工程企業(yè)索賠工作策略分析

華心萌 梁素娟

隨著國內(nèi)外建設(shè)工程行業(yè)的發(fā)展，工程索賠的重要性日益凸顯。但有關(guān)某個具體索賠事項對工程企業(yè)的實(shí)質(zhì)影響，工程企業(yè)更多地需要在針對個案進(jìn)行具體分析的基礎(chǔ)上，借助自身日常索賠工作經(jīng)驗(yàn)的積累，以及索賠程序啟動后的有效跟進(jìn)措施，才能更好地達(dá)到索賠預(yù)期效果，實(shí)現(xiàn)各方風(fēng)險合理分擔(dān)、工程順利推進(jìn)的目的。

本文對索賠的定義、定性及相關(guān)法律概念不做展開，僅從索賠管理的角度，結(jié)合筆者以往工作經(jīng)驗(yàn)及思考，對日常索賠管理及索賠啟動后的工作如何有效進(jìn)行提出建議。期待工程企業(yè)都能有效運(yùn)用索賠這一方式，合理、合規(guī)地為自身爭取更多的利益。

索賠工作的薄弱環(huán)節(jié)

索賠工作的重要性在建設(shè)工程中已經(jīng)被強(qiáng)調(diào)了數(shù)十年，但由于工程實(shí)施過程中各項工作內(nèi)容繁雜而瑣碎，索賠工作在落實(shí)層面仍然存在很多薄弱環(huán)節(jié)。

非牽頭部門配合不力

索賠工作順利開展是各個部門、工種協(xié)作配合的結(jié)果，除了索賠牽頭部門外，設(shè)計、采購、施工、技術(shù)、安全、質(zhì)量、費(fèi)控等非牽頭部門都需要從自身專業(yè)的角度提供資料及溝通上的支持。但由于“術(shù)業(yè)有專攻”，非牽頭部門人員均有繁忙且飽和的本職工作，要求其基于對合同的理解，充分認(rèn)識索賠的時限、索賠的證據(jù)等概念，主動進(jìn)行索賠機(jī)會的把控，收集整理索賠資料等，確實(shí)存在由于“時間、精力不夠”“與本職工作沖突”等實(shí)際情況無法落實(shí)的可能。

索賠文檔管理不足

文檔管理對于索賠的重要性毋庸置疑，但在工程實(shí)踐中，一直存在更注重實(shí)體項目進(jìn)度的情況，尤其在工程項目熱火朝天的建設(shè)中期，工期節(jié)點(diǎn)至上，其余工種全力配合，文件資料這些“配套”工作不可避免地被有意無意忽略掉。例如，遇到問題不及時簽證；僅憑口頭指令先進(jìn)行工作，待后期再補(bǔ)簽證；會議紀(jì)要等文件過于簡略或回避沖突，且簽字不完全；各類過程單據(jù)由于形狀大小不一、經(jīng)手對接人眾多，導(dǎo)致遺漏甚至丟失；等等。

在索賠事項發(fā)生及索賠程序啟動階段，待后補(bǔ)的文件可能由于人員更替或時間已久，無法查證，甚至由于各方已經(jīng)進(jìn)入沖突狀態(tài)，補(bǔ)充難度增大數(shù)倍。而由于過程文件的不完整，對于索賠事項的支持及還原度有限，工程各參與方均會從有利于自身的角度加以解讀，雙方存在很大爭議，很難達(dá)到索賠目的。

對可提可不提的“小事”索賠意識不強(qiáng)

索賠事項的識別及索賠機(jī)會的把握是索賠啟動的關(guān)鍵。近年來，工程企業(yè)對于索賠重要性和必要性的認(rèn)識有了很大提高，但在工程建設(shè)階段的質(zhì)量、進(jìn)度、安全等方面仍存在很多“可提可不提”的“小事”，雙方工作對接人僅通過口頭協(xié)商或單方妥協(xié)方式予以推進(jìn)，未意識到提起索賠的可能性或必要性，進(jìn)而未落實(shí)到過程文字材料中。另外，出于實(shí)際考慮，當(dāng)索賠事項發(fā)生時，工程企業(yè)考慮到未來與業(yè)主的下一步合作，或顧及業(yè)主的反索賠，從而不敢提出索賠，喪失了索賠機(jī)會。

索賠工作的完善方向

索賠是工程項目合同管理的核心。眾多工程實(shí)踐證明，搞好索賠工作，是降低合同風(fēng)險、改善經(jīng)營成果的有效手段。索賠工作的順利推進(jìn)需要工程企業(yè)各部門各司其職、相互配合，以下完善方向值得參考。

確立各部門的工作定位

（1）明確各部門的工作內(nèi)容。從工作安排角度，工程企業(yè)需明確索賠工作的具體牽頭部門。筆者建議，工程企業(yè)可以指定商務(wù)管理部門作為索賠牽頭部門，其余各部門和人員協(xié)同配合。例如，項目經(jīng)理需在整體思路和策略上提供支持和決策；商務(wù)人員負(fù)責(zé)合約條款的查詢、索賠權(quán)的論證；預(yù)算部門對延誤工期和費(fèi)用進(jìn)行匯總；市場部門推進(jìn)雙方的溝通；設(shè)計、采購、施工等部門提供或復(fù)核支持文件和基礎(chǔ)資料；最終由商務(wù)管理部門進(jìn)行上述內(nèi)容的匯總和實(shí)質(zhì)推進(jìn)。

