保持參與度——領(lǐng)導(dǎo)虛擬團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵挑戰(zhàn)

彭妮·普蘭

每當(dāng)我問(wèn)及人們，虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議最大的挑戰(zhàn)是什么？大部分人都會(huì)說(shuō)如何讓遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)成員參與到會(huì)議里。本文將討論如何做到這一點(diǎn)。

視覺(jué)的力量

在電話會(huì)議基礎(chǔ)上添加視頻，可以使你的虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議形式更豐富。嘗試在視頻會(huì)議中可以看見(jiàn)參會(huì)人的肢體語(yǔ)言。你可以使用沉浸式虛擬世界，添加視覺(jué)和空間感。你可以在虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議中運(yùn)用圖片、表格、圖形和地圖。人們的面部照片是非常吸引人的，將它們包含在共享屏幕上的思維導(dǎo)圖中效果會(huì)非常好。當(dāng)使用共享屏幕時(shí)，在整個(gè)會(huì)議過(guò)程中不斷變化的視覺(jué)效果是很有用的——即使在屏幕上添加一些小記號(hào)和簡(jiǎn)單的圖畫，也會(huì)讓人們不斷地觀察，看看還會(huì)發(fā)生什么變化。視覺(jué)引導(dǎo)是非常強(qiáng)大的，學(xué)會(huì)使用視覺(jué)引導(dǎo)技術(shù)很重要。

故事的力量

你有沒(méi)有注意到，一本書的案例故事更容易幫助你將書中內(nèi)容帶入現(xiàn)實(shí)生活中去？它們比純粹的事實(shí)更容易被大家記住。這源自人類大腦的進(jìn)化方式，幾千年來(lái)，在書寫文字之前，知識(shí)是通過(guò)故事代代相傳的。我們的大腦很難記住事實(shí)清單，但故事是按順序組織的，所有不同的事件幫助我們記住彼此的連接。從童年開(kāi)始，我們就習(xí)慣了聽(tīng)故事，所以我們期待開(kāi)始、中間和結(jié)尾。我注意到，人們?cè)诼?tīng)整個(gè)故事的時(shí)候都會(huì)保持專注，期待聽(tīng)到最后的結(jié)局。故事中有人物角色，有很多背景信息和人們對(duì)他們行為的期望。如果角色的行為方式與我們的假設(shè)相沖突，這會(huì)令我們感到驚訝，并使得故事更加令人難忘。包含情感、幽默和夸張的故事比那些不包含情感、幽默和夸張的故事更有力量。故事可以喚起人們的情感、想象力、價(jià)值體系、動(dòng)機(jī)和記憶，以及希望和恐懼。

你可以在虛擬工作中使用故事形式來(lái)取得良好的效果。我曾是全球研究小組的一員，與小組成員研究講故事如何幫助在線小組有效工作，其中一項(xiàng)練習(xí)是向新加入的遠(yuǎn)程工作人員了解在線工具的使用效果如何。首先，每個(gè)研究人員都講述了他們對(duì)虛擬團(tuán)隊(duì)感興趣的故事。然后，我們從網(wǎng)上看了他們的書面介紹，最后我們討論了分別對(duì)故事和書面介紹內(nèi)容的記憶。結(jié)果證明，留在我們記憶中的大多數(shù)為故事。事實(shí)上，即使在10年之后，我仍然記得其中一些故事，特別是那些與眾不同的故事。

那么，如何在虛擬團(tuán)隊(duì)中實(shí)際應(yīng)用呢？我不建議你把虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議變?yōu)橹v故事的會(huì)議，開(kāi)場(chǎng)為“很久以前……”。相反，考慮一下如何以敘事形式傳遞信息。確保你的故事按邏輯順序進(jìn)行，有開(kāi)始、中間和結(jié)尾，你可以介紹角色，也許是團(tuán)隊(duì)成員或其他相關(guān)方。例如，當(dāng)你介紹團(tuán)隊(duì)新晉成員時(shí)，不僅僅是說(shuō)出他們的名字和職務(wù)，試著讓他們講述一下是如何加入虛擬團(tuán)隊(duì)的。當(dāng)有人員變化時(shí)，試著把這些變化當(dāng)作一個(gè)故事關(guān)聯(lián)起來(lái)，講述其中所涉及的人物，而不是僅僅給出一些事實(shí)。你會(huì)發(fā)現(xiàn)人們會(huì)仔細(xì)地聽(tīng)，記住這些變化，注意力集中直到會(huì)議結(jié)束。

