淺談文書檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策探究

劉玉美

摘要：推動(dòng)構(gòu)建文書檔案管理信息化、一體化建設(shè)，是文書檔案管理創(chuàng)新、優(yōu)化發(fā)展的需要。從單位工作實(shí)際出發(fā)，多角度分析、探討文書檔案特點(diǎn)、管理現(xiàn)狀、意義和解決建議、采取的措施，能為滿足日益增長(zhǎng)的辦公信息化、一體化需求做好充分準(zhǔn)備。營(yíng)造良好的工作軟、硬件環(huán)境和條件，與時(shí)俱進(jìn)不斷推進(jìn)文書檔案管理水平提升，使文書檔案價(jià)值最大化，為單位效能化發(fā)展提供支撐和保障。本文主要分析文書檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;信息一體化;創(chuàng)新性;價(jià)值體現(xiàn)

引言

文書檔案管理工作具有綜合性、多樣性、技巧性，是企業(yè)單位工作的重要組成部分，為單位整體發(fā)展、規(guī)劃提供可靠的辦事依據(jù)和憑證。完整、準(zhǔn)確、真實(shí)地梳理文書檔案材料能充分體現(xiàn)出文書檔案管理工作的價(jià)值，使其在單位工作開展進(jìn)程中起到承上啟下的重要作用，也能從側(cè)面體現(xiàn)出單位管理能力和效率，確保各項(xiàng)工作有條不紊、高效有序進(jìn)行。

1、文書檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1提供信息服務(wù)的可靠依據(jù)

文書檔案材料是單位開展日常工作過(guò)程中產(chǎn)生的文件和檔案資料，收集、匯總、梳理、分類、編碼、歸檔、合理化應(yīng)用文書檔案材料是信息檢索的實(shí)質(zhì)載體呈現(xiàn)，是分析工作開展意義和成效的有力抓手，也是提升各項(xiàng)業(yè)務(wù)潛能價(jià)值的信息依據(jù)。

1.2區(qū)分特點(diǎn)保存產(chǎn)生的工作效能

文書檔案材料歸檔工作分定期、永久性材料兩種。收集需歸檔的紙質(zhì)、電子資料，通過(guò)區(qū)分保存周期性特點(diǎn)、文檔性質(zhì)特點(diǎn)，分類進(jìn)行存檔，能方便隨時(shí)調(diào)閱。這種利用檔案管理特性，開展信息化建設(shè)的方式，可提升工作質(zhì)量、產(chǎn)生效能。

2、文書檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文書檔案的管理工作不夠重視

根據(jù)調(diào)查，我國(guó)大多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為文書檔案的管理工作對(duì)單位不特別的重要，因此，他們沒(méi)有給予文書檔案管理工作足夠的重視，尤其是對(duì)一些剛剛起步的單位，人員比較少、規(guī)模也比較小，這些單位的情況更為嚴(yán)重，而領(lǐng)導(dǎo)階層不予重視的原因主要有以下幾點(diǎn)：一是由于文書檔案管理工作，不能為單位產(chǎn)生直接的利益，即不能為單位帶來(lái)直接的收入，所以沒(méi)有引起過(guò)多的重視;二是在上級(jí)部門考核單位或單位負(fù)責(zé)人時(shí)，他們的考核內(nèi)容中通常沒(méi)有文書檔案管理工作，這就導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)層忽視這方面的管理;第三，文書檔案管理工作如要凸顯意義需漫長(zhǎng)的過(guò)程，但大部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在位只是某一時(shí)期，所以他們不愿意花費(fèi)很多的精力來(lái)管理文書檔案工作。

2.2文書檔案管理工作不規(guī)范、不科學(xué)

由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的不夠重視以及從事文書檔案管理的工作人員的工作能力差等原因，導(dǎo)致一些單位對(duì)文書檔案管理工作不夠規(guī)范、科學(xué)。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，大部分企業(yè)沒(méi)有對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行相關(guān)的規(guī)定，也沒(méi)有形成一套比較完備的制度，即使有的單位設(shè)置了相關(guān)制度，但也只是表面上的，沒(méi)有落實(shí)到每個(gè)工作人員的行動(dòng)中，甚至還有些企業(yè)的文書檔案管理人員頻繁地更換，導(dǎo)致從事文書檔案管理工作的人員緊缺的現(xiàn)象。

