構(gòu)建財(cái)務(wù)信息管理平臺的探索
——基于山西煤炭企業(yè)

■王 瑜 李 麗

一、前言

我國經(jīng)濟(jì)目前處于轉(zhuǎn)型發(fā)展的關(guān)鍵階段，隨著互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，精細(xì)化的業(yè)財(cái)融合管理活動是今后發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)的一系列經(jīng)營活動都產(chǎn)生了深刻變化?；ヂ?lián)網(wǎng)背景下企業(yè)的溝通與協(xié)調(diào)更加高效便捷，崗位分工更富有彈性，各項(xiàng)活動更加融合，財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的契機(jī)也在于此。

山西作為國家煤炭資源大省，省內(nèi)煤炭相關(guān)企業(yè)眾多。煤炭企業(yè)作為典型的重資產(chǎn)企業(yè)，旗下礦井建設(shè)、技改升級等建設(shè)項(xiàng)目占比大，而此類項(xiàng)目資金投入大、建設(shè)周期長、涉及參建單位多，對財(cái)務(wù)部門在該項(xiàng)業(yè)務(wù)的管控與核算提出要求與挑戰(zhàn)。煤炭企業(yè)的礦井基建與技改工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)管控與核算是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)過程，基于煤炭企業(yè)在實(shí)務(wù)中的困擾與需求，探索構(gòu)建工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息平臺，以期在項(xiàng)目建設(shè)過程中滿足大量的任務(wù)協(xié)同、文檔流轉(zhuǎn)、信息共享等需求，將這些任務(wù)利用工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息平臺集成在高效的協(xié)同平臺上進(jìn)行統(tǒng)一處理任務(wù)，實(shí)現(xiàn)工程信息與財(cái)務(wù)管控的無縫對接，以此規(guī)范業(yè)務(wù)流程、減少數(shù)據(jù)誤差、提高工作效率，整體提高企業(yè)管理效率和對信息的可控性，使企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平大幅提升。

在管理會計(jì)的指引與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的推動下，財(cái)務(wù)職能不再是對業(yè)務(wù)的事后核算和反饋這一末梢環(huán)節(jié)，而要求從流程上向前延伸至全過程的參與，達(dá)到事前規(guī)劃、預(yù)測，事中控制、監(jiān)督，事后考核、評價(jià)這一整套閉環(huán)流程管理，形成財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、信息三位一體的綜合系統(tǒng)、提升管理質(zhì)量與效益，從而加強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力。將所積累的經(jīng)驗(yàn)和管理辦法借助目前高速發(fā)展的信息技術(shù)反映出來并付諸實(shí)施，能為企業(yè)所接受并產(chǎn)生很好的管理效益。

二、信息平臺的應(yīng)用實(shí)施

（一）構(gòu)建信息平臺的總體思路

1.以建設(shè)單位為中心。工程項(xiàng)目管理ERP軟件為項(xiàng)目建設(shè)過程中5個(gè)參與方提供了全面的工作平臺，包括：建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、造價(jià)咨詢單位。其中以建設(shè)單位為中心，其余4方圍繞建設(shè)單位開展各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程即時(shí)對接。

2.以項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)為核心。工程項(xiàng)目管理ERP軟件以項(xiàng)目實(shí)施環(huán)節(jié)為核心，在建設(shè)單位下建立不同的項(xiàng)目中心，以項(xiàng)目投資控制及考核為出發(fā)點(diǎn)，對項(xiàng)目立項(xiàng)、合同簽署、工程進(jìn)度、工程付款、工程結(jié)算、竣工決算等環(huán)節(jié)進(jìn)行全面跟進(jìn)和高效管控，數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)共享，實(shí)時(shí)掌控項(xiàng)目計(jì)劃與實(shí)際執(zhí)行的差異，支持一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目協(xié)同進(jìn)行及集團(tuán)匯總，幫助企業(yè)合理配置項(xiàng)目資源及資金，最大限度節(jié)約成本，降低風(fēng)險(xiǎn)。

3.以施工合同為索引。工程項(xiàng)目管理ERP軟件的項(xiàng)目管理以施工合同為索引，以工程進(jìn)度、工程付款、工程結(jié)算、工程決算為主導(dǎo)業(yè)務(wù)流程，將建筑項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行集成、整合管理，提高項(xiàng)目管理水平和成本控制力度。

（二）構(gòu)建信息平臺的目標(biāo)

