商務(wù)英語信函寫作中禮貌原則運(yùn)用研究

吳 艷 楊慧瑩

（1.淮南師范學(xué)院外國語學(xué)院 安徽淮南 232001;2.馬來亞大學(xué)文學(xué)院 馬來西亞吉隆坡 999004）

商務(wù)英語信函寫作，跨文化意識是成功進(jìn)行商務(wù)交際的重要保障因素之一，同時(shí)商務(wù)英語信函寫作者需要具有一定的語用能力，遵循相關(guān)語用原則及商務(wù)英語信函寫作原則，進(jìn)行有效的商務(wù)英語信函寫作，成功實(shí)現(xiàn)交際目標(biāo)。

商務(wù)英語信函的寫作離不開語言的運(yùn)用，需要商務(wù)英語信函寫作者具有跨文化意識，在語用原則指導(dǎo)下，恰當(dāng)運(yùn)用得體的書面語言進(jìn)行交流；而語言與文化的關(guān)系是密不可分的，進(jìn)行商務(wù)交流的雙方通常是來自不同地域、有著迥然不同的文化背景的商業(yè)合作伙伴。恰當(dāng)?shù)皿w的商務(wù)語言的運(yùn)用是成功進(jìn)行商務(wù)英語交際的重要保證。因此,在商務(wù)英語信函寫作中要善于運(yùn)用商務(wù)禮貌用語，注意選擇一些具有常用性、廣泛性及禮貌得體的語言表達(dá)，不僅有助于加深交易雙方的友誼，同時(shí)能夠促進(jìn)雙方成功順利地達(dá)成交易。

來自不同國家文化背景的人們在交際過程中因文化差異會(huì)產(chǎn)生誤解，甚至還會(huì)產(chǎn)生不同程度的沖突。因此，商務(wù)英語信函寫作者有必要注意到不同國家文化背景下交際原則的差異;在商務(wù)英語信函寫作過程中要注重跨文化語境的構(gòu)建，具有對文化差異的敏感性、包容性及處理文化差異的靈活性;提升跨文化能力，從而一定程度地增強(qiáng)跨文化語用能力，從多維度在商務(wù)英語信函中構(gòu)建跨文化語境，促成商務(wù)英語信函交際的成功。

一、語用禮貌原則下商務(wù)信函詞匯運(yùn)用

成功地構(gòu)建商務(wù)英語信函中的跨文化語境需要在語用禮貌原則指導(dǎo)下恰到好處地運(yùn)用詞匯，以期達(dá)到預(yù)期的交際目標(biāo)。商務(wù)英語信函寫作者要具備有關(guān)文化差異的知識底蘊(yùn)以及對文化差異的敏感度。通常母語文化在交際參與者的頭腦中根深蒂固，一但母語文化與異文化發(fā)生沖突，有時(shí)就會(huì)對異文化產(chǎn)生一種反感的態(tài)度。但如果商務(wù)英語信函寫作者對相關(guān)的異文化了解得越多，就會(huì)對異文化持有一種能夠容納的態(tài)度，并在商務(wù)信函寫作這種形式的交際中能夠從異文化的角度去思維，有效地通過商務(wù)英語信函完成一系列商務(wù)事宜，解決商務(wù)往來中出現(xiàn)的日常問題。以下面的商務(wù)英語邀請函及被邀請者的否定回復(fù)函為例。

例1：

Dear Mr.White:

Will you give us the pleasure of your company on September the sixth,at 6:30p.m.?We are planning a dancing party to celebrate our company’s successfully seeking overseas acquisition.We hope you can come and join us.

We look forward to seeing you exactly at this time,and your prompt reply will be appreciated very much.

