智慧城管檔案信息化管理探索

文·謝雪燕 陳娟

智慧城管檔案信息化是以現(xiàn)代通訊技術(shù)、地理信息技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化等高科技為支撐的運行方式，對涉及不同領(lǐng)域的相關(guān)檔案數(shù)據(jù)、檔案文件、圖片視頻資料等進(jìn)行綜合采集、存儲與分析管理，運用數(shù)字模擬技術(shù)對數(shù)據(jù)的發(fā)展趨勢進(jìn)行分析預(yù)判，從而使得檔案管理更高效、更智能。

一、智慧城管檔案信息化體系構(gòu)建模式

目前，智慧城管工作涉及到18大類、162個小項，針對信息化管理與檔案管理的要求，構(gòu)建“四三二管理模式”，即四級數(shù)字化存儲、三種備份方式、二種數(shù)據(jù)信息的分析預(yù)判，可以更加方便智慧城管檔案管理及檢索。

智慧城管檔案屬于常規(guī)性管理項目，可以按照《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》的相關(guān)要求[1]，對檔案采取“分階段歸檔”的管理模式，即歸檔不按照自然年度，而按照項目階段性周期，原則是每期不超過一年，材料確實無法歸檔的，可列入下一年度歸檔范疇。

（一）數(shù)字化歸檔

按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，對相關(guān)資料進(jìn)行數(shù)字化整理，首先考慮資料的保密級別和保存年限，一是對保密有要求的資料單獨整理，二是對資料以年度為單位進(jìn)行數(shù)字化采集、存儲、管理。

1.第一級文件數(shù)字化歸檔（含保密性信息）

按照保密文件管理要求，對相關(guān)資料分類整理，主要分為“重要保密性文件、保密性文件、一般性文件”三類進(jìn)行歸檔管理（見圖1）。文本檔案一般通過掃描儀器，將文件錄入計算機(jī)，存儲方式主要為PDF、JPEG等形式。優(yōu)點是可以全文保存檔案原件的原貌，出錯率低，準(zhǔn)確性高。

圖1 第一級文件數(shù)字化歸檔分類圖

2.第二級基礎(chǔ)信息歸檔（基本信息）

主要包含基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和居民、工作人員信息檔案。按照TREE的形式進(jìn)行年度歸檔管理。其中，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備指道路交通、環(huán)衛(wèi)、環(huán)保、園林綠化、公共市政設(shè)施、民政設(shè)施、各種商業(yè)基礎(chǔ)服務(wù)等設(shè)施設(shè)備，及其配套的公共設(shè)施設(shè)備、作業(yè)車輛等；居民指小區(qū)或單位的人員，小區(qū)人員包含戶數(shù)和人口數(shù)量等基礎(chǔ)信息，可以備注低保家庭、老年人員、殘疾人士、計生特?fù)帷?yōu)撫對象5類人口屬性標(biāo)簽，每一類包含若干二級人口屬性標(biāo)簽；工作人員信息包含姓名、身份證、性別、年齡、地址、聯(lián)系方式、職務(wù)等。存儲方式主要為DOC、PDF、EXCEL等形式，結(jié)合人工輸入與掃描等形式進(jìn)行錄入（見圖2）。

圖2 第二級基礎(chǔ)信息歸檔分類圖

3.第三級日常數(shù)據(jù)信息歸檔

主要包含市容環(huán)境衛(wèi)生、宣傳廣告、施工管理、街面秩序、園林綠化、人防工事、污染防治、市政設(shè)施等18項大類信息，歸檔為9大類53小類162個事項，采用TREE的形式建立文件夾，以EXCEL方式收存流水?dāng)?shù)據(jù)，月度歸檔管理（見圖3）。

圖3 第三級日常數(shù)據(jù)信息歸檔分類圖

4.第四級圖片視頻資料信息歸檔

按照第三級日常數(shù)據(jù)信息的分類形式，對應(yīng)圖片與視頻資料，構(gòu)建了162個事項的立案圖片或視頻，根據(jù)案件處理屬性進(jìn)行分類歸檔，以便于檢索與查詢。檔案信息在數(shù)字化后可以轉(zhuǎn)化為不同格式，即將一份檔案掃描后可保存成JPEG、BMP、GIF等圖片格式，究竟采用哪些存儲格式，主要由存儲格式的通用性、圖片質(zhì)量、存儲容量以及格式的特點決定。如現(xiàn)場報案提供的圖片，一般采用約1M大小的JPEG圖片存儲；整改完匯報文件圖片，一般采用GIF格式進(jìn)行存儲，可以降低存儲容量。

