高校實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理探究

文·孫薇

高校實(shí)驗(yàn)室是培養(yǎng)大學(xué)生動(dòng)手實(shí)踐能力與研究創(chuàng)新能力的重要場所，也是提升學(xué)?？蒲兴降闹饕脚_(tái)。近年來，隨著高等教育的快速發(fā)展及綜合改革的不斷深化，各高校實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備不斷增加，實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍不斷壯大。教育部每年定期發(fā)布《高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全檢查項(xiàng)目表》，組織專門力量開展高校實(shí)驗(yàn)室安全檢查，實(shí)驗(yàn)室安全工作被推到了新的高度。檔案管理是實(shí)驗(yàn)室安全管理的重要組成部分，教育部《高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全檢查項(xiàng)目表（2021）》指標(biāo)中明確要求，要“建立實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案，包括責(zé)任體系、隊(duì)伍建設(shè)、安全制度、獎(jiǎng)懲、教育培訓(xùn)、安全檢查、隱患整改、事故調(diào)查與處理、專業(yè)安全、其他相關(guān)的常規(guī)或階段性工作歸檔資料等；檔案分類規(guī)范合理，便于查找”，意味著高校實(shí)驗(yàn)室的安全工作不能忽視安全工作檔案的管理。因此，有必要對安全工作檔案進(jìn)行理論研究和實(shí)踐探討。

一、實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理現(xiàn)狀

（一）實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理方式粗放

調(diào)研山東省內(nèi)高校及部分省外高校，實(shí)驗(yàn)室安全管理的職能歸屬各不相同，大多數(shù)高校成立了實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)，如實(shí)驗(yàn)與設(shè)備處或?qū)嶒?yàn)教學(xué)中心，全面負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)及安全管理，但也有的學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全工作歸屬資產(chǎn)處或教務(wù)處管理。由于職能歸屬不同，各高校對實(shí)驗(yàn)室安全工作的重視程度和管理水平也不盡相同。專門成立實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)的高校，對實(shí)驗(yàn)室建設(shè)工作以及實(shí)驗(yàn)室安全管理工作已逐步建立一套完整科學(xué)的管理體系，而實(shí)驗(yàn)室安全工作歸屬于資產(chǎn)處或教務(wù)處的高校，由于職能不聚焦，管理方式較為粗放，缺少頂層設(shè)計(jì)與統(tǒng)籌規(guī)劃，缺乏精細(xì)化管理，在對二級學(xué)院實(shí)驗(yàn)室安全管理與建立方面指導(dǎo)力度明顯不足，同時(shí)二級學(xué)院也因?qū)W校層面沒有統(tǒng)一指導(dǎo)，各學(xué)院間實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案建設(shè)也明顯不平衡。

（二）實(shí)驗(yàn)人員缺乏檔案意識(shí)和專業(yè)知識(shí)

各高校目前還沒有在實(shí)驗(yàn)室安排專職檔案員管理檔案的意識(shí)，而實(shí)驗(yàn)人員數(shù)量有限，一般也不會(huì)有實(shí)驗(yàn)員專職負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，因此實(shí)驗(yàn)室對檔案工作的認(rèn)識(shí)和重視程度普遍不高。同時(shí)，各高校招聘實(shí)驗(yàn)人員的專業(yè)背景多與實(shí)驗(yàn)室所涉學(xué)科一致，而非檔案專業(yè)，學(xué)校兼職檔案員隊(duì)伍中也鮮有實(shí)驗(yàn)室管理人員，因此實(shí)驗(yàn)員極少能接觸到專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無法勝任檔案管理工作需要。

