新進(jìn)館檔案潛在安全風(fēng)險因素分析及防控

文·孫允明 竇梅

在影響實體檔案安全的風(fēng)險因素中，檔案保管環(huán)節(jié)起著非常關(guān)鍵性的作用。接收進(jìn)館檔案是各級綜合檔案館館藏檔案的主要來源，但由于新進(jìn)館檔案受進(jìn)館單位檔案館庫建設(shè)、檔案裝具、庫房環(huán)境條件及有害微生物防治等方面的影響，給檔案安全帶來潛在安全風(fēng)險。根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ 25-2010）要求，“接收檔案用房可由接收室、除塵室、消毒室等組成?！薄稒n案蟲霉防治一般規(guī)則》（DA/T 35-2017）要求，“新接收進(jìn)館檔案，在檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行消毒?！薄耙⒔∪逻M(jìn)館檔案消毒制度。新進(jìn)館檔案經(jīng)仔細(xì)檢查后，區(qū)別不同情況，采取物理或化學(xué)殺蟲、滅菌的方法進(jìn)行消毒?！币虼耍瑢π逻M(jìn)館檔案采取科學(xué)有效阻斷式的除塵、消毒滅菌、殺蟲技術(shù)處理，把影響?zhàn)^藏檔案安全的潛在風(fēng)險因素阻斷在檔案入庫之前，對確保館藏檔案安全保管和利用具有重要的現(xiàn)實意義。本文以山東省檔案館進(jìn)館檔案消毒滅菌技術(shù)應(yīng)用實踐為例，通過對新進(jìn)館檔案有害微生物檢測和進(jìn)館單位檔案保管環(huán)境現(xiàn)狀調(diào)研分析，提出了新進(jìn)館檔案潛在安全風(fēng)險控制措施，為確保館藏檔案安全保管提供了有益借鑒。

一、新進(jìn)館檔案有害微生物檢測

山東省檔案館2016年至2020年共接收進(jìn)館120多個單位近60萬余卷（件）檔案。為防止有害微生物隨新進(jìn)館檔案進(jìn)入庫房，山東省檔案館對新進(jìn)館檔案開展有害微生物檢測實驗，利用恒溫恒濕培養(yǎng)箱、高壓滅菌鍋、電子顯微鏡、冰箱及有害微生物檢測儀器等設(shè)施設(shè)備，對進(jìn)館檔案的卷盒、卷皮、文件表面進(jìn)行取樣，恒溫恒濕培養(yǎng)箱培養(yǎng)，觀察檔案是否攜帶有害微生物，了解進(jìn)館單位檔案保存現(xiàn)狀。同時，通過對比進(jìn)館檔案滅菌前后霉菌菌落的數(shù)量，判定滅菌效果，以便制定科學(xué)治理方案，防止有害微生物的擴(kuò)大與蔓延。

本研究抽樣選取某全宗文書檔案的卷盒表面、卷皮表面和文件頁面部位，采用沙氏瓊脂培養(yǎng)基（SDA）直接接觸法，分別于臭氧消毒滅菌前后取樣培養(yǎng)，觀察滅菌效果，分析真菌種類。

檢測發(fā)現(xiàn)：在臭氧消毒滅菌前，有7個樣品發(fā)現(xiàn)真菌菌落（表1）。A1、B1、C1卷盒表面分別有28、22、10個，A2、B2、C2位卷皮表面分別有24、5、2個，A3為文件頁面僅有1個，真菌主要為根霉和毛霉。根霉在37℃～40℃生長很快，毛霉在高溫、高濕度以及通風(fēng)不良的條件下生長良好。進(jìn)一步研究發(fā)現(xiàn)，卷盒和卷皮真菌數(shù)量較多，是因為進(jìn)館單位檔案保管環(huán)境條件差，導(dǎo)致卷盒和卷皮長期裸露而積累了大量塵垢引起的。

表1 新進(jìn)館檔案臭氧消毒滅菌前后檢測情況一覽表

二、新進(jìn)館檔案潛在安全風(fēng)險調(diào)研分析

為了盡可能真實地了解進(jìn)館單位檔案保護(hù)狀況，課題組就影響新進(jìn)館檔案安全的潛在風(fēng)險因素設(shè)計了調(diào)查問卷，借助對省直進(jìn)館單位檔案工作人員培訓(xùn)之際，以現(xiàn)場填寫方式收集了100家進(jìn)館單位的調(diào)查問卷，并對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行了分析。

（一）檔案庫房建設(shè)情況

各進(jìn)館單位檔案庫房均為鋼混或磚混結(jié)構(gòu)。其中有1家單位庫房為辦公室改建，有3家單位沒有設(shè)立專門檔案庫房。在防光措施方面，有7家單位有遮陽板，85家單位安裝了窗簾，其他單位沒有防光設(shè)施。