1.全平臺的需求。工程項(xiàng)目管理是一個(gè)復(fù)雜、艱巨的系統(tǒng)作業(yè)過程，涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、造價(jià)咨詢單位等眾多的參與方，需各方密切配合、及時(shí)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。工程項(xiàng)目管理ERP軟件提供了一個(gè)工程項(xiàng)目的管理平臺，五方可同時(shí)協(xié)作開展工作，同時(shí)支持一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目完成管理工作。目前煤礦建設(shè)過程中普遍都引入了全過程跟蹤審計(jì)，但由于缺乏必要的工作工具，所以參與的五方工作單位在協(xié)同工作方面有諸多困難，只能是建設(shè)方通過五方集體會議的方式進(jìn)行解決，耗時(shí)耗力。如果大家能在一個(gè)平臺工作的話，所有資料都有及時(shí)共享，所有的審批環(huán)節(jié)都能在平臺上完成。五方之間的工作流程都清晰地反映在平臺之上，以往的各種拖延扯皮之類的事項(xiàng)也會大大減少。

2.數(shù)據(jù)處理的需求。項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施過程中需對大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理、定向存儲并進(jìn)行系統(tǒng)有效地管理，及時(shí)顯示當(dāng)前工程項(xiàng)目的實(shí)施效果，為建設(shè)單位管理者實(shí)時(shí)提供數(shù)據(jù)，為進(jìn)行相關(guān)決策和指導(dǎo)下一步工作提供幫助。

3.工程進(jìn)度與財(cái)務(wù)對接的需求。目前，多數(shù)建設(shè)單位的工程管理與財(cái)務(wù)核算處于脫節(jié)的狀態(tài)，工程部門與財(cái)務(wù)部門的核算口徑、核算標(biāo)準(zhǔn)等不統(tǒng)一，如工程名稱、工程進(jìn)度、工程款項(xiàng)的支付等。因?yàn)楣こ滩块T與財(cái)務(wù)部門統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)存在差異，直接導(dǎo)致對外提供的信息往往不能及時(shí)反應(yīng)工程實(shí)際情況，更無法完成集團(tuán)范圍內(nèi)的資料即時(shí)匯總。

三、信息平臺的應(yīng)用效果分析

經(jīng)過構(gòu)建煤炭企業(yè)信息化平臺，礦建工程的成本有大約5%的下降，順槽成本由使用前的每米6000多元下降為5500多元，主要是體現(xiàn)在簽證工程的大量減少。大巷成本由原來的一萬多元降到了一萬以內(nèi)，并且原來的設(shè)計(jì)變更由于各方協(xié)調(diào)速度加快，得到了優(yōu)化。地面建筑方面，在土石方工程項(xiàng)目上由于操作的透明度增加，并且適時(shí)引入了第三方測量機(jī)構(gòu)，使土石方工程這個(gè)在工程領(lǐng)域中的老大難問題得到了較好的解決，改變了原來計(jì)量難，計(jì)價(jià)高的問題。以一個(gè)投資十個(gè)億的工程計(jì)算，按照工程項(xiàng)目占投資總額50%計(jì)算，節(jié)約的資金估計(jì)在2500萬元左右。具體體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

（一）管理集約化

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，涉及大量的協(xié)同工作、文檔處理、資源共享需求，而這些業(yè)務(wù)利用工程項(xiàng)目管理ERP軟件，集成在高效的協(xié)同平臺上進(jìn)行統(tǒng)一管理，將極大地提高工作效率，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，大幅降低管理成本。整體提高企業(yè)辦事效率和對信息的可控性，使企業(yè)管理趨于完善，提高企業(yè)執(zhí)行力。

（二）流程效率化

信息平臺全面理順了項(xiàng)目核算流程實(shí)現(xiàn)了影像流、信息流、業(yè)務(wù)流“三流協(xié)同”，取得了較高的經(jīng)濟(jì)效益與管理效益，提升了管理水平。實(shí)現(xiàn)了原始單據(jù)在線追朔查詢，自動識別相關(guān)關(guān)鍵控制點(diǎn)，確保業(yè)務(wù)合規(guī)，并通過在線簽批，進(jìn)一步強(qiáng)化審批機(jī)制，確保項(xiàng)目建設(shè)管理的規(guī)范性

