電子發(fā)票與電子會計檔案對高校財務(wù)工作的影響

田闖 趙丹 韓穎 孫立華

近年來，在互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等手段帶動下，在國家相關(guān)政策的支持下，財政電子票據(jù)在全國范圍全面推行，給傳統(tǒng)的會計檔案管理帶來革命性的挑戰(zhàn)，高校作為財政電子票據(jù)的重要使用者，，必須未雨綢繆，提前應(yīng)對電子發(fā)票和電子會計檔案對財務(wù)管理工作帶來新的變化。根據(jù)近年來國家發(fā)布的電子發(fā)票、電子會計檔案管理辦法，從政策上、實際應(yīng)用上存在問題進行分析，提出了電子發(fā)票和電子會計檔案在推廣和應(yīng)用方面的可以有效降低社會成本、節(jié)約資源等優(yōu)勢，也得出了電子發(fā)票管理和使用沒有實現(xiàn)閉環(huán)、與高校財務(wù)管理系統(tǒng)沒有實現(xiàn)閉環(huán)、系統(tǒng)安全性沒有得到有效解決，電子會計檔案應(yīng)用難和會計從業(yè)人員素質(zhì)等方面存在的暫時不能有效解決的挑戰(zhàn)，對此提出建議。

隨著網(wǎng)絡(luò)與通訊技術(shù)發(fā)展水平越來越高，在政策上、技術(shù)上為財政電子票據(jù)廣泛推廣應(yīng)用，逐步替代傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票做好了準備。高等教育支出作為國家經(jīng)濟支出的重要組成，電子票據(jù)在高等院校財務(wù)工作中應(yīng)用也是符合國家政策和發(fā)展趨勢的。

發(fā)票在我國的經(jīng)濟活動中，完成了交易憑證、財務(wù)憑證、計稅憑證三個重要功能，隨著的新技術(shù)的發(fā)展，電子發(fā)票作為儲存在信息系統(tǒng)中的電子信息記錄，從發(fā)票的開具，流轉(zhuǎn)、保管、查驗、報銷、記賬和歸檔等都有別于紙質(zhì)發(fā)票，電子發(fā)票和電子會計檔案在高校財務(wù)工作的應(yīng)用越來越多，筆者所在的黑龍江省M學(xué)院每年開具的電子發(fā)票就有2萬張，如何利用這些電子信息降低財務(wù)管理成本，提高工作效率，防范經(jīng)濟風(fēng)險，提高電子檔案的利用率，作為高校財務(wù)工作者必須對這些變化做好預(yù)判，提出解決方案。

一、我國電子發(fā)票和電子會計檔案的背景

（一）電子發(fā)票的背景

2012 年12月28日，財政部下發(fā)了《關(guān)于推進財政票據(jù)電子化改革的方案》，提出了結(jié)合當(dāng)前政府非稅收入和財政票據(jù)管理實際，完善和推廣運用財政票據(jù)電子化管理系統(tǒng)的要求。2013年4月在《關(guān)于中央部門和單位開展財政票據(jù)電子化改革試點工作的通知》，提出在北京大學(xué)、清華大學(xué)等高校開展電子發(fā)票應(yīng)用試點工作。2015年7月，國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導(dǎo)意見》對增值稅電子發(fā)票的開具、用途、報銷等制定了明確規(guī)定，從稅收政策上明確了電子發(fā)票作為交易發(fā)生的憑證、財務(wù)記賬的憑證、稅務(wù)完稅的憑證的合法性。2015年12月國家檔案局發(fā)布了修訂的《會計檔案管理辦法》，明確允許符合條件的憑證僅以電子形式保存。2018年11月，財政部《關(guān)于全面推廣財政電子票據(jù)管理改革通知》，明確要求在電子票據(jù)試點單位應(yīng)用的基礎(chǔ)上，各地區(qū)必須在2019年1月31日前完成相關(guān)財政電子票據(jù)管理改革工作，高校非稅收入類票據(jù)全部使用電子票據(jù)。由此分析，在國家發(fā)展的需要、稅收政策、會計檔案管理和財政管理的要求等相關(guān)政策依據(jù)，高等院校全面使用電子票據(jù)已經(jīng)具備條件。京東和中國人保公司的成功案例，也說明，電子票據(jù)的廣泛應(yīng)用在技術(shù)上也不存在實質(zhì)的障礙。

（二）電子檔案的背景

2015 年12 月修訂后的《會計檔案管理辦法》，規(guī)定滿足一定條件的電子發(fā)票可僅以電子形式歸檔保存。2016年8月，國家檔案局出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、2018年4月出臺的《文書類電子檔案檢測一般要求》等與電子發(fā)票歸檔保存有關(guān)的標準規(guī)范。經(jīng)過近年來的不斷實踐，電子發(fā)票“單套制”歸檔保存的政策條件已基本具備，電子發(fā)票從開具、報銷、入賬到歸檔、保存的各個環(huán)節(jié)已基本打通，在高等院校推廣應(yīng)用已不存在實質(zhì)性障礙。