（二）檔案裝具類型

從檔案裝具選擇看，有47家單位安裝了密集架，36家單位配備了雙門櫥，8家單位配置了五節(jié)柜，2家單位在建。

（三）庫房溫濕度調(diào)控及空氣過濾系統(tǒng)配置

在溫濕度調(diào)控方面，有32家單位庫房未滿足標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的室內(nèi)溫濕度要求，占比32%。在空氣過濾系統(tǒng)配置方面，僅有25家單位配備了空氣凈化設(shè)施，占比25%。

（四）殺蟲滅菌技術(shù)應(yīng)用

在防霉方面，1家單位采用了真空充氮技術(shù)，31家單位采用了臭氧滅菌技術(shù)，43家單位采用了放置防霉劑的方法；在防蟲方面，有1家單位采用了真空充氮技術(shù)，69家單位采用了放置驅(qū)蟲劑的方法。調(diào)研中還發(fā)現(xiàn)，有1家單位保存檔案有霉菌發(fā)生，1家單位有蟲害發(fā)生。

通過以上數(shù)據(jù)分析，課題組認(rèn)為新進(jìn)館檔案潛在安全風(fēng)險主要由以下幾個因素引起：進(jìn)館單位檔案庫房保管環(huán)境差，沒有定期進(jìn)行檔案除塵清潔處理，庫房空氣過濾系統(tǒng)安裝不到位；庫房未滿足標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的室內(nèi)溫濕度要求，為蟲霉發(fā)生提供了生存條件；個別進(jìn)館單位檔案有蟲霉發(fā)生，沒有采取科學(xué)有效技術(shù)方法進(jìn)行處置，為接收單位帶來安全隱患。因此，把好新進(jìn)館檔案入口關(guān)，控制傳染源，做好新進(jìn)館檔案消毒滅菌工作非常重要。

三、新進(jìn)館檔案潛在安全風(fēng)險控制措施

為了解進(jìn)館檔案消毒滅菌技術(shù)應(yīng)用情況，課題組對部分省級和市級國家綜合檔案館進(jìn)行了電話調(diào)研。結(jié)果發(fā)現(xiàn)，省級檔案部門對進(jìn)館檔案大都采用低溫冷凍、真空充氮等技術(shù)方法，而市級檔案部門采用臭氧空氣滅菌技術(shù)較為廣泛。但這些消毒滅菌設(shè)備容量普遍較小，每批次僅能消毒幾十或上百卷檔案，無法滿足省館每年將近10萬卷件檔案的消毒滅菌任務(wù)。因此，經(jīng)過反復(fù)論證與實踐，并結(jié)合進(jìn)館檔案有害微生物檢測情況，省檔案館選擇了臭氧消毒滅菌和低溫冷凍技術(shù)方法。

（一）臭氧滅菌技術(shù)的應(yīng)用

臭氧是一種強(qiáng)氧化劑，具有很強(qiáng)的滅菌消毒、除味、去色、降解有機(jī)物的特性。一是臭氧能氧化分解細(xì)菌內(nèi)部葡萄糖所需的酶，使細(xì)菌滅活死亡。二是透過細(xì)胞膜組織，侵入細(xì)胞內(nèi)，作用于外膜的脂蛋白和內(nèi)部的脂多糖，使細(xì)菌發(fā)生通透性畸變而溶解死亡。三是直接與細(xì)菌、病毒作用，破壞它們的細(xì)胞器和DNA、RNA，使細(xì)菌的新陳代謝受到破壞，導(dǎo)致細(xì)菌死亡。根據(jù)臭氧滅菌技術(shù)特點(diǎn)，省館設(shè)計建造了臭氧滅菌消毒室，配置了臭氧氣體滅菌設(shè)備和檔案消毒車，每次消毒檔案可達(dá)3000卷（件）以上，實現(xiàn)了臭氧氣體滅菌濃度可自動控制調(diào)節(jié)，通過對比進(jìn)館檔案卷盒、卷皮及文件內(nèi)頁等臭氧滅菌前后的檢測數(shù)據(jù)，滅菌效果十分明顯（表1）。

（二）低溫冷凍殺蟲技術(shù)的應(yīng)用

低溫冷凍殺蟲法的殺蟲機(jī)理，就是將已發(fā)生蟲害的檔案放置于溫度低于害蟲致死溫區(qū)的環(huán)境中，并維持一段時間，使害蟲體細(xì)胞內(nèi)的游離水結(jié)冰，生理機(jī)能遭到破壞，最終停止新陳代謝而導(dǎo)致死亡。由于不同蟲種對低溫的耐受力不同及檔案材料本身的吸附性、檔案的擺放形式和檔案數(shù)量的影響，省館對低溫冷凍溫度設(shè)置在-31℃～-35℃左右，殺蟲時間設(shè)置在48小時～72小時之間，冷凍殺蟲時采取逐漸冷凍方式，可達(dá)到較好的殺滅效果。