（二）歸檔方式

1.數(shù)字化文件歸檔

按照文件材料的歸檔要求，按照文件的重要程度、保存年限、密級等開展常規(guī)性歸檔工作?；鶎有畔⑴c日常數(shù)據(jù)信息建立目錄表，登記數(shù)字化備份的內(nèi)容，重要資料同時進(jìn)行紙質(zhì)文件歸檔。

2.數(shù)字化光盤歸檔

按照《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》的要求，將文本、照片、視頻等通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)，按類別存儲在CD-ROM為代表的只讀光盤中。一張3.5英寸光盤，內(nèi)存1.44MB，可以存放50萬字符的資料?？紤]到CD-ROM光盤使用壽命一般20年，原則上15年要進(jìn)行一次光盤數(shù)據(jù)遷移。

3.數(shù)字化硬盤歸檔

硬盤歸檔程序與分類，跟光盤歸檔相同。必要時，可以進(jìn)行多機(jī)器硬盤建檔，以防止信息丟失。

（三）數(shù)據(jù)信息的分析預(yù)判

在數(shù)據(jù)建檔的過程中，要對重要案件信息進(jìn)行分析預(yù)判。一是重點要對案件的發(fā)生率進(jìn)行分析預(yù)判，對案件發(fā)生頻繁的事項及時進(jìn)行標(biāo)注；二是重點對結(jié)案時間長、難于整改的事件進(jìn)行分析預(yù)判，并加以標(biāo)注，在建檔時可單獨備份。

二、智慧城管信息歸檔中存在的問題及對策

（一）缺乏規(guī)范的信息采集標(biāo)準(zhǔn)，通過對檔案信息化建章立制實現(xiàn)信息的高度融合

智慧城管數(shù)據(jù)來自于多個部門、涉及群體多，各部門間信息輸送方式復(fù)雜，輸送形式多樣，導(dǎo)致數(shù)據(jù)存儲不同，有的用DOC，有的用EXCEL，有的用APP；數(shù)據(jù)單位不同，比如同樣是長度單位，有的是米，有的是千米；數(shù)據(jù)采集的類型不同。智慧城管檔案信息化管理，首先要對信息化建章立制，在數(shù)據(jù)采集、共享、分析等方面建立關(guān)聯(lián)性，充分運用大數(shù)據(jù)和AI技術(shù)分析各類案件，讓數(shù)據(jù)信息高度融合。

（二）缺乏完整的信息采集渠道，通過推進(jìn)云平臺建設(shè)實現(xiàn)檔案信息化集中采集

要加強(qiáng)統(tǒng)一的城市社會治理云平臺建設(shè)，強(qiáng)化與基層相關(guān)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接及兼容，全面接入“塊數(shù)據(jù)”智能技術(shù)、數(shù)字化城管、12345政務(wù)咨詢投訴舉報平臺等各項涉及社會治理的信息系統(tǒng)。在政務(wù)信息之間建立橋梁，應(yīng)用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，加強(qiáng)信息采集、整合。依據(jù)建設(shè)要求相近、保密程度相似、數(shù)據(jù)內(nèi)容相通等標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范多種平臺信息互通管理，保障信息準(zhǔn)確性和時效性，提高智能化采集水平。

（三）缺乏高效的存儲介質(zhì)，通過技術(shù)創(chuàng)新實現(xiàn)檔案信息化的安全存儲

現(xiàn)有可以使用的存儲方式僅光盤與硬盤兩種，載體本身都存在問題，錄入過程中也常出現(xiàn)問題。一是光盤存儲年限短，需要投入巨大的人力、資金定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移；二是存儲載體的損壞不容易被發(fā)現(xiàn)，從外表無法確定是否可以繼續(xù)使用；三是數(shù)字檔案依賴的計算機(jī)軟件、硬件技術(shù)更新快，很可能會找不到可用系統(tǒng)來讀取。面對“卡脖子”威脅和可能出現(xiàn)的信息技術(shù)危機(jī)，為確保數(shù)字檔案的長期安全保存，可先采用多機(jī)備份、重復(fù)光盤備份等形式應(yīng)對。同時建議相關(guān)科技部門積極攻關(guān)，完善檔案存儲設(shè)備的檢測標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)選擇標(biāo)準(zhǔn)，為檔案部門合理選擇、使用電子檔案存儲介質(zhì)提供依據(jù)[2]。

總之，依據(jù)檔案管理理論、信息管理理論、知識管理理論、信息共享協(xié)作理論、風(fēng)險分析預(yù)評估理論，研究采用現(xiàn)代信息化技術(shù)對智慧城管檔案進(jìn)行信息化管理對策，以探索實現(xiàn)智慧城管信息化檔案的信息采集、信息存儲、信息管理、風(fēng)險分析、預(yù)警對應(yīng)等功能，可以為全國城管系統(tǒng)檔案信息化管理和制度創(chuàng)新提供有效的技術(shù)支持。