（2）索賠牽頭部門的主動性及非牽頭部門的支持配合。索賠工作涉及的各個部門要明確分工、密切配合。索賠牽頭部門要有充分的主動性，具體工作可能包括：在規(guī)定的時間內(nèi)提出索賠（如在合同規(guī)定的發(fā)現(xiàn)索賠事項后28天內(nèi)提出）；積極跟進(jìn)證據(jù)準(zhǔn)備（如及時發(fā)送往來郵件，并作為證據(jù)一一保留）；編制正規(guī)合理的索賠報告；及時與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商向業(yè)主提交索賠報告的時機(jī)；主動多次要求業(yè)主召開高層會議；等等。

對于非牽頭部門的配合工作內(nèi)容，索賠牽頭部門要盡量給出具有可操作性的建議或指引，而在工作職責(zé)與企業(yè)內(nèi)部管理制度上，工程企業(yè)也需明確非牽頭部門配合進(jìn)行索賠也是順利推進(jìn)工程建設(shè)的必備環(huán)節(jié)，與自己的其他本職工作同等重要。

此外，重大索賠事項的提出也需和工程企業(yè)的法務(wù)部門或外部專業(yè)律師進(jìn)行配合。在索賠定性的論證、索賠程序與當(dāng)?shù)胤傻钠鹾隙然虼嬖诘臎_突、基于證據(jù)角度分析索賠支持資料是否完善、索賠思路的邏輯完善性和全面性等方面，這些法律專業(yè)人士會從法律角度給予中肯建議。必要時，關(guān)鍵的索賠文件需要經(jīng)過法律專業(yè)人士審核后再發(fā)送。

做好索賠前期準(zhǔn)備工作

（1）提升索賠意識。工程企業(yè)日常要加強(qiáng)對非牽頭部門的索賠工作培訓(xùn)。雖然讓非牽頭部門的全體人員對于索賠時限的規(guī)定、索賠證據(jù)的整理等具體工作都保持敏感性和主動性并不現(xiàn)實(shí)，也不一定是最有效率的方式，但是提高其對于索賠工作戰(zhàn)略層面重要性的認(rèn)識，還是很有必要的。在索賠工作啟動后，這種日常培訓(xùn)可以減少非牽頭部門對于索賠理解的差異，從而更加有針對性地完成與索賠牽頭部門的配合。

（2）制定全面的索賠機(jī)會清單。在工程啟動階段，索賠牽頭部門要仔細(xì)研讀工程合同條款，從中篩選整理出工程各參與方的索賠機(jī)會。某一工程具體簽署的工程合同，與國際咨詢工程師聯(lián)合會（Fédération lnternationale Des lngénieurs Conseils，F(xiàn)IDIC）合同范本或國內(nèi)建設(shè)工程合同范本在架構(gòu)和條款上往往有很多相似之處，法律專業(yè)人士對于上述合同范本中工程各參與方的行為可能導(dǎo)致的索賠事項，可以索賠的工期、費(fèi)用、利潤的類型，需要的證據(jù)支持等，均已有很多全面且充分的分析材料，通常一方的基礎(chǔ)索賠事項就可以達(dá)到數(shù)十種。索賠牽頭部門可以直接在上述資料基礎(chǔ)上，結(jié)合某一工程的實(shí)際情況及特殊條款，制定針對本工程的索賠機(jī)會清單。

索賠機(jī)會清單的制定要盡量做到全面，對概率低或者影響小的事項，索賠牽頭部門也不要忽略，以期作為后續(xù)索賠工作基礎(chǔ)性的指導(dǎo)文件。同時，索賠牽頭部門要結(jié)合重要程度，對各個事項進(jìn)行風(fēng)險程度及發(fā)生概率大小等方面的分級。此外，索賠牽頭部門要同時編制其他工程參與方的風(fēng)險清單。例如，工程企業(yè)對自身索賠機(jī)會的識別有利于自身的利益最大化。而工程企業(yè)對業(yè)主索賠機(jī)會的識別，一方面，可以更好地約束自身工作，減少業(yè)主索賠的機(jī)會；另一方面，可對業(yè)主的索賠/反索賠進(jìn)行一定程度的防范。

在工程啟動階段，索賠牽頭部門可基于上述索賠事項清單對非牽頭部門進(jìn)行工作交底，這對于提升全體工程參與人員的索賠意識及具體工作的可操作性均有較大幫助。

從文檔管理入手落實(shí)索賠日常工作

索賠資料的整理意在向?qū)Ψ疆?dāng)事人及必要的第三方證明有索賠的合同依據(jù)和事實(shí)依據(jù)，包括但不限于索賠權(quán)的存在依據(jù)、索賠事項的發(fā)生、因索賠事項的發(fā)生造成的實(shí)際或預(yù)期損失。然而，實(shí)踐中令人遺憾的是，索賠的失敗往往并不是對索賠機(jī)會的識別有誤，而多是難以按照索賠程序的時間要求提供足以支持索賠的材料。鑒于以上問題，筆者建議從以下兩方面入手。

