高校干部人事檔案數(shù)字化外包的實踐

楊紅

摘 要：近年來，越來越多的高校將干部人事檔案的數(shù)字化提上了工作日程。外包是實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化的有效方式，是加快實現(xiàn)人事檔案信息化管理的快捷途徑。建立一個由組織保障、安全保密、制度保障、工作流程等組成的嚴密的數(shù)字化外包工作機制，采取有效措施防范風險，能保證人事檔案數(shù)字化外包工作安全高效地完成，加快人事檔案信息化管理的進程。本文結合本單位干部人事檔案數(shù)字化外包的實踐，從爭取學校領導和相關部門的支持，擬定科學合理的數(shù)字化實施方案，做好招投標，優(yōu)選外包公司，做好過程管理確保工程進度和質量幾方面，總結了干部人事檔案數(shù)字化外包的經驗。

關鍵詞：人事檔案;數(shù)字化;外包

近年來，隨著數(shù)字檔案館的建設，以及從嚴管理干部的要求，越來越多的高校將干部人事檔案的數(shù)字化提上了工作日程。通過干部人事檔案的數(shù)字化，能有效的保護檔案實體和信息的安全，避免檔案信息的涂改造假，降低利用中的信息擴散風險，極大的改變干部人事檔案相對落后的管方式理和服務模式，適應新時期高校發(fā)展對檔案工作的要求。

然而，面對數(shù)量龐大的干部人事檔案，單靠檔案管理部門本身，要實現(xiàn)數(shù)字化，是一項不可能完成的任務。過去由于干部人事檔案信息的涉密性，很多單位對干部人事檔案的數(shù)字化存在顧忌。近年來， 隨著《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》的出臺，一批有涉密資質的數(shù)字化外包公司的出現(xiàn)，一些高校如貴州大學、北京師范大學、中國礦業(yè)大學、四川大學等通過外包方式，開始了干部人事檔案數(shù)字化的實踐。電子科技大學從2019年啟動干部人事檔案數(shù)字化加工項目，采用外包方式，計劃分兩期完成約7000卷干部人事檔案的數(shù)字化加工。通過一年多的具體實踐，在數(shù)字化外包的開展、風險控制，數(shù)字化質量保證等方面積累了一些經驗，探索出了一套有效的數(shù)字化實施方案。

一、抓住契機，主動爭取學校領導和相關部門的支持

數(shù)字化外包，離不開學校經費的支持。根據學校規(guī)模的大小和檔案數(shù)量的多少，所需經費從十來萬到上百萬。沒有學校領導的重視和充足經費的支持，數(shù)字化根本就無從談起。檔案部門需要抓住契機，主動爭取。我校從2015年起，抓住學校建設數(shù)字化校園的契機，分期對館藏文書、學籍等檔案進行了數(shù)字化。數(shù)字化成果的應用，大力提升了檔案的利用效率和服務水平，受到了利用者和學校相關部門的充分認可。正是通過前期數(shù)字化檔案館的建設，讓學校領導和相關部門看到了檔案數(shù)字化帶來的便利。同時，在從嚴治黨背景下教育部對干部人事檔案的多次專項檢查，強化了學校領導對干部人事檔案數(shù)字化重要性的認識。這些都為干部人事檔案數(shù)字化經費的順利申請打下了良好基礎。

同時，干部人事檔案數(shù)字化，也需得到相關職能部門的支持和配合。干部人事檔案數(shù)字化涉及的不僅是檔案部門。人事檔案材料的形成部門多，時間跨度長，大部分檔案都存在檔案材料缺失的情況。缺失材料的補充以及對檔案材料的審核，需要組織人事部門以及教務、紀委、學院等相關部門的參與。只有各部門密切配合，干部人事檔案數(shù)字化才能順利的推進。近年來開展的干部人事檔案審核，提高了學校領導和相關部門對干部人事檔案重要性的認識，很多高校以此為契機，按照干部人事檔案最新規(guī)范，進行了檔案的規(guī)范整理和缺失材料的補充，為數(shù)字化的開展打下了一定的基礎。在開展數(shù)字化加工前，更需要檔案部門與各職能部門加強溝通，讓職能部門了解干部人事檔案數(shù)字化的必要性，以及數(shù)字化完成后對相關部門工作帶來的便利，從而得到相關職能部門的支持，形成合力，共同推進。

