主動(dòng)作為方可躲開驗(yàn)收“陷阱”

高屹

驗(yàn)收是每個(gè)項(xiàng)目最重要的環(huán)節(jié)，也是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理最關(guān)心和重視的活動(dòng)。驗(yàn)收順利通過不僅關(guān)系到項(xiàng)目目標(biāo)的最終達(dá)成，而且是項(xiàng)目回款、提升客戶及團(tuán)隊(duì)滿意度等活動(dòng)的關(guān)鍵條件。俗話說，行百里者半九十。按照項(xiàng)目生命周期階段劃分，驗(yàn)收處于項(xiàng)目收尾階段，但是很多項(xiàng)目經(jīng)理都有這樣的體會(huì)：看似曙光就在眼前，實(shí)則刀光劍影，步步驚心！可見，驗(yàn)收順利通過不容易，項(xiàng)目經(jīng)理需要做好充分的準(zhǔn)備。

驗(yàn)收不通過的常見問題

驗(yàn)收環(huán)節(jié)常見的問題有：驗(yàn)收不能按時(shí)啟動(dòng)；對(duì)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生分歧；驗(yàn)收過程中出現(xiàn)變更；驗(yàn)收中出現(xiàn)不滿足標(biāo)準(zhǔn)的問題、缺陷等。只要有這樣的事件發(fā)生，就會(huì)嚴(yán)重影響驗(yàn)收的正常進(jìn)行，給項(xiàng)目的順利收尾造成威脅。怎樣才能讓重要的驗(yàn)收盡可能躲開這些“陷阱”呢？項(xiàng)目經(jīng)理可以有哪些更主動(dòng)的作為呢？以下是確保驗(yàn)收順利通過的一些技巧，可供項(xiàng)目經(jīng)理參考。

驗(yàn)收順利通過需要主動(dòng)作為

驗(yàn)收需要盡早啟動(dòng)

項(xiàng)目驗(yàn)收什么時(shí)候開始最合適？很多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為項(xiàng)目成果已完成，項(xiàng)目臨近收尾，接下來就可以啟動(dòng)驗(yàn)收。而根據(jù)《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》的觀點(diǎn)，驗(yàn)收要盡早開始，甚至在項(xiàng)目剛剛啟動(dòng)的時(shí)候，就要開始著手準(zhǔn)備驗(yàn)收?？赡苡腥擞X得奇怪，項(xiàng)目還沒有充分開展，甚至連中間成果都還沒有，這個(gè)時(shí)候就要開始驗(yàn)收嗎？有什么可驗(yàn)的呢？

事實(shí)上，我們所說的“驗(yàn)收”，并不僅僅包括針對(duì)項(xiàng)目最終成果的技術(shù)性檢驗(yàn)，它作為項(xiàng)目生命周期的一個(gè)重要階段的活動(dòng)，也可以把他看作一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的、完整的“小項(xiàng)目”。驗(yàn)收作為一個(gè)小項(xiàng)目，就少不了啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾，在每個(gè)環(huán)節(jié)中，都有明確、具體的工作需要認(rèn)真完成。驗(yàn)收剛剛啟動(dòng)，項(xiàng)目經(jīng)理就要確定明確的驗(yàn)收目標(biāo)：什么時(shí)間開始、什么時(shí)間必須完成，將這一目標(biāo)作為整體項(xiàng)目目標(biāo)的一部分，作為編制計(jì)劃、實(shí)施和管理項(xiàng)目工作的依據(jù)之一。

盡早識(shí)別出對(duì)驗(yàn)收有重大影響的重要相關(guān)方

這是驗(yàn)收要盡早開始的具體活動(dòng)之一。雖然驗(yàn)收是技術(shù)性的檢測(cè)，但其中一定少不了人的主觀因素的影響。哪些人的利益會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目驗(yàn)收而得到滿足？哪些人的利益會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目驗(yàn)收而受到損害？以IT項(xiàng)目為例，如計(jì)劃部、建設(shè)部等部門，隨著項(xiàng)目的驗(yàn)收，自己對(duì)新系統(tǒng)建設(shè)的責(zé)任也隨之結(jié)束，而運(yùn)維部、技術(shù)部等部門，項(xiàng)目驗(yàn)收就意味著他們又將增加新的工作責(zé)任。因此，在驗(yàn)收中他們提出的問題最多、要求最嚴(yán)格，這其中的利益影響不言而喻。所以，盡早識(shí)別出對(duì)驗(yàn)收有直接利益關(guān)系和重大影響的重要相關(guān)方，并及時(shí)采取有效措施，對(duì)于確保項(xiàng)目驗(yàn)收順利通過將起到舉足輕重的作用。

