企業(yè)集團財務共享服務中心的構(gòu)建

張春玲

伴隨國內(nèi)企業(yè)實力的增強，集團化已經(jīng)越來越成為公司發(fā)展的趨勢，傳統(tǒng)的財務管理模式已經(jīng)跟不上公司的發(fā)展，建立財務共享中心，通過對財務部門信息共享，優(yōu)化業(yè)務流程，以提升集團公司的競爭優(yōu)勢成為公司發(fā)展的必然。S集團為全國連鎖的動產(chǎn)租賃企業(yè)，近兩年正在努力建立財務共享中心以促進集團整體的經(jīng)營管理。本文通過對S集團財務共享中心建立，分析財務共享中心這一體系帶給企業(yè)管理的影響及當中的一些問題和相關(guān)解決辦法。

一、財務共享的內(nèi)涵及其作用

（一）財務共享的內(nèi)涵

財務共享就是在互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的支持下，將企業(yè)集團的財務組織、財務流程、財務制度等與信息技術(shù)相結(jié)合的一種新型財務管理模式。一般來說是在統(tǒng)一的ERP財務系統(tǒng)平臺上和統(tǒng)一的VPN系統(tǒng)及相關(guān)的平臺中，通過標準化的業(yè)務流程和統(tǒng)一的會計核算體系，實現(xiàn)對整個公司財務信息的處理和共享。

具體上，是建立財務共享中心，對企業(yè)內(nèi)所有總、分公司、母子公司的財務進行集中賬務處理、會計記賬、會計核算及期末會計報表等服務，而各總、分、母、子公司則不需要再設立功能與之相同的部門或人員，只需要給財務中心提供相關(guān)信息即可。

（二）財務共享的作用

1.提高企業(yè)集團總部財務管理的能力

傳統(tǒng)的ERP，每個公司內(nèi)部，甚至總分公司之間都不通用，各自為政。公司總部每每需要一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)時，財務人員自制表格填寫、匯總、分析、整理都苦不堪言，每個數(shù)據(jù)每個表格都滲透著財務人員的汗水。而使用統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)，使得提取相關(guān)數(shù)據(jù)和信息成為觸手可及的事，只要ERP具備的相關(guān)功能，數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)匯分、數(shù)據(jù)分析都是信手拈來的事，可以為上層管理人員的決策分析提供更及時有用的信息。

2.提高工作效率，降低財務運行成本

通過集中處理財務業(yè)務，將原來分散在各分支機構(gòu)的資源進行整合，相同重復的勞動經(jīng)過統(tǒng)一培訓，建立整齊化一的財務處理流程，提高財務隊伍素質(zhì)，運用現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)更進一步降低了數(shù)據(jù)傳輸成本，降低財務運行成本，也提高了公司業(yè)務人員的工作效率。

3.加快企業(yè)財務標準化、流程化和信息化

對會計核算、費用管理、財務流程控制的加強，必然促進審批流程的統(tǒng)一、制度的規(guī)范和審批人員移動辦公的進程。為規(guī)范化會計核算和費用審批等工作而進行的培訓，更會進一步促進企業(yè)財務和業(yè)務處理的標準化。

二、S集團財務共享服務中心的構(gòu)建分析

S企業(yè)集團是一家擁有幾十家分支機構(gòu)的全國連鎖動產(chǎn)租賃企業(yè)，已在中國市場深耕十多年，為向管理要效益，經(jīng)過近兩年的努力，已經(jīng)基本構(gòu)建出財務共享服務中心的框架。

（一）組織機構(gòu)設置

撤銷原先分散于各公司的財務機構(gòu)，建立了財務處理中心，集中負責全國幾十家總、分公司的會計記賬、會計核算及期末會計報表工作，在統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫下進行財務處理。上級主管可隨時提取財務信息和數(shù)據(jù)，生成需要的報表，匯總相關(guān)數(shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)提供的及時準確和個性化需求。

（二）加強資金管控

由各公司分別在同一家銀行的各地分支機構(gòu)開設銀行賬戶，建立資金池;建立了資金組，負責集團中所有公司資金支付的付款單提交及審核，通過后的單據(jù)由資金組統(tǒng)一負責支付，實現(xiàn)銀企直聯(lián)，即在ERP系統(tǒng)中即可一鍵實現(xiàn)款項轉(zhuǎn)出;每月末由資金組成員分別填寫各自分工的總分公司資金流動情況表和資金計劃情況表，并進行匯總上報，加強資金預算和資金使用管理。