你是否可以使用情感、幽默和夸張的敘事方式來(lái)使你的故事更具感染力？如果這樣做對(duì)你有幫助，那么你應(yīng)該這樣做。你需要注意不同文化、語(yǔ)言和代際的差異，因?yàn)橛行┤丝赡軙?huì)覺(jué)得你的幽默不好笑，也可能有人認(rèn)為你使用夸張的敘事方式是不合適的。請(qǐng)記住，幽默是非常重要的，但并不是對(duì)所有文化都起作用的。

好奇心的力量

當(dāng)你激發(fā)好奇心時(shí) ，你會(huì)調(diào)動(dòng)大 腦 的 情感部分。問(wèn)一些有趣的問(wèn)題，要求人們思考后再給出答案，不要問(wèn)那種讓人不假思索就能立刻回答的問(wèn)題。在演講中留一點(diǎn)想象空間，讓聽(tīng)眾來(lái)填空。使用含蓄一點(diǎn)的視覺(jué)圖片，然后再解釋圖片的真正含義。確保人們清晰理解以后，再進(jìn)行下一項(xiàng)議題。

如果我有一個(gè)重要的聲明想向虛擬團(tuán)隊(duì)發(fā)布，并且希望他們能夠長(zhǎng)時(shí)間地記住，我會(huì)首先向他們提出問(wèn)題，讓他們猜一猜會(huì)是什么，然后再分享。“你認(rèn)為誰(shuí)會(huì)加入我們的隊(duì)伍？為什么？”這會(huì)引起人們的好奇心，引起大家的注意。最后我會(huì)講述部分故事，而不是馬上說(shuō)出新成員的名字。在好奇心的幫助下，大家就會(huì)很快記住新成員的名字。

研究表明，當(dāng)人們充滿好奇心的時(shí)候，他們更愿意努力尋找答案，更容易記住答案。當(dāng)然，所有事情都是過(guò)猶不及的，如果你離題太遠(yuǎn)，人們可能會(huì)感到沮喪和壓力，而不是好奇，尤其是在有語(yǔ)言、文化和代際溝通障礙的虛擬團(tuán)隊(duì)中。虛擬團(tuán)隊(duì)也需要一些時(shí)間磨合，以確保在好奇心、參與度和清晰度方面保持平衡。

提問(wèn)的力量

提問(wèn)可以激發(fā)人們的好奇心、吸引人們的注意力并保持他們的精力。在虛擬會(huì)議上，如果能把人們從無(wú)聊的和沒(méi)有動(dòng)力的狀態(tài)，轉(zhuǎn)移到有效的、對(duì)解決問(wèn)題有幫助的狀態(tài)，那是不是更好？當(dāng)然，這里的關(guān)鍵點(diǎn)是人們必須傾聽(tīng)和聽(tīng)懂你的問(wèn)題，然后才會(huì)有效。

寫這本書的時(shí)候，我采訪了一位前新聞工作者朱迪·里斯（Judy Rees），他對(duì)提問(wèn)的藝術(shù)很有研究。她告訴我，電視新聞?dòng)浾咛釂?wèn)是為了在屏幕上引起觀眾強(qiáng)烈的情感反饋。虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者也可以使用這一技巧，提出問(wèn)題來(lái)引導(dǎo)人們的注意力，并在虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議中調(diào)動(dòng)他們的情緒狀態(tài)。朱迪認(rèn)為，提問(wèn)是一個(gè)強(qiáng)有力的、可供我們使用的工具，但常常被虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者所忽視。

那么，如何在虛擬團(tuán)隊(duì)中使用問(wèn)題而不僅僅靠提問(wèn)來(lái)獲取信息呢？首先我們要用問(wèn)題把小組聚集在一起。朱迪建議我們可以使用一些問(wèn)題來(lái)幫助小組成員互相了解，并激發(fā)他們的好奇心。當(dāng)人們對(duì)彼此產(chǎn)生好奇時(shí)，他們會(huì)提出更好的問(wèn)題，并向?qū)Ψ匠ㄩ_(kāi)心扉。這有助于小組成員相互了解真實(shí)的對(duì)方，并且建立信任。朱迪曾提出這樣的問(wèn)題：“我們?cè)谝黄鸸ぷ?，你希望結(jié)果如何？”然后讓大家尋找答案。另一個(gè)很受歡迎的問(wèn)題是：“當(dāng)你在最佳狀態(tài)時(shí)，你是一個(gè)什么樣的人？” 這是一個(gè)隱喻，需要人們回答什么時(shí)候他們處于最佳狀態(tài)。答案可能會(huì)千差萬(wàn)別，包括從一級(jí)方程式賽車手到游手好閑或做一名廚師！這樣的問(wèn)題是強(qiáng)有力的，因?yàn)樗枰藗冏晕宜伎己妥晕一卮稹Ｌ釂?wèn)、傾聽(tīng)和直言不諱是三項(xiàng)關(guān)鍵的協(xié)作技能，作為虛擬團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者，你可以通過(guò)使用問(wèn)題來(lái)影響和激勵(lì)你的虛擬團(tuán)隊(duì)。