二、擬定科學合理的數(shù)字化實施方案

干部人事檔案的數(shù)字化要堅持“安全第一，質量優(yōu)先，分批實施”的原則，在正式開展數(shù)字化加工項目之前，要根據學校下?lián)艿慕涃M、館藏情況、利用頻率等，做好調研，摸清家底，制定切實可行的工作方案。

首先，要對館藏情況有充分的了解。每所學校辦學規(guī)模不同，干部人事檔案數(shù)量少則幾百卷，多則上萬卷，管理方式不一，檔案工作基礎也有很大差距。并且不同歷史時期的檔案，從載體、分類到整理都呈現(xiàn)非常大的差異性。這需要我們首先對單位館藏情況有充分的了解。根據館藏情況，檔案整理情況，利用情況，科學擬定數(shù)字化方案，確定數(shù)字化的范圍、重點、數(shù)量、優(yōu)先順序等。經費充裕的，可以全部數(shù)字化，經費不多的，就需要對數(shù)字化內容進行仔細選擇了。根據利用率和急者優(yōu)先原則，可以選擇先加工教授、處級干部檔案，或者選擇人事檔案中利用率比較高的干部履歷表、入黨志愿書、獎勵材料、任免審批表等材料。比如，我校在制定數(shù)字化方案時，在對檔案情況和數(shù)量全面摸底的基礎上，按照利用優(yōu)先、分步實施的原則，確定了處級以上干部檔案——在職人員檔案——退休人員檔案的數(shù)字化掃描順序。最后結合數(shù)字化經費情況，確定將干部人事檔案數(shù)字化分兩期進行，第一期包括干部人事檔案管理系統(tǒng)的購置，中層干部檔案的數(shù)字化，2000～2010年干部人事檔案的數(shù)字化掃描。第二期包括干部人事檔案信息庫的建設，剩余在職干部人事檔案的數(shù)字化，退休人員檔案的數(shù)字化加工。目前已完成第一期，正進行第二期的加工，從實施情況來看，進展比較順利。

其次，在數(shù)字化加工前，要進行充分的調研，多方了解情況。一方面了解兄弟高校數(shù)字化外包的經驗、問題，做到心中有數(shù)，少走彎路;另一方面，了解數(shù)字化公司情況、報價、工作流程等，為后續(xù)的預算和招標做好準備。

三、做好招投標，優(yōu)選外包公司

干部人事檔案數(shù)字化由檔案管理部門和外包公司共同實施。招標是開展干部人事檔案數(shù)字化工作的第一步，招標的順利與否，直接決定了數(shù)字化項目能否順利開展。優(yōu)質的公司，有著更豐富的項目管理經驗，更專業(yè)的人員，很大程度上直接決定了數(shù)字化加工的質量和效果。

1. 科學擬定干部人事檔案數(shù)字化項目招標要求。干部人事檔案數(shù)字化項目招標要求具體包括項目概述、項目內容、具體技術要求、保密、安全、商務及其他要求、服務期限、付款方式等。其中，項目內容和具體技術要求是關鍵，一定要清晰明了。干部人事檔案數(shù)字化加工需遵循相關的標準，具體包括《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》、中組部《干部人事檔案整理辦法》、國家檔案局《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，以及學校的相關整理辦法等。相關技術要求以及整理加工流程都需要在招標文件中明確，避免加工過程中雙方標準的分歧。

2. 做好招標的前期準備，確保招標的順利進行。近年來，開展檔案數(shù)字化的公司不少，但具有保密資質，能開展干部人事檔案數(shù)字化并有項目經驗的公司并不多。以四川地區(qū)為例，能開展干部人事檔案數(shù)字化的公司也就五六家。要通過充分的調研，了解外包公司的規(guī)模、資質、已完成的項目情況等。在招標前，要與符合條件的數(shù)字化公司加強溝通，讓盡可能多的公司了解知曉我們的數(shù)字化內容、規(guī)模和要求，從而做好投標準備，避免因前期準備不足出現(xiàn)流標，或是因參與公司不多，缺少選擇余地，無法挑選出優(yōu)質的外包公司。