（三）規(guī)范業(yè)務處理流程

通過VPN建立的CROSS平臺，格式化的申請版面，確保申請事項符合公司各項要求，將公司業(yè)務與ERP相聯(lián)，通過審批的收入及新購固定資產(chǎn)可由業(yè)務平臺直接推送到ERP系統(tǒng)，通過審批的客戶與供應商數(shù)據(jù)與財務系統(tǒng)聯(lián)動。為配合共享平臺的建立，規(guī)范業(yè)務處理流程，公司還相繼制定了《費用報銷管理規(guī)定》、《資金支付審批內(nèi)部管理規(guī)范》等制度。

（四）建立NC共享服務系統(tǒng)

第一，報賬人門戶模塊，所有員工可通過此模塊進行費用報銷。通過安裝使用手機掃瞄APP或其他掃瞄設備，將紙質(zhì)原始憑證轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訂螕?jù)，上傳至報賬系統(tǒng);網(wǎng)上審批平臺與預算管理系統(tǒng)相聯(lián)，超過預算即預警不得上報，實現(xiàn)預算對費用報銷的管控;通過手機移動審批APP，實現(xiàn)移動辦公和審批，提高費用報銷效率;

第二，通過HR自助模塊，實現(xiàn)出差、休假、加班的個人自助申請，自助查詢本人以前月份工資發(fā)放和扣款明細，自助查詢本人各月考勤明細，人事管理更加從容。

三、企業(yè)集團財務共享模式存在的問題

（一）缺乏相應的技術(shù)支撐

公司內(nèi)部沒有相應的技術(shù)部門和人員，可以對VPN乃至ERP系統(tǒng)的功能進行優(yōu)化升級。VPN和ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通、功能優(yōu)化升級是財務共享中心發(fā)展的剛性需求，實務中數(shù)據(jù)的傳輸經(jīng)常發(fā)生錯漏，需財務人員在使用中才能發(fā)現(xiàn)，與運維人員溝通進行修改或者重新傳輸。但是懂財務的人不懂系統(tǒng)，懂系統(tǒng)的人又不懂財務，請的NC維護人員只是ERP所在公司的外派人員，并不能很好的理解和解決ERP使用中功能延伸和升級的問題，而ERP本身也有許多bug在使用中被不斷發(fā)現(xiàn)需要解決。

（二）財務交接銜接問題

財務工作交接頻繁，交出人員草草交接，新到崗的財務人員資歷淺缺乏經(jīng)驗，導致某些公司的財務工作在交接后，后接手的財務人員不負責交接前的數(shù)據(jù)，造成數(shù)據(jù)冗余甚至錯誤。公司財務頻換，在頻繁的更換交接中，大部分財務工作中的靈魂被丟失。建立財務共享中心，為的是提高工作效率，提高數(shù)據(jù)使用效率，如果以犧牲財務數(shù)據(jù)的真實準確為代價，那這樣的財務中心與將財務外包無異，將喪失最根本的財務管理功能。

（三）財務人員的流動問題

在建立財務共享中心的過程中，涉及到崗位調(diào)整和人員調(diào)動，財務核算工作全都集中在S城的財務中心，一些有豐富經(jīng)驗的財務人員因個人原因不能調(diào)動又在原單位沒有合適的崗位而離開公司，余下的財務人員沒有調(diào)到S城工作的，留在原單位從事業(yè)務支援等與財務工作關(guān)系不大的工作，對公司造成巨大的人才流動損失。

（四）財務數(shù)據(jù)利用不足

費用報銷系統(tǒng)和CROSS系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)，即通過掃瞄設備將紙質(zhì)憑證轉(zhuǎn)化成的電子憑證，目前僅供審批使用，并沒有在生成憑證的時候作為電子附件一同傳遞，或者整理歸檔，對電子數(shù)據(jù)利用不足。

四、企業(yè)集團財務共享問題的完善建議

（一）管理理念的轉(zhuǎn)變，加強培養(yǎng)自己的ERP技術(shù)人員

財務共享中心的建設，對整個集團來說是一次巨大的管理模式的轉(zhuǎn)變，對集團信息化建設具有重大意義，需要集團領(lǐng)導的高度重視和各部門的積極配合。要做好財務共享理念的宣傳，積極征求各部門人員的意見，爭取得到更廣泛的支持和更徹底地貫徹執(zhí)行。公司信息技術(shù)部門需聘請經(jīng)驗豐富的財務軟件信息員，或者委培具有財務經(jīng)驗的人員進行ERP開發(fā)技術(shù)學習，以期更好地解決信息系統(tǒng)和ERP在使用過程中產(chǎn)生的各種問題，提高系統(tǒng)和平臺的使用效率。