視頻的力量

作為人類，我們能夠?qū)崟r(shí)處理大量的視覺(jué)信息，當(dāng)我們選擇只使用音頻召開(kāi)虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議時(shí)，我們會(huì)削減大量的信息。我鼓勵(lì)人們盡可能地使用視頻。視頻可以讓人們即時(shí)反饋，分享參與者的肢體語(yǔ)言及他們說(shuō)話時(shí)的語(yǔ)音、語(yǔ)調(diào)。它提醒人們，其他參與者是真實(shí)的人，面孔真實(shí)可見(jiàn)。

使用視頻可能面臨的問(wèn)題是，當(dāng)有攝像時(shí)，許多人明顯感到不舒服！與機(jī)器交談并不是一件自然的事情，對(duì)一部分人來(lái)說(shuō)，這讓他們充滿恐懼，讓他們?nèi)笔判?，并使他們的大腦變得一片空白。更糟糕的是，機(jī)器會(huì)將這些缺陷、憂慮和緊張暴露在他人面前！

我們要認(rèn)識(shí)到的非常重要的一點(diǎn)是，沒(méi)有人會(huì)期望一個(gè)人看起來(lái)完美無(wú)瑕，他們只是期望你看起來(lái)就像在辦公室里工作一樣，表現(xiàn)出真實(shí)的自己。

如果你的部分團(tuán)隊(duì)成員不喜歡視頻，你可以考慮引入一對(duì)一的視頻通話，采用非正式的模式和放松的狀態(tài)。解釋使用視頻的目的，這會(huì)讓人們更容易將電話那頭的同伴視為真實(shí)的人。每次視頻電話結(jié)束時(shí)，感謝人們的承諾，感謝他們與同事之間的額外聯(lián)系。詢問(wèn)他們的反饋：什么事情進(jìn)展順利？怎樣才能使下一次更好呢？我發(fā)現(xiàn)在攝像機(jī)前使用視頻，說(shuō)話的人越多，出現(xiàn)的問(wèn)題就越少。

我和朋友麗莎（Lisa）聊起視頻攝像頭在虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議上為何不受歡迎。麗莎是一家保險(xiǎn)公司的經(jīng)理，她說(shuō)：“是的，我注意到很多時(shí)候人們不喜歡視頻。似乎女人比男人更多！也許今天的打扮不太討人喜歡，或者今天沒(méi)洗頭？我知道，當(dāng)我在家工作時(shí)，與我在辦公室工作時(shí)的樣子相比，會(huì)更放松一些，顯得有點(diǎn)凌亂。幾年前，我在家里敷著面膜主持過(guò)一個(gè)電話會(huì)議。如果是視頻電話會(huì)議，你肯定不能這樣做?！丙惿扇〉膽B(tài)度不是強(qiáng)迫人們打開(kāi)視頻，而是讓他們樹(shù)立信心。當(dāng)有新人初次使用視頻工具時(shí)，她建議給予他們一些幫助。在她的團(tuán)隊(duì)里，她提供了測(cè)試環(huán)境和一些“游樂(lè)場(chǎng)”會(huì)議，以建立試用者的信心。

向廣播電臺(tái)節(jié)目主持人學(xué)習(xí)廣播電臺(tái)節(jié)目主持人很善于吸引聽(tīng)眾并與聽(tīng)眾進(jìn)行溝通。主持人根本不了解聽(tīng)眾，也無(wú)法與聽(tīng)眾進(jìn)行實(shí)時(shí)互動(dòng)。盡管如此，主持人還是將他們的節(jié)目播得很好，讓大家喜歡收聽(tīng)他們的節(jié)目。他們會(huì)讓你知道接下來(lái)會(huì)發(fā)生什么，甚至?xí)シ乓恍┖?jiǎn)短的片段，激起你的好奇心，這樣的話，即使有廣告會(huì)打斷你，你還會(huì)想要繼續(xù)聽(tīng)下去。主持人不僅會(huì)變換節(jié)奏，還會(huì)變換聲調(diào)。下次你在聽(tīng)廣播電臺(tái)節(jié)目時(shí)，請(qǐng)注意主持人是如何激起你的興趣的。