二、加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理的路徑

（一）完善實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案內(nèi)容

為確保檔案工作規(guī)范有序，學(xué)校校級實(shí)驗(yàn)室管理機(jī)構(gòu)應(yīng)全面梳理實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案清單，并以安全檢查為切入點(diǎn)，從人為、物質(zhì)、環(huán)境、管理四個(gè)維度入手（見表1），分析影響實(shí)驗(yàn)室安全的主要因素以及與之相對應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案的類目，并定期檢查各實(shí)驗(yàn)室安全檔案建立情況，以查促建不斷強(qiáng)化實(shí)驗(yàn)室人員檔案意識(shí)，豐富完善安全檔案內(nèi)容、提高檔案精細(xì)化管理水平

表1：實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案清單

（二）健全實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理制度

目前，很多高校建有完善的實(shí)驗(yàn)室安全規(guī)章制度，如實(shí)驗(yàn)室安全管理辦法、實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)入制度、危險(xiǎn)化學(xué)品管理辦法等，但安全工作檔案管理制度多是空白或非獨(dú)立性。因此，高校應(yīng)盡快出臺(tái)《實(shí)驗(yàn)室安全檔案及臺(tái)賬制度》《實(shí)驗(yàn)室基本信息收集整理制度》等相關(guān)規(guī)定，明確實(shí)驗(yàn)室安全檔案歸檔范疇、格式要求，并安排專人負(fù)責(zé)資料的收集、分析、立卷、歸檔等工作，確保檔案收集齊全、整理標(biāo)準(zhǔn)、管理安全。

（三）加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理信息化建設(shè)

依據(jù)前文談到的影響實(shí)驗(yàn)室安全的人為、物質(zhì)、環(huán)境和管理四個(gè)維度入手，實(shí)驗(yàn)室安全綜合管理系統(tǒng)可由以下模塊構(gòu)成（見表2）。

表2：實(shí)驗(yàn)室安全管理綜合系統(tǒng)

實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理應(yīng)以實(shí)驗(yàn)室綜合管理系統(tǒng)為平臺(tái)，構(gòu)建適合自身的特點(diǎn)和需求管理模塊，積極融入實(shí)驗(yàn)室安全管理的現(xiàn)代化機(jī)制中，及時(shí)、動(dòng)態(tài)地管理實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案，并促進(jìn)檔案資源的開發(fā)與利用，使檔案資源“活”起來。

（四）提升實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍檔案工作能力

當(dāng)前各高校對實(shí)驗(yàn)人員的培訓(xùn)主要聚焦于實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革、實(shí)驗(yàn)平臺(tái)建設(shè)、實(shí)驗(yàn)室安全管理及文化建設(shè)等方面，對于檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)育涉及較少。因此，各高校檔案管理部門及實(shí)驗(yàn)室管理部門應(yīng)協(xié)同發(fā)力，將檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與宣傳工作覆蓋至實(shí)驗(yàn)隊(duì)伍，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)人員對《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)，使其充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，增強(qiáng)檔案工作責(zé)任意識(shí)，掌握歸檔文件整理規(guī)則，查找實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案管理的不足，并積極運(yùn)用信息化技術(shù)提高檔案管理工作效率和檔案資源的開發(fā)利用。同時(shí)，還可定期組織實(shí)驗(yàn)人員交流活動(dòng)，通過觀摩、研討、頭腦風(fēng)暴等形式不斷激發(fā)實(shí)驗(yàn)人員檔案管理的積極性和創(chuàng)新能力。

實(shí)驗(yàn)室安全檔案建設(shè)是對實(shí)驗(yàn)室安全管理全流程、全方位的真實(shí)記載，具有系統(tǒng)性、復(fù)雜性和不可再生性，其最終也將助推實(shí)驗(yàn)室規(guī)范管理和高效運(yùn)行，為實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研和管理服務(wù)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和決策依據(jù)，因此各高校應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化安全紅線意識(shí)，以實(shí)驗(yàn)室安全工作檔案建設(shè)為抓手，以信息化技術(shù)為推動(dòng)，細(xì)化管理、精準(zhǔn)發(fā)力，持之以恒抓緊抓實(shí)實(shí)驗(yàn)室安全管理，切實(shí)為參與教學(xué)科研實(shí)驗(yàn)的師生安全保駕護(hù)航。