信息時(shí)代下文書檔案管理工作改革與創(chuàng)新

金麗紅

在企業(yè)管理過程中，文書檔案工作是其中的重點(diǎn)內(nèi)容，其主要針對(duì)各項(xiàng)工作內(nèi)容、管理工作進(jìn)行記錄，確保各項(xiàng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性、精細(xì)化，不斷提升文書檔案管理水平，為日常工作的有效性提供支持，確保企業(yè)管理決策的科學(xué)性。在信息化時(shí)代，相關(guān)部門需要將信息技術(shù)融入文書檔案管理工作中，有效地解決各項(xiàng)管理問題，強(qiáng)化文書檔案管理改革與創(chuàng)新力度，文章主要針對(duì)信息時(shí)代下文書檔案管理工作改革與創(chuàng)新進(jìn)行了分析。

一、引言

在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中，我國文書檔案管理工作中，相關(guān)管理部門仍實(shí)行傳統(tǒng)的管理模式，很難滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求。從整體角度進(jìn)行分析，我國文書檔案信息化管理工作改革、創(chuàng)新過程中遇到很多難題，還需要進(jìn)一步優(yōu)化、完善，這就必須針對(duì)性現(xiàn)有的模式進(jìn)行創(chuàng)新、改革，為文書檔案管理工作的有效性提供支持?；诖?，文章闡述了信息時(shí)代文書檔案管理工作的重要性，分析了信息時(shí)代下文書檔案管理工作現(xiàn)狀，總結(jié)了相應(yīng)的改革及創(chuàng)新策略。

二、信息時(shí)代下文書檔案管理工作的重要性

（一）完善信息化文書檔案管理

在信息化時(shí)代，文書檔案管理借助統(tǒng)一平臺(tái)完成，管理人員可以在同一個(gè)平臺(tái)中積極開展檔案管理工作，并針對(duì)各項(xiàng)工作記錄進(jìn)行保存，避免出現(xiàn)工作漏洞、重復(fù)等問題。同時(shí)，管理人員借助管理平臺(tái)開展工作的過程中，必須嚴(yán)格按照設(shè)定程序完成操作，還需要確保檔案管理工作的規(guī)范性，減少失誤問題的出現(xiàn)，有效地提升工作效率，這一平臺(tái)還能夠統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)工作中的修改記錄，針對(duì)各項(xiàng)檔案管理工作問題進(jìn)行分析、處理，確保管理人員在后期工作中更加專注，避免出現(xiàn)類似問題，提升檔案管理工作時(shí)間。除此之外，文書檔案管理人員應(yīng)利用平臺(tái)查詢更多信息，在短期內(nèi)獲取有效的內(nèi)容，緩解人工查詢帶來的難題，保證信息化文書檔案管理的完整性。

（二）提升文書檔案管理工作質(zhì)量

在過去文書檔案管理工作中，普遍由工作人員以手工整理方式進(jìn)行，很多文書檔案由單一的工作人員負(fù)責(zé)，并受到傳統(tǒng)檔案管理觀念的影響，并不能主動(dòng)創(chuàng)新，多采用“傳、幫、接、代”的模式來對(duì)檔案進(jìn)行管理。工作人員長期在復(fù)雜工作中會(huì)磨滅工作熱情，極易產(chǎn)生厭倦情緒，在繁重管理工作中會(huì)遇到很多難題，阻礙了后續(xù)工作的有效進(jìn)行。在傳統(tǒng)的文書檔案管理過程中，普遍存在工作效率低、錯(cuò)誤率高等問題，很難滿足信息化時(shí)代的實(shí)際發(fā)展需求，管理人員必須進(jìn)行改革、創(chuàng)新，為管理模式的轉(zhuǎn)變提供大力支持，充分利用信息化文書檔案管理模式解決實(shí)際問題。在信息技術(shù)應(yīng)用過程中，管理部門可以將整理好的文件以“文件夾”形式進(jìn)行存儲(chǔ)，做好電子預(yù)歸檔工作。這樣工作人員在尋找檔案的過程中，不會(huì)按照編號(hào)在書架中進(jìn)行尋找，只需要輸入關(guān)鍵詞就能夠找到相應(yīng)的管理檔案，有效地提升信息查詢的整體效率、工作質(zhì)量，減少因工作人員疏忽而帶來檔案管理工作混亂問題。

（三）促進(jìn)資源共享

在辦公來講，每個(gè)人每天都要產(chǎn)生一部分信息，同時(shí)也要收集獲取到一部分的信息，同時(shí)也要分享這樣的信息，企業(yè)員工都可以被看作是信息的產(chǎn)生者。資源共享是信息化時(shí)代的關(guān)鍵特點(diǎn)，改變了過去媒介傳播方式，突出信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。在信息化時(shí)代，文書檔案管理工作可以利用互聯(lián)網(wǎng)通道，共享更多的數(shù)據(jù)資源，無需利用專業(yè)的檔案文件完成傳輸，可以節(jié)省更多的運(yùn)輸成本、運(yùn)輸時(shí)間，確保文書檔案管理工作的保密性。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，管理部門需要認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)的重要性，保證管理工作滿足社會(huì)發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)資源共享、互通。