Sincerely Yours,

Zhang Li

Office Secretary

在例1中張女士作為辦公室秘書代表公司一方熱切真誠地邀請懷特先生（Mr.White）參加為慶祝其所在公司成功收購海外公司而舉辦的舞會(huì)。在這一邀請函中，邀請者邀請對方所用的詞匯體現(xiàn)了其所具有的跨文化語用能力，既展現(xiàn)了邀請者熱情真誠的態(tài)度，又體現(xiàn)了語用禮貌原則下的充分尊重被邀請者的選擇自由。例如：在句子We hope you can come and join us.中，該信函寫作者運(yùn)用的情態(tài)動(dòng)詞是“can”而不是“must”，這樣就可以給被邀請者具有更多的選擇自由，而不會(huì)被認(rèn)為是妨礙了被邀請者自由的選擇，或者是打擾對方了。中國人是熱情好客的，在與本國人交往時(shí)，邀請者通常為了表示自己的盛情與真摯，用比較強(qiáng)烈且充滿肯定與希望的口氣，例如：A與B是兩位相識已久的中國朋友，A遇見B，邀請B說，“周日我在翡翠酒樓請客，您一定要參加啊，不見不散哈！”這句話中的“一定”“不見不散”體現(xiàn)了這位說話者對被邀請者的真摯的情誼，及真心請他赴宴的態(tài)度，表明這兩位中國老朋友真摯的友誼。但A如果邀請的是一位西方英語國家的外國朋友，由于文化差異以上的表達(dá)就不太恰當(dāng)了，有可能會(huì)產(chǎn)生誤解。A可能會(huì)被外國朋友誤認(rèn)為不尊重其個(gè)人的自由選擇，在某種程度上損害了他的“益處”，這就違背了語用禮貌原則中策略準(zhǔn)則。因此，要依據(jù)交際對方所在的文化背景，在語用禮貌原則指導(dǎo)下，恰當(dāng)選擇詞匯，構(gòu)建相應(yīng)的交際語境，以促成交際的成功。

在商務(wù)英語信函中，商務(wù)英語信函寫作者可以運(yùn)用委婉詞語表達(dá)一些令人尷尬或不快的情況。以下例2是被邀請者M(jìn)r.White的否定回復(fù)函：

例2：

Dear Ms Zhang:

I wish I could attend your dancing party,and share your pleasure.I have just learned that my wife passed away in hospital because of heart attack yesterday.Although it is far away from our company,I feel I must go there and deal with the funeral,so I can not join in your dancing party.

I am sorry for not being able to come to your dancing party.You know how I appreciate your dancing party.I am so regretful for missing the opportunity to take part in your activity.I sincerely hope I shall have the opportunity to say“Yes”at certain future time.

Thank you for your invitation.Wish you a nice weekend.

Cordially,

Bill White

在以上被邀請者Bill White寫給邀請者的否定回復(fù)函中，在句子But I have just learned that my wife passed away in hospital because of heart attack yesterday.中就是運(yùn)用委婉語“passed away”來表達(dá)“去世”，因?yàn)槿藗兗芍M提及死亡“die”，尤其是在邀請者發(fā)出邀請函這樣的喜慶氣氛中，通?？刹捎梦裾Z表達(dá)令人沮喪不快之事。委婉語是英語表達(dá)中在詞匯層面一種常見形式，在特定的語境中交際者采用恰當(dāng)?shù)脑~匯進(jìn)行委婉的表達(dá)，會(huì)使語言禮貌得體，同時(shí)交際雙方也會(huì)根據(jù)共知信息，推導(dǎo)出所要表達(dá)的信息。一般情況下，在拒絕他人時(shí)，可以粗略地表達(dá)一下原由，不必給出具體情況，但在以上懷特先生（Mr.White）的否定回復(fù)函中，懷特先生給出了他不能參加晚會(huì)的具體原因，以示其真誠的態(tài)度及所處的不幸狀況,這樣可以獲取邀請方的進(jìn)一步的同情和理解，在這一過程中邀請者和被邀請者都不約而同地遵守著語用禮貌原則。