制造緊迫感

人們通常會(huì)注意那些緊急的事情，而不是重要的事情。當(dāng)人們遠(yuǎn)程工作時(shí)，即便是不重要的信息——通知或新的電子郵件，當(dāng)他們收到類似這樣的緊急消息時(shí)，他們的注意力和參與度都會(huì)立刻降低。如果你想讓人們將注意力集中在會(huì)議上，那么制造一些緊迫感會(huì)很有幫助。要吸引人們的注意力，可以聚焦談?wù)撘恍┱诎l(fā)生的、對(duì)人們會(huì)產(chǎn)生重大影響的事情。不過(guò)，要小心，緊急情況雖然能很快引起人們的注意，但不一定會(huì)持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，因?yàn)榭倳?huì)有新的、更緊迫的事情出現(xiàn)。理想情況下，最好是幫助團(tuán)隊(duì)明確一些行為規(guī)范，讓他們專注于重要的工作，而不為其他緊急事情所干擾。召開(kāi)虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議時(shí)，要做的第一件事情是，讓團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都同意關(guān)閉手機(jī)和郵件的提醒通知。

感官體驗(yàn)

就人性而言，在面對(duì)面的會(huì)議中，我們所有的感官都會(huì)參與其中。我們能環(huán)顧四周，看到房間里的人和窗外的一切。我們能聞到周圍的氣味，感受到會(huì)議室的氣溫，還能嗅到提供的飲料是薄荷茶還是咖啡。我們可以品嘗著茶歇的水果和點(diǎn)心。我們可以聽(tīng)到人們說(shuō)話，投影儀的風(fēng)扇聲和空調(diào)的嗡嗡聲。

在虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議中，如果我們使用視頻和/或共享屏幕，我們往往只使用一種或兩種感官：聽(tīng)覺(jué)，再加上視覺(jué)。為了讓人們更好地參與進(jìn)來(lái)，你可以考慮如何以一種與會(huì)議相關(guān)的方式來(lái)增強(qiáng)對(duì)遠(yuǎn)程參與者其他感官的刺激。我發(fā)現(xiàn)創(chuàng)建一個(gè)彩色的團(tuán)隊(duì)地圖很有作用，虛擬團(tuán)隊(duì)成員的頭像都顯示在世界地圖上。與團(tuán)隊(duì)成員分享大家都位于哪個(gè)城市是很好的。你可以發(fā)送一份團(tuán)隊(duì)成員可以在桌面上顯示的副本，并在虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議期間使用。視頻電話會(huì)議增加了空間元素，再增加點(diǎn)觸覺(jué)元素，這對(duì)專注力會(huì)有很大的提高——試一試，看看它們?nèi)绾螢槟闼谩?/p>

至于味覺(jué)和嗅覺(jué)，這些可能在虛擬團(tuán)隊(duì)會(huì)議時(shí)并不經(jīng)常使用，但在特殊情況下其作用可能是強(qiáng)大的。我記得舉行過(guò)一次全球性的會(huì)議，人們來(lái)自四大洲，我們提供了一盒巧克力，供每個(gè)會(huì)議室使用。有一次，我們甚至給所有遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)成員同時(shí)提供了相同種類的比薩！

建立和諧的關(guān)系

有了融洽感、歸屬感和信任感，人們就會(huì)想要聚在一起見(jiàn)面。設(shè)計(jì)一下，讓你的會(huì)議中有互動(dòng)環(huán)節(jié)，引入一些活動(dòng)，幫助人們更好地相互了解。

你可以做一些小事情來(lái)幫助遠(yuǎn)程同事參與到談話中來(lái)，讓他們真正感覺(jué)到自己是團(tuán)隊(duì)的一員。說(shuō)到底，是把人當(dāng)作人來(lái)看待。把你的遠(yuǎn)程同事當(dāng)作人來(lái)對(duì)待，讓他們參與到同樣的玩笑和談話中，就如同你們都在同一個(gè)辦公室工作一樣。P