出于各方利益考慮，有些項(xiàng)目即使已經(jīng)進(jìn)入正式驗(yàn)收，客戶依然有可能針對(duì)成果的功能、性能繼續(xù)提出新的要求，顯然這也會(huì)給正常的驗(yàn)收帶來阻礙。實(shí)際上，越是競爭激烈的行業(yè)、領(lǐng)域，這種情況越是普遍。被客戶牽著鼻子走確實(shí)很被動(dòng)，但在特定的環(huán)境下，又確實(shí)難以做到一切都循規(guī)蹈矩，就像有人總結(jié)的：客戶虐我千百遍，我待客戶如初戀！在面對(duì)強(qiáng)勢(shì)客戶的時(shí)候，更應(yīng)該協(xié)調(diào)多方面的資源、力量，共同投入驗(yàn)收中。必要時(shí)，研發(fā)部門、市場(chǎng)部門和相關(guān)高層領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)該加入項(xiàng)目驗(yàn)收中來。

盡早制定項(xiàng)目驗(yàn)收規(guī)范

盡早制定驗(yàn)收規(guī)范，并得到確認(rèn)和批準(zhǔn)，這是驗(yàn)收要盡早開始的具體活動(dòng)之二。既然驗(yàn)收是針對(duì)項(xiàng)目成果的技術(shù)性檢驗(yàn)，一定少不了具體的檢驗(yàn)測(cè)試規(guī)范。這個(gè)規(guī)范不一定是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來確定，也不一定是客戶方確定。最常見的，可能是由雙方協(xié)商來確定。但如果項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)能盡早制定出項(xiàng)目的驗(yàn)收規(guī)范，將在最終確定標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)商中爭取更主動(dòng)的地位。驗(yàn)收規(guī)范必須要得到客戶的認(rèn)可，因此一定少不了協(xié)商和調(diào)整。即便客戶提出修改、調(diào)整的要求，也是在既有驗(yàn)收規(guī)范的基礎(chǔ)之上修改、調(diào)整。如果項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)不能盡早制定項(xiàng)目驗(yàn)收的規(guī)范，等客戶拿出他們制定的規(guī)范，項(xiàng)目經(jīng)理再根據(jù)自己的需要修改、調(diào)整，就會(huì)更加被動(dòng)，甚至給最終的驗(yàn)收造成障礙。

另外，既然驗(yàn)收規(guī)范需要獲得雙方的認(rèn)可，就少不了你來我往的協(xié)商和談判，而這本身就是一件消耗精力、占用時(shí)間的復(fù)雜而重要的工作。如果等到項(xiàng)目已經(jīng)完成，并臨近收尾的時(shí)候才開始確定具體的測(cè)試規(guī)范，勢(shì)必又要等待一段時(shí)間，驗(yàn)收活動(dòng)的正式啟動(dòng)也就會(huì)被推遲。因此，將驗(yàn)收當(dāng)作一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目看待，盡早確定明確的目標(biāo)，盡早確定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，盡早并盡可能全面地識(shí)別出那些對(duì)驗(yàn)收有重要影響的關(guān)鍵相關(guān)方，盡早采取合理、有效的措施，將有助于未來的驗(yàn)收順利通過。

驗(yàn)收需要“內(nèi)外兼修”

