guān)檔案法規(guī)的前提下，將檔案管理的基本原理和方法應(yīng)用于財務(wù)檔案的管理之中。堅持以突出行業(yè)特點、操作方便為宗旨，建立和完善金融檔案管理的各種規(guī)章制度，使之有法可依，依法治檔，規(guī)范操作，實現(xiàn)金融檔案的科學(xué)化。

3.加強檔案工作的基礎(chǔ)性工作，使管理工作更加科學(xué)化、標準化

首先要做好檔案資料的搜集工作，做到資料完備、系統(tǒng)，為資料的開發(fā)與利用創(chuàng)造先決條件。其次，要實現(xiàn)檔案的集中、統(tǒng)一，對所搜集到的各類資料進行標準化整理。

4.開放經(jīng)營，在內(nèi)部大膽地向外提供服務(wù)，在外部收取合理的費用。

隨著改革開放的深化，檔案工作從封閉式向開放型轉(zhuǎn)變，檔案服務(wù)從等待查閱轉(zhuǎn)為主動提供服務(wù)，最大限度地開發(fā)利用檔案信息資源，一是對本機關(guān)內(nèi)部從被動轉(zhuǎn)向企業(yè)服務(wù)，采取多種方式上門主動服務(wù)，二是充分利用銀行檔案保存著大量的經(jīng)濟價值的資料和管理條件好，設(shè)備較全的優(yōu)勢，要最大限度地發(fā)揮這些資源的作用，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，服務(wù)對象應(yīng)由過去單純?yōu)闄C關(guān)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛏鐣浞职l(fā)揮檔案管理對社會開發(fā)利用實行有償服務(wù)，對外單位人員來檔案室查詢、咨詢、復(fù)制等可參照當?shù)貦n案局的收費標準，實行有償服務(wù)。

結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，金融業(yè)在國民經(jīng)濟中占有越來越大的比例，作為金融企業(yè)，必須加強對其檔案的管理，打好管理的基礎(chǔ)。檔案資料是企業(yè)在經(jīng)營活動、社會活動中的一種重要手段，它是企業(yè)在經(jīng)營活動、社會活動中的一種重要手段，促進了企業(yè)的有效發(fā)展。