三、信息時(shí)代下文書檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理機(jī)制有待完善

在現(xiàn)代化文書檔案管理過程中，檔案收集、保管過程中遇到很多問題，如管理部門制定了相應(yīng)的檔案管理工作，但在實(shí)踐中落實(shí)不到位，執(zhí)行力相對(duì)薄弱，還有個(gè)別員工的工作態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，嚴(yán)重阻礙了文書檔案資源管理的有效性，極易出現(xiàn)檔案丟失、損毀問題。同時(shí)，很多部門的檔案管理工作不夠嚴(yán)密，導(dǎo)致檔案室成為文件室，無需登記就能夠自由出入，甚至有很多文書檔案未履行嚴(yán)格的借閱登記手續(xù)，還有很多企業(yè)的檔案室設(shè)備有待更新，檔案保管條件很難滿足實(shí)際需求，最終使很多檔案保管不到位出現(xiàn)了問題。

（二）檔案信息化建設(shè)滯后性

檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，會(huì)涉及很多的資料，從檔案形式角度進(jìn)行劃分，主要分成文字檔案、圖片檔案、聲音檔案、視頻檔案；從檔案內(nèi)容角度進(jìn)行劃分，主要分成文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、特殊載體實(shí)物檔案等，導(dǎo)致信息化建設(shè)中檔案管理工作無序進(jìn)行，嚴(yán)重影響著檔案管理效率的提升。除此之外，在資金局限性的影響，很多硬件設(shè)施建設(shè)不夠完善，很多管理部門檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后，很難滿足市場(chǎng)的發(fā)展需求。

（三）管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

文書檔案管理人員直接參與檔案管理工作，其專業(yè)素質(zhì)與檔案管理效率息息相關(guān)，但很多企業(yè)還未認(rèn)識(shí)到檔案管理人員的重要性，未有效落實(shí)業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，崗位人員流動(dòng)性比較強(qiáng)，嚴(yán)重影響著檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，很難確保檔案管理的整體質(zhì)量。

四、信息時(shí)代下文書檔案管理工作改革與創(chuàng)新策略

（一）構(gòu)建文書檔案信息管理平臺(tái)

在信息時(shí)代，相關(guān)管理部門在開展文書檔案管理工作中，需要建設(shè)信息管理平臺(tái)，確保檔案信息管理工作的嚴(yán)密性、科學(xué)性，確保檔案管理工作的有序性，為各項(xiàng)檔案信息的安全性提供保障。為了實(shí)現(xiàn)這一問題，管理部門必須做好以下工作：首先，構(gòu)建檔案信息加工系統(tǒng)。通常情況下，檔案資料數(shù)字化建設(shè)有利于針對(duì)各項(xiàng)檔案做好分類、整理，完善檔案文件收發(fā)渠道；其次，建設(shè)文件檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)。在檔案資料庫中，相關(guān)管理部門需要完善存入檔案信息，提高檔案資料的完善性、安全性；最后，建立檔案信息查詢、保密系統(tǒng)，將各項(xiàng)檔案信息上傳到這一系統(tǒng)，確保檔案信息的便捷性、保密性。

（二）完善文書檔案檢索系統(tǒng)

在信息時(shí)代，為了有效地改革、創(chuàng)新文書檔案管理工作，相關(guān)管理部門需要建設(shè)辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)，提高辦公室文書檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)檔案、信息的充分利用，確保文書檔案保存和管理的完善性、安全性，便于查找、歸檔各項(xiàng)檔案。文檔檢索系統(tǒng)主要涉及兩方面內(nèi)容，分別是普通文檔、重要文檔。在普通文檔管理過程中，需要建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，上傳檔案資料的時(shí)間、文檔名稱、存放地點(diǎn)等基礎(chǔ)內(nèi)容，為查找、借閱工作的實(shí)施提供支持，這時(shí)只需要在檢索系統(tǒng)中明確文件柜編號(hào)、柜門號(hào)碼，更好地進(jìn)行檔案資料查找、借閱工作。在構(gòu)建重要文檔檢索系統(tǒng)的過程中，既要保存紙質(zhì)原始文件，又要構(gòu)建電子備份文件，如文件掃描件，重要檔案主要是高保密性、單位價(jià)值大、保存時(shí)間長、涉及版權(quán)意義的文檔，一般重要文檔掃描件適用于內(nèi)部管理人員查閱、使用，需要存儲(chǔ)在保險(xiǎn)柜中，必須由領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽字批準(zhǔn)，否則不能隨意外借。

（三）建立完善的檔案監(jiān)督和抽查制度

管理部門需要加強(qiáng)對(duì)辦公文檔保管工作的重視，根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求，完善監(jiān)督、抽查制度，針對(duì)普通文檔可以實(shí)行不定期方式，還可以和相關(guān)工作同時(shí)進(jìn)行，如管理人員在查閱文檔過程中，應(yīng)檢查保管工作的實(shí)際情況，在重要文檔管理中，需要構(gòu)建定期檢查模式，以月度、季度為周期，抽查重要文檔，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行抽查，還要強(qiáng)化文檔保管人員的績(jī)效考核。

五、結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)決策管理過程中，文書檔案管理是其中的關(guān)鍵內(nèi)容，管理部門必須認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，規(guī)范相關(guān)的規(guī)章制度，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員，完成信息化建設(shè)目標(biāo)，達(dá)到信息資源的集成應(yīng)用與共享，形成“文件共享、人人共用”的管理理念，來提高企業(yè)營運(yùn)的整體效率。

作者單位：國核電站運(yùn)行服務(wù)技術(shù)有限公司