電子信息技術在電力企業(yè)檔案管理中的實踐運用

王婷婷

摘要：隨著電子信息技術的發(fā)展，電力企業(yè)檔案信息呈幾何級增長，電力企業(yè)中傳統(tǒng)的檔案管理很難有效提升工作質量與工作效率。電力企業(yè)若想提升自身的社會影響力和市場競爭力，必須重視電子信息技術，借助更加先進的科學技術手段來提升檔案管理工作的質量與效率，使得原本復雜煩瑣的工作流程逐漸簡單化且井然有序。本文對此開展了討論，以期進一步發(fā)揮電子信息技術在檔案管理中應用的作用，推動檔案管理水平的提升。

關鍵詞：電子信息技術;電力企業(yè);檔案管理;實踐運用

引言

在信息時代，電子檔案的管理需要結合信息技術的發(fā)展，電力企業(yè)檔案管理者需要了解到電子檔案的特點，并根據(jù)電子檔案的管理方式，運用信息技術綜合提高檔案的管理效率。因此，需要從多角度分析信息技術背景下的電力企業(yè)電子檔案管理方式，制定科學的電子檔案管理方法，推動企業(yè)管理效率的提升。

1電力企業(yè)電子檔案內(nèi)容

在現(xiàn)代化背景下，由于電力企業(yè)的日常經(jīng)營活動越來越高效，因此在辦公過程中產(chǎn)生的紙質文件正在逐漸減少，轉而使用電子文件進行日常交流和經(jīng)營活動。電子文件與傳統(tǒng)紙質文件的管理方式有所不同，在電子文件的歸檔保存和管理方面，企業(yè)遇到了新的瓶頸。伴隨著信息技術的不斷發(fā)展，企業(yè)的日常辦公更加自動化，電子文件在管理過程中，既需要借鑒傳統(tǒng)紙質檔案的管理方式，也需要結合新時期信息技術以及大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，對電子檔案進行信息認證和加密保護。相比傳統(tǒng)的紙質文檔而言，電子檔案最大的特性就是容易被復制及刪除，紙質文檔想要復制或者篡改，就需要通過一定的載體，例如紙張，這種復制難度比較大;而電子檔案的復制并不需要任何載體，只需要通過計算機網(wǎng)絡建立一個文檔，在進行檔案的復制就可以實現(xiàn)信息共享。企業(yè)在日常經(jīng)營和發(fā)展的過程中，會產(chǎn)生一些商業(yè)機密，如果電子檔案在管理過程中沒有加以注意，就會泄露一些商業(yè)機密，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。

2現(xiàn)階段電力企業(yè)檔案管理存在的不足

2.1電力企業(yè)檔案管理設施存在滯后現(xiàn)象

在電力檔案管理工作中，需要應用許多先進的管理設備加強管理。傳統(tǒng)的電力企業(yè)檔案管理設備主要有資料陳列架、文件柜和書報架等，檔案管理人員需要用傳統(tǒng)的人工操作對檔案進行分類管理，這樣既耗時又費力。隨著電力企業(yè)的發(fā)展，檔案資料接收量會越來越多，特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術的發(fā)展，對應產(chǎn)生的檔案資料管理電子信息化技術設施已經(jīng)被開發(fā)出來，但是通過調查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多檔案資料管理工作并沒有充分利用好這些現(xiàn)代化的管理設施，大多數(shù)還是依靠傳統(tǒng)的文件柜等管理設備進行檔案管理工作，這些滯后的管理設施已經(jīng)遠遠不能滿足檔案管理工作的需求。

2.2電力企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質不高

電力企業(yè)檔案管理人員的整體素質直接決定電力企業(yè)檔案管理工作是否能夠有序進行，對于接受過專業(yè)培訓且具備專業(yè)檔案管理素質的管理人員來說，需要把所學檔案收集、整理、保管、統(tǒng)計等專業(yè)知識運用于實踐工作中，同時具備較強的計算機知識，熟悉檔案信息化技術，才能為電力企業(yè)管理發(fā)展提供有力支撐。但是通過調查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段很多檔案管理人員整體素質偏低，不能夠在電力企業(yè)檔案管理工作中做出較好的工作成績，電力企業(yè)檔案管理中管理人員缺乏專業(yè)知識，造成電力企業(yè)檔案管理工作整體效率偏低，不利于電力企業(yè)發(fā)展。