3、對(duì)加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)采取的措施

3.1完善檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系

為了保持文書檔案管理的高效、精準(zhǔn)、低成本，還要不斷總結(jié)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建更加規(guī)范和完善的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系。例如，根據(jù)企業(yè)的整體環(huán)境明確檔案管理的職責(zé)，圍繞檔案數(shù)據(jù)信息運(yùn)轉(zhuǎn)的需要明確檔案管理工作責(zé)任分工。強(qiáng)調(diào)基于信息化的環(huán)境制定檔案管理工作程序，引導(dǎo)專兼職檔案管理人員切實(shí)提高履職效能。根據(jù)文書檔案管理工作的需要擬定設(shè)施設(shè)備的更新計(jì)劃，積極更新軟硬件設(shè)施設(shè)備，依托技術(shù)更新提高文書檔案管理的整體水平。對(duì)照檔案管理要求進(jìn)行檔案整理分類，強(qiáng)調(diào)有序做好檔案信息的采集、整理、儲(chǔ)存與運(yùn)轉(zhuǎn)共享工作，及時(shí)協(xié)調(diào)人員分工，針對(duì)階段性重點(diǎn)工作集中人力物力資源，始終保持檔案管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)，促進(jìn)數(shù)據(jù)化檔案管理改革深化實(shí)施。尤其重視加強(qiáng)檔案安全管理，明確安全防控的要點(diǎn)，積極采用科學(xué)化的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，從而降低檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)未知隱患對(duì)檔案管理的影響。

3.2加強(qiáng)對(duì)文書檔案規(guī)范化管理的重視程度

文書檔案管理工作對(duì)促進(jìn)社會(huì)發(fā)展有著重要的意義，各項(xiàng)事務(wù)的決策與制定都和文書檔案內(nèi)容的完整性關(guān)系密切。所謂文書檔案管理就是對(duì)企業(yè)和個(gè)人的信息、檔案有序的存放和管理，一般來(lái)說(shuō)檔案管理就是對(duì)職工的工作經(jīng)歷和企業(yè)開展的活動(dòng)進(jìn)行記錄，從而反映企業(yè)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)，從而更好的服務(wù)于企業(yè)。有必要讓文書檔案管理趨于規(guī)范化，以此帶動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作的穩(wěn)定進(jìn)行。要求提高管理人員對(duì)文書檔案管理的規(guī)范化認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化其規(guī)范化管理意識(shí)，明確文書檔案管理工作的重要性，時(shí)刻關(guān)注文書檔案管理是否能達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。引導(dǎo)工作人員了解檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值，明確該項(xiàng)工作的社會(huì)屬性，為檔案管理制度的完善提供幫助。提升相關(guān)人員綜合素質(zhì)，健全獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性結(jié)合文書檔案管理工作情況，按照具體的工作內(nèi)容與崗位制作確定激勵(lì)措施，強(qiáng)化相關(guān)人員的綜合管理責(zé)任。要求管理人員堅(jiān)守崗位職責(zé)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，嚴(yán)格按照《檔案法》中提出的要求展開各項(xiàng)工作，按照黨的規(guī)章制度辦事，秉公處理，嚴(yán)守黨的保密制度，防止泄露黨的秘密，兢兢業(yè)業(yè)做好文書檔案管理工作。只有健全的激勵(lì)機(jī)制才能提升人員競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，有必要對(duì)企業(yè)文書檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，引入先進(jìn)的信息化管理工作模式，以此提升管理人員技能水平，為今后的文書檔案管理工作改進(jìn)提供幫助。

3.3更新檔案管理手段，提高檔案管理效率

應(yīng)加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理手段。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各單位應(yīng)對(duì)文書檔案信息化建設(shè)給予必要的資金保障，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)手段，確保文書檔案信息化建設(shè)順利推進(jìn)。應(yīng)引進(jìn)更為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，進(jìn)一步提升單位檔案信息化管理平臺(tái)的兼容性、延展性和適用性，為檔案信息化建設(shè)提供硬件保障，使檔案工作人員能夠利用軟硬件設(shè)施設(shè)備對(duì)文書檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，進(jìn)一步提升文書檔案管理效率。還應(yīng)完善相關(guān)的制度規(guī)制，充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)信息化建設(shè)產(chǎn)生的重要影響，對(duì)原有的文書檔案管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升文書檔案管理制度的針對(duì)性和有效性，切實(shí)為文書檔案信息化建設(shè)提供完善的制度保障。同時(shí)要對(duì)文書檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，進(jìn)一步優(yōu)化文書檔案管理流程。加大對(duì)文書檔案信息化建設(shè)宣傳力度。單位在文書檔案信息化建設(shè)過(guò)程中一定要對(duì)文書檔案信息化建設(shè)的必要性和重要性進(jìn)行宣傳，讓各部門及其工作人員了解文書檔案信息化建設(shè)的重要性、主要目標(biāo)和具體流程，并加強(qiáng)與檔案管理部門的聯(lián)系和互動(dòng)，確保文書檔案能夠快速收集、整理和數(shù)字化，進(jìn)一步提升文書檔案的管理效率。

結(jié)束語(yǔ)

總之，在新時(shí)代應(yīng)高度重視和大力推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)，主動(dòng)地引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能技術(shù)，對(duì)文書檔案管理流程、管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)文書檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建好用好文書檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的系統(tǒng)開發(fā)和利用，努力實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化。

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