總之，在商務(wù)英語信函中，詞語的意義是不同詞匯組合的結(jié)果，是受相應(yīng)語境的制約而生成其具體含義。商務(wù)英語信函寫作中通過詞匯層面創(chuàng)設(shè)的語境，有助于交際雙方遵循語用禮貌原則，形成一種成功有效的溝通。當(dāng)然，禮貌的形成是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，是一種可以觀察到的社會(huì)現(xiàn)象，一種為達(dá)到一定目標(biāo)的手段，一種約定俗成的行為規(guī)范；禮貌的語言和禮貌的行為只是表層現(xiàn)象，是特定的文化價(jià)值在語言中的折射，只有深入到文化的深層中去，才能透過這種現(xiàn)象，挖掘出其真正特征，才能成功地解釋其本質(zhì)特征。

二、語用禮貌原則下的商務(wù)信函句式特征

在商務(wù)英語信函寫作中，信函寫作者對句式的選擇在某種程度上也直接影響預(yù)期的信函交際效果。在商務(wù)英語信函特定的語境中，根據(jù)交際對方的社會(huì)地位及彼此之間的相互關(guān)系，在語用禮貌原則指導(dǎo)下，信函中運(yùn)用恰當(dāng)?shù)木涫綍?huì)增強(qiáng)交際中的相互溝通程度。例如：在例1的商務(wù)英語邀請函中，句子Will you give us the pleasure of your company on September the sixth,at 6:30p.m.?中運(yùn)用的就是懇請對方做某事的句式：“Will you...？”，該句并不是一個(gè)真正意義上的問句，而是一個(gè)懇請某人做某事的客套句式，類似的懇請某人做某事的客套句式用于相應(yīng)的商務(wù)英語信函中會(huì)給讀者產(chǎn)生一種被尊重的禮貌的感覺，會(huì)更加促進(jìn)彼此的溝通。在被邀請者的否定回復(fù)函例2中的句子I wish I could attend your dancing party,and share your pleasure中，wish后的賓語從句運(yùn)用了虛擬語氣的句式來表達(dá)被邀請者想要參加舞會(huì)，但這只是其個(gè)人主觀愿望而已，實(shí)際上由于客觀特殊原因被邀請者卻不能參加了。在相應(yīng)的商務(wù)英語信函寫作中，恰到好處地運(yùn)用虛擬語氣的句式可以使交際的另一方感受到對方主觀上想要按照信函中的希望或者要求去做，但實(shí)際上由于客觀上的各種因素卻不能如愿以償，會(huì)獲得交際另一方的同情或者諒解。此外通過運(yùn)用句子“I wish I could attend your dancing party,and share your pleasure.”體現(xiàn)出該句子是采取積極的基調(diào)（Taking a positive tone），有助于增強(qiáng)個(gè)人之間的關(guān)系。如果將句子“I wish I could attend your dancing party,and share your pleasure.”改 為“Ican not accept your invitation of attending your dancing party.”，試比較一下這兩個(gè)句子，“I can not accept your invitation of attending your dancing party.”會(huì)顯得語氣生硬，不利于促進(jìn)友好關(guān)系的繼續(xù)發(fā)展。此外，在例1邀請函中，句子“...and your prompt reply will be appreciated very much.”則體現(xiàn)了“運(yùn)用你方觀點(diǎn)”（Using you－view point）構(gòu)成信函中的句式。這可以使讀者感受到自己被對方放到了中心角度去考慮問題，受到了對方的尊敬，這在某種程度上會(huì)增強(qiáng)信函寫作一方與讀者的友誼，為以后的商務(wù)往來打下基礎(chǔ)。

商務(wù)英語信函中運(yùn)用口語化表達(dá)的句式，可以形成信函寫作者與讀者仿佛是在面對面進(jìn)行交際的語境，更加有助于交流，增進(jìn)感情。例如:在被邀請者的否定回復(fù)函中,句子“Thank you for your invitation.”和句子“Wish you a nice weekend.”這兩句話仿佛是雙方在面對面地進(jìn)行交談，給人一種親切友好的感覺，更加有利于促進(jìn)雙方友好關(guān)系的進(jìn)一步提升。

總之，在商務(wù)英語信函特定的語境中，在語用禮貌原則指導(dǎo)下，信函中恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用以上相應(yīng)句式會(huì)增強(qiáng)交際中的相互溝通程度。在這一過程中需要考慮到信函閱讀者可能存在的各種情況、問題、情感及可能對信函中的要求所做出的反應(yīng)，以更加得體地運(yùn)用相應(yīng)句式，有助于實(shí)現(xiàn)預(yù)期的信函交際效果。