（二）加大對財務核算人員的培訓力度

一是加強崗前培訓，確保所有人員全面系統(tǒng)地學習使用ERP系統(tǒng)。每個單位使用ERP的重點不同，加上根據(jù)自身業(yè)務特點并結(jié)合CROSS系統(tǒng)開發(fā)的一些功能，這些都是在具體使用中必須強調(diào)并培訓的。

二是建立并不斷完善ERP使用和工作手冊。定期進行人員培訓，確保工作中遇到的問題能及時解決并補充到ERP使用手冊中，即使錯過培訓程在工作手冊中也可以查到解決方法。加強模塊間的對賬等功能講解使用，減少數(shù)據(jù)冗余及錯誤。

三是加強會計職業(yè)道德修養(yǎng)的教育。會計的職業(yè)道德，是不貪污不挪用，更是對身前身后的工作全面負責，保證數(shù)據(jù)前后銜接無誤。交接人交接的不只是截止到目前的數(shù)據(jù)，還有系統(tǒng)操作內(nèi)在的細節(jié)，承接人保證所有財務數(shù)據(jù)記錄一如既往地順暢準確，這既是較高的工作水平，更是愛崗敬業(yè)崇高的職業(yè)道德。

（三）設立管理會計崗位，建立公司財務人才庫

首先，設立內(nèi)審崗位，不定期地對各公司財務核算進行抽查和分析，在目前的系統(tǒng)條件下完全可以異地進行。這樣既可以促進財務核算人員的工作準確，也是公司財務建設向善向好發(fā)展的需要。設立管理會計崗位，結(jié)合本公司數(shù)據(jù)和行業(yè)內(nèi)其他優(yōu)秀企業(yè)數(shù)據(jù)進行分析，完善企業(yè)內(nèi)控制度，為公司財務戰(zhàn)略和總體戰(zhàn)略提供有效數(shù)據(jù)支撐，這也是財務共享中心建立的最終目的。

其次，提升員工專業(yè)素養(yǎng)，使財務人員由單一型向復合型人才轉(zhuǎn)變，完成財務由傳統(tǒng)會計核算向管理會計過渡，為公司貢獻更大的協(xié)同效應。其一，建立職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，通過建立內(nèi)部晉升通道和崗位輪換機制，制定科學有效的KPI系統(tǒng)，獎懲分明，形成能上能下的職業(yè)通道。其二，建立完善的職工培訓體系，為員工提供全方面的培訓和交流渠道，方便職員提升自我向管理崗過渡。其三，建立人才培養(yǎng)和流動機制，提高集團整體財務人員的流動率，降低財務人員的流失率，建立公司財務人才庫，保持財務隊伍的專業(yè)性和穩(wěn)定性。

（四）完善公司財務數(shù)據(jù)管理，建立實物和電子兩套數(shù)據(jù)庫

建立電子憑證、報表等數(shù)據(jù)檔案。在原付款單、報銷單等需在提報時上傳電子單據(jù)的基礎上，其他所有憑證，只要有原始憑證作為附件的，一律上傳掃瞄件作為電子附件，并在生成憑證時一并傳遞到系統(tǒng)。建立電子憑證檔案，由專人定時進行整理保存，完善公司的檔案管理數(shù)據(jù)庫。通過建立電子憑證檔案數(shù)據(jù)庫，查找相關(guān)單據(jù)時可直接調(diào)用電子檔案，方便快捷且不會造成原始單據(jù)的損毀遺失，是公司完善檔案管理和數(shù)據(jù)庫的必要一步，又大大提高電子數(shù)據(jù)的利用率。須專人專職進行整理保管，對調(diào)用數(shù)據(jù)作好規(guī)范和登記，并做好相關(guān)保密工作。

五、結(jié)語

綜上，財務共享中心借助互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)對企業(yè)集團的財務信息和資源共享，可有效提高企業(yè)財務管理水平，是企業(yè)集團發(fā)展的必然趨勢。在建設財務共享中心過程中，既要學習和借鑒其他企業(yè)的先進經(jīng)驗，也要結(jié)合實際大膽創(chuàng)新，在應用中建立更適合本公司的一套管理系統(tǒng)，讓共享中心的發(fā)揮最大的作用。

（作者單位：愛思開（沈陽）汽車租賃有限公司大連分公司）