（三）臭氧滅菌技術(shù)和低溫冷凍技術(shù)應(yīng)用工作模式的選擇

臭氧滅菌技術(shù)和低溫冷凍技術(shù)，是目前檔案消毒滅菌殺蟲比較成熟的技術(shù)。將臭氧滅菌技術(shù)和低溫冷凍技術(shù)共同應(yīng)用于檔案消毒滅菌和殺蟲，既遵循各自技術(shù)特點(diǎn)，又滿足消毒滅菌工作的需要，并根據(jù)檔案形成時間和保管狀況進(jìn)行科學(xué)選擇應(yīng)用。實驗結(jié)果表明，建立健全各項規(guī)章制度，嚴(yán)格規(guī)范安全操作流程，科學(xué)調(diào)控溫濕度，嚴(yán)格控制臭氧濃度和低溫冷凍溫度，是確保進(jìn)館檔案有害生物防治效果，確保檔案安全的重要保證。

（四）新進(jìn)館檔案消毒滅菌工作流程

一是用吸塵器對新進(jìn)館檔案進(jìn)行除塵處理，主要是除去檔案裝具表面的塵垢；二是對檔案卷盒、卷皮、文件表面有害微生物進(jìn)行取樣培養(yǎng)，觀察檔案是否攜帶霉菌，掌握霉菌種類和數(shù)量情況，為檔案消毒滅菌提供相關(guān)數(shù)據(jù)；三是采用震落法，抖動檔案使害蟲落地，觀察檔案中是否有害蟲，這種方法不受儀器設(shè)備限制，方便易行；四是采用低溫冷凍和臭氧消毒滅菌方法對進(jìn)館檔案進(jìn)行消殺處理；五是對消殺后檔案進(jìn)行蟲霉取樣檢測（見工作流程圖）。

新進(jìn)館檔案消毒滅菌工作流程圖

四、新進(jìn)館檔案潛在安全風(fēng)險點(diǎn)及防控

（一）新進(jìn)館檔案潛在安全風(fēng)險點(diǎn)

通過對新進(jìn)館檔案有害微生物檢測和進(jìn)館單位檔案保管環(huán)境調(diào)研分析，基本了解了進(jìn)館檔案保存現(xiàn)狀，并根據(jù)檔案消毒滅菌技術(shù)的具體實踐，找出了新進(jìn)館檔案保存過程中可能存在的潛在安全風(fēng)險點(diǎn)（表2）。

表2 新進(jìn)館檔案潛在安全風(fēng)險點(diǎn)

（二）新進(jìn)館檔案潛在安全風(fēng)險防控措施

1.對新進(jìn)館檔案安全風(fēng)險控制關(guān)口前移

在接收進(jìn)館檔案前，應(yīng)對移交單位檔案保存現(xiàn)狀進(jìn)行摸底檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫房的建筑情況、檔案裝具情況、庫房溫濕度達(dá)標(biāo)情況，是否采取了防光、防污染、防有害氣體及防有害微生物等保護(hù)措施。通過新進(jìn)館檔案有害生物檢測和安全風(fēng)險點(diǎn)檢查關(guān)口前移，控制傳染源，切斷傳播途徑，嚴(yán)守檔案安全關(guān)，才能確保進(jìn)館檔案和館藏檔案安全保管。

2.做好新進(jìn)館檔案消毒滅菌安全防護(hù)

當(dāng)環(huán)境中臭氧濃度偏高時，臭氧對人體細(xì)胞也構(gòu)成傷害，在具體操作過程中，操作人員應(yīng)注意通風(fēng)，避免臭氧濃度過高引起的毒性效應(yīng)。操作人員應(yīng)穿工作服、工作鞋、戴手套、口罩等安全保護(hù)措施；應(yīng)確保檔案除塵室和消毒室衛(wèi)生清潔，操作人員一旦受到傷害，應(yīng)立即轉(zhuǎn)移至寬敞通風(fēng)處，嚴(yán)重者應(yīng)及時就醫(yī)救護(hù)。

3.做好低溫冷凍檔案安全風(fēng)險控制

低溫冷凍殺蟲結(jié)束后，檔案不要立即出艙，低溫冷凍設(shè)備應(yīng)有一個自然回復(fù)到室溫的過程。其目的是為了避免室內(nèi)的熱空氣在檔案實體表面形成凝結(jié)水，避免損壞檔案風(fēng)險。檔案應(yīng)進(jìn)行解析1～2天后，再出艙入庫上架保管。