（1）做好以索賠牽頭部門為中心的文檔管理。在工程全過程中，做好文檔資料的收集整理是開展索賠工作的強(qiáng)有力支持。但實(shí)踐中，商務(wù)管理、文檔管理、項目管理及技術(shù)管理在文檔收集中存在一定的溝通難度。工程企業(yè)應(yīng)將日常索賠工作與文檔管理盡可能合并。同理，如商務(wù)管理部門作為索賠牽頭部門，可將文檔管理作為商務(wù)合約管理的一部分，或者由商務(wù)管理部門對文檔管理進(jìn)行整體規(guī)劃。

在工程啟動階段，索賠牽頭部門基于以往經(jīng)驗(yàn)，對于索賠可能涉及的文檔資料進(jìn)行列表匯總，明示每份文檔的發(fā)起人、經(jīng)手人、文檔應(yīng)體現(xiàn)的實(shí)質(zhì)內(nèi)容、該份文檔作為合格的索賠證據(jù)的要點(diǎn)等。同索賠機(jī)會清單的制定一樣，業(yè)界已有很多針對索賠全過程管理涉及文檔的研究成果，列出的單據(jù)有數(shù)十項甚至可以細(xì)分為上百種。索賠牽頭部門可以據(jù)此研究成果，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部文檔管理規(guī)章制度及文檔分類規(guī)定，量身定做符合某一具體工程的文檔清單。文檔管理人員可以依據(jù)此份列表收集整理資料，并對數(shù)量、份數(shù)等查缺補(bǔ)漏，復(fù)核實(shí)質(zhì)內(nèi)容要點(diǎn)是否齊備。

（2）主動通過文檔識別索賠機(jī)會。很多文檔初始由技術(shù)部門生成。技術(shù)部門人員對于文檔的編制，多數(shù)時候可以做到符合實(shí)際，但在小事件是否落實(shí)在文字上、文檔制作是否及時、索賠事項是否描述清晰和完整等方面，這些文檔可能與實(shí)現(xiàn)索賠要求存在差距。因此，索賠牽頭部門需要再次發(fā)揮主動性，除了確保企業(yè)內(nèi)部管理制度規(guī)定全部文檔都需經(jīng)索賠牽頭部門匯總或依據(jù)索賠牽頭部門制定的思路及方向編制外，索賠牽頭部門還需主動分析文檔內(nèi)容。例如，索賠牽頭部門通過分析周例會會議紀(jì)要的討論要點(diǎn)，預(yù)判潛在的索賠行為發(fā)生的可能性；在日常工作中及時對文檔進(jìn)行整理，查缺補(bǔ)漏并不斷完善。

通過部門間的溝通加強(qiáng)索賠動向的預(yù)判

無論是提早辨識工程企業(yè)自身的索賠機(jī)會，還是做好日常防范以應(yīng)對業(yè)主潛在的索賠，索賠事項通?；诠こ虒?shí)施過程中或大或小的沖突事項而產(chǎn)生。除了索賠牽頭部門通過查閱文檔識別沖突事項外，每項工作的具體對接人、負(fù)責(zé)人日常的溝通及情緒表達(dá)，會更加真實(shí)、準(zhǔn)確地反應(yīng)沖突事項的矛盾點(diǎn)，以及不同階段可能存在的解決方案。例如，如果一個沖突事項較為棘手且延續(xù)時間較長，極可能會成為該事項負(fù)責(zé)人在某一階段的高頻話題。

索賠牽頭部門的相關(guān)人員應(yīng)盡可能加強(qiáng)與其他部門同事的交流，或通過各類例會等多種口頭表達(dá)的渠道了解相關(guān)信息，第一時間掌握沖突動向。同時，索賠牽頭部門的相關(guān)人員要善于將掌握到的內(nèi)容總結(jié)為文字資料，因?yàn)榭陬^溝通中體現(xiàn)出的細(xì)節(jié)，有時在后續(xù)整理正式文檔中會被忽略或遺忘。及時總結(jié)成文可以為日后的索賠機(jī)會提供證據(jù)支持或梳理提示，也可以進(jìn)一步將有用的細(xì)節(jié)整理提煉，作為后續(xù)合同模板及工程企業(yè)知識庫的更新數(shù)據(jù)，從而從根本上構(gòu)建工程索賠管理及工程順利完成的良性循環(huán)。

結(jié)語

索賠是一項策略性很強(qiáng)的工作，索賠機(jī)會的識別及索賠文件的整理是索賠工作的兩個重要切入點(diǎn)。工程企業(yè)以索賠牽頭部門的主動性及工作的全面性為出發(fā)點(diǎn)，通過強(qiáng)化非牽頭部門的支持與配合力度，可以有效推進(jìn)索賠工作的開展。而基于索賠視角的日常工作，尤其是文檔管理，為日后索賠啟動、反索賠的提出甚至爭議事項談判技巧等，均奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。