3電子信息技術在檔案管理中應用的策略

3.1建立完善的企業(yè)電子檔案管理制度

在信息化時代，電力企業(yè)電子檔案管理效率直接影響企業(yè)經(jīng)營決策的有效性。因此，電力企業(yè)需要根據(jù)實際情況健全電子檔案管理制度，更好地檔案管理部門的日常工作，使工作更加有序高效。首先可以建立健全檔案管理人員管理制度，根據(jù)檔案管理人員的不同能力，將電子檔案歸類和日常管理作為績效考核一部分，從而在日常工作中對檔案管理人員進行約束和激勵?？梢愿鶕?jù)電子檔案的詳細管理流程，利用信息技術規(guī)范電子檔案的歸檔、格式等要求，保證電子文檔的規(guī)范性。第三，加強電子檔案的常規(guī)化管理，例如可以建立電子檔案信息加密制度和提取制度，電力企業(yè)工作人員在對電子檔案進行提取時，需要在電子檔案提取頁面上進行登記，同時標注提取時間?？梢越⑿畔⒓用芴幚碇贫?，對電力企業(yè)的一般電子檔案和機密性電子檔案進行不同的加密處理，保證整個電子檔案管理系統(tǒng)的安全性。第四，可以根據(jù)電子檔案自身的特點，建立紙質檔案和電子檔案的銜接制度，利用紙質檔案和電子檔案的配合，保證檔案管理的高效性和科學性。最后，需要建立定期檢查和總結機制，結合電子檔案的管理工作，進行周期性的檢查和考核制度，利用計算機與信息管理部門、檔案管理部門之間的協(xié)調配合，定期檢查電子檔案的存儲情況，并對不適宜的電子檔案進行篩選處理。

3.2加大監(jiān)督力度

為使電子信息技術在電力企業(yè)中得到更好的應用，需加大檔案管理工作中的監(jiān)督力度。電子信息技術與檔案管理的結合具有顯著優(yōu)勢，但其危害也較為明顯。一方面，電力企業(yè)應制定嚴格的檔案管理制度與監(jiān)督制度。存檔服務器容易受到病毒攻擊，并可能出現(xiàn)無法挽回的數(shù)據(jù)丟失問題。為確保檔案管理工作有序開展，使整個管理工作有章可循，電力企業(yè)的相關部門領導要建立嚴格的檔案管理監(jiān)督方式，對于故意損毀等不法行為要追究其責任，避免因檔案資源外泄對電力企業(yè)造成極大損失。另一方面，電力企業(yè)要加強對監(jiān)督手段的實施，采取科學合理的監(jiān)督手段來加強對檔案管理工作的監(jiān)督，如在檔案管理工作中增加“借閱記錄”，在適當?shù)奈恢冒惭b監(jiān)控設備等方法，避免檔案管理工作中存在不規(guī)范、不合法行為，使用相關軟件定期掃描所有終端和服務器，檢查是否存在病毒，在上網(wǎng)終端安裝防火墻，降低病毒入侵概率，進一步完善電力企業(yè)對檔案管理工作的監(jiān)督管理方式。

3.3提升人員素質

電力企業(yè)應定期安排針對在職檔案管理人員的專業(yè)技能培訓，增強檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質，提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和電子設備操作水平。通過加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的電子信息素養(yǎng)，更好地利用電子信息技術進行檔案管理，實現(xiàn)對電子信息技術的高效運用。同時，電力企業(yè)要引進專業(yè)型、高質量的管理人才，注重培養(yǎng)新老員工的專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，讓二者互相交流、配合，達到更高的信息技術掌握水平，從而打造高質量、高效率的專業(yè)檔案管理工作團隊，以此保證電力企業(yè)檔案管理工作的順利開展，優(yōu)化檔案管理工作理念和工作方法。

結束語

總而言之，在信息時代電子信息技術的優(yōu)勢不言而喻。電子信息技術與電力企業(yè)的檔案管理工作融會貫通，簡化了檔案管理流程，提高了檔案管理效率，是當前時代的必然要求，也是電力企業(yè)獲取可持續(xù)發(fā)展的必要前提條件。與以往相比，電子信息技術的融入讓電力企業(yè)的檔案管理工作改變了原本單一固化的管理方式，同時，延長了檔案資源的使用壽命與保存時間，能夠充分利用檔案資源背后的實際價值，從而真正提高了電力企業(yè)檔案管理的工作效率與工作質量。在未來，電子信息技術將得到進一步發(fā)展，并在檔案管理中發(fā)揮重要作用，促進檔案管理工作的健康發(fā)展。

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