三、商務(wù)英語信函中的跨文化禮儀表征

在跨文化商務(wù)活動(dòng)中需要通過一些準(zhǔn)則來規(guī)范商務(wù)活動(dòng)中所涉及到的一些方面，以體現(xiàn)跨文化商務(wù)活動(dòng)中交際雙方相互尊重。在商務(wù)英語信函寫作中，恰當(dāng)?shù)皿w地選用稱呼語（salutation）和信尾客套語（complimentary closes），一方面是商務(wù)英語信函的格式要求，另一方面也體現(xiàn)了商務(wù)英語信函寫作者對信函讀者方的敬意。通常情況下，商務(wù)英語信函寫作者可以根據(jù)與信函接收者的關(guān)系密切程度來確定選用稱呼語（salutation）和信尾客套語（complimentary closes）。一般情況下，商務(wù)英語信函寫作者與信函接收者的關(guān)系越密切，就越會(huì)選擇比較隨便(less formal)的稱呼語（salutation）和信尾客套語（complimentary closes）。反之，商務(wù)英語信函寫作者與信函接收者的關(guān)系密切度越低，就要選擇比較正式的商務(wù)英語信函稱呼語（salutation）和信尾客套語（complimentary closes）。在例1的邀請函中，稱呼語（salutation）Dear Mr.White和信尾客套語（complimentary closes）Sincerely Yours屬于一種不太正式的語體（less formal style）表達(dá),這樣會(huì)有助于形成一種比較隨和的商務(wù)信函交際語境，使對方感到語氣比較親切，易于形成一種比較密切的關(guān)系。例2中稱呼語（salutation）Dear Ms Zhang和信尾客套語（complimentary closes）Cordially,是屬于一種蘊(yùn)含個(gè)人之間關(guān)系的語體（personal style）表達(dá),表明被邀請者M(jìn)r.White已經(jīng)把邀請者M(jìn)s Zhang視為自己的朋友了，在某種程度上體現(xiàn)出Ms Zhang在邀請函中所表達(dá)的真誠態(tài)度打動(dòng)了Mr.White；盡管Mr.White由于特殊原因不能參加舞會(huì)，但Ms Zhang代表公司一方所發(fā)出的邀請函也是一封成功有效的邀請函?？梢娫谡Z用禮貌原則指導(dǎo)下，恰當(dāng)?shù)剡x擇商務(wù)英語信函中的稱呼語（salutation）和信尾客套語（complimentary closes）是商務(wù)英語信函中跨文化禮儀的表征，有助于形成密切的商務(wù)伙伴關(guān)系。

結(jié)語

語用禮貌原則在商務(wù)英語信函寫作中運(yùn)用的探討及相應(yīng)的例證分析表明在商務(wù)英語信涵寫作中要注重跨文化語用能力的提高，才能有效地運(yùn)用語用禮貌原則，避免或解決相應(yīng)的交際障礙。在商務(wù)英語信函寫作中構(gòu)建相應(yīng)的跨文化交際語境，善于運(yùn)用商務(wù)禮貌用語，要注意選擇運(yùn)用一些具有常用性、廣泛性的禮貌得體的語言表達(dá)，不僅有助于加深商務(wù)交易雙方的友誼，同時(shí)能夠促進(jìn)雙方成功順利地達(dá)成交易。擅長運(yùn)用幽默、含蓄禮貌的語言表達(dá)可以緩解一些尷尬的局面。在語用禮貌原則指導(dǎo)下，在商務(wù)英語信函交流中運(yùn)用恰當(dāng)、得體的禮貌語言表達(dá)起著有價(jià)值、有意義的作用，更加符合有文化層次素養(yǎng)的商業(yè)人士的業(yè)務(wù)洽談習(xí)慣，可以使商務(wù)英語信函起著更加有效力地進(jìn)行商務(wù)交流的功能。