3. 全方面、多途徑的了解數(shù)字化外包公司，做到知己知彼，優(yōu)中選優(yōu)。首先，要了解公司資質和背景，必須具備國家秘密載體印制資質證書，不得有涉外背景。另外，要注重公司的口碑和項目經驗。干部人事檔案的數(shù)字化與文書、學籍類檔案數(shù)字化的流程和操作方式有較大的差別。其次，要著重了解公司開展干部人事檔案數(shù)字化加工項目的經驗，已完成項目的規(guī)模，完成效果。除了與公司的溝通，還應多途徑的了解公司的實際實力和管理水平。

四、做好過程管理，確保工程進度和質量

干部人事檔案數(shù)字化外包，可以借助外包公司的人力、物力技術，加快數(shù)字化加工的進度。但干部人事檔案數(shù)字化外包絕不是“一包了之”，檔案管理部門必須全程介入，做好監(jiān)管，確保加工進度、質量和檔案實體、信息的安全。

1. 擬定詳細的加工標準，做好對加工人員的培訓和指導。干部人事檔案材料的分類、鑒別、裱糊、編目等，雖有文件規(guī)定，但在細節(jié)和特殊情況的處理上，需要更詳細的操作標準。從事數(shù)字化前期處理和加工的人員，很多并不具備相應的專業(yè)知識。對于部分有一定經驗的數(shù)字化人員，之前的經驗也不一定完全適用。特別在數(shù)字化前期，檔案管理部門應加強與外包公司的溝通，統(tǒng)一標準，并加強指導。我們在數(shù)字化加工過程中，先是進行小批量的檔案整理和數(shù)字化加工，熟悉操作，并通過實際操作發(fā)現(xiàn)問題，細化標準和流程。由一位經驗豐富的老師，全程進行技術指導和質量監(jiān)控。對于出現(xiàn)的問題，及時發(fā)現(xiàn)，及時整改，效果較好。

2. 采取多種措施，確保檔案實體和信息的安全。檔案安全是檔案工作的生命線，也是檔案數(shù)字化外包面臨的最嚴峻的考驗。需要從意識、制度、管理等多方面確保檔案實體和信息的安全。

首先，做好數(shù)字化加工場所的技防、物防措施。數(shù)字化加工應有獨立的相對封閉的空間，安裝防盜門窗及監(jiān)控設備，不得連接外網，配置密碼柜存放加工過程中的檔案，數(shù)字化場所禁止無關人員的進出，數(shù)字化加工人員不得攜帶存儲設備進入。

其次，強化安全責任意識，加強現(xiàn)場巡查。與外包公司簽訂保密協(xié)議，明確保密責任義務，加強對外包公司人員的保密教育，各項保密安全規(guī)章制度上墻。加強數(shù)字化加工現(xiàn)場的巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，如現(xiàn)場的溫濕度狀況，檔案入柜存放情況，下班期間關窗斷電情況，有無隨意翻閱、談論檔案內容的現(xiàn)象，廢紙的處理規(guī)范情況等。

最后，要規(guī)范檔案的出入庫登記制度。與其他類檔案相比，干部人事檔案數(shù)字化加工程序更多，流程更復雜。從前期的規(guī)范整理、查缺材料的補充，到掃描、高清處理、掛接、抽檢、核查等，流程多，時間長。大批檔案長時間處于非管控狀態(tài)，增加了檔案安全風險。同時，在干部人事檔案數(shù)字化過程中，日常的借查閱、轉檔、材料的增補等都也都在同步進行。為了確保檔案安全，我們與外包公司溝通，采取分批出入庫方式，每次出庫不超過500卷。對于需要補充材料的，先歸還入庫，新增材料的分裝由檔案部門人員負責，分裝完成再出庫進行數(shù)字化加工。每一次的出入庫和檔案交接，雙方都逐一清點，詳細登記，確保每一卷檔案的借查閱都有記錄可查。