（三）核算自動化

原來依靠人工表格管理的時(shí)候，工程管理部門人員的工作量是很大的，要管理大量的合同、所有的工程進(jìn)度資料及工程設(shè)計(jì)資料，各類分步分項(xiàng)工程的結(jié)算資料及施工單位的付款資料，而且極易發(fā)生錯(cuò)誤。有了軟件平臺之后這些工作都能實(shí)時(shí)完成，各類報(bào)表自動生成，工作效率的提升非常明顯。

（四）監(jiān)管可視化

大部分的軟件在設(shè)計(jì)錄入、查詢功能的時(shí)候基本都是從數(shù)據(jù)界面進(jìn)行，這種情況下就需要使用者必需地熟悉軟件的操作界面，在設(shè)計(jì)本款軟件的時(shí)時(shí)候增加了圖形查詢的功能，將全礦主要的工程項(xiàng)目分為地下及地上兩部分，通過圖形展現(xiàn)在查詢界面上，有關(guān)人員在查詢相關(guān)資料的時(shí)候直接點(diǎn)擊界面內(nèi)的圖形即可進(jìn)入相關(guān)工程的資料中，這大大方便了非操作人員，尤其是提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查詢工程情況的便利性。

（五）風(fēng)險(xiǎn)可控化

通過對平臺軟硬件的維護(hù)可防止數(shù)據(jù)泄露及丟失，在對外防御上也設(shè)置了專門的防火墻及數(shù)據(jù)加密技術(shù)，還對相關(guān)管理權(quán)限管控嚴(yán)格。合理的人員權(quán)限對于平臺的正常運(yùn)行是至關(guān)重要的，只有當(dāng)各崗位人員在合理授權(quán)范圍內(nèi)查看相關(guān)數(shù)據(jù)并明確自身職責(zé)與權(quán)利時(shí)，企業(yè)數(shù)據(jù)安全才得以保證。人員授權(quán)應(yīng)以職責(zé)分工為基礎(chǔ)，明確各自工作內(nèi)容，劃定其應(yīng)接觸的數(shù)據(jù)范圍。如果存在特殊情況，需要調(diào)取權(quán)限外數(shù)據(jù)，可啟動相應(yīng)審批制度，獲得授權(quán)后再獲取數(shù)據(jù)。

四、信息平臺應(yīng)用的啟示和經(jīng)驗(yàn)

（一）流程設(shè)計(jì)是成功的基礎(chǔ)

在頂層設(shè)計(jì)上，該系統(tǒng)結(jié)合煤炭企業(yè)工程建設(shè)自身特點(diǎn)并充分借鑒其他行業(yè)信息平臺的經(jīng)驗(yàn)與成果，從提出需求、確立目標(biāo)、設(shè)計(jì)框架、明確流程、調(diào)整組織、確保資源等角度全面考慮，并在試運(yùn)行及推進(jìn)過程中根據(jù)運(yùn)行情況不斷調(diào)整優(yōu)化。在信息平臺的研發(fā)到上線運(yùn)行，不斷收集用戶反饋并及時(shí)修改、調(diào)整，使財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門無縫對接，在各個(gè)環(huán)節(jié)有效融合。力求從設(shè)計(jì)、采購、合同、建設(shè)、核算等各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范操作。并通過對價(jià)值流程的分類梳理，快速發(fā)現(xiàn)異常事項(xiàng)，及時(shí)根據(jù)權(quán)責(zé)協(xié)議找到對應(yīng)的負(fù)責(zé)部門與人員，即時(shí)響應(yīng)，從而提升管理精度、降本增效。

（二）組織協(xié)調(diào)是運(yùn)行的保障

在運(yùn)作信息平臺之前，明確各部門的權(quán)責(zé)與根據(jù)具體業(yè)務(wù)流程建立的協(xié)調(diào)方式是重中之重。業(yè)財(cái)融合的信息平臺雖是為了解決各部門各自運(yùn)行、相互獨(dú)立而產(chǎn)生的信息融合，但如何協(xié)調(diào)組織配合方式、不在融合中產(chǎn)生新的沖突，就需要針對項(xiàng)目特點(diǎn)自選設(shè)定業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)路徑與具體承辦人員及限時(shí)辦結(jié)預(yù)警值，以消除組織協(xié)調(diào)盲點(diǎn)，使業(yè)務(wù)進(jìn)度可跟蹤、可評價(jià)。

（三）業(yè)財(cái)融合是價(jià)值的體現(xiàn)