二、電子發(fā)票和電子檔案在高校財務(wù)工作中推廣應(yīng)用的優(yōu)勢

（一）降低高校財務(wù)管理成本

1.降低開具發(fā)票的財務(wù)管理成本

高校收取學(xué)費、住宿費及國有資產(chǎn)有償使用等非稅收入項目，均需開具合法票據(jù)，以黑龍江省M學(xué)院為例，每年開具票據(jù)2萬余張，如采取電子發(fā)票可以節(jié)省紙質(zhì)發(fā)票的購置成本，減少開具發(fā)票的時間成本、人工成本和管理成本，還可以有效減少發(fā)票的流轉(zhuǎn)時間，提高工作效率。

2.降低管理報銷發(fā)票的財務(wù)管理成本

僅以2019年M學(xué)院會計檔案使用情況為例，2019年學(xué)校外部查閱會計檔案21次，涉及會計憑證1205筆;學(xué)校內(nèi)部審計部門及其他部門查閱會計檔案18次，涉及會計憑證3102筆;財務(wù)處內(nèi)部因核實憑證等業(yè)務(wù)查閱會計檔案125次，涉及會計憑證958筆，這些會計檔案最終都需要裝訂復(fù)印以供管理需要，實際需要消耗14000張A4復(fù)印紙，按HPCF230X正品硒鼓每只可以極限復(fù)印3500張紙計算，消耗硒鼓4只，以上消耗性成本需要近4000元。專職的會計檔案管理員人工成本需要8萬元。

以上工作如果可以通過電子發(fā)票和電子檔案解決，可以極大的降低高校財務(wù)管理成本。

（二）提高高校財務(wù)管理效率

隨著國家對高等院校投入政策的傾斜，高校經(jīng)濟支出在國民經(jīng)濟的經(jīng)濟支出中所占比例越來越大，以M學(xué)院為例，每年收入涉及開具票據(jù)2萬余張，支出涉及到報銷的發(fā)票近2萬余張，如果這么大量的業(yè)務(wù)通過電子發(fā)票完成，可以徹底改變傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票的報銷的流程，通過網(wǎng)上申報電子發(fā)票報銷，使用電子簽章實現(xiàn)網(wǎng)上審批，通過網(wǎng)絡(luò)、移動通信等技術(shù)手段，利用電子票據(jù)唯一性和不可抵賴性，師生員工可以足不出戶申請報銷，會計人員不必與經(jīng)辦人當(dāng)面爭論，即可完成審核和記賬業(yè)務(wù)，在實質(zhì)上實現(xiàn)網(wǎng)上報銷。通過讓網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)傳送與保存發(fā)票內(nèi)容，實現(xiàn)讓電子信息替代人跑腿，降低社會成本和人員成本，提高工作效率。

（三）防范高校財務(wù)管理風(fēng)險

在電子發(fā)票流轉(zhuǎn)實現(xiàn)閉環(huán)后，所有的電子發(fā)票都可以通過系統(tǒng)自動判斷發(fā)票的真實性、合法性和合理性，會計人員可減少對紙質(zhì)發(fā)票進行的人工審核、比對、整理、入賬等人工成本，減少發(fā)票遺失或取得虛假發(fā)票給報銷人帶來損失。

（四）提高高校會計檔案的利用率

高校經(jīng)常會為教育主管部門、財政主管部門、審計、稅務(wù)、紀檢以及巡視等相關(guān)機構(gòu)提供數(shù)年的會計數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)會計檔案以紙質(zhì)形式存儲，無論是查閱會計憑證還是原始憑證，都需要現(xiàn)場實施。電子會計檔案廣泛應(yīng)用后，無論是查閱會計記錄，還是形成會計記錄的各種電子票據(jù)，都很方便;數(shù)據(jù)的對比也不在像以往通過人腦或者人工做表完成，極大的提高了檔案的利用率。

三、會計資料電子化對高校財務(wù)工作的影響

電子發(fā)票和電子檔案在政策和技術(shù)上的可行性已經(jīng)非常高，但是這是涉及到全國各個行業(yè)、不同經(jīng)濟業(yè)務(wù)實體共同實施才可以充分發(fā)揮效率的一項工作，而高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)的規(guī)模和種類越來越大，所以在實際使用中還存在許多問題，高校需要結(jié)合辦學(xué)的情況，充分利用電子票據(jù)的優(yōu)勢，提前預(yù)判應(yīng)對電子票據(jù)給財務(wù)管理帶來諸多影響。

（一）管理制度不健全

由于電子發(fā)票還屬于新生事物，目前絕大多數(shù)高校里的會計制度仍然是與紙質(zhì)發(fā)票相匹配的，而電子發(fā)票具有無紙化的特征，所以，高校既需要規(guī)范發(fā)票的開具，也需要在電子發(fā)票的審核、歸檔、報銷、入賬、電子檔案管理等方面制定管理制度，提高高校電子發(fā)票的使用規(guī)范化。