3. 做好與外包公司的溝通與協(xié)調。數(shù)字化加工項目必須由檔案管理部門和外包公司共同協(xié)作才能順利完成。檔案部門更關注數(shù)字化加工的質量和檔案安全，外包公司更關注數(shù)字化加工數(shù)量和進度。所以，在工作方式、流程、標準等方面，雙方可能會有一些沖突。比如，工作時間，為了確保檔案安全，檔案部門希望在正常上班時間開展數(shù)字化加工，但外包公司作為勞動密集型企業(yè)，工作時間會拉長，周末節(jié)假日也會充分利用。這就需要雙方溝通協(xié)商。作為項目的甲方，要隨時關注外包項目進度和質量，發(fā)現(xiàn)問題，及時與外包公司溝通解決。

4. 做好抽檢和驗收，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。抽檢應貫穿于數(shù)字化項目的整個過程，分批抽檢，可以及時發(fā)現(xiàn)加工中的問題。對于檢查出的帶有共性的問題，批量整改;對于之前沒有遇到的特殊問題，及時討論，確定解決方案。如果在數(shù)字化加工全部完成再進行抽檢，一旦發(fā)現(xiàn)問題，可能需要大量的返工，不僅浪費人力、物力，影響項目進度，也會增加對檔案的損傷。

另外，要重視數(shù)字化成果的驗收工作，確保數(shù)字化質量。驗收按卷抽檢率不低于10%，按頁抽檢率不低于5%。抽檢合格率要求達到95%以上。對抽檢中的錯誤數(shù)據，公司需重新檢查修改，直到驗收合格，方可掛接下一批次數(shù)據。

五、干部人事檔案數(shù)字化外包應注意的問題

1. 關于招標。干部人事檔案的數(shù)字化加工與文書類有很大不同，所使用的檔案系統(tǒng)也不一樣。一些高校在招標過程中，將干部人事檔案、文書檔案等打包一起招標。中標公司可能對文書檔案的數(shù)字化比較熟悉，但沒有干部人事檔案數(shù)字化的經驗，造成工作進展不順。所以干部人事檔案數(shù)字化的招標，最好能夠單獨進行，選擇有干部人事檔案數(shù)字化加工項目經驗的公司。

2. 關于補充材料和新增材料的處理。干部人事檔案的材料是在不斷增加和補充的。通過專審查缺，對照最新歸檔要求，大部分人員都需要補充材料。這些材料時間跨度長，牽涉單位多，如入黨材料、考核材料，補充起來難度較大。一些學校為了等待補充材料，數(shù)字化進度受到很大影響。一方面，我們應加大補充材料的收集力度，但同時，不可能也不應該等到所有材料補充齊全再進行數(shù)字化加工。對于后期補充的材料，可以做好登記，后期補充掃描。

3. 與公司簽訂售后協(xié)議，及時在利用中檢驗數(shù)字化成果。干部人事檔案數(shù)字化的目的是為了利用。雖然在數(shù)字化加工過程中，數(shù)字化公司會進行抽檢，檔案部門也會進行抽檢和驗收，但按照10%的抽檢率，一些問題必然沒法及時發(fā)現(xiàn)。所以對于數(shù)字化成果，需要在利用中得到檢驗，發(fā)現(xiàn)問題。對于帶有共性的問題，需要聯(lián)系數(shù)字化公司及時進行批量修訂，個別的問題，做好記錄，統(tǒng)一整改完善。

六、結語

檔案數(shù)字化外包把繁瑣復雜的工作交給外包機構處理，緩解了檔案部門人少事多的矛盾，從而集中精力發(fā)展核心業(yè)務。雖然在外包過程中，會產生來自市場、檔案館自身和外包商的一些風險，但近年來出臺的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》為人事檔案數(shù)字化提供了指導，一些單位干部人事檔案數(shù)字化外包的具體實踐也證明了外包的可行性。干部人事檔案的數(shù)字化是必然趨勢，必將極大提升檔案管理水平和利用效率。

參考文獻：

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[4]肖 玉.高校人事檔案數(shù)字化外包實踐—以西南石油大學檔案館為例.黑龍江檔案，2016

（作者單位：電子科技大學檔案館）