業(yè)財(cái)融合實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)優(yōu)化，使得公司能夠?qū)㈨?xiàng)目建設(shè)全過程中的業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)事項(xiàng)優(yōu)化融合，引領(lǐng)財(cái)務(wù)人員深入業(yè)務(wù)前端、將預(yù)算管理前移、及時(shí)糾偏，從而實(shí)現(xiàn)了整體優(yōu)化。

（四）管控服務(wù)是現(xiàn)實(shí)的需求

信息平臺實(shí)現(xiàn)了建設(shè)項(xiàng)目全過程協(xié)同管控。建設(shè)、財(cái)務(wù)部門共同管理項(xiàng)目進(jìn)度、掌握進(jìn)度狀態(tài)、付款狀態(tài)。依據(jù)工程進(jìn)度，匹配合同條款，確認(rèn)當(dāng)期付款金額，控制項(xiàng)目報(bào)銷額度，從而提升財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門協(xié)同管控能力。杜絕業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)部門各自獨(dú)立、互相扯皮等低效運(yùn)行方式。財(cái)務(wù)只有與業(yè)務(wù)整合、與技術(shù)整合，才能深入挖掘盡可能多的數(shù)據(jù)內(nèi)在價(jià)值，從而開展多角度、多層次的分析研究，實(shí)現(xiàn)資金流、業(yè)務(wù)流、信息流的同步，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營數(shù)據(jù)的一次采集、實(shí)時(shí)傳遞、及時(shí)共享，將線上線下資源全面整合與聯(lián)動，為企業(yè)優(yōu)化管理、提升效率、提升價(jià)值保駕護(hù)航。

五、研究結(jié)果

當(dāng)前對工程項(xiàng)目信息平臺的構(gòu)建主要針對建設(shè)流程與財(cái)務(wù)二者之間的融合，梳理出結(jié)合點(diǎn)，從而夠建多層次、全流程、深度融合的立體平臺框架。以成本管理、全面預(yù)算管理、綜合財(cái)務(wù)分析等為切入點(diǎn)，踐行行業(yè)業(yè)財(cái)融合工作模式，助力公司價(jià)值提升。

信息化平臺的運(yùn)用已逐漸深入各個(gè)行業(yè)，信息化平臺提出的價(jià)值結(jié)合和價(jià)值創(chuàng)造思想與行業(yè)的全面預(yù)算、成本管理、質(zhì)量管理、流程管控等緊密程度高，適用性強(qiáng)，有助于企業(yè)降低成本、控制風(fēng)險(xiǎn)，提升價(jià)值創(chuàng)造能力。為使工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理信息平臺發(fā)揮應(yīng)有的作用，切實(shí)解決工程建設(shè)與財(cái)務(wù)的有機(jī)融合，消除使用過程中的阻礙與失誤，充分發(fā)揮信息平臺的作用，在使用信息平臺之前有必要提前開展以下工作。此信息平臺承擔(dān)的目標(biāo)由于要求結(jié)合企業(yè)內(nèi)外環(huán)境、運(yùn)營模式、部門職責(zé)等諸多因素，總體上需要與公司戰(zhàn)略目標(biāo)及運(yùn)營目標(biāo)契合。特別是將運(yùn)營過程拆分至流程各環(huán)節(jié)中，并進(jìn)行數(shù)據(jù)鉆取和挖掘，還應(yīng)綜合考慮各環(huán)節(jié)之間、各環(huán)節(jié)與整體之間的聯(lián)系。

在運(yùn)作之前應(yīng)針對平臺中所涉及的部門制定明確的合作模式，這是信息平臺與財(cái)務(wù)部門以及其他業(yè)務(wù)部門相互溝通并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的一個(gè)重要前提。該合作模式需要公司領(lǐng)導(dǎo)層及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一觀點(diǎn)。通過簽訂明確的協(xié)議落實(shí)信息平臺中涉及的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、系統(tǒng)支持等部門的權(quán)責(zé)。通過信息平臺內(nèi)部業(yè)務(wù)流程中的具體崗位職責(zé)與考核指標(biāo)將框架協(xié)議落實(shí)到具體工作內(nèi)容中。

在信息技術(shù)與數(shù)據(jù)方面要解決信息資源孤島的問題，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)信息的集成，從而有利于更好地實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制、信息共享與融合、跟蹤和反饋?？缃绲闹R技能也要求財(cái)務(wù)人員對于數(shù)據(jù)信息的搜索能力、加工能力和洞察能力予以掌握，從而基于數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和預(yù)測，提高業(yè)務(wù)處理效率，使整個(gè)業(yè)務(wù)運(yùn)行更順暢、精確。