（二）電子發(fā)票與現(xiàn)有高校財務(wù)管理系統(tǒng)不兼容

目前大多數(shù)高校的財務(wù)管理系統(tǒng)往往都是根據(jù)實際需要自行購買或者開發(fā)，電子發(fā)票不能直接接入高校的辦公自動化系統(tǒng)（OA）、財務(wù)管理系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)中，造成重復(fù)報銷、通過軟件修改發(fā)票內(nèi)容出現(xiàn)的可能性，使得高校會計人員在審核電子票據(jù)時不但沒有提高工作效率，反而增加了審核的難度和人員成本，一個不能被直接使用的數(shù)據(jù)，即使再先進，只要不能提高工作效率，就是不成功的。目前高等院校都是執(zhí)行統(tǒng)一的政府會計制度，有利于高校財務(wù)管理可以使用統(tǒng)一的財務(wù)管理系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)，有了制度保障，有了手段保障，有關(guān)管理部門如果可以借此開發(fā)一套統(tǒng)一的電子發(fā)票接入高校財務(wù)管理系統(tǒng)的

電子發(fā)票系統(tǒng)，使電子發(fā)票閉環(huán)完整，提高工作效率。

（三）電子發(fā)票和電子會計檔案的安全性還有待加強

為了保證財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性，以往高校財務(wù)管理系統(tǒng)，都是在財務(wù)內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下運行，財務(wù)數(shù)據(jù)安全性比較高。近年來，各種為了提高財務(wù)管理和服務(wù)效率的互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)不斷應(yīng)用在財務(wù)工作中，尤其是電子發(fā)票要在“發(fā)票的開具，流轉(zhuǎn)、保存、查驗、報銷、記賬、歸檔”實質(zhì)性上建立閉環(huán)，高校財務(wù)管理系統(tǒng)的都需要通過互聯(lián)網(wǎng)從其他的外部信息系統(tǒng)中取得和提供數(shù)據(jù)，這就要求不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫標準一致，而高校各部門信息系統(tǒng)主要的功能就是提供和取得數(shù)據(jù)，當(dāng)各系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致的情況下，就為不法分子惡意攻擊系統(tǒng)提供了可行性?；ヂ?lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)的安全性防控工作，不僅僅是一個高校、一個行業(yè)獨立就可能解決的問題，需要從法律、法規(guī)、信用體系、技術(shù)手段等層面加以解決。

實行會計電子檔案后，不可排除檔案信息被隨意訪問、復(fù)制篡改，或因操作不當(dāng)、人為破壞、病毒感染、天災(zāi)人禍造成檔案資料損毀、丟失等情況。筆者建議在數(shù)據(jù)存儲上應(yīng)當(dāng)結(jié)合目前云存儲的技術(shù)，利用政府在法律、執(zhí)行力和技術(shù)方面的優(yōu)勢，統(tǒng)一管理電子會計檔案。

（四） 高校財務(wù)人員尚未適應(yīng)無紙化財務(wù)管理

對已經(jīng)使用多年的紙質(zhì)發(fā)票和檔案管理的高校財務(wù)人員來說，電子發(fā)票和電子檔案是財務(wù)管理工作的一項重大變革。由于教育和財政主管部門對這兩項變革一直沒有出臺具體實施意見，高校財務(wù)部門也未出臺學(xué)校相應(yīng)制度，造成會計人員對電子發(fā)票和電子檔案管理的重視和適應(yīng)程度還比較弱，對財務(wù)人員的綜合能力提出了新的要求。所以，為做好高校財務(wù)管理工作的無紙化的準備工作，高校財務(wù)部門將財務(wù)資料無紙化相關(guān)的理論和實操納入會計從業(yè)人員的培訓(xùn)內(nèi)容。需要教育和財政主管部門組織會計人員對此進行培訓(xùn)，更新知識、提高技能，使管理者和財務(wù)人員普遍接受電子發(fā)票和電子檔案。

四、結(jié)語

我國政治、經(jīng)濟、文化、技術(shù)發(fā)展迅猛，國家政策相繼出臺，在全國范圍內(nèi)實施電子發(fā)票和電子會計檔案趨勢勢不可擋，高等院校作為社會前進的排頭兵，必須要肩負起這一使命，加快高校財務(wù)財務(wù)管理智能化的步伐，不斷地提高財務(wù)管理人員專業(yè)能力，盡快適應(yīng)新事物的，開拓創(chuàng)新，敢于變革工作方法，改造工作流程，提高高校財務(wù)管理能力，為高等教育更快更好的發(fā)展提供資金保障。

（作者單位：1.牡丹江師范學(xué)院;2.哈爾濱師范大學(xué)）