成功的驗(yàn)收還要做到“內(nèi)外兼修”。在提請(qǐng)外部客戶正式驗(yàn)收成果之前，項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)要提前對(duì)已經(jīng)完成的項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格自檢。自檢環(huán)節(jié)中，容易被忽略或出問題的地方，往往是與項(xiàng)目成果對(duì)應(yīng)的文檔資料。有些項(xiàng)目經(jīng)理和團(tuán)隊(duì)有類似的錯(cuò)誤觀念：重視成果，但輕視文檔資料。他們往往將大量甚至全部精力都投入完成項(xiàng)目成果的工作中，卻忽略了同步記錄、輸出相應(yīng)項(xiàng)目文檔資料的任務(wù)。結(jié)果，在項(xiàng)目移交環(huán)節(jié)，不得不回過頭來“補(bǔ)作業(yè)”“寫回憶錄”，不但狼狽不堪，質(zhì)量也難以保證，甚至影響正常的驗(yàn)收。相比那些復(fù)雜的技術(shù)性項(xiàng)目，文檔資料的整理、編寫更具備“事務(wù)性”的屬性：盡管沒有特別突出的難度，但確實(shí)需要占用時(shí)間和精力。不要讓需要移交的項(xiàng)目文檔資料拖了驗(yàn)收的后腿，對(duì)于這一任務(wù)，要引起主觀上的重視就顯得更加重要了。例如，國家電網(wǎng)有限公司交流建設(shè)分公司在多年的工程檔案資料管理實(shí)踐中就總結(jié)出了四個(gè)字——“同步形成”，也就是確保工程檔案和工程實(shí)施實(shí)現(xiàn)同步推進(jìn)。只有“同步”，才能確保檔案資料的完整、齊全、真實(shí)和準(zhǔn)確。

驗(yàn)收需要分階段

分階段驗(yàn)收是項(xiàng)目驗(yàn)收順利通過的一個(gè)“技巧”。越是復(fù)雜的項(xiàng)目，越需要將其生命周期的階段進(jìn)行清晰的劃分。以通信系統(tǒng)項(xiàng)目為例，通?？梢詣澐譃樵O(shè)備到貨/驗(yàn)貨、硬件安裝/驗(yàn)收、系統(tǒng)加電、系統(tǒng)調(diào)試、測(cè)試、系統(tǒng)驗(yàn)收和割接（將新系統(tǒng)納入既有網(wǎng)絡(luò)）等若干階段。理論上可以將總體驗(yàn)收按階段或功能模塊分割開來，逐步完成。這樣做不僅可以降低整體驗(yàn)收的難度和風(fēng)險(xiǎn)，更有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的問題和缺陷，特別是針對(duì)那些“隱蔽工程”和難以事后返工的部分，能有效提高驗(yàn)收通過的可能性，并降低整改工作的成本代價(jià)。另外，如果能將驗(yàn)收與回款掛鉤，通過分解驗(yàn)收，還將顯著降低回款的壓力，這對(duì)于甲乙雙方來說是一個(gè)雙贏舉措。

驗(yàn)收需要復(fù)盤

驗(yàn)收作為一個(gè)小項(xiàng)目，也需要進(jìn)行復(fù)盤。所謂復(fù)盤，是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人針對(duì)已經(jīng)發(fā)生的項(xiàng)目過程和結(jié)果，進(jìn)行回顧、探究，不但要發(fā)現(xiàn)問題，還要在分析和總結(jié)問題的基礎(chǔ)上，形成更好的解決方案，提升自身解決問題的能力，并為后續(xù)的項(xiàng)目提供參考與借鑒。在驗(yàn)收過程中遇到的任何問題，都應(yīng)該成為項(xiàng)目復(fù)盤活動(dòng)的焦點(diǎn)，即所謂“吃一塹，長一智”。通過復(fù)盤，可以讓我們看到，在驗(yàn)收過程中，究竟有多少外在不可控因素，有多少可控因素。找到了這些問題的深層次原因，當(dāng)那些相同的情況發(fā)生時(shí)，才能做好預(yù)防；當(dāng)那些相似的情況發(fā)生時(shí)，才能更好地應(yīng)對(duì)。

結(jié)語

表面上看，驗(yàn)收是項(xiàng)目結(jié)束前的最后一件事，而實(shí)際上，只有將驗(yàn)收當(dāng)成一個(gè)完整的項(xiàng)目看待，早啟動(dòng)、早規(guī)劃、規(guī)范地實(shí)施、全過程監(jiān)督管控、完整地復(fù)盤收尾，才能讓驗(yàn)收這個(gè)重要的環(huán)